Технологии реализации элементов

МЕНЕДЖМЕНТА

Важную роль в управленческой деятельности играют элементы менеджмента, которые подробно описаны в главе 7. Рассмотрим некоторые технологии по реализации элементов менеджмента.

В управленческой деятельности способность оказывать влияние на поведение и деятельность людей называется властью [31]. Власть может относиться к индивиду, группе и организации в целом.

Определение власти как элемента управленческого процесса подразумевает:

что это потенциал, имеющийся у пользователя, т.е. она существует не только тогда, когда применяется;

между тем, кто использует власть, и тем, к кому она применяется, существует взаимозависимость;

тот, к кому применяется власть, имеет некоторую свободу действий.

Власть может существовать, но не использоваться. Если сотрудник работает по правилам, то у руководителя нет необходимости применять к нему имеющуюся у него власть.

Власть – это функция зависимости, а точнее, взаимозависимости. Чем больше один человек зависит от другого, тем больше власти и у того, и у другого. Обладание властью – это возможность влияния на удовлетворение потребностей.

Власть – это социальный по своей сути термин. Власть имеет один индивид в отношении другого, одна группа – в отношении другой и т.п. Концепция власти строится на взаимодействии людей и групп в организации. Власть используют и начальники, и подчинённые для того, чтобы достичь своих целей или укрепить своё положение. Власть пронизывает всю жизнь организации, поддерживает её структуру. Без власти нет организации. Успех и неудачи в применении власти или реакция на неё в основном определяются пониманием власти, знанием, как и когда её пользоваться, а также способностью предвидеть последствия её использования.

Власть никогда не бывает абсолютной и неизменяющейся. Власть – это отношения в динамике, отношения, меняющие и ситуацию, и людей. Известно, как меняются рейтинги руководителей, проведенные в разное время. Поэтому понимание отношений власти требует уяснения конкретной ситуации и тех, кто в неё вовлечён.

Существует несколько типов власти. Приведем их краткие характеристики.

Экспертная власть – способность руководителя влиять на поведение подчинённых в силу своей подготовки и уровня образования, опыта и таланта, умений и навыков, а также наличия специализированных знаний. Экспертная власть не связана жёстко с определённой должностью. Уровень экспертной власти определяется уровнем, на котором руководитель демонстрирует свою компетентность при анализе, оценке и контроле работы подчинённых. Специализация в знаниях ограничивает применение экспертной власти. Недостатком такой власти страдают молодые руководители, и им требуется время для того, чтобы её обрести и эффективно использовать.

Эталонная власть связана со способностью управленца влиять на поведение подчинённых благодаря его привлекательности, наличия у него харизмы. Харизма – это власть, основанная на силе личностных качеств и стиля руководителя. Власть примера нередко формируется по мере отождествления подчинёнными себя со своим руководителем вплоть до подражания ему во всём. Это стремление незаметно подводит подражателя под влияние того, кому он подражает. Чем больше управленец является для кого-то идеалом, тем больше его уважают, подкрепляя тем самым его личностную основу власти.

Власть, основанная на принуждении, – это способность управленца влиять на поведение подчинённых посредством наказания, выговоров, штрафов, понижения в должности, увольнения и т.п. Подчинённые следуют указаниям, так как боятся быть наказанными. Поэтому в основе восприятия данного источника власти лежит страх. Следует помнить, что вообще власть чаще используется там, где поведение отклоняется от установленных образцов. Однако страх ограничивает инициативу, творчество и может вести к свёртыванию работы. Особенно это относится к предпринимательским организациям. Руководители могут сами ослаблять власть принуждения своими неверными действиями, несправедливо наказывая подчинённых.

Также существуют такие типы власти, как власть, основанная на обязанности, власть убеждения. Кроме того, руководитель в своей деятельности может использовать такие виды влияния как манипулирование окружением другого человека и манипулирование изменением сил, которые действуют на человека. Технологии различных типов власти и манипулирования представлены в прил. 17-24.

Эти технологии в некоторой части похожи друг на друга, т.е. имеют схожие операции, однако отличаются методами и средствами, которые и создают, в конечном итоге, существенное отличие на практике и в результатах.

Коммуникации или деловое общение – один из основных элементов поведенческого менеджмента. Можно быть преуспевающим физиком-теоретиком или программистом и не уметь общаться. Однако не может быть преуспевающего руководителя, испытывающего трудности с коммуникациями [27].

Коммуникации включают в себя вербальные и невербальные каналы передачи информации. При этом информация, поступающая по невербальным каналам, может как подкреплять, так и противоречить сообщению, передаваемому при помощи слов. Невербальный язык менее контролируем сознанием, чем вербальный, а потому и более достоверен. Если информация, поступающая по невербальному каналу, противоречит информации, полученной по вербальному, то верить следует невербальной.

Коммуникации – двусторонний процесс, в котором восприятие чужих идей занимает в полтора раза больше времени, чем изложение своих. Поэтому умение слушать и подтверждать партнеру понимание его идей критично для установления взаимопонимания. Общение включает в себя фазы формирования идеи и облечения ее в слова, передачи и восприятия сообщения, обратной связи. В каждой фазе возможны ошибки, приводящие к потере взаимопонимания.

Сообщения имеют разные картины мира, интересы и позиции. Сообщение следует строить на основе картины мира собеседника и говорить о его проблемах, а не о своих. Слова и термины также могут иметь свой, особенный для каждого участника общения смысл. Разные смыслы приводят к различным толкованиям слов. Возможную путаницу можно предотвратить, если использовать профессиональные термины собеседника и конкретные (а не абстрактные) слова. При этом полезно согласовать значения тех слов, которые могут иметь несколько толкований.

Слова также могут иметь эмоциональную окраску, причем различную для разных собеседников. Слов, имеющих для собеседника негативную окраску, следует избегать. Взаимопониманию могут также мешать помехи при передаче сообщения. К их числу относятся физические факторы, противоречивые сигналы и избыточное чис­ло посредников.

Полученное сообщение воспринимается собеседником. Восприятию сообщения могут мешать физические факторы, эмоциональное состояние, недостаток внимания. Конкуренция со стороны других сообщений также не способствует восприятию.

Получение сообщения подтверждается обратной связью, которая позволяет оценить степень восприятия и интереса аудитории.

Таким образом, для установления взаимопонимания нужно четко представлять цели сообщения и аудиторию, сконцентрироваться на сути и избавиться от лишних деталей, выделить ключевые идеи и дать им необходимую поддержку, устранить помехи, использовать обратную связь.

Коммуникативные технологии означают, прежде всего, трактовку ее процедур как управление формированием системы социальных позиций, взглядов, оценок и т.д. Каждый акт общения состоит из цепи взаимосвязанных коммуникативных действий. Структура взаимодействия, взаимная связь, взаимные изменения субъектов общения представляют собой систематическое устойчивое выполнение действий, которые направлены на то, чтобы вызвать ответную реакцию партнера, при этом вызванная реакция, в свою очередь, порождает реакцию воздействующего. Взаимодействие – это процесс, который складывается из физического контакта, совместного перемещения в пространстве, совместного группового или массового действия.

Деятельность управленца сопряжена с постоянными коммуникациями. При этом круг людей, с которыми приходится общаться, очень широк и разнообразен, так же как и формы общения. Рассмотрим наиболее часто используемые в организациях виды коммуникационных технологий.

Совещание представляет собой способ открытого коллективного обсуждения и коллективных решений. Регламент совещания начинается с открытия совещания в точно назначенное время, независимо от того, сколько человек ещё не подошло, соблюдается продолжительность совещания. Оптимальная длительность совещаний: оперативных – 20-30 минут; проблемных 1,5-2 часа.

Рассмотрение одного сложного вопроса должно укладываться в 40-45 минут, выступления в прениях – 5-15 минут. Рекомендуется на совещании с десятками участников через каждые 45-50 минут делать перерыв на 10 минут, с сотнями участников – через каждые 1,5 часа объявлять перерыв на 15 минут.

Специально избранная комиссия по подготовке решения составляет проект, который зачитывается на совещании. Участники совещания вносят в проект добавления и изменения. После этого решение утверждается на совещании. Председатель совещания подводит итоги обсуждения и формулирует решение, которое обсуждается и утверждается. Технология совещания представлена в прил. 25.

Переговоры – это процесс выбора темы, партнера, места и времени, подготовки всех документов. Лица, участвующие в переговорах, излагают цели и проблемы, отстаивают собственные позиции и путем поиска и компромиссного решения приходят к окончательному уточнению решения по результатам переговоров.

Ведение телефонных переговоров. Основные правила:

краткость (говорить только по существу, о самом главном, без излишних подробностей);

вежливость (доброжелательный тон, употребление общепринятых форм общения, четкое произношение слов);

сдержанность (умение вести разговор терпеливо, без мимики, эмоций, спокойно).

Технология переговорного процесса представлена в прил. 26.

Презентация распространяется в деловом мире как средство привлечения партнеров и установления деловых отношений.

Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам: открытие выставки, лицея, колледжа; премьера в театре; выход книги известного автора; основание нового банка, фирмы; новые правила или законы и т.д.

Презентация дает повод пригласить нужных политических и общественных деятелей, предпринимателей, банкиров, спонсоров, представителей различных фирм как для укрепления старых связей, так и для установления новых деловых контактов. Для проведения презентации определяются место и сроки проведения этого мероприятия, разрабатывается сценарий (программа). При этом тщательно продумывается список лиц, которым заранее посылают приглашения. Продолжительность презентации 1,5 - 2 часа, начало предусмотреть до 15 часов.

Основные цели презентации:

оповещение о событии, достойном внимания аудитории. Результат – абстрактное знание, не связанное с интересами людей;

приобщение аудитории к деятельности, программе, целям и задачам организации, проводящей презентацию.

Таким образом, стратегия презентации – это единство оповещения, приобщения и содействия.

Неглавные цели презентации:

развлечение участников и гостей;

завоевание симпатий публики в момент выступления главного оратора;

удивление аудитории стилистическими красотами проспектов.

Без элементов развлечения презентация рискует превратиться в скучное совещание. Если вначале нравятся носители идей, то затем и сами идеи. Если команда презентации активно не нравится аудитории (небрежно одеты, плохие манеры и т.д.), ей не понравятся и цели всего мероприятия.

Не удивить чем-нибудь публику на презентации – значит не выделить это мероприятие из ряда ему подобных. Что-то должно быть неповторимое, оригинальное (сувенир, талисман, буклет, редкая книга и т.п.). Естественно, не следует сопровождать презентацию бесконечным каскадом оригинальных придумок, чтобы не превратить её в аттракцион.

В сценарии любой презентации предусматриваются беседа с публикой, диалог, ответы на вопросы. Эта часть должна быть минимальной по времени, если предусмотрен какой-то вид неформального общения в конце презентации.

В программу презентации может быть включена пресс-конфе-ренция, заранее предусмотрен обмен речами.

Необходимо включить в сценарий презентации видеоматериалы: схемы, графики, таблицы, лозунги и транспаранты, слайд-фильмы, ТВ-клипы, компьютерная графика, видеоролики пр., что воздействует на аудиторию наилучшим образом (если это подключение целесообразно). При этом не нужно стремиться к использованию максимального набора видеосредств – в каждой ситуации эффективны лишь некоторые из них.

Презентация может сопровождаться концертными и эстрадными номерами. Во второй её половине проходит прием коктейлей, фуршет, обед-буфет, холодный буфет. На презентациях сервировка не очень сложна, правила поведения не столь строги, как на официальных приемах – все проще и уютнее.

Главная цель – общение людей между собой, знакомство, установление контактов. Не следует жалеть своих визитных карточек, необходимо обмениваться ими с заинтересовавшими людьми – отдача будет сторицей.

После презентации по её итогам выпускаются пресс-релиз, видеосюжеты, которые дублируют основные идеи презентации.

Пресс-секретарь обращается к журналистам, договаривается о публикациях и ТВ-передачах.

Технология презентации приведена в прил. 27.

Деловая беседа – это речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем. Одна из главных задач беседы – убедить собеседника принять конкретные предложения. Технология деловой беседы представлена в прил. 28.

Конференция является наиболее известной формой коммуникационного общения в научных и профессиональных кругах. Другими подобными формами делового общения являются семинар и симпозиум. Это наиболее демократичные формы общения коллег и специалистов. Подготовка подобных мероприятий может занимать от нескольких месяцев до нескольких лет. Технология проведения конференции представлена в прил. 29 и 57.

Дискуссия предполагает деловое общение людей на основе доводов и аргументов на грани конфликта, нахождение решения путем сопоставления различных мнений. Иногда это может быть обмен мнениями, демонстрация и обоснование позиций по каким-либо проблемам. Дискуссия – это многоэтапный процесс, иногда с пов-торяющимися циклами. Технология дискуссии представлена в
прил. 30.

Групповая работа является мыследеятельностной технологией, включающей несколько крупных процедур: группообразование, организация позиционной динамики, организация конфликта, организация сотрудничества, организация соревнования. Эта технология ориентирована на выработку коллективных решений по сложным проблемам и представлена в прил. 31.

Другие коммуникационные технологии, такие как протокольная встреча с иностранцами и прием гостей,представлены в работе [27]. Отметим, что представленными выше технологиями коммуникации не исчерпываются.

Эффективность всех видов деловых коммуникаций зависит от времени и места проведения, опыта специалистов, уровня затрат и других факторов.

Мотивация – это совокупность внешних и внутренних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают ее границы и формы и придают ей направленность. Зная мотивы, можно разработать эффективную систему менеджмента персонала. Для этого нужно знать механизмы возникновения мотивов и приведения их в действие. Потребности возникают и находятся внутри человека, они достаточно общие для разных людей, но имеют определенное индивидуальное проявление. Устранить потребности можно по-разному: удовлетворить, подавить или не реагировать на них.

Мотив вызывает определенные действия человека, находится «внутри» человека, зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним мотивов. Человек может воздействовать на свои мотивы, приглушая их действие или даже устраняя их из своей мотивационной совокупности. Часто поведение человека определяется не одним мотивом, а их совокупностью, в которой мотивы находятся в определенном отношении воздействия на человека.

Мотивирование – это процесс воздействия на человека с целью побуждения его к определенным действиям путем развития в нем определенных мотивов. Эффективность управления в огромной степени зависит от того, насколько успешно осуществляется мотивирование. Процесс мотивации представляется в виде шести стадий:

возникновение потребностей – проявление ощущения, что человеку чего-то не хватает;

поиск путей устранения потребностей;

определение направления действия. Появляются вопросы: что нужно сделать, чтобы устранить потребность; в какой мере можно добиться желаемого;

осуществление действий, которые должны устранить потребности. Процесс работы оказывает обратное влияние на мотивацию;

предварительная оценка результатов. Выясняется, насколько действия дали желаемый результат. Происходит ослабление, сохранение, либо усиление мотивации к действию;

удовлетворение потребности. Человек либо прекращает, либо продолжает осуществлять действия по устранению потребностей.

Технология процесса мотивации изображена в прил. 44. Важнейшим фактором повышения производительности и качества работ является наличие стройной системы мотивации в организации и механизмов ее доведения до каждого работника.

 

 

Вопросы для повторения и обсуждения

 

1. Назовите основные этапы технологии мотивации персонала организации.

2. Последовательность возникновения и преодоления конфликта в организации.

3. Основные виды реализации властного влияния в управленческой сфере.

4. Назовите виды деловых коммуникаций в управленческой деятельности.

5. Основные этапы технологий коммуникаций

6. Каков процедуры подготовки и проведения переговоров?

 

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: