Различные виды информационных систем

Для работы на различных организационных уровнях предназначены четыре ос­новных вида информационных систем: системы операционного уровня, системы для профессиональной работы с данными (знаниями), управленческие системы и стратегические системы (системы стратегического планирования). Системы операционного уровня помогают менеджерам-операционистам контролировать все элементарные действия и транзакции внутри организации, такие как прода­жи, денежные.поступления,. депозиты,.платежные ведомости,.кредитные. истории

и поступление сырья в производство. Основными целями использования систем этого уровня являются решение рутинных задач и мониторинг всех транзакций внутри компании. Сколько запасных частей имеется в наличии? Что случилось с чеком мистера Вильямса? Для быстрого получения ответов на подобные вопросы информация должна быть легкодоступной, свежей и точной. Примеры систем данного типа включают использование банковских автоматов и автоматических кассовых аппаратов для работы со вкладами и автоматических систем учета рабо­чего времени сотрудников.

Системы для работы со знаниями поддерживают знания организаций и ис­пользование их сотрудниками. Назначением таких систем является интеграция новых данных и знаний и помощь сотрудникам в работе со всевозможной доку­ментацией. Подобные информационные системы, особенно установленные на рабочих станциях и офисных компьютерах, являются наиболее распространен­ными программами, используемыми в настоящее время во всех сферах бизнеса.

Системы управленческого уровня служат для мониторинга, контроля, помо­щи в принятии решений, а также выполнения административных функций ме­неджерами среднего звена. Такие системы предназначены для ответа на простой вопрос: все ли работает как надо? Системы управленческого уровня могут предо­ставлять периодические отчеты о состоянии дел и информацию по отдельным операциям. Примером может служить система, обрабатывающая информацию о ме­стах проживания сотрудников, найме квартир и арендной плате, действующая в масштабе всей корпорации и следящая за бюджетом, выделяемым на эти нужды.

Некоторые системы управленческого уровня помогают в принятии нестандарт­ных решений. Они могут быть полезны при необходимости принятия «неструк­турированного» решения, исходные предпосылки для которого не всегда ясны.

Такие системы отвечают на вопросы типа «что, если...». Как повлияет па произ­водственный план резкий рост продаж в декабре? Что произойдет с прибылью на инвестированный капитал, если пуск завода будет отложен на шесть месяцев? Ответы на эти и другие вопросы часто требуют новых данных, которые нельзя получить внутри самой организации, и данных, которые нелегко запросить во внутренних системах операционного уровня.

Стратегические системы (системы стратегического планирования) помога­ют сотрудникам верхних эшелонов управления решать вопросы стратегии и за­ниматься долгосрочным планированием, учитывая при этом кроме данных о са­мой компании реалии внешнего мира. Основным их предназначением является согласование деятельности организации с внешней средой. Каким будет уровень занятости в ближайшие пять лет? Стоит ли вкладывать средства в долгосрочные инвестиции и в какой области фирма может рассчитывать на максимальную при­быль? Какие продукты мы будем производить в следующие пять лет?

Информационные системы также служат для реализации основных бизнес-функций, таких как сбыт продукции и маркетинг, производство, финансы, бух­галтерия и контроль трудовых ресурсов. В типичной организации существуют системы различных уровней для каждой функциональной области. Например, торговый отдел обычно имеет собственную систему операционного уровня для записи данных по дневным продажам и обработки заказов. Системы управления знаниями помогают разрабатывать планы по продвижению товаров фирмы. Си­стема управленческого уровня, в свою очередь, отслеживает месячные объемы продаж в различных регионах и сообщает об их изменениях. Прогнозирование продаж на пятилетний период является прерогативой системы стратегического планирования.

Вначале мы опишем отдельные категории систем, работающие па каждом организационном уровне, и их роль в деятельности организации. Затем покажем, как организации используют эти системы для поддержки основных бизнес-про­цессов.