Ввод данных в таблицы

Прежде всего, рассмотрим влияние типов данных на их ввод в базу данных.

Текстовый тип данных. В текстовые поля можно вводить текстовые или цифровые знаки, в том числе списки элементов с разделителями. В текстовое поле можно ввести меньшее количество знаков, чем в поле с типом "Поле MEMO" — от 0 до 255. В некоторых случаях можно использовать функции преобразования для выполнения вычислений с данными в текстовом поле

Поле MEMO. В поле этого типа можно ввести большой объем текста и числовых данных. Кроме того, если разработчик базы данных включил для такого поля поддержку форматирования текста, к тексту можно применять форматирование, которое обычно используется в текстовых редакторах, таких как Word. Можно, например, применить к определенным фрагментам текста различные шрифты и размеры шрифта, курсивное или полужирное начертание и т. д. Данные можно также разметить с помощью тегов HTML

Кроме того, поля МЕМО имеют новое свойство, называемое Только добавление. Если это свойство включено, приложение Access отслеживает данные, введенные в это поле. Чтобы просмотреть журнал ввода данных, щелкните поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Отображение журнала столбца. Эта функция предназначена для использования в таких приложениях, как базы данных отслеживания проблем, когда необходимо сохранять постоянную неизменную запись. Если поместить курсор в поле МЕМО с установленным свойством Только добавление, по умолчанию текст в поле исчезает. К этому тексту невозможно применить форматирование или другие изменения

Как и в случае с текстовыми полями, к данным в полях MEMO можно применять функции преобразования.

Числовой. В поля этого типа можно вводить только числа, и эти числа можно использовать в вычислениях

Дата/время. В поля этого типа можно вводить только даты и время. В зависимости от настроек такого поля, заданных разработчиком, могут возникнуть ситуации, указанные ниже.

Если разработчик базы данных задал маску ввода для данного поля (набор текстовых констант и подстановочных знаков, отображаемых при выборе поля), данные необходимо вводить в тех позициях и в том формате, которые заданы маской. Например, если отображается маска дд-МММ-гггг, необходимо ввести данные в формате 11 окт 2009. Нельзя ввести полное название месяца или только две цифры года.

Если разработчик не создал маску ввода для даты и времени, можно ввести значение в любом допустимом формате даты и времени. Например, можно использовать варианты 11 окт 2009, 11.10.2009, октябрь 11, 2009 и т. д

Разработчик базы данных может задать для поля формат отображения. В этом случае (если маска ввода не задана) можно вводить данные почти в любом формате, но Access будет отображать данные в заданном формате. Например, можно ввести значение 11.10.2009, но оно будет отображаться как 11-окт-2009, если задан такой формат отображения

Денежный. В поля этого типа можно вводить только денежные величины. Обозначение денежной единицы вводится автоматически. По умолчанию в Access используется знак денежной единицы (¥, £, $ и т. п.), указанный в региональных параметрах Windows.

Счетчик. Ввести данные в поле этого типа или изменить их нельзя. В приложении Access значение поля "Счетчик" увеличивается автоматически при добавлении новой записи в таблицу

Логический. Если щелкнуть поле данного типа, отображается либо флажок, либо раскрывающийся список в зависимости от формата поля. Если задан формат раскрывающегося списка, можно выбрать значение Да или Нет, Истина или Ложь, Включено или Выключено в зависимости от формата поля. Ввести значения в список или изменить их непосредственно в форме или таблице нельзя.