 |
Определение основных членов команды управления рекламным проектом, организационной структуры, принципов взаимодействия
|
|
|
|
В проектной деятельности команда- это организационная структура проекта, которая создаётся на период осуществления проекта, в нее вовлечены те кто непосредственно выполняют работы проекта, и те кто заинтересован в проекте.
В проекте существует организационная форма его реализации, которая влияет на протекание самого проекта. От нее зависят такие параметры, как:
• управляемость проекта;
• скорость и качество принятия решения;
• эффективность использования ресурсов организации.
Существуют следующие типы организационной структуры рекламного проекта:
1. Функциональная структура. Она представляет собой иерархию, в которой для каждого члена проекта четко определен один вышестоящий руководитель. При этом члены проекта сгруппированы по направлениям деятельности: работа с клиентами, медиапланирование и др.
2. Проектная структура. Ориентируется на потребности каждого конкретного проекта. Такой тип организационной структуры проекта максимально учитывает особенности правил инициатора проекта, рекламодателя, его ситуацию, рекламную политику организации-заказчика. В такой структуре значительную роль играет клиентский сервис агентства, реализующего проект. Менеджер проекта может привлекать сотрудников из функциональных подразделений себе в проект, иногда даже нанимать специалистов извне. Плюсами проектной структуры являются высокая скорость принятия решений, широкие полномочия и личная ответственность менеджера проекта за результат. В проектной структуре члены команды подчиняются только менеджеру каждого конкретного проекта.
3. Матричная (смешанная) структура. Это гибрид функциональной и проектной структур. При этом существует несколько типов матричных структур, которые различаются соотношением в них функционального и проектного принципов управления. Основная особенность матричной организационной структуры - двойное подчинение сотрудников. С одной стороны, как и в функциональной структуре, они входят в свои постоянные подразделения. С другой - многие из них участвуют в проектах и подчиняются их менеджерам. Причем один сотрудник может одновременно участвовать в нескольких проектах с разными руководителями. Этот тип структуры может реализовываться в трех вариантах, матрицах:
|
|
|
• слабая;
• сильная;
• сбалансированная.
Силу или слабость матричной структуры определяют в зависимости от роли менеджера проекта. Если менеджер проекта является ключевой фигурой в организации проекта, то матрица сильная, если доминанта - руководитель функциональной структуры, а менеджер проекта вторичен, выполняет распоряжения функционального руководителя, то матрица слабая (иначе упрощенная). Слабая матричная структура фактически представляет собой функциональную структуру с той лишь разницей, что задачи по координации проекта передаются одному из членов его команды. Все полномочия по- прежнему остаются в руках функциональных руководителей. На сегодня это самая распространенная структура в России, в том числе и в сфере рекламной деятельности. Сильная матрица подразумевает, что в дополнение к существующим функциональным подразделениям в организации создано дополнительное подразделение, в котором работают менеджеры проектов. Они заняты исключительно руководством проектами, обладая значительными полномочиями по управлению ресурсами.
Сбалансированная матрица - идеальный случай. В ней менеджеры проектов ответственны за свои проекты, а функциональные руководители, помимо своих специальных задач, отвечают за обслуживание проектов и обеспечение их необходимыми ресурсами. Менеджер проекта осуществляет управление коммуникациями рекламного проекта. Управление коммуникациями проекта - это осуществление всей деятельности по организации связи и взаимодействия как между членами проекта, так и с заинтересованными сторонами проекта. Управление коммуникациями рекламного проекта предполагают своевременный сбор, генерацию, распределение и сохранение необходимой проектной информации. В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля.
|
|
|
Проектная информация может иметь различные формы: отражение целей, указания к выполнению работ, данные о проекте, интерпретация проектных контрактов, данные о заинтересованных сторонах проекта и их требования к проекту. Любая проектная информация должна централизованно фиксироваться, аккумулироваться. Это важно, потому что информация дает возможность сотрудничества внешних и внутренних субъектов, заинтересованных сторон проекта. С ее помощью члены проектной команды формируют актуальное представление о течении проекта: какие работы, кем и в какое время должны быть выполнены или уже выполнены. Актуальная, единообразная, правдивая, подробная информация необходима для принятия эффективных управленческих решений по проекту. Одна из функций менеджера проектов - определить оптимальную форму и частотность предоставления информации по проекту каждым участником проекта, контролировать единообразие предоставления информации.
Общение и отношения между сотрудниками команды проекта - это основная задача управления коммуникациями проекта, так как командная работа сотрудников напрямую зависит от психологического состояния людей. Ядро психологического отношения - доверие.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством организации, в состав которой входит команда проекта, с заказчиком, внешними организациями и т.д.).
2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения).
3. Письменные (электронная почта, сайт, обычная почта) и устные (личная встреча, телефон, видеоконференция).
|
|
|
4. Вертикальные и горизонтальные.
Также все коммуникации можно разделить на две группы: «выталкивающие» коммуникации и «вытягивающие» коммуникации.
«Выталкивающие» коммуникации требуют выталкивания информации получателю, а «вытягивающие» коммуникации требуют, чтобы получатель активно извлекал информацию из источника. Веб-сайты - это пример вытягивающих коммуникаций, а электронные письма, совещания - примеры «выталкивающих» коммуникаций. Выбор адресатом «выталкивающих» или «вытягивающих» коммуникаций - дело личного вкуса, и у заинтересованных сторон проекта обычно противоречивые запросы. Поэтому в рамках рекламного проекта нужно предусмотреть те и другие коммуникации. Спонсоры проекта предпочитают «вытягивающие» коммуникации.
Коммуникации в рекламном проекте строятся на основе потребностей аудитории и доступности передаваемой информации.
Совещания с заинтересованными лицами рекламного проекта нецелесообразно проводить еженедельно, лучше использовать менеезатратные по времени коммуникации. Совещания же с членами проектной группы должны быть еженедельными, чтобы избежать выхода проекта из- под контроля. Может также возникнуть необходимость проводить такие совещания ежедневно.
Коммуникации - это часть работ по проекту, и ими надо управлять, как и другими задачами проекта. При этом в рекламном проекте оптимальным является «гибкий» стиль управления коммуникациями с учетом наличной ситуации при том, что в целом имеется план управления коммуникациями.
План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:
1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения.
2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки.
3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения.
4. План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций.
5. Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от
потребностей рекламного проекта.
Таким образом, в проектной деятельности командой является организационная структура, создаваемая на период осуществления проекта, в которую вовлечены все лица, непосредственно выполняющие работы проекта, так и все заинтересованные стороны проекта и которые тесно взаимодействуют друг с другом.
|
|
|
