Матрица функциональной деятельности организации

Вопросы для повторения и обсуждения

 

1. Какие управленческие процессы могут существовать в организации?

2. Почему стратегия задает основные параметры дальнейшей управленческой деятельности?

3. Какова роль управления маркетингом в системе управления?

4. В чем смысл и содержание управления персоналом в организации?

5. Принципиальное отличие стратегического и инновационного менеджмента в деятельности организации.

6. Зачем и при каких условиях появляется в организации инвестиционный менеджмент?

7. Зачем нужно в организации управление безопасностью жизнедеятельности?

8. Приведите пример роли и значения финансового менеджмента для организации.

10 СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ:

СОДЕРЖАНИЕ, ПОСТРОЕНИЕ, РАЗВИТИЕ

В отечественной литературе рассматриваются отдельно система управления (СУ) и объект управления (ОУ). Под СУ понимается либо сложная самообучающаяся и самоорганизующаяся система с внутренне присущим стремлением к упорядоченности и состоянию динамического равновесия со средой обитания, либо ОУ с присоединенной к нему управляющей подсистемой (УС), где ОУ – управляемая часть, а УС – субъект управления (управляющая подсистема), т.е. тоже материальный объект [46]. Также СУ считают системы, которые предназначены для такого воздействия на ОУ, которое переводит этот объект в желаемое состояние и (или) придает параметрам происходящих в нем процессов определенные количественные или качественные значения.

Систему управления можно определить как часть (подсистему) более крупной системы, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей. Ее функции заключаются в восприятии определенных задач организации (входов) и в последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы).

В работе [48] дается следующее определение. Система управления – это управляющая часть, интеллектопрограммоноситель системы (i+1)-го ранга, функция которой – управление.

Существует большое количество классификаций СУ. Это определяется большим разнообразием объектов, целей, методов и технических средств реализации функции управления. Приведем некоторые из них.

По признаку глобальности сферы принимаемых управленческих решений выделяют централизованные и распределенные СУ.

В централизованной СУ решения принимаются одним лицом (в одном центре) и охватывают объект управления в целом. Основными функциями такого управления являются планирование, координация и контроль деятельности на высшем уровне. Однако рост сложности, масштабов ОУ приводит к появлению недостатков. Во-первых, возникает «эффект бутылочного горла», когда решения долго не принимаются по причине перегрузки лица или центра принятия решений. Во-вторых, увеличивается длительность «цикла управления» из-за отдаленности места принятия решений от места их исполнения. Это может вызывать асинергетический эффект резкого снижения эффективности управления. Для снижения вероятности появления такого эффекта создают распределенные СУ.

Распределенная СУ характеризуется наличием ряда иерархически, функционально, структурно связанных центров принятия решений и (или) ответственности в согласованных сферах управления деятельностью экономических систем.

Недостатками таких систем являются повышенные риски: нарушения целостности при «распределении»; конфликтов уровней и элементов системы, а также центров принятия управленческих решений.

В настоящее время большинство СУ распределенные. Предметом исследования таких СУ могут быть: оптимальность или рациональность распределения чего-то (целей, функций, ресурсов и т.п.); достаточность согласования решений и быстродействия системы
и др.

По участию человека в принятии и реализации решений выделяют автоматические (без участия человека) и автоматизированныеСУ (с участием человека, чаще всего оператора).

Применение автоматических систем управления ограничено объектами и процессами, которые могут быть описаны и в отношении которых можно заранее разработать модели. Они работают по жестким, заранее заданным алгоритмам.

Такие системы также применяют для обеспечения безопасности управления и эффективности некоторых быстропротекающих процессов управления, часто при одновременном сохранении за менеджером задач наблюдения и контроля.

Если заранее описать, предсказать все ситуации невозможно, то участие человека в СУ становится необходимым. Наибольшее распространение в настоящее время получили автоматизированные системы управления (АСУ) с распределением функций между человеком-оператором и техническими средствами, основными из которых могут быть признаны вычислительные машины.

АСУ – это человеко-машинная система, совокупность элементов, алгоритмов и действий человека, обеспечивающая автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности, а также разработку или выбор вариантов команд управления (действий по достижению желаемого результата), передачу и исполнение команд управления.

По функциональному назначению выделяют АСУ плановыми расчетами (АСПР), АСУ материально-техническим обеспечением (АСУ МТО), АСУ цехом, АСУ участком и т.д. По характеру объекта управления выделяют: АСУ технологическим процессом (АСУТП), предназначенные для непосредственного управления операционным процессом; автоматизированные системы организационного управления (АСОУ), предназначенные для управления коллективами людей в экономических и социальных средах; интегрированные АСУ, объединяющие несколько видов перечисленных выше АСУ.

По характеру производственных процессов различают: АСУ для предприятий с производством непрерывного типа, АСУ для дискретного (мелкосерийного и единичного) и непрерывно-дискретного (поточно-массового и крупносерийного) производства.

Кроме вычислительной техники, в качестве технических средств АСУ могут выступать: устройства сбора информации, всевозможные адаптеры, средства связи, средства отображения информации, средства исполнения команд, средства защиты информации от несанкционированного доступа и другие необходимые элементы.

Одна из важнейших задач при создании АСУ – это рациональное, а если возможно, то и оптимальное распределение функций между человеком и техническими средствами. Совместная работа в АСУ человека и технических средств приводит к тому, что АСУ нельзя исследовать ни как чисто техническую систему, ни как социальную, состоящую только из людей.

Человек в АСУ может выполнять функции:

источника информации;

лица, принимающего решения в сложных условиях;

разработки, обслуживания и поддержания работоспособности и устойчивости системы и др.

Поэтому при разработке АСУ необходимо учитывать поведение человека в системе, т.е. такие факторы, как власть, мотивацию, групповую динамику, субъективные влияния и т.п.

По принципу управления, используемому СУ, выделяют системы программного, адаптивного, ситуационного, социального, психологического управления и т.д. Важно, что программное и адаптивное управления возможны в автоматическом режиме, а ситуационное и социально-психологическое управление реализуют в автоматизированном режиме.

При программном управлении система выдает управляющие воздействия в соответствии с заложенной в нее заранее программой вне зависимости от складывающейся ситуации. Например, при таком управлении ценообразованием цена товара остается постоянной независимо от уровня спроса.

При адаптивном управлении сигналы вырабатываются в зависимости от уровня определенного «отклика», являющегося «обратной связью». Например, если спрос на товар растет, то при адаптивном управлении цена может быть повышена, а при падении спроса - понижена (с учетом эластичности спроса). Гибкость СУ предусматривает не только ее адаптацию, но и живучесть.

При ситуационном управлении решения и управляющие воздействия основываются на анализе вариантов с учетом: текущего состояния (например, того же спроса, запаса товара), располагаемых вариантов действий (например, повышение, понижение, сохранение цены), прогноза последствий (например, товар закончится быстрей, чем будет изготовлена и поступит новая партия, или имеются избыточные запасы, т.е. затоваривание). При этом открывается возможность учесть особенности конкурентной ситуации. Например, временное отсутствие товара создаст шанс для конкурентов, которые смогут удовлетворить и завоевать покупателей, что негативно повлияет на имидж, а также конкурентное положение организации.

Если же имело место затоваривание, то при повышении спроса сохранение цены на прежнем уровне позволит избавиться от этих излишних запасов, получить дополнительный объем денежных средств, которые могут быть обращены в инвестиции.

Таким образом, принципы ситуационного управления акцентируют внимание и позволяют извлечь максимум выгоды для лица, принимающего решение, именно исходя из особенностей конкретных обстоятельств.

Принципы социального и психологического управления позволяют исключить недопустимое воздействие на нецелевые элементы внешней среды, третьих лиц.

По признаку охвата ряда смежных областей деятельности выделяют простые (объектные или процессные) и интегрированные (комплексные) СУ.

Интегрированные СУ объединяют и автоматизируют деятельность в нескольких сферах. Например, известны интегрированные системы проектирования и технологической подготовки объектов машиностроения.

Возможны и другие виды современных СУ, их многообразие растет и отражает усложнение экономических отношений. Особенности этих систем, отраженные при их классификации, могут играть решающую роль в выборе методов исследования систем управления и определять достоверность результата, эффективность и затраты на такие исследования [28].

Сложность СУ определяется числом элементов и выполняемых ими функций, высокой степенью связности элементов, разнообразностью алгоритмов выбора тех или иных управляющих воздействий и большими объемами перерабатываемой при этом информации. Одной из основных характерных черт СУ считается иерархичность и сложность структурных и функциональных взаимоотношений между элементами системы.

Структура (лат. struktura) – взаиморасположение и связь составных частей чего-либо, строение, архитектура. Под структурой системы понимается конфигурация системы из отдельных элементов с их взаимосвязями, которые определяются функциями и целями, выполняемыми системой.

Таким образом, структура – это способ организации целого из составных частей. Эффективность структуры определяется количеством, значением, формой и содержанием ее составных частей, а также местом, которое они занимают в целом, и существующими между ними отношениями. В более общем понимании структура системы – это обобщенное отношение, описывающее систему [47, 48]. Выбор соответствующего множества элементов и их отношений зависит от целей и задач исследования.

Структура характеризует систему в состоянии покоя, статики, её организация – в динамике. Онтология организации системы для каждого данного момента времени есть ее структура. Она характеризует ее состояние и взаимосвязь элементов в статике, а организация – динамику изменения элементов и связей. Структура динамической системы – то, что остается в ней неизменным (инвариантные свойства) при переходе из одного состояния в другое. Структуру систем можно классифицировать по следующим признакам:

по числу уровней иерархии – одноуровневые и многоуровневые. Последние, в свою очередь, могут быть однородными (функции и характеристики узлов одного уровня идентичны) и неоднородными;

по принципам управления и подчиненности – децентрализованные, централизованные и смешанные. Среди разнообразных систем управления наиболее распространены системы с иерархической структурой. Их характерными особенностями являются: автономность отдельных управляемых подсистем (каждая из них управляет ограниченным числом подсистем); управление подсистемами происходит при неполной информации (т.е. подсистеме более высокого уровня могут быть неизвестны цели и ограничения нижестоящих подсистем); агрегирование информации при движении вверх по иерархии; наличие целей управления для каждой подсистемы и общей цели для всей системы; взаимовлияние подсистем из-за наличия общих ограничений;

по выполняемым функциям и целевому назначению. Различают структуру систем планирования, оперативного управления, информационную и т.д. В зависимости от постоянства числа элементов системы и связи между ними различают системы с фиксированной (жесткой) и изменяемой (управляемой или переменной) структурами.

по принципам разбиения элементов системы на подсистемы различают структуру систем, в которых элементы объединяются по функциональному и (или) объектному признакам.

При объектном разбиении различают структуру отраслевых систем, региональных систем и т.д. Классификация структур систем управления приведена на рис. 18.

В зависимости от задачи исследования в понятие структуры системы включаются различные аспекты. Так, при разработке АСУ под этим понимается определение множества узлов системы и связей между ними, распределение задач, возлагаемых на технические средства АСУ, по уровням и узлам системы и выбор комплекса технических средств, обеспечивающих их эффективное решение [88].

Под структурой производственной организации понимается «устойчивое пространственно-временное распределение хозяйственных решений и обеспечивающих их реализацию ресурсов с соответствующими взаимосвязями» [79].

Рис. 18. Классификация структур систем управления

 

Под структурой экономической системы типа «организация» понимается определение элементов, распределение задач и полномочий по принятию решений между лицами, группами лиц или структурными подразделениями, которые ее составляют.

Рассмотрим основные структурные элементы организации, процессы, протекающие в ней, или виды менеджмента.

Виды менеджмента в литературе часто называют функциями организации, так как они реализуют определенные стороны ее деятельности. Иногда их еще называют функциональными подсистемами (ФП), так как они являются составными частями системы управления организацией. Без них невозможно существование любой организации, хотя уровень развития их в той или иной организации может быть разным. Если расположить объекты по вертикали, а функции менеджмента по горизонтали, то получится матрица функциональной деятельности организации (табл. 1).

Строка матрицы представляет собой один из видов менеджмента или процессы, или ФП, которые сложились как отдельные области управленческой деятельности в организации и соответственно как учебные дисциплины. Столбец матрицы представляет собой совокупность всех видов управленческой деятельности с позиции одной функции управления, которые, несмотря на их различное функциональное назначение, также тесно связаны между собой в информационном и управленческом плане [50].

Таблица 1

Матрица функциональной деятельности организации

Объекты	Функции управления
прогнозирование	нормирование	планирование	организация	учет	контроль	анализ	регулирование	координация
Стратегия
Финансы
Операции
Качество
Персонал
Информация
Маркетинг
Инновации
Безопасность жизнедеятельности

Виды менеджмента (процессы) делятся на подпроцессы, управляющие соответствующими миниобъектами организации. Процессами (ФП) и подпроцессами (ФУБ) в организации необходимо управлять. Однако выполнить это весьма сложно. Поэтому каждый подпроцесс необходимо представить в виде некоторой совокупности функциональных задач управления (ФЗУ).

Максимально возможный перечень ФЗУ по конкретному процессу или подпроцессу представляет собой функционально-полный состав (ФПС) задач. Любая ФЗУ может быть представлена в виде конечного числа функциональных процедур управления (ФПУ) или операций по преобразованию входной информации в выходную.

Таким образом, система управления организации состоит из некоторого количества элементов различного уровня. На рис. 19 представлена многоуровневая функциональная структура системы управления организацией.

В настоящее время широко используется такое понятие, как бизнес-процесс.

Бизнес-процесс (БП) – это операция, целью которой является производство и поставка услуг/товаров операциям, входящим в систему, а также другим системам [108]. Операции в деятельности организации – это не что иное как, в первую очередь, процедуры операционной деятельности любой организации. Несмотря на то, что операционная деятельность существенно отличается в зависимости от типа управления в экономических системах, процесс преобразования входов (ресурсов) в выходы (результаты) осуществляется за счет функциональной деятельности организации, т.е. процессов (ФП), подпроцессов (ФУБ), совокупности операций (ФЗУ), операций (ФПУ). Операции существуют также и в обслуживающих операционный менеджмент процессах: менеджменте маркетинга, страте

гическом, инновационном, финансовом менеджментах и т.д.

Рис. 19. Функциональная структура системы управления организации

Несмотря на то, что различные авторы понимают под процедурами (операциями) различные совокупности, но в любом случае, процедура (операция) – это преобразование предметов, информации, поведения или деятельности людей. Операции или их совокупности ориентированы на реализацию какой-либо функции организации, несмотря на различие их трактовок в количественном или качественном отношении. Можно с уверенностью констатировать, что процедуры (операции) являются своего рода «строительными кирпичами» деятельности любой организации, а значит и ее структуры [50].

Таким образом, ФП состоят из одних тех же «строительных кирпичей», существующих в организации. Бизнес-процессы очевидно являются соединением операций (ФЗУ) различных ФП (видов менеджмента). И это необходимо, скорее всего, для сокращения (выпрямления) каких-либо организационных процессов.

Например, в малом предприятии сотрудники выполнят задачи самых разных процессов (видов менеджмента), начиная от приобретения ресурсов до реализации готовой продукции и не пропуская ни одной промежуточной задачи (совокупности операций). А значит, стираются грани между различными ФП (видами менеджмента). Наиболее яркими проводниками БП в организации являются дивизиональные структуры, ориентированные на продукт или потребителя, в которых явно прослеживаются четкие цепочки операций преобразования продукции и (или) информации от входа к выходу.

Однако такое оформление процессов деятельности организации необходимо экономически обосновать, технологически описать и практически реализовать. При этом необходимо доказать, что задачи различных ФП теснее связаны между собой, чем задачи одной ФП. В средних и крупных организациях управленческая деятельность требует переработки больших объемов информации прежде, чем какая-либо информация поступит в другое функциональное подразделение в сжатом виде для дальнейшей переработки или принятия решений.

Стратегический менеджмент – это такое управление организацией, которое опирается на человеческий потенциал как основу организации, ориентирует операционную деятельность на запросы потребителей, гибко реагирует и проводит своевременные изменения в организации, отвечающие вызову со стороны окружения и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что в совокупности дает возможность организации выживать в долгосрочной перспективе, достигая при этом своих целей [26].

В рамках процесса стратегического менеджмента реализуется четыре основных вида управленческой деятельности:

распределение ресурсов включает в себя передачу исполнителям (людям, подразделениям) ограниченных организационных ресурсов, таких как фонды, дефицитные управленческие таланты и технологический опыт;

адаптация к внешней среде охватывает деятельность стратегического характера, которая улучшает отношения организации с ее окружением. Существует постоянная необходимость адаптироваться к внешним как благоприятным возможностям, так и опасностям, что позволяет выявить соответствующие варианты и обеспечить эффективное приспособление стратегии к окружающим условиям;

внутренняя координация включает стратегическую деятельность для отображения сильных и слабых сторон организации с целью достижения более эффективной интеграции внутренних операций;

осознание организационных стратегий предусматривает осуществление постоянного развития мышления менеджеров путем формирования организации, умеющей учиться на прошлых стратегических решениях.

Стратегический менеджмент включает несколько подпроцессов. Дадим им краткую характеристику.

Управление операционной политикой – это формирование и выполнение основных положений стратегии организации в операционном менеджменте. Важнейшими подпроцессами, которые требуют пристального внимания, являются: управление портфелем заказов, операционными мощностями, поставками ресурсов и управление продажей продукции.

Управление политикой в сфере качества продукции/услуг – это определение, реализация и развитие основных положений стратегии в области качества продукции организации в настоящее время и на перспективу.

Управление кадровой политикой – это деятельность по выработке и реализации основных положений в области менеджмента персонала организации. Важнейшими направлениями этой деятельности являются подбор и оценка персонала, движение персонала, повышение его квалификации.

Управление финансовой политикой – это деятельность по созданию и претворению в жизнь основных принципов финансового менеджмента в организации.

Управление маркетинговой политикой – это деятельность по выбору и использованию методов исследования рынка, а также определение средств информирования рынка об организации и её продукции. Это направлено на увеличение объема продаж по рассчитанным ценам.

Управление информационной политикой – это процесс определения содержания и объема данных, необходимых для каждого уровня внутренней деятельности организации (выполнения управленческих задач и принятия управленческих решений), а также использования во внешней среде.

Управление инновационной политикой – это деятельность по
генерированию, выращиванию, разработке и реализации идей,
проектов, программ для достижения организацией новых экономических результатов.

Управление политикой по безопасности жизнедеятельности – это выработка, поддержание и развитие важнейших норм и стандартов поведения и деятельности сотрудников и технических средств организации для обеспечения её эффективного функционирования и развития.

Каждый из перечисленных выше подпроцессов стратегического менеджмента как бы направляет деятельность соответствующих видов менеджмента, что выражается в наличии (отсутствии) в них каких-либо задач или подпроцессов, выборе простых (сложных) методов решения управленческих задач, использовании тех или иных технологий менеджмента. Это, в свою очередь, оказывает влияние на численность управленческого персонала по категориям и квалификации специалистов.

Выбор направления, принципов или положений позволяет определять формы и содержание должностных инструкций, выбор методов и алгоритмов решения управленческих задач, характер технологий поддержки управленческих решений в соответствующей сфере управленческой деятельности, а также сроки и качество решений и (или) информации на всех уровнях деятельности организации.

В любой сфере операционный менеджмент является основным видом управленческой деятельности – это то, на чем любая организация зарабатывает финансовые средства, а значит, существует или развивается. Это связано, в первую очередь, с продукцией, выпускаемой предприятием или мастерской, комбинатом или институтом, которая должна быть востребована на рынке.

По сути дела, от уровня операционного менеджмента зависит и большая доля издержек организации. Все остальные виды менеджмента обслуживают операционный менеджмент и оказывают влияние на уровень продаж и издержек. Тем более, что существует великое множество видов человеческой деятельности. Да и даже при выпуске одинаковой продукции существуют некоторые различия.

Рассмотрим содержание подпроцессов операционного менеджмента.

Управление портфелем заказов – это деятельность по формированию загрузки организации работой. Она связана преимущественно с управлением структурой, динамикой и качеством совокупности факторов рыночного спроса и операционных подпроцессов, осуществляемых самой организацией. Заказы могут быть внешние и внутренние. Внешние заказы – это договора на поставку продукции. Внутренний заказ – это определение возможного объема продаж в рамках ближайшей перспективы в организации, производящей продукты/услуги, находящиеся на разных стадиях жизненного цикла, имеющие различный темп роста и различную цену на рынке.

Состояние портфеля заказов позволяет оценить, насколько сбалансированно состояние операционной деятельности, а также принять конкретное решение по деятельности организации в будущем: расширение операционной деятельности либо сохранение стабильного объема операционной деятельности и соответственно принятие стратегических решений по этому виду деятельности.

Управление операционными мощностями – это процесс формирования возможностей по выпуску продукции/услуг по номенклатуре и ассортименту при полном использовании основных фондов. Рентабельность операций зависит от достижения баланса между спросом на товары и услуги и ресурсами, необходимыми для операционной деятельности. Поэтому нужно принять правильные решения не только об объеме операционных мощностей, но и об их расположении и взаимодействии. На основе существующих в организации операционных мощностей рассчитываются возможности входных и выходных параметров для принятия решений по объему операционной деятельности.

Ресурсы – это исходные продукты, необходимые для выпуска в полном объеме продукции/услуг на уровне портфеля заказов.

Управление поставкой ресурсов – это совокупность действий, направленных на обеспечение организации сырьем, материалами, полуфабрикатами, имуществом, услугами, результатами интеллектуального творчества.

Если ресурсы поставляются в короткие сроки по сравнению с операционной программой, появляется возможность организовать закупки так, чтобы к определенному моменту прибывало такое количество ресурсов, какое необходимо для обработки определенной партии продукции/услуг. Это снижает затраты на хранение и сокращает потребности организации в складских площадях. Организацией закупочной деятельности занимается служба материального обеспечения. Своевременная организация поставок операционных ресурсов позволяет оптимизировать загрузку операционных мощностей.

Управление операционной программой – это представление портфеля заказов в расшифрованном виде по подразделениям. Программа деятельности определяет перечень, количество, сроки и стоимость изготовления продукции/услуг. Основанием для формирования операционной программы является портфель заказов на продукцию, связанный с результатами изучения конъюнктуры рынка и масштаба продаж, а также с прогнозированием спроса на перспективу в соответствии с профилем организации. При этом учитываются ограничения на операционные мощности и ресурсы.

Управление подготовкой операций – это деятельность по наращиванию операционных мощностей, охватывает ряд этапов, начиная от проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) и кончая внедрением новой продукции/услуг или новых технологических процессов в операционную деятельность. В процессе создания и внедрения новых изделий можно выделить следующие основные этапы: проведение НИОКР; разработку технологий изготовления (выполнения); изготовление новых образцов продукции; снятие с изготовления устаревших образцов продукции; освоение новой продукции в операционной деятельности.

Запасы – это любой ресурс, который используется для того, чтобы удовлетворить текущую или перспективную потребность в операционной деятельности организации. Управление запасами – накопление и хранение сырья, материалов, полуфабрикатов незавершенной операции для непрерывной поддержки операционной деятельности, что связано со своевременным выполнением заказов. Иногда наличие запасов служит защитой от изменения цен или инфляции. Существует пять систем управления запасами: система удовлетворения годового спроса; «две корзины»; система цикличного заказа; система с фиксированным уровнем заказа; адаптационная система.

Выбор системы с фиксированным количеством или с фиксированным временем зависит от соотношения риска непредвиденного изменения спроса и удобства календарного планирования пополнения запасов. Ни одна из перечисленных систем не способна удовлетворить всем требованиям, поэтому многие организации пользуются комбинированным методом.

Управление операционными графиками – это совокупность работ (задач), которая включает последовательность, объем, сроки, состав исполнителей. Графики бывают директивные и сетевые. Операционный график составляется диспетчерской службой после утверждения последовательности работ. Трудоемкость работ по стадиям и этапам при составлении графика определяется одним из трех методов: статистическим, методом переводных коэффициентов и методом укрупненных нормативов. Иногда может использоваться сетевой график, который формируется только из двух элементов: работа, событие. В сетевом графике выделяют следующие виды работ: действительная работа, ожидание и фиктивная работа.

Управление незавершенными операциями – это процесс управления продукцией, находящейся в процессе операционной деятельности, т.е. изготовление которой не закончено. Эти продукты находятся на рабочих местах или на промежуточных складах, а также это может быть готовая продукция, которая находится в стадиях проверки, испытания или оформления. Наличие незавершенных операций предназначено для обеспечения бесперебойного и ритмичного хода операционной деятельности.

Управление операционными заданиями – это конкретные процедуры (операции, переходы) для рабочих мест, бригад или групп с фиксацией времени выполнения работ. Операционное задание – это план, указание или распоряжение, выданные в установленной форме по выполнению конкретной операции для реализации программы или графика выполнения работ подразделения или организации в целом.

Эти задания – продукт мыслительной деятельности, имеющей целью выполнение конкретных работ для получения результатов. Форма и порядок составления операционных заданий зависят от типа деятельности в данной организации. Операционные задания могут быть выданы в форме: заявки, контракта, заказа, календарного плана поставки или разнарядки. Операционные задания могут поступать из разных источников: от заказчика, от отдела продаж, от подразделений организации, от комплектовочных складов и т.д.

Управление использованием оборудования – это установление правил использования технических средств (механизмов, машин и т.д.) в конкретные моменты времени. Технические средства должны функционировать как можно полнее в течение рабочего времени, не считая времени ремонта, контроля или переналадок. Существует несколько показателей оценки состояния оборудования, в т.ч. уровень фондоотдачи, съем продукции с единицы, межремонтный срок работы. Профилактика и ремонт оборудования осуществляются в соответствии с регламентом и техническими условиями.

Управление готовой продукцией – это процесс завершения операционной деятельности, выполненный в соответствии с ГОСТ, ТУ или другими требованиями.Готовая продукцияслужит базой для расчета с потребителями, благодаря чему появляются экономические результаты деятельности организации (доход и прибыль), а также выявляется уровень затрат на операционную деятельность, определяются показатели использования оборотных средств и соотношения затрат и прибыли. Готовая продукция может находиться на складе, упаковываться, транспортироваться, приниматься потребителем. После оплаты потребителем готовая продукция исчисляется в стоимостном выражении.

Управление операционными дефектами – это деятельность по выявлению отклонений от предусмотренного ГОСТ или ТУ качества продукции/услуг. Для вычисления рисков покупателя и производителя нужно знать процент ожидаемых дефектов. Максимальный процент дефектов в отдельной партии, который готов принять покупатель, называется – допустимый процент брака в партии. Основная задача этого подпроцесса заключается в том, чтобы определить место, время и участников возникновения дефекта.

Управление продажами – это процесспродвижения результатов деятельности организации (продукции/услуг) к потребителю. Основными элементами процесса продаж продукции/услуг являются изучение продукции организации и имеющихся рекламных материалов; выбор сегмента рынка (регион, отрасль, виды организаций); подбор потенциальных потребителей (клиентов); установление контакта с потенциальным потребителем; ведение переговоров; заключение договора; выполнение договорных обязательств; выполнение последоговорных операций.

Важнейшая задача службы продаж в достижении поставленных целей по продвижению продукции к потребителю и, как следствие, завоевание определенной доли рынка.

Управление движением продукции – это деятельность по управлению за физическим перемещением продукции (сырья, полуфабрикатов и т.д.) от одного рабочего места к другому в организации, а также от самой организации к местам продажи с целью удовлетворения нужд потребителей с выгодой для организации. Сюда относится транспортное, складское и информационное обслуживание.

Управление послепродажным обслуживанием потребителей – это деятельность по сервисному и гарантийному обеспечению запросов клиентов организации. Сюда включается техническое, информационное, методическое и другие виды обслуживания как платные, так и обусловленные договором купли-продажи.

Продажи, перемещение и послепродажное обслуживание продукции может осуществлять одна организация, а могут разные – как связанные между собой, так и совершенно независимые.

Кроме вышеуказанных подпроцессов важную роль в операционном менеджменте имеет один из подпроцессов стратегического менеджмента, а именно – операционная политика организации, так как именно в этом подпроцессе вырабатываются основные концепции операционной деятельности.

Организация заинтересована получить больше дохода и прибыли от продажи своей продукции, для чего она должна знать положение дел на рынке, иметь квалифицированных менеджеров по продажам, проводить активную маркетинговую политику, вести сервисную, рекламную и консультационную деятельность.

Существуют различные показатели э ффективности операционной деятельности, в т.ч. количественные и качественные. Эти показатели показывают не только производительность и качество преобразования поступающих в систему ресурсов в конечный продукт (хотя это в действительности так и происходит), но и как процесс, имеющий множество внешних воздействий. Эффективность есть отношение стоимости входных ресурсов к стоимости выходной продукции. Это связано, как правило, с минимизацией затрат на операционную деятельность.

На крупных предприятиях существует вспомогательная операционная деятельность (ремонт, заготовительное производство, обслуживание, транспортирование и т.д.). Для этой деятельности выполняются аналогичные подпроцессы, которые имеют примерно одинаковые названия в организациях любого профиля и комплекс задач для реализации. Ведь если бы эта деятельность выполнялась на другом предприятии, она была бы основной и для неё. Например, изготовление инструмента для машиностроительного предприятия.

Системный граф подпроцессов операционного менеджмента представлен на рис. 20.

Взаимодействие подпроцессов операционного менеджмента является достаточно тесным и они находятся в непосредственном взаимодействии практически ежедневно, а иногда и ежечасно.

 

Рис. 20. Системный граф подпроцессов операционного менеджмента

 

Наличие тех или иных задач в операционном менеджменте организации зависит от вида операционной деятельности, ее масштаба, вида продукции/услуг и других факторов. Причем задачи могут называться разными наименованиями. Например, в образовательном учреждении «расписание занятий – это операционный график». Эти наименования сложно унифицировать, однако стремиться к этому необходимо для понимания специалистами форм и содержания одинаковых процессов операционного менеджмента.

Условия успеха на рынке – это хорошее качество товара, быстрое и недорогое обслуживание, высокий гарантийный срок, а также – и это приобретает все большее и большее значение при изобилии товаров – отличный маркетинг, т.е. эффективная организация всех операционных и сбытовых мероприятий (от закупки сырья до обслуживания покупателя), анализ рынка, стайлинг (форма и внешний вид) товара, определение вида упаковки, выбор товарной марки, фиксирование цены, эффективное управление сбытом, реклама.

Менеджмент качества обеспечивает соответствие уровня издержек организации и потребительской стоимости продукции и также включает несколько подпроцессов.

Управление сертификацией продукции – это деятельность по формированию гарантии определенного уровня качества продукции, которое удостоверяется компетентными органами.

Для этого необходимо создание условий для деятельности организаций на рынке; содействие потребителям в компетентном выборе продукции; защита потребителя от недобросовестности изготовителя; контроль безопасности продукции. Без сертификата продукция не подлежит реализации на рынке.

Управление лицензированием продукции – это процесс исследования и приобретения законного права на изготовление какой-либо продукции или вида деятельности. Для некоторых видов продукции это достаточно сложная процедура, для других – упрощенная.

Управление качеством ресурсов – это деятельность по обеспечению организации высокачественными исходными продуктами, которая зависит от правильного выбора поставщиков или собственных разработок. Качество ресурсов проверяется до того, как начнется изготовление продукции. Этот процесс резко усложняется, если организация пользуется большим количеством ресурсов (сырье, материалы, полуфабрикаты, энергия, ремонт, информация и т.д.).

Управление качеством операций – это степень безошибочности преобразования потребляемых ресурсов в готовую продукцию или услуги. Это касаетсяосновной деятельности любой организации, компонентами которой являются оборудование, технологии, персонал, инструмент. Высокое качество продукции достигается высоким уровнем состояния и взаимодействия этих элементов в операционном процессе.

Управление качеством готовой продукции – это процесс представления продукции в виде (упаковка, маркировка, наличие инструкций и т.д.), предназначенном для потребления, и содержит определенные гарантии того, что она пригодна для дальнейшего использования (эксплуатации) в качестве конечного продукта или ресурса.

Управление забракованной и дефектной продукцией – это процесс определения причин возникновения отклонений от стандартов или требований, появления дефектов при изготовлении продукции, а также выбора и назначения мероприятий по их устранению в будущем.

Управление качеством продукции на стадии эксплуатации. В процессе использования товара проявляются основные параметры качества продукции или услуг. Основные критерии: количество отказов в период гарантийного срока, среднее время между отказами продукции, удовлетворенность потребителей свойствами продукции. Эксплуатационные характеристики продукции, в конечном счете, определяют потребительскую стоимость продукции.

Все подпроцессы менеджмента качества связаны между собой и могут быть представлены в виде системного графа (рис. 21).

Важную роль играет информация о качестве, в т.ч. регистрация, учет, систематизация и выдача данных о различных параметрах продукции соответствующим подразделениям для анализа и разработки необходимых мероприятий. Кроме того, важно накапливать сведения о различных факторах в базе данных по качеству. В условиях жесткой конкуренции и наличия у крупных организаций филиалов оперативное получение и передача информации приобретает первостепенное значение.

Для поддержания и развития качества продукции или услуг любой организации необходимо иметь программу улучшения качества. Мероприятия по развитию качества могут начинаться с доведения информации по качеству до соответствующих подразделений, которые анализируют ее и принимают соответствующие решения. Мероприятия бывают корректирующие, предупредительные и профилактические.

Рассмотренные подпроцессы менеджмента качества позволяют в целом обеспечить уровень качества на всех стадиях жизненного цикла продукции и представляют собой систему управления качеством продукции.

Дадим краткую характеристику подпроцессов менеджмента персонала организации.

Управление потребностью в персонале – это подпроцесс определения наличия вакантных мест, которые необходимо заполнить в соответствии с основными параметрами (количество, качество, время принятия), а также с требуемыми характеристиками специалистов.

Управление подбором персонала – это подпроцесс привлечения кандидатов на должность, отвечающих необходимым требованиям для занятия вакантных рабочих мест, а также определения соответствия виду деятельности и принятия решения о пригодности кандидатов к должности.

Управление заработной платой и льготами работников – это подпроцесс определения уровня вознаграждения по соответствующей должности и социальных льгот для различных категорий персонала, а также их изменение в соответствии с различными факторами (инфляция, профессионализм, движение по служебной лестнице).

Управление документацией по персоналу – это подпроцесс планомерного оформления, ведения, хранения и выдачи кадровых документов по каждому отдельному сотруднику организации. В настоящее время многие организации ведут базу данных персонала с использованием программных средств.

Управление расстановкой персонала – это подпроцесс распределения (и перераспределения) работников по рабочим местам (должностям) на базе научно-обоснованных норм затрат труда, а также с соблюдением определенных для данных условий пропорций по квалификации, социальной активности, возрасту, полу с учетом совместимости сотрудников.

Управление адаптацией персонала – это подпроцесс приспособления к содержанию и условиям организационной культуры и непосредственной социальной среде организации для эффективной деятельности и адекватного поведения.

Управление обучением работников – это подпроцесс, осуществляемый в целях получения профессиональных навыков и умений для выполнения конкретных должностных обязанностей. Предусматривает разные уровни подготовки (разряд, категория).

Управление движением персонала – это подпроцесс перемещения работников внутри организации, включающий повышение, понижение в должности, перевод на другую должность, увольнение и т.д.

Управление квалификациейперсонала – этоподпроцесс целенаправленного повышения профессиональной компетенции специалистов для выполнения задач более высокого уровня.

Управление резервом управленцев – это подпроцесс выделения некоторых специалистов организации, обладающих соответствующим потенциалом для занятия в перспективе вышестоящих управленческих должностей.

Управление карьерой управленцев – это подпроцесс определения индивиндуально-осознаной позиции некоторых специалистов и её поддержки для последовательного продвижения по служебной лестнице в организации.

Управление развитием персонала – это подпроцесс улучшения личностных качеств специалистов, которые способствуют увеличению потенциала специалистов организации.

Управление сертификацией персонала – это подпроцесс, посредством которого третья сторона письменно удостоверяет, что конкретный специалист организации соответствует определенным квалификационным требования по конкретной профессии.

Управление потенциалом специалистов – это подпроцесс определения перспективных возможностей работника на основе фиксации изменения его различных профессиональных и личностных качеств за определенный период времени.

Управление оценкой персонала – это подпроцесс, осуществляемый для определения соответствия работника вакантному или занимаемому рабочему месту (должности) на основе его индивидуального вклада в деятельность организации, личностных качеств и динамики профессионального развития.

Системный граф менеджмента персонала, включающий в себя рассмотренные выше подпроцессы, представлен на рис. 22 [32].

Менеджмент маркетинга организации включает несколько подпроцессов. Исследование рынка представляет собой непрерывный процесс, так как рыночные факторы постоянно изменяются. Информация о рынке собирается и анализируется специалистами организации. На основе этой информации в организации принимаются решения о дальнейшей операционной деятельности как в маркетинге, так и в организации в целом.

Каждый подпроцесс исследования рынка представляет собой отдельный вид исследовательской деятельности, но вместе с тем участвует в формировании общей картины рынка. Никогда нельзя со стопроцентной уверенностью говорить, что рынок исследован, даже если все факторы рынка изучены. Для успешного исследования рынка необходимо подобрать адекватные методы маркетинга. Это связано с квалификацией персонала, временем, возможностями и другими особенностями конкретной организации. Рассмотрим подпроцессы менеджмента маркетинга подробнее.

Управление исследованием потребителей – определение характера требований потенциальных и реальных потребителей к продукции, которую выпускает организация. Выделяются группы возможных потребителей с одинаковыми требованиями. Анализируются мотивы, которыми руководствуются потребители при выборе продукции.

В конкурентной среде, в которой находится организация, необходимо производить только то, что можно продать и по соответст-вующей цене. Сюда относится качество производства продукции.

Управление исследованием конкурентов – процесс изучения методов, которыми действуют организации, производящие аналогичную продукцию. Эффективность и продуктивность зависят от конкурентной рациональности организации, т.е. силы ее соревновательного духа и умения принимать эффективные управленческие решения.

Управление квалификацией персонала

 

Рис. 22. Системный граф менеджмента персонала

Управление исследованием поставщиков. При исследовании поставщиков обращается внимание на общую репутацию поставщика, а также: на условия платежа, удобство заказа, надежность продукции, цену, скидки, соблюдение сроков поставки, простоту содержания и ухода, послепродажное обслуживание.

Собранные данные отражают поведение и тенденции рыночных факторов в конкретный период времени. Маркетинговая информация должна отражать динамику различных рыночных факторов за несколько лет. Чтобы успешно функционировать на рынке, организация должна получать адекватную информацию до, в процессе и после принятия решений. Без нее не обойтись при реализации основных подпроцессов маркетинга, в которых определяются параметры деятельности организации.

Управление сегментацией рынка. Организация, которая выбирает модель сегментации, наилучшим образом объясняющую, как и почему потребители различаются в своих предпочтениях и в поведении, а также по отношению к рынку продукции, имеет явное конкурентное преимущество над конкурентами. Исследование рыночного сегмента – это отслеживание колебаний в спросе и предложении, а также понимание, почему они происходят.

Управление позиционированием продукции – это разработка концепции продвижения на рынок продукции организации. Это выполняется так, чтобы на конкретной рыночной нише смогли быть реализованы конкретные привлекательные черты продукции, а также
определены её место и положение относительно продукции конкурентов.

Позиционирование продукции осуществляется на розничном и (или) на оптовом рынке. Различные виды продукции требуют реализации соответствующих стратегий продаж. Стратегия продаж продукции через розничную торговлю может строиться по трем основным схемам: интенсивной, селективной и с исключительными правами. На оптовом рынке существуют две категории организаций: полнопрофильные и узкопрофильные. Организации реализуют продукцию на оптовых рынках для использования в операционных целях, а также оптовым, розничным организациям и частным лицам для перепродажи.

Управление рекламной деятельностью – важнейший процесс, которым пользуется любая организация для достижения наивысшего уровня продаж. Посредством этого подпроцесса организация информирует потребителей о возможностях своей продукции (о ее уникальных характеристиках и (или) низкой цене) в надежде на то, что эта информация поможет потребителю откликнуться на призыв организации.

Управление каналами распределения продукции. Во многих случаях каналы распределения имеют сложившиеся подходы, ограничения и режим деятельности. Для усиления своих позиций на рынке организации используют различные приемы, пытаясь внести коррек-тивы в установившейся порядок проникновения ее продукции на рынок. Выбор канала распределения является очень важным управленческим решением, так как канал распределения – это путь, по которому продукция движется от производителя к потребителю.

Управление жизненным циклом продукции – это процесс от возникновения какой-либо продукции до прекращения ее востребованности рынком. При этом необходимо как можно раньше определить перспективы продукции на рынке в течение определенного времени.

Все подпроцессы менеджмента маркетинга связаны между собой и могут быть представлены в виде системного графа (рис. 23). Рассмотренные подпроцессы менеджмента маркетинга позволяют в целом представить объекты маркетинговой деятельности: исследование рыночных объектов, определение методов доведения продукции до потребителя и информационные процессы, связанные с ними.

 

 

 

Рис. 23. Системный граф подпроцессов менеджмента маркетинга

Финансовый менеджмент включает достаточно большое количество подпроцессов, которые представлены ниже.

Управление ценообразованием продукции. Исследование позиционирования продукции позволяет определить начальную цену, с которой организация выходит на рынок. В результате процесса ценообразования устанавливаются уровень продаж и доля рынка, необходимые для достижения целей организации, связанных с прибылью. Затем цена должна подвергается корректировке в связи с конкретными условиями на рынке.

Управление денежными активами и пассивами – это процесс определения потребности в денежных средствах для обеспечения
текущих и инновационных программ деятельности организации. Это могут быть как собственные, так и заемные средства, необходимые для нормальной деятельности организации и (или) реализации разработанных бизнес-планов.

Управление денежными потоками – это деятельность по продвижению денежных средств от одной организации к другой через банковскую систему в соответствии с нормами финансовой деятельности.

Управление основными фондами – это процесс управления денежными средствами на приобретение, поддержание и ликвидацию основных фондов (земли, зданий, оборудования и т.д.) с целью оптимизации их наличия для поддержания операционной деятельности.

Управление оборотным капиталом – это процесс определения объема финансовых средств на текущие запасы с целью их минимизации без ущерба для операционной деятельности.

Управление дебиторской задолженностью – это деятельность по оценке состояния долгов и возможностей дебиторов по их погашению, а также выработка и реализация мер по ее сокращению.

Управление кредиторской задолженностью – это процесс оценки состояния долгов организации кредиторам, выработка и реализация мер по их сокращению или реструктуризации.

Управление инвестициями – это процесссведения вместе тех, кто предлагает деньги (имеющих временно свободные средства), с теми, кто предъявляет спрос (испытывающими потребность в них). Обе стороны обычно встречаются в финансовых институтах или на финансовом рынке. Иногда, в частности при сделках с имущественными ценностями (например, с недвижимостью), продавцы и покупатели вступают в сделку напрямую.

Управление ценными бумагами – это деятельность по управлению финансовыми инструментами индивидуальных инвесторов и юридических лиц, в т.ч. акциями, векселями, опционами, товарными и финансовыми фьючерсами.

Управление финансовыми рисками. Под риском понимается возможная опасность потерь, вытекающая из конъюнктуры рынка и деятельности других организаций и финансовых институтов. Риском в финансовой деятельности нужно управлять, т.е. использовать различные методы, позволяющие прогнозировать неблагоприятные события и принимать меры по снижению степени риска.

Управление страхованием – это процесс разработки решений и их реализация по защите имущества и денежных средств от влияния различных рыночных факторов (потерь, колебания валюты).

Управление финансовым аудитом – это процесс исследования и оценки текущего финансового состояния организации по основным экономическим показателям, а также динамики изменения этих показателей за определенные периоды времени.

Управление финансовой отчетностью – это процесс представления обобщенной информации о финансовом положении и деятельности организации, а также изменениях в ее финансовом положении за отчетный период в удобной форме для принятия управленческих решений.

Основой финансовой отчетности организации является бухгалтерский учет, который имеет высокую степень формализации, благодаря чему существуют несколько автоматизированных систем.

К бухгалтерскому учету предъявляются жесткие требования: строгая унификация; ориентация на определенные показатели; четкие сроки отчетности перед различными организациями.

Системный граф финансового менеджмента изображен на
рис. 24.

Дадим краткую характеристику подпроцессам инновационного менеджмента.

Управление потребностью в инновациях – это процесс определения необходимости развития организации. Это может касаться любой области деятельности организации. Чаще всего это новая продукция, новая технология, новое оборудование. Но может быть и освоение нового рынка, использование нового вида рекламы, введение нового метода оценки персонала. Результатом такой работы является программа развития организации.

 

 

Рис. 24. Системный граф подпроцессов финансового менеджмента

Управление прикладными исследованиями – это деятельность по проведению собственных научных исследований или привлечению для этого сторонних организаций по модернизации продукции, технологии ее изготовления или других объектов организации.

Управление инновационным проектированием – это процесс, состоящий из нескольких этапов по разработке проектных решений, по созданию нововведений для повышения конкурентоспособности организации.

Управление внедрением инноваций – это многоэтапный процесс доведения нововведений до достижения значимого коммерческого результата.

Управление экспериментами – это процесс проведения испытаний нововведений в рамках организации и на рынке с целью получения заданных результатов

Управление инновационным потенциалом – это процесс развития операционных мощностей и интеллектуальных возможностей организации для успешного генерирования инноваций и их продвижения на рынке.

Управление приобретением инноваций – это совокупность действий по исследованию и покупке нововведений у других организаций для использования их в процессе деятельности организации.

Управление экономикой инноваций – это процесс определения экономических показателей для обоснования целесообразности дальнейшего продвижения нововведений по этапам инновационного процесса.

Рассмотренные выше подпроцессы связаны между собой и представлены на рис. 25.

 

 

Рис. 25. Системный граф подпроцессов инновационного менеджмента

 

Инновационный менеджмент поставляет либо новые продукты для операционной деятельности, либо другие новинки для развития подпроцессов управленческой деятельности.

Информационный менеджмент представляет собой совокупность нескольких подпроцессов.

Управление потребностью в информации – это процесс определения необходимости получения данных различного профиля для организации. Эти данные должны способствовать пониманию различных аспектов внешней среды, а также социально-психологи-ческих процессов в организации.

Управление информационными технологиями – это процесс использования ЭВМ и программных средств для сбора, обработки, хранения и выдачи информации в виде, удобном для использования в управленческой деятельности.

Управление документооборотом – это деятельность по обеспечению информацией подразделений и работников организации на различных носителях, передача этих носителей из одного подразделения в другое, использование документов для решения задач и принятия управленческих решений.

Управление офисной деятельностью – это процесс управления обеспечением деятельности по поддержке управленческих решений и связи с внутренней и внешней средой организации.

Менеджмент безопасности жизнедеятельности составляют несколько подпроцессов.

Управление экономической безопасностью – это процесс выбора экономических параметров защищенности организации и создание условий поддержания этих параметров на заданном уровне.

Управление информационной безопасностью – это процесс обеспечения конфиденциальности информации, циркулирующей в организации, а также ограничения несанкционированного доступа к любой другой информации в организации.

Управление безопасностью персонала – это деятельность по ограничению доступа в организации посторонних лиц и физической защите специалистов и руководителей от нежелательных контактов.

Управление безопасностью операционной деятельности – это процесс обеспечения безопасных условий труда при соприкосновении с техническими средствами, окружающей средой и вредными веществами.

Реализация этих подпроцессов позволит организации защитить свои объекты и процессы от несанкционированного входа и использования их во вред организации как внутри, так и вне ее.

Таким образом, СУ организации представляет собой совокупность подпроцессов, взаимосвязанных между собой, которые реализуют специалисты различных профессий. Чаще всего подразделения формируются по функциональному принципу. Однако иногда встречается и процессный способ выделения подразделений организации.

Так как подпроцесс представляет собой сложный конгломерат различных процедур (операций), связанных с использованием различных функций управления, то напрямую управлять подпроцессами невозможно. Для этого надо представить подпроцесс в виде взаимосвязанных элементов, которые выше были названы функциональными задачами управления.

Для всех подпроцессов в любом виде менеджмента могут быть реализованы функции управления (прогнозирование, планирование, регулирование, организация, нормирование, координация, учет, контроль, анализ), описанные выше.

Таблица 2

12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: