 |
Тема 3. Документы, учетные регистры и формы бухгалтерского учета
|
|
|
|
Краткий план лекции:
3.1. Бухгалтерские документы, их назначение и требования к заполнению.
3.2. Классификация бухгалтерских документов.
3.3. Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.
Бухгалтерские документы, их назначение и
Требования к заполнению
Одним из обязательных требований, предъявляемых к организации бухгалтерского учета, является сплошное и непрерывное документальное оформление всех совершаемых хозяйственных операций. Таким образом, как элемент бухгалтерского учета документация представляет собой способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью сбора информации, требующейся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними. Бухгалтерский документ – это бумажный или машинный носитель информации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждающий факт ее исполнения. Для наличия доказательной силы любой бухгалтерский документ должен быть составлен в порядке, предусмотренном законом и удостоверять юридический факт совершения операции.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции или, если это невозможно, непосредственно после ее окончания. Для контроля и упорядочения обработки данных на основе первичных документов могут составляться сводные учетные документы. Ответственность и контроль за проводимыми хозяйственными операциями и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций закономерно приводит к ошибкам в бухгалтерском учете и зачастую влечет за собой применение финансовых санкций по отношению к организации за нарушение платежной дисциплины и порядка расчетов с бюджетом.
|
|
|
Значение документов также велико для предварительного и последующего контроля за эффективностью использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации, деятельностью материально-ответственных лиц. Бухгалтерская документация имеет оперативное значение, так как она используется для передачи распоряжений руководителей исполнителям, то есть применяется для руководства хозяйственной деятельностью. Документы являются письменным свидетельством при рассмотрении исков и претензий в судах. Важную роль играют документы в контроле за сохранностью собственности.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Следует отметить, что Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит требования о необходимости составления документов по унифицированным формам.
Первичные документы признаются доказательными, если они содержат следующие обязательные реквизиты (элементы документа):
§ наименование документа;
§ дату и место его составления;
§ наименование организации, от имени которой составлен документ;
§ содержание и количественное измерение хозяйственной операции (в натуральном и денежном измерителях);
§ наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции, их личные подписи.
В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участниками хозяйственной операции, не допускается. В денежных документах исправления не допускаются вообще.
Для выполнения всех указанных функций система документальной регистрации хозяйственных операций должна отвечать следующим требованиям:
1) своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
2) простота регистрации и обработки первичной информации;
|
|
|
3) приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
4) рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.
Составление первичных бухгалтерских документов в их дальнейшая обработка – это трудоемкий процесс, на который затрачивается большое количество рабочего времени бухгалтерской службы. Документы, оформляющие хозяйственные операции, представляют собой типографские бланки, заполняемые вручную или автоматизированным способом (как правило, в нескольких экземплярах). В настоящее время все более широкое распространение получает автоматизация учета в целях сокращения трудоемкости выполняемых работ.
Классификация бухгалтерских документов
В каждой организации ежедневно совершается большое количество разнообразных хозяйственных операций, требующих оформления различными формами первичных учетных документов. В целях обеспечения правильности их применения необходима классификация первичных документов по однородным признакам. В настоящее время для различных целей используются следующие группировки бухгалтерских документов:
Таблица 3.1 – Классификация бухгалтерских документов
| № п/п | Классификационный признак | Группы бухгалтерских документов | Краткая характеристика групп | Примеры |
| 1. | По способу заполнения | заполняемые автоматизированным способом | полностью заполняются автоматизированным способом | любые документы |
| заполняемые вручную | полностью заполняются от руки | любые документы | ||
| 2. | По месту составления | внутренние | служат для оформления внутренних операций | кассовые ордера, акты |
| внешние | поступают от других организаций и лиц | счета-фактуры | ||
| 3. | По числу учитываемых операций | многострочные | содержат две или более учетных позиций | платежные ведомости |
| однострочные | содержат одну учетную позицию | кассовые ордера | ||
| 4. | По способу охвата операций | разовые | используются для отражения нескольких однородных операций, осуществляемых одновременно | кассовые ордера |
| накопительные | предназначены для регистрации накапливания однородных хозяйственных операций, совершенных в разное время | лимитно-заборные карты | ||
| 5. | По порядку отражения операций | сводные | служат для обобщения первичных данных | ведомости |
| первичные | составляются в момент совершения операции | кассовые ордера, чеки | ||
| 6. | По содержанию хозяйственных операций | материальные | отражают движение товарно-материальных запасов | накладные |
| расчетные | служат для оформления расчетных операций | акты, счета-фактуры | ||
| денежные | используются для оформления операций с наличными и безналичными средствами | кассовые ордера | ||
| 7. | По назначению | распорядительные | содержат распоряжение или разрешение на осуществление хозяйственной операции | доверенность, платежное поручение |
| оправдательные | подтверждают факт совершения операции | акты, накладные | ||
| бухгалтерского оформления | заполняются в учетных целях | ведомости, справки | ||
| комбинированные | сочетают одновременно разрешительный и оправдательный характер | авансовые отчеты, кассовые ордера |
|
|
|
|
|
|
