 |
Наименование вида документа (реквизит 10)
|
|
|
|
Реквизит употребляется только на бланках конкретного вида докумен та, его наименование регламентируется уставом (положением об органи зации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД - приказ, устав, положение, инструкция и др.
В письме наименование вида документа не указывают.
В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставля ется после наименования организации - автора документа.
Дата документа (реквизит 11)
Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 11, явля ется датой подписания (например, служебного письма), датой заседа ния (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата ут верждения (в реквизите 16 «Гриф утверждения документа»), даты согла сования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите 24
«Визы согласования документа». Даты указываются часто в реквизите 20 «Текст документа» и в реквизитах 17, 27-30, наличие которых на документе характеризует сроки выполнения определенных этапов ра боты с документами в организации.
Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно- цифровой.
Цифровой способ оформления даты должен применяться в том слу чае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида блан ка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последователь ности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются дву мя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабс кими цифрами, например: 01.09.2000.
Разрешается оформление даты по международным правилам, предус матривающим обратную последовательность цифр: 2000.09.01.
|
|
|
Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше
10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизиро ванной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.
Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применя ется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сен тября 2000 г.
Регистрационный номер документа (реквизит 12)
Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядко вый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). До полнительные составные части регистрационного номера будут указывать
место хранения документа после его подписания, принадлежность доку мента к определенному вопросу деятельности по классификатору вопро сов деятельности организации и т. д.
Так, например, регистрационный номер 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе до кументов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (ин декс 01) в дело 43. Индексы структурных подразделений в организа ции должны быть неизменными.
Таким образом, регистрационный номер документа - это своеоб разный закодированный адрес документа, который является необходи мой составной частью для построения информационно-поисковой сис темы по документам организации.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каж дой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)
Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом:
|
|
|
«На №от» и заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Рек визит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступив шего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 11 и 12).
До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответ ного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.
Место составления или издания документа (реквизит 14)
Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретно го вида документа. Место составления или издания документа указы вают только в том случае, когда затруднено его определение по рекви зиту 08 «Наименование организации».
Место составления или издания указывают в соответствии с приня тым в стране административно-территориальным делением, употреб ляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. - поселок, дер. - деревня и т. д.
Реквизит указывается под датой и регистрационным номером доку мента, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании орга низации есть наименование города (поселка и т. д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место со ставления, так как ясно, где находится данная организация.
Адресат (реквизит 15)
Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из не скольких составных частей, отделяемых одна от другой 1,5-2,0 меж строчными интервалами. Внутри себя каждая составная часть печата ется через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации».
Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» вклю чает в себя:
наименование организации;
наименование структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию1; почтовый адрес.
Наименование организации или структурного подразделения указы вают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:
|
|
|
Комитет социальной защиты населения Москвы
Управление профессиональной реабилитации инвалидов
Начальнику Управления В. А. Коняевой
Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:
Комитет социальной защиты населения Москвы
Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов
В. А. Коняевой
Элементы почтового адреса на документах и конвертах указывают ся в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ
1 Для физического лица - только инициалы и фамилию.
от 26 сентября 2000 г. № 725, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:
наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество); название улицы, № дома, № квартиры;
название области, края, республики; страна (для международных писем); почтовый индекс.
Например:
Комитет социальной защиты населения Москвы
Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов
В. А. Коняевой
ул. Новая Басманная, д. 10 Москва, 110252
Адрес в международной переписке следует оформлять по междуна родным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна, например:
V.Konyaeva
10, New Basmannya st. Moscow, 110252, Russia
При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса, например:
Комитет социальной защиты населения Москвы
Начальнику Управления профессиональной реабилитации инвалидов
В. А. Коняевой
факс. (095)261-12-65
При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:
А. П. Петрову
ул. Чертановская, 10, кв. 154
Москва, 113648
При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указы вается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указы ваться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке до кумента почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работника ми, занимающимися отправкой почты.
|
|
|
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «ко пия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:
Директорам средних профессиональных учебных заведений
Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необхо димое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экзем пляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садоводческого некоммерческого товарищества «Горизонт» А. П. Николаеву
ГОСТ Р 6.30-2003 не предусматривает употребления перед иници алами и фамилией обращений типа «господину», «госпоже», однако в практике это встречается и часто выглядит обоснованно, например:
Генеральному директору ОАО
«Пермские моторы» господину А. А. Калину
|
|
|
