Импорт или связывание данных

Импорт таблиц используется в случае копирования таблицы из внешней базы данных. Если при этом необходимо обеспечить одновременное обновление информации в исходной таблице и ее копии, используется связывание таблиц.

Перед тем как приступить к импорту или связыванию данных, необходимо создать или открыть базу данных Microsoft Access, в которой будут содержаться импортированные или связанные таблицы.

Microsoft Access поддерживает импорт или связывание данных из таблиц других баз данных Microsoft Access, а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.

В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

Импортируемые данные нельзя сразу добавлять в существующие таблицы (за исключением импорта таблиц или текстовых файлов). Однако после импорта таблицы можно добавить данные в другую таблицу с помощью запроса на добавление.

Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access.

Если приходится регулярно повторять операцию импорта, автоматизируйте этот процесс с помощью макросов или программ на языке Visual Basic для приложений.

Для импорта или связывания таблиц из другой базы данных Microsoft Access:

1.Откройте базу данных или перейдите в окно открытой базы данных.

2.Для импорта или связи таблиц выберите на вкладке Внешние данные команду Импорт и связи/ Access.

3.В раскрывшемся окне нажмите кнопку Обзор и выберите диск и папку, в которой находится база данных Microsoft Access, из которой выполняется импорт или связывание, и дважды щелкните значок базы данных.

5.В диалоговом окне Импорт объектов выберите каждую связываемую или импортируемую таблицу.

6.Если импортируются только структуры выбранных таблиц (а не содержащиеся в них данные), нажмите кнопку Параметры и выберите параметр Только структура.

Аналогично можно импортировать данные из других приложений. Для этого на вкладке Внешние данные/ Импорт и связи выберите соответствующее приложение.

Если требуется импортировать также межтабличные связи, специальные меню и панели инструментов или спецификации импорта/экспорта, нажмите кнопку Параметры и установите соответствующие флажки в группе Импорт.

· При импорте уже связанной таблицы Microsoft Access вместо импорта данных связывает таблицу с ее источником данных (копирует сведения о связи).

· Если база данных, которую необходимо импортировать или связать, защищена паролем, то для продолжения операции необходимо ввести пароль. Связывание таблиц из такой базы данных может иметь непредвиденные последствия.

· Если устанавливается связь с двумя таблицами из одной базы данных Microsoft Access, то остаются в силе все отношения, установленные между этими таблицами в другой базе данных.

· При импорте таблицы, содержащей поля подстановки, необходимо импортировать также таблицы или запросы, на которые имеются ссылки в полях подстановок. Если этого не сделать, то при открытии импортированной таблицы в режиме конструктора будет выведено сообщение об ошибке для каждой отсутствующей таблицы или запроса. Для исправления ошибки необходимо будет импортировать все недостающие таблицы или запросы. Если возможности или желания импортировать эти таблицы или запросы нет, откройте импортированную таблицу в режиме конструктора, выберите поле подстановки, содержащее ссылку на отсутствующую таблицу или запрос, выберите вкладку Подстановка и задайте для свойства Тип элемента управления (DisplayControl) значение «Поле». Повторите эти действия для каждого поля подстановки, которое содержит ссылку на отсутствующую таблицу или запрос.