Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Создание базы данных и заполнение таблиц

Для создания новой базы данных выполните команды Пуск|Ms Office|MS Access. В правой части раскрывшегося окна в поле Имя файла вместо стандартного имени Database задайте имя новой базы данных. Справа от поля Имя файла раскройте папку и задайте путь для сохранения базы данных. Нажмите кнопку Создать.

Основой базы данных являются таблицы. Прежде чем приступить к созданию таблицы, необходимо определить ее структуру. Структура таблиц создаваемой базы данных “Контингент” приведена на рис. 1.1.

Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы. Тип данных определяет характер хранимых в поле данных. В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

- текстовый;

- числовой;

- денежный;

- счетчик;

- даты/времени;

- логический;

- поле МЕМО;

- поле объекта OLE;

- гиперссылка;

- мастер подстановок.

Описание всех этих типов данных можно найти в [1]. Мы будем использовать только 5 типов данных: текстовые, числовые, счетчик., денежный и дата / время.

Текстовые поля могут содержать буквы, цифры и специальные символы. Максимальная ширина поля составляет 255 символов. По умолчанию MS Access присваивает всем создаваемым полям с текстовым типом данных ширину поля, равную 50 символов.

Числовые поля используются при выполнении математических операций. Достаточно задать размер поля 4 знака. При этом в числовом поле можно хранить числа от -3.4 * 10 ³⁸ до 3.4 * 10³⁸с дробной частью до 7 знаков.

Поля типа счетчик предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу. Ввести данные в поле этого типа или изменить их нельзя. Их значения являются уникальными и используются для идентификации записи. При добавлении каждой новой записи значение в поле счетчика последовательно возрастает на 1.

Денежный. В поля этого типа можно вводить только денежные величины. Обозначение денежной единицы вводится автоматически. По умолчанию в Access используется знак денежной единицы (¥, £, $ и т. п.), указанный в региональных параметрах Windows.

В поле дата/время может содержаться любая дата и время от 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. MS Access позволяет выводить и обрабатывать даты в нескольких форматах. Разработчик базы данных может задать для поля формат отображения. В этом случае (если маска ввода не задана) можно вводить данные почти в любом формате, но Access будет отображать данные в заданном формате. Например, можно ввести значение 11.10.2009, но оно будет отображаться как 11-окт-2009, если задан такой формат отображения.

Создание таблиц базы данных Контингент начнем с таблицы Группы. Выполним команды Создание | Конструктор таблиц. В столбце Имя поля зададим в каждой строке имена полей таблицы: КодГр, КодСп, ШифрГр, ФормаОб. При этом по умолчанию в столбце Тип данных будет задан текстовый тип данных.

Для изменения типа данных щелкните ЛКМ на соответствующем поле, раскройте список типов данных и выберите необходимый тип из списка. В нижней части окна в свойствах поля задайте размер поля для текстовых полей (не более 25 символов) и формат для полей числовых и дата/время.

Задайте ключевое поле для связи с другими таблицами. Для этого щелкните ПКМ на поле КодГр и в раскрывшемся окне выберите элемент Ключевое поле.

Редактирование таблицы. Если вы описали всю структуру таблицы, не сделав при этом ни одной ошибки, вам необходимо сохранить созданную таблицу (см. ниже). Однако вполне вероятно, что при задании структуры вы могли допустить ошибки. MS Access представляет средства для исправления ошибок. К их числу относятся:

-изменения наименования поля и/или его типа;

-вставка пропущенного поля;

-удаление ошибочно введенного поля;

-изменения порядка следования полей в таблице.

Изменение наименования поля и/или его типа. Предположим, что при задании имени или его типа была допущена ошибка. При этом ошибка была обнаружена только после окончания ввода поля. Установите указатель на наименование поля, которое требуется изменить. Для удаления неправильных символов в имени поля, используйте клавишу Backspace и Delete. После этого введите правильное имя поля.

Изменение свойств поля. Свойства полей таблицы указаны в нижней части окна Конструктора таблицы. Предположим, что нам необходимо:

а) изменить размер поля “ФИО” с 50 символов, заданных по умолчанию, до 20;

б) задать краткий формат поля “Дата/время” в виде ДД. ММ.ГГ.

Для этого откройте таблицу “Студенты” в режиме “Конструктора” (на вкладке “Таблицы” выберите таблицу “Студенты ” и нажмите кнопку “Конструктор”).

Подведите указатель к полю “Фио” и нажмите левую кнопку мыши. Подведите указатель к цифре 50 в строке “Размер поля” в нижней половине окна и замените эту цифру на 20.

Изменение порядка следования полей. Предположим, что вы хотели бы перенести одно из полей на несколько полей выше или ниже того места, где оно находится сейчас. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

- слева от имен полей находится область выбора поля. Перейдите на строку с описанием поля, которое хотите переместить, и нажмите на эту область. При этом вся строка будет выделена;

- теперь нажмите еще раз на область выбора поля и не отпускайте кнопку мыши. Обратите внимание, что под курсором мыши появится маленький пунктирный прямоугольник;

- перенесите всю строку так, чтобы она оказалась прямо над тем полем, перед которым вы хотите ее расположить;

- отпустите кнопку мыши. Поле теперь будет находиться на новом месте.

Удаление полей из таблицы. В Конструкторе таблиц нажмите мышью область выбора поля, которое вы хотите удалить, и нажмите клавишу Delete.

Добавление нового поля. Если вы забыли создать поле, выполните команду “Вставить строки”. Новая строка будет вставлена над текущей строкой, то есть той строкой, в которой вы находитесь в настоящий момент (она отмечена стрелкой в области выбора поля). Введите в этой строке имя поля и тип данных.

Сохраните таблицу. Для этого выполните команду Сохранить (Ctrl + S), в раскрывшемся окне задайте имя таблицы Группы и нажмите Ок.

Аналогичные действия выполните для создания остальных таблиц базы данных Контингент.

5.Определение связей между таблицами

После создания таблиц Группы, Специальности, Студенты необходимо установить связи между таблицами базы данных, которые будут поддерживаться при создании запросов, форм и отчетов.

При установке связей между таблицами необходимо выбирать поля содержащие одну и ту же информацию. Чаще всего связывается первичный ключ одной таблицы с совпадающим полем другой таблицы.

Создание связей между таблицами в MS Access осуществляется в окне диалога «Схема данных». Перед определением связей между таблицами необходимо предварительно закрыть все открытые таблицы. Не допускается создание или удаление связей между открытыми таблицами.

Рассмотрим последовательность действий при создании связей между таблицами Группы, Специальности и Студенты:

1. Выполните команды Работа с базами данных \ Отношения\ Схема данных. На экране откроется окно Добавление таблицы.

2. Добавьте последовательно все три таблицы в окно Схема данных.

3. Для связывания таблиц Группы и Специальности нажмите левую кнопку мыши на поле ШифрСп таблицы Специальности и перетащите указатель на связываемое поле ШифрСп в таблице Группы.

На экране откроется окно диалога Изменение связей. В данном окне проверьте правильность имен связываемых полей, находящихся в столбцах. При необходимости выберите другие имена полей. Задайте в этом окне Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей. Перед выполнением указанных действий проверьте, чтобы в общих свойствах связываемой таблицы для связываемого поля в позиции Индексированное поле было задано свойство Да(Совпадения не допускаются), чтобы в главной таблице не было повторяющихся значений в связываемом поле (если это поле не является ключевым), чтобы в подчиненной таблице не было записей для которых нет относящихся к ней записей в главной таблице.

4. Нажмите кнопку Создать. Вы вернетесь в окно диалога «Схема данных», в котором будет отражена созданная связь в виде линии, соединяющей связанные поля.

5. Повторите действия 3, 4 для связывания таблиц Группы, Студенты.

6. Закройте окно диалога «Схема данных», нажав кнопку закрытия окна.

При создании связи в окне диалога «Схема данных» может возникнуть необходимость в изменении структуры таблицы. При этом вы можете не покидать окна диалога, а внести нужные изменения в структуру таблицы непосредственно в окне диалога:

1. Находясь в окне диалога «Схема данных», установите указатель мыши на модифицируемую таблицу.

2. Нажмите правую кнопку мыши и выберите из контекстного меню команду Конструктор таблиц.

3. Внесите в структуру таблицы необходимые изменения.

4. Закончив внесение изменений, нажмите кнопку закрытия окна в строке заголовка окна диалога. В ответ на запрос о сохранении изменений выберите Да для сохранения изменений и возвращения в окно диалога «Схема данных».

Изменение существующей связи. Прежде чем приступить к изменению связей между таблицами, закройте все открытые таблицы, так как Access не допускает изменение связей между открытыми таблицами. Затем выполните следующую последовательность действий:

1. Находясь в окне базы данных, выполните команду Работа с базами данных|Схема данных.

2. Если таблицы, связи между которыми требуется изменить, не отображаются в окне диалога «Схема данных», нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите команду Добавить таблицу. Установите указатель на имя нужной таблицы и дважды нажмите кнопку мыши. После этого нажмите кнопку Закрыть.

3. Установите указатель на линию связи, которую требуется изменить, и дважды нажмите кнопку мыши.

4. В открывшемся окне диалога «Связи» внесите нужные изменения и нажмите кнопку ОК.

Удаление связи. Удалить существующую связь легче, чем создать:

1. Находясь в окне базы данных, нажмите кнопку Схема данных на панели инструментов.

2. Установите указатель на линию связи, которую требуется удалить, и выделите ее, нажав кнопку мыши.

3. Нажмите клавишу Delete. Когда Access предложит вам подтвердить удаление связи, нажмите кнопку Да.

Удаление таблицы из макета схемы данных:

1. Откройте окно диалога «Схема данных».

2. Выберите таблицу, которую требуется удалить из данного окна, и нажмите клавишу Delete. Таблица будет удалена из макета схемы данных вместе с определенными для нее связями.

Данная операция изменяет только макет в окне диалога «Схема данных». И таблица и ее связи будут по-прежнему сохраняться в базе данных.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 Следующая ⇒