 |
Оттиск печати (реквизит 25)
|
|
|
|
Оттиск печати проставляется при необходимости заверения подпи си должностного лица на определенных видах документов, например, на документах, связанных с получением денег и материальных ценнос тей: гарантийном письме, доверенности, банковском чеке или поруче нии; на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и ква лификацию: в паспорте, удостоверении личности, трудовой книжке, дип ломе, свидетельстве, аттестационном листе и др.
Перечень таких документов, на которых необходимо проставление печати, оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печатей в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству, регламентах, распорядительных документах.
Печати бывают двух видов:
гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организа циях);
простая печать.
Гербовая печать имеет в центре изображение Государственного гер ба Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. Поря док воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050) и постановлением Правитель ства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядо чении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
Требования к общему виду печати регламентированы. Так, например, требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Феде рального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском язы ке и указание на место его нахождения. В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
|
|
|
Простые печати не имеют изображения герба, вместо него воспро изводится название организации или структурной организации (управ ление делами, канцелярия и др.).
Иногда в простой печати указывают то, для чего предназначена пе чать (например, «для телеграмм»).
Простые печати бывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной.
Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изго товления больших тиражей копий официальных документов, при опе чатывании пакетов, бандеролей и др.
Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распоря дительных документах должна захватывать часть наименования долж ности лица, подписывающего документ. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных видах документов, не входящих в УСОРД, пе чать ставится в строго определенном месте, например в платежном по ручении.
Отметка о заверении копии (реквизит 26)
Копии документов часто используются в управленческой деятельно сти. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а осталь ные не имеют личной подписи в реквизите 22 «Подпись». Копии, необ ходимые для ознакомления с документом в других структурных подраз делениях организации, подчиненных организаций, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле орга низации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путем факсимильного копирования, долж но быть заверение ее соответствия подлиннику. Определенные виды документов имеет право заверять только нотариус. Но те копии органи зационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путем проставления ниже реквизита 22 «Под пись»:
|
|
|
заверительной надписи «Верно» (без кавычек) от нулевого положе ния табулятора;
наименования должности лица, заверившего копию, личной подпи си, расшифровки подписи (инициалы, фамилии). Эти сведения указы вают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого по ложения табулятора;
даты заверения, проставленной под наименованием должности. Например:
Верно
Начальник канцелярии личная подпись А. А. Архарова 18.12.2003
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской
печатью); если выдается на руки гражданину для защиты его интере сов в суде - заверяется гербовой печатью.
Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации дол жны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.
Отметка об исполнителе (реквизит 27)
Если возникает необходимость уточнения затронутых в документе вопросов, не принято обращаться к тому, кто подписал документ, т. е. к руководителю. Иногда это просто затруднительно осуществлять, поэто му обращаются к тому, кто работал над проектом документа, - к испол нителю. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обрат ной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу простав ляют фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер его телефона, например:
Чадаева 400 00 74
или
Чадаева Алла Петровна 400 00 74
ГОСТ Р 6.30-2003 включает в состав этого реквизита только ука занную информацию, но в организациях может добавляться информа ция о количестве экземпляров и их распределении, если документ тре бует особого учета, например:
Савина Наталья Евгеньевна 406 50 28
экз. 1 - в адресат экз. 2- в дело 03-15
экз. 3 - в Управление персоналом
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)
Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, ко торые нужно подшивать в дело для последующего хранения и исполь зования в справочных целях.
|
|
|
В состав реквизита входят:
ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его ис полнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;
слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться исполнен ный документ;
подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дата проставления отметки.
Например:
Исполнено письмом
от 15.12.2000 №745/01-13
В дело 01-03
личная подпись 16.12.2000 или
Вопрос по телефону решен положительно с начальником отдела кадров 30.11.2000
В дело 05-15
личная подпись 01.12.2000
Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе докумен та в левом нижнем углу. Согласно схеме, приведенной в ГОСТ Р 6.30- 2003, реквизит должен быть помещен над нижнем полем в зоне, равной 16x94 мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напеча танным текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.
|
|
|
