Л. Организационные документы

Организационные документы (иногда их называют организацион­ но-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать орга­ низацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обя­ занностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор;

устав организации; положение об организации;

положения о структурных подразделениях организации, коллегиаль­ ных и совещательных органах;

регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

структура и штатная численность; штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников;

памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные докумен­ ты реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указа­ нием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласо­ вываться с наименованием вида документа:

устав (чей?) Московского политехникума;

инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления; положение (о чем?) о Совете директоров;

положение (о чем?) о Министерстве труда и социального развития РФ;

правила (чего?) внутреннего трудового распорядка; должностная инструкция (кого?) бухгалтера; штатное расписание (чье?) аппарата Комитета;

структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на год.

 

Датой подписания организационных документов является дата, про­ ставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организацион­ ный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступа­ ют в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структу­ ру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих соб­ ственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организа­ ционных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (на­ пример, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структур­ ных подразделений. Организационные документы проходят установ­ ленный в организации порядок согласования и проверку на соответ­ ствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подраз­ делениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заме­ стителями руководителя организации или одним из заместителей, ку­ рирующим определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изме­ нений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельнос­ ти организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые органи­ зационные документы, которые проходят установленный порядок со­ гласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обус­ ловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руково-

 

дителем организации, - положение о структурном подразделении - вно­ сятся приказом этого руководителя. Если организационный документ, например устав, был утвержден вышестоящей организацией или реше­ нием высшего органа управления организацией (общего собрания ак­ ционеров или участников и др.), то изменения в него вносятся путем их утверждения этими органами и с обязательным информированием орга­ на, осуществляющего государственную регистрацию.

К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение.

Общие положения, определяющие наименование вида учредитель­ ного документа, порядок составления и содержание текста, приведены в Гражданском кодексе (ч. I, гл. 4). Так, организация, являющаяся юри­ дическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительно­ го договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммер­ ческой организацией, может действовать на основании общего поло­ жения об организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

В тексте учредительных документов должно содержаться: наименование юридического лица, содержащее указание на его орга­

низационно-правовую форму; наименования некоммерческих органи­ заций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указа­ ние на характер деятельности юридического лица;

место нахождения юридического лица, которое определяется мес­ том его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное;

предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерчес­ ких и унитарных предприятий);

порядок управления деятельностью юридического лица;

другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учреди­ телем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридичес­ кое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участ­ никами прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода

учредителей (участников) из его состава.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, ком­ петенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организа­ ции, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, пред­ приятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы

 

Таблица 1

их деятельности. Однако структура текста устава не может быть еди­ ной для всех учреждений, организаций и предприятий. Структура тек­ ста устава государственного предприятия будет отличаться от струк­ туры текста устава среднего специального учебного заведения (ССУЗа) (табл. 1).

Приведенная ниже типовая структура текста устава госпредприятия установлена Унифицированной системой организационной распоряди­ тельной документации1, а примерная структура текста устава ССУЗа -

 

1 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их примене­ нию. - М., 1981.-С. 29.

 

Типовым положением об образовательном учреждении среднего про­ фессионального образования (среднем специальном учебном заведе­ нии) Российской Федерации, утвержденным постановлением Прави­ тельства Российской Федерации от 14.10.94 № 1168 и Инструктивным письмом Госкомвуза РФ от 06.02.95 № 09-34-14 п/16 «О порядке разра­ ботки уставов средних специальных учебных заведений».

Устав негосударственного предприятия будет содержать дополни­ тельные разделы текста, в которых найдет отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и другие све­ дения.

Уставы оформляются по правилам, изложенным выше. Особеннос­ тью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава. Отметка о регистрации устава, проставляемая на титульном листе,

включает:

наименование органа, осуществляющего государственную регист­ рацию создаваемых юридических лиц;

дату регистрации;

государственный регистрационный номер.

Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа. Образец оформления титульного листа устава приведен в прил. 14. Устав может также регулировать определенную сферу государствен­

ной деятельности, работу железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных под­ разделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании кото­ рого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некото­ рые другие).

Структура текста положения, например положения о министерстве, так же как и устав предприятия, регламентирована УСОРД и включает в себя следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения. Связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе 1 «Общие положения» должны быть приведены офици­ альные полное и сокращенное наименования организации, которые

 

будут использоваться во всех официальных документах, в том числе и на бланках организации. Далее указываются цели и основания со­ здания организации, т. е. указывается правовой акт, на основании ко­ торого была создана организация. В этом же разделе указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглав­ ляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

В разделе 2 «Основные задачи» приводится перечень основных за­ дач (проблем), которые определяют характер и направления деятель­ ности.

Организация не имеет права заниматься такой деятельностью, кото­ рая не указана в данном разделе.

В разделе 3 «Функции» перечисляются функции и виды работ, реа­ лизация которых обеспечивает выполнение основных задач органи­ зации.

В разделе 4 «Права и обязанности» указываются:

права, которыми наделена организация в лице ее руководителя; обязанности, которые организация должна выполнять для реализа­

ции своих функций.

Права устанавливают в объеме, необходимом для реализации воз­ ложенных на организацию функций.

Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий: например, право требовать представления определенной информации.

В этом разделе указывается право на издание определенных видов распорядительных документов, право представительствовать в соответ­ ствующих органах и др.

В разделе 5 «Руководство» указывается, кто возглавляет организа­ цию, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

В разделе 6 «Взаимоотношения. Связи» указываются все информа­ ционные связи с другими организациями, т. е. указывается - какую ин­ формацию получает и представляет организация, основные виды доку­ ментов, в которых эта информация содержится, а также периодичность и сроки их представления; в каком порядке и кем рассматриваются воз­ никающие разногласия.

В разделе 7 «Контроль, проверка и ревизия деятельности» огова­ ривается, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проводятся проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельнос­ ти и каков порядок их проведения.

В разделе 8 «Реорганизация и ликвидация» указывается, кто в соот­ ветствии с действующим законодательством имеет право принять ре­ шение о реорганизации или ликвидации организации и в каком поряд­ ке это осуществляется.

Положение об организации оформляется на общем бланке органи­ зации с указанием вида документа, подписывается руководителем орга-

 

низации с проставлением гербовой печати организации и утверждает­ ся, как правило, распорядительным документом вышестоящей органи­ зации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно классифици­ ровать следующим образом:

положение о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Характеристика содержания разделов положения приведена в гл. 6 на примере положения о службе документационного обеспечения уп­ равления.

Отличия положения о структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре текста. Структура текста положе­ ния о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положение об орга­ низации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельнос­ ти» и «Реорганизация и ликвидация». В структуру текста положения о структурном подразделении также включается дополнительный раздел

«Ответственность», в котором указываются виды ответственности (ад­ министративная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразде­ лением своих обязанностей.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руко­ водителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации. Типовая форма положе­ ния о структурном подразделении приведена в прил. 15.

Положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, пед­ совет) также носят нормативный характер и определяют состав, поря­ док формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответствен­ ность того или иного органа управления. Структура текста такого рода положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из прак­ тики работы и назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности коллегиальных органов управления, вы­ рабатывается устойчивая структура текста положений о коллегиальных и совещательных органах управления. Так, в качестве примера можно привести структуру текста положения о совете директоров акционер­ ного общества:

1. Общие положения.

2. Компетенция совета директоров.

3. Состав совета директоров.

 

4. Выдвижение кандидатов в совет директоров.

5. Избрание членов совета директоров.

6. Регламент заседаний совета директоров.

7. Взаимоотношения с другими подразделениями общества.

8. Ответственность членов совета директоров.

9. Порядок утверждения положения о совете директоров и порядок внесения в него изменений.

Особенностью положений о коллегиальных органах является по­ рядок их утверждения и внесения изменений. Если это коллегиаль­ ный орган или совещательный орган управления в государственной организации, то порядок их утверждения и внесения изменений будет такой же, как для положений о структурных подразделениях организа­ ции. Если речь идет о негосударственных организациях, например об акционерном обществе, то положение о совете директоров этого обще­ ства будет утверждаться, как правило, решением общего собрания ак­ ционеров. Таким же образом будут вноситься изменения и дополнения в положение о совете директоров.

Положение о временных органах (совещаниях, комиссиях, со­ ветах). Данный документ создастся в случае необходимости на пе­ риод действия такого органа. Структура текста нормативно не за­ креплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит со­ здание временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.

Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок дея­ тельности руководства организации, коллегиального или совещатель­ ного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в поло­ жении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок пла­ нирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний кол­ легиального органа, доведения их до исполнителей.

Регламенты оформляются на общем бланке организации с указани­ ем вида документа, утверждаются руководителем организации или ру­ ководителем коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, рег­ ламентирующий организацию работы организации, взаимные обязан­ ности работников и администрации, предоставление отпусков, коман­ дирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласо­ вываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руково­ дителем организации.

Правила имеют унифицированную форму, а текст правил составля­ ется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего трудового рас­ порядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организа­ ций, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля

 

Таблиц а 2

1984 г. № 213 (в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству).

В негосударственных организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, в кото­ ром отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и от­ ветственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.

Структура текста Положения о персонале, рекомендованная к при­ менению Госкомимуществом РФ и Российским Фондом федерального

 

имущества1, отличается от структуры текста Правил внутреннего тру­ дового распорядка (табл. 2).

Оформляется Положение о персонале на общем бланке организа­ ции с указанием вида документа, подписывается руководителем служ­ бы управления персоналом, согласовывается на общем собрании пер­ сонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на сове­ те директоров организации.

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливаю­ щий структуру организации, наименование структурных подразделе­ ний и должностей, штатную численность по каждой должности в соот­ ветствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утвер­ ждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений органи­ зации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствую­ щим группам. Типовая форма документа приведена в прил. 16.

Штатное расписание - правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой та­ рифной сетке - ETC), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

Документ входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который со­ ставляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрис­ консультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписыва­ ется руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться со­ ветом директоров.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Уни­ фицированная форма документа была разработана в 1980 г. и в части построения текста значительно устарела, так как не предусматривает изменения, обусловленные переходом к рыночным отношениям, вне­ дрением ETC по оплате труда, поэтому часто при составлении штатно-

 

 

1 Акционерное общество: Сб. типовых организационно-распорядительных докумен­ тов, - м, 1994.-С. 116.

 

го расписания в табличную форму текста вносятся дополнительные графы (например, разряд по ETC).

Унифицированная форма штатного расписания представлена и в УСПУД. Вне зависимости от того, по правилам какой УСД составляет­ ся штатное расписание, стандартный набор информации, содержащий­ ся в тексте документа, включает перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное рас­ писание приведено в прил. 17.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкции также разъясняют порядок применения законодатель­ ных актов, распорядительных документов в той или иной области дея­ тельности. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации разъясняет поря­ док применения Государственной системы документационного обес­ печения управления, государственных стандартов по оформлению до­ кументов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указани­ ем вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (об­ ласть деятельности), на которые распространяются требования инст­ рукции.

Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подраз­ деления, в основные задачи которого входят вопросы (область деятель­ ности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопро­ изводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.

Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных струк­ турных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержание инструк­ ции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществля­ ется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.

Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зави­ сит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом все­ гда идет раздел «Общие положения». В нем излагаются цели и причи­ ны издания документа, область распространения, порядок и обязатель­ ность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут разби­ ваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифра­ ми. Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица един-

 

ственного или множественного числа, например: «Все вновь принимае­ мые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с на­ стоящей инструкцией».

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т. е. инструкция «на должность».

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организа­ цией в целях регламентации организационно-правового положения ра­ ботника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкрет­ ная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должнос­ ти, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная орга­ низация. Например, может быть создана типовая должностная инст­ рукция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную долж­ ностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписа­ нием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием долж­ ности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организа­ ционный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации ра­ ботника, определения его ответственности, а также для решения трудо­ вых споров, если они возникают между работником и администрацией. Должностная инструкция, как правило, не составляется на катего­ рию служащих «руководители» (организаций, структурных подразде­ лений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность дан­ ных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или

в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также

Для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) мо­

гут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующи­ ми нормативными документами.

Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его на­ значение всегда одно и то же - регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.

 

Должностные инструкции, как и остальные организационные доку­ менты, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением струк­ туры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3-5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии - тарифно-ква­ лификационную характеристику должности из Квалификационного спра­ вочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недо­ стающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет уни­ фицированную форму.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководи­ тель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структур­ ного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем долж­ ны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функцио­ нальных обязанностей.

При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

Заголовок должностной инструкции, как уже отмечалось, должен отвечать на вопрос «кого?»: например, должностная инструкция бух­ галтера, юрисконсульта и т. п.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых раз­ делов1:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

 

 

1 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. - М., 1981.-С. 33.

 

К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие, как «Ус­ ловия оплаты», «Организация работы», «Порядок утверждения и вне­ сения изменений», «Контроль, проверка и ревизия деятельности». Как правило, перечисленных выше типовых разделов должностной инст­ рукции достаточно для определения организационно-правового поло­ жения работника, а добавление новых обычно повторяет информацию, содержащуюся в других документах - трудовом договоре, договоре об индивидуальной материальной ответственности, положении о преми­ ровании, регламенте работы и др. Вводя дополнительные разделы в должностную инструкцию, необходимо сверять их содержание с пере­ численными выше документами, чтобы избежать противоречий в уста­ новлении отдельных норм и правил.

В разделе 1 «Общие положения» по пунктам должна быть зафикси­ рована следующая информация:

полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения;

кому подчиняется работник;

порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения - для рядовых работников);

порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема - передачи дел);

особенности организации работы, если они имеются (ненормирован­ ный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация огова­ ривается в трудовом договоре, то данный пункт может отсутствовать;

перечень нормативных, методических и других документов, кото­ рыми руководствуется работник на данной должности;

квалификационные требования (уровень образования, стаж работы). Раздел 2 «Функции» содержит перечень основных направлений дея­ тельности работника в соответствии с направлениями деятельности

структурного подразделения.

В разделе 3 «Должностные обязанности» подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указан­ ных выше функций. В этом разделе описывается также характер вы­ полняемых действий («организует», «обеспечивает», «подготавливает»,

«рассматривает», «руководит» и т. д.).

Иногда разделы 1 и 2 объединяют, особенно в тех случаях, когда составляется должностная инструкция на должности категории «тех­ нические исполнители». Должностные обязанности должны быть опи­ саны подробно, так как в случае возникновения трудовых споров имен­ но этот раздел служит основой для их разрешения.

В разделе 4 «Права» перечисляют полномочия работника, обеспе­ чивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей: право на получение информации, в том числе имеющей грифы огра­ ничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных

обязанностей;

 

право на самостоятельное принятие решений по определенным воп­ росам;

право самостоятельной подписи или право визировать и согласовы­ вать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;

право представительствовать от имени подразделения или учрежде­ ния в других организациях с указанием пределов представительства;

право вносить предложения руководству об улучшении организации работы;

право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции.

В разделе 5 «Ответственность» обычно приводятся обобщен­ ные формулировки типа «работник несет ответственность за ненад­ лежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и не­ использование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в со­ ответствии с действующим законодательством». Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уго­ ловной - перечислить в должностной инструкции все случаи воз­ никновения того или иного вида ответственности практически не­ возможно. В дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например договор об индивидуальной материальной ответственности.

Раздел 6 «Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работ­ ника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.

Типовая форма должностной инструкции приведена в прил. 18. Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выде­

ленному направлению деятельности организации.

Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается замести­ телем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению. Например, памятка ра­ ботнику о сохранении коммерческой тайны предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению управле­ ния отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна».

 

Контрольные вопросы

 

1. Какие документы относятся к организационным?

2. В чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в органи­ зационных документах?

3. Когда орг

⇐ Предыдущая567891011121314Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: