 |
Гриф утверждения документа (реквизит 16)
|
|
|
|
Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение доку мента может проводиться двумя способами:
утверждение должностным лицом (должностными лицами);
утверждение специально издаваемым документом (постановлени ем, решением, приказом, протоколом).
В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Реквизит сложный, состоящий из нескольких составных частей, которые отделя ются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя составные части печатаются через один интервал.
В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя:
слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными бук вами;
наименование должности лица, утверждающего документ (по крат кой форме, если документ утверждается руководителем организации, на бланке которой составлен документ, и по полной форме, включая наименование организации, если документ утверждается руководите лем вышестоящей организации или документ составлен на чистом лис те бумаги);
личную подпись должностного лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию;
дату утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор политехникума личная подпись Л. А. Румынина 15.10.2006
Так оформляется гриф утверждения, если документ составлен на блан ке, где указано полное наименование техникума - «Московский политех никум» и документ утверждается руководителем этого политехникума.
При утверждении документа данного политехникума руководителем вышестоящей организации гриф утверждения будет оформлен следую щим образом:
|
|
|
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Комитета социальной защиты населения Москвы
личная подпись И. К. Сырников 15.10.2006
Допускается каждую строку реквизита 16 «Гриф утверждения доку мента» центрировать относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор Московского политехникума
личная подпись Л. А. Румынина 15.10.2006
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает в себя:
слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕР ЖДЕНО);
наименование вида утверждающего документа в творительном па деже, его дату, номер. Например, при утверждении инструкции прика зом руководителя организации гриф утверждения оформляется следу ющим образом:
УТВЕРЖДЕНА
Резолюция (реквизит 17)
Приказом директора политехникума
от 15.10.2006 №39
Резолюция наносится на документ рукописным способом должнос тным лицом или должностными лицами, в компетенцию которых вхо дит рассмотрение данного документа и принятие решения об организа ции его исполнения.
Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на пер вом листе нет или документ предварительно рассматривается уполно моченными лицами (помощниками руководителя, начальником секре тариата, референтом), в обязанности которых входит подготовка про екта резолюции для руководителя, то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, который подкалывается к документу. В случае подписания резолюции руководителем листок с резолюцией может быть скреплен с документом с помощью степлера, в противном случае он уничтожается и руководитель пишет резолюцию лично.
Резолюция включает в себя:
|
|
|
фамилии исполнителей с их инициалами (кому?); содержание поручения (что сделать?);
срок исполнения (когда?);
личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф. И. О.); дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа).
Например:
Чадаевой А. П. Петровой Е. Н. Колобуховой М.В.
Прошу подготовить проект учебного плана по данной специальности к 01.08.2006 личная подпись
03.06.2006
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответствен- ым за исполнение документа является лицо, указанное первым. Пер- ый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют поручен ные им виды работ. Ответственный исполнитель сводит весь матери ал, отвечает за оформление и согласование документа.
На документе бывает несколько резолюций в тех случаях, когда до кумент рассматривает руководитель организации и в своей резолюции указывает фамилии заместителя руководителя организации или руко водителя структурного подразделения (или руководителей структурных подразделений), которые после рассмотрения документа определяют конкретного исполнителя.
Заголовок к тексту (реквизит 18)
Реквизит 18 должен быть проставлен на всех документах, оформ ленных на бумаге формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа, но под реквизи том 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на блан ках служебных писем или под реквизитом 14 «Место составления или издания документа» на всех остальных видах бланков. Как правило, заголовок печатают от границы левого поля (нулевое положение табу лятора) до границы зоны, отведенной для углового расположения рек визитов на бланках (73 мм), соблюдая один межстрочный интервал меж ду строками реквизита.
Если заголовок превышает 5 строк текста через один межстрочный интервал в угловом варианте и его нельзя сократить, то разрешается продлевать его до границы правого поля, соблюдая тот же межстроч ный интервал и не превышая 5 строк.
Заголовок должен согласовываться с наименованием вида докумен та и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).
|
|
|
Например:
служебное письмо (о чем?) - О представлении заявки на оборудование; приказ (о ком?) - О приеме Сидорова П. П.;
акт (чего?) - ревизии финансово-хозяйственной деятельности; протокол (чего?) - заседания педсовета;
правила (чего?) - проезда на Московском метрополитене; должностная инструкция (кого?) - архивиста (секретаря, референта
и т. д.).
Если заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», он пишется с прописной буквы; если заголовок увязывается по смыслу с наименова нием вида документа и отвечает на вопрос «чего?», «кого?», он пишет ся со строчной буквы.
Заголовок документа является необходимым элементом учета и сис тематизации законодательства. Он дает указания на предмет регулиро вания нормативно-правовых актов и во многом определяет сферу их действия. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Заголовок должен быть макси мально коротким и точным. Если в заголовке отражено несколько вопро сов, то формулируется обобщенный заголовок.
|
|
|
