Вопрос. Требования к бланкам документов

 

4.1 Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2 Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3 Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5 Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6 Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

4.7 Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8 Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9 При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

 

29 Вопрос. Требования к содержанию, структуре и стилю изложения управленческих документов

Содержание и структура текста управленческого документа в значительной мере зависят от его функционального назначения. В то же время содержание и структура управленческих докумен­тов является в значительной степени однородной, устоявшейся. Содержание и структура текста наиболее распространенных уп­равленческих документов регламентируется соответствующими разделами Методических рекомендаций по унификации текстов. Так, типовая структура большинства управленческих документов предполагает наличие следующих компонентов:

а) обращение к адресату;

б) вводная часть (в небольших по содержанию документах она может отсутствовать или объединяться со следующей частью тек­ста) или введение;

в) констатирующая часть;

г) заключительная часть или заключение;

д) предложения и выводы.

Текст сложных и объемных управленческих документов обыч­но делится на части, разделы, главы, пункты и подпункты. Каждый раздел документа должен иметь заголовок, нумерация пунк­тов — быть сквозной, при этом части и главы принято обозначать римскими цифрами, пункты — арабскими цифрами, а подпункты — строчными буквами русского алфавита.

Чаще всего тексты управленческих документов оформляются в виде связанного (так называемого сплошного) текста, а в необхо­димых случаях — в виде анкеты или таблицы. Допускается также сочетание перечисленных видов и способов представления текста.

При составлении текста в виде анкеты наименования призна­ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или про­шедшего времени. При этом характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Ес­ли таблица печатается более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы, а на второй и всех после­дующих страницах указывается не полное название, а номера соответствующих граф.

Составление текста документа должно начинаться с изучения существа вопроса, действующих по данному вопросу норм законо­дательства, руководящих документов, а в необходимых случаях и соответствующего справочного материала, в том числе материалов служебной переписки, уже имеющихся в распоряжении разработ­чика. Проекты документов могут составляться на отдельных лис­тах, в специальных рабочих тетрадях или в виде файла. При этом следует помнить, что служебные документы составляются от име­ни юридического лица — организации (предприятия, учреждения).

При составлении текста управленческого документа следует придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих закон­ность и наибольшую целесообразность его использования, способ­ствующих его последующему своевременному исполнению и эф­фективному воздействию на ситуацию. Согласно этих правил, на­иболее существенным и характерным для содержания текста до­кументов деловой переписки является:

· соответствие содержания нормам законодательства и требо­ваниям руководящих документов;

· обоснованность (соответствие фактам) констатирующей час­ти содержания;

· конкретность и реальность приказной (распорядительной) части содержания;

· оригинальность содержания (содержание не должно дубли­ровать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь соответствующие ссылки на них);

· краткость, четкость, однозначность формулировок;

· соответствие грамматике и орфографии языка.

Тексты управленческих документов составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. При обращении в феде­ральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, а также в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ текст документов пишут только на русском языке.

Следует также сказать несколько слов о специфике стиля изло­жения управленческих документов. В соответствии с общеприняты­ми на этот счет правилами текст управленческого документа сле­дует излагать в официально-деловом стиле, представляющем со­бой функциональную разновидность русского языка и предназна­ченную для использования (общения) в процессе управления орга­низацией (предприятием, учреждением), в том числе и посредством документов. Специфическими чертами данного стиля является:

· подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах письменного общения (обращения) между долж­ностными лицами, соблюдении жестко определенных правил оформления управленческих документов;

· адресность, подразумевающая наличие конкретных субъек­тов (участников) управленческой деятельности, — отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) документов;

· повторяемость словарных величин в сочетании с ограничен­ностью таковых из числа находящихся в постоянном обращении при составлении управленческих документов;

· тематическая ограниченность управленческих документов, в которых, как правило, не освещается более одного-двух крупных вопросов;

· нейтральный тон изложения содержания управленческого документа, предполагающий отказ от разного рода «лирических отступлений», вольных эпитетов и многословия;

· лаконичность, ясность и точность. При составлении текстов управленческих документов также рекомендуется:

· пользоваться преимущественно простыми предложениями; -

· применять устойчивые словосочетания и обороты речи, а термины — исключительно в однообразном, общепринятом толко­вании:'

· использовать прямой порядок слов в предложении, при ко­тором подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, вводные слова находятся в начале предложения;

· не применять устаревшие слова и выражения (так называе­мые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов;

· не употреблять лишних слов, не вносящих ничего нового в существо предложения, избегать неоправданного употребления иностранных слов;

использовать сказуемые либо в повествовательном («уста­навливается», «содержится», «применяется») либо в повелитель­ном («выполнить», «решить»

 

⇐ Предыдущая891011121314151617

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: