 |
Реквізити документа.
|
|
|
|
Кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Найчастіше вживані реквізити:
Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку.
Назва виду документа - розташовується зліва або посередині рядка. Залежно від назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
Дата - документ датується днем його підписання або затвердженням. Якщо документ складено на бланку, дату ставлять у лівій верхній частині, а якщо ні, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом ( 23 липня 2003 року) або цифровим - трьома парами арабських цифр - 23. 07. 03. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.
Адресат - в особових офіційних документах розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка.
Заголовок до тексту - друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника про.
Текст - складається з таких логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки.
Підпис - підписують, як правило, перший примірник документа. Розрізняють особистий і службовий підпис. У заяві, автобіографії, пояснювальній записці - особистий підпис, До складу службового підпису входять: зазначення посади (ліворуч); ініціали і прізвище особи, що підписала документ (праворуч); підпис (посередині).
|
|
|
Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагає особливого засвідчення. Розташована так, щоб охопити назву посади і власне підпис.
Документи щодо особового складу. Повторити основні документи особового складу (автобіографію, заяву, характеристику, які вивчались раніше в курсі української мови).
Резюме - це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу. Реквізити:
1. Назва виду документа;
2. Текст, що містить таку інформацію:
- домашня адреса, телефон;
- прізвище, ім’я по батькові;
- мета написання документа;
- особисті дані (дата народження, сімейний стан; національність (якщо потрібно);
- відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);
- відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз), попередні посади, із зазначенням стажу роботи);
- відомості про публікації (якщо потрібно);
- інша інформація, на вимогу роботодавця.
3. Дата (при потребі);
4. Підпис (при потребі).
Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії.
Практична робота. Укласти резюме відповідно до реквізитів.
Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівництвом установи і стосується організаційних та кадрових питань. За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу (кадрові) та накази із загальних питань (організаційні, із питань основної діяльності).
У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення, звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників.
Серед організаційних наказів розрізняють:
- ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації;
|
|
|
- на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.
3. Місце видання.
4. Номер.
5. Дата.
6. Заголовок.
7. Текст, що складається з двох частин:
- констатуються та аналізуються факти (вступ, доведення, висновок);
- подаються розпорядження, заохочення або стягнення (дія, термін, виконання та відповідальність за виконання).
8. Підпис керівника установи.
9. Печатка.
Практична робота. За поданим зразком укласти наказ про проведення конкурсу знавців української мови імені П. Яцика.
Розпорядження - правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, наданої посадовій особі. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола осіб і питань
Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово наказую заміняють його відповідниками: вимагаю, дозволити, доручаю, забезпечити, зобов’язую, пропоную. На відміну від наказу, який може стосуватися загальних, всеохоплюючих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.
Реквізити:
1. Назва структурного підрозділу.
2. Коди.
3. Назва виду документа.
4. Дата.
5. Місце видання.
6. Заголовок до тексту.
7. Текст, що містить такі частини:
- констатуючу (вказується мета або причина видання);
- розпорядчу (вказуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за виконання).
8. Підпис.
Домашнє завдання. Укласти розпорядження щодо організації шефського концерту для ветеранів.
ТЕМА №13 Укладання довідково-інформаційних документів (листи-запити, листи-відповіді, виробничі звіти, виробничі протоколи, витяги з протоколу ).
Студенти повинні знати: етикет ділового листування; класифікацію службових листів та правила їх оформлення; вимоги до написання виробничих звітів; вимоги до оформлення тексту протоколу.
Студенти повинні вміти: складати листи-запити, листи-замовлення, рекламні листи; правильно писати виробничі протоколи та витяги з протоколу.
|
|
|
Література:
1. Зарицька І. М., І. О. Чикаліна. Українське ділове мовлення, с. 70 - 72, 96-98
2. Глущик С. та ін. Сучасні ділові папери. с. 112-117
3. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. С. 94-96, 100-105
Зміст заняття
1. Коментар самостійно укладених розпоряджень.
2. Вивчення нового матеріалу.
Етикет ділового листування. При складанні документів потірбно дотримуватися етикетних норм..
Особливої ваги етикетні норми набувають при листуванні, коли йде обмін інформацією і відбувається спілкування на письмі.
У діловому листування розрізняють листи-запити, листи-відповіді, листи-пропозиції, листи-вимоги, претензійні листи, листи-замовлення, рекламні листи тощо.
Усі листи поділяються на такі, що потребують відповіді (прохання, звертання, пропозиції, запити, вимоги), і такі, що не потребують відповіді (попередження, нагадування, підтвердження, відмови, розпорядження, гарантійні та інформаційні).
При складанні листів потрібно пам’ятати про такі правила етикету.
1. Чітко дотримуйтесь вимог оформлення.
2. При звертаннях використовуйте супровідні слова: пан, товариш, добродій, шановний, вельмишановний. Пам’ятайте, що при безпосередньому звертанні нормою української мови є кличний відмінок.
3. Займенник Ви, Ваш пишіть з великої літери.
4. Виклад змісту повинен бути аргументованим, тому обов’язковими є посилання на інші документи (договори, розрахунки, акти тощо). Будьте лаконічні. Намагайтесь викладати інформацію чітко і по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою. Пишіть коротко і просто.
5. Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Основну увагу - найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.
6. Уникайте багатозначності і не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи викладайте чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.
7. Уникайте категоричності. Щоб зняти категоричність, потрібно замінити особові форми дієслів безособовими. Наприклад, замість Ви не виконали писати Вами не виконано, замість ми передаємо справу до суду писати справу буде передано до суду. Для зняття категоричності можна використовувати вставні слова. Наприклад, За такі результати праці Ви не можете отримати премії - На жаль, за такі результати праці Ви не можете отримати премії.
|
|
|
8. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти. Завершальні слова можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо.
9. Прощальні фрази добирайте залежно від рівня стосунків (партнерства) на зразок: Завжди щиро Ваш... Із найліпшими побажаннями.. Щиро відданий Вам... Бажаємо успіхів... Із повагою... Із вдячністю і повагою... і т. ін.
Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо вимагає ґрунтовного вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримано й над розв’язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.
Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу, організації.
Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата. Зразок листа-запиту.
Луганський державний інститут культури та мистецтв
Луганський коледж культури та мистецтв
91052, м. Луганськ, вул. Лермонтова, 2-б,
тел. 52-52-78
№ 01-6 / 24 11. 01. 04
Директору коледжу СУДУ
________________________
Про проведення Всеукраїнської
науково-практичної конференції
”Мистецька освіта”.
Просимо надіслати повідомлення про участь Ваших викладачів у науково-практичній конференції „Мистецька освіта”, яка відбудеться 25-28 квітня 2003 року в. м. Луганськ в приміщенні коледжу культури і мистецтв.
З повагою,
Директор коледжу (підпис) В. Л. Філіппов
Практична робота. За поданим зразком укласти лист-пропозицію (ініціювання про проведення заходу перед обласним управлінням культури від імені адміністрації ЛККМ і ЛДІКМ) про організацію проведення фестивалю музичного мистецтва Луганщини „Край мій барвінковий”.
Рекламний лист - це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.
Звіт - документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або керівного органу.
|
|
|
Реквізити:
1. Гриф затвердження - праворуч (для зовнішніх) 2. Назва документа. 3. Заголовок, який має такі дані, як: „ про педагогічну практику... ”, „про роботу гуртка”...; термін звітності (з 09. 01. 02, за 1 квартал 2003 року... ); статус, посада й місце роботи (навчання) укладача; прізвище й ініціали укладача. 4. Текст, який має такі частини: вступ, основна частина, висновки. 5. Додаток (якщо є). 6. Підпис автора документа. 7. Дата укладання. 8. Печатка.
Робота з підручником.
Самостійне опрацювання з наступним коментуванням зразка документа „Звіт” (М. Зубков, Сучасне українське ділове мовлення. с. 95).
|
|
|
