Финансовые и бухгалтерские системы

Финансовые функции заключаются в управлении финансовыми активами ком­пании, такими как наличные средства, ценные бумаги, облигации и другие инве­стиции, давая возможность использовать их с максимальной прибылью. Сюда также входит управление капитализацией фирмы (поиск новых финансовых воз­можностей при работе с акциями, облигациями и другими ценными бумагами). Для того чтобы определить, в какой области компания может извлекать макси-

ОКНО УПРАВЛЕНИЯ

Каким образом компания Southstream Seafoods работает с крупными заказчиками

I Если верить Марку Содерстрому (Mark Soderstrom), президенту компании South-j stream Seafoods, каждый может торговать рыбой. Он считает, что его фирма | делает это лучше, чем другие, благодаря своим мощным информационным системам сбыта и связи с потребителями. Southstream Seafoods расположе-\ на в Уорике, на Род-Айленде, и является импортером и оптовым поставщиком | замороженных морепродуктов, которые закупаются дистрибьюторами и ресто-I ранными сетями. Компания занимается этим бизнесом более десяти лет, в ней I работают 20 сотрудников.

Чтобы оставаться впереди конкурентов в этом сложном бизнесе, компания 1 Southstream установила систему управления взаимоотношениями с клиента­ми (УВК), программное обеспечение которой разработано фирмой Sage Inc. Информационная система ведет мониторинг всех клиентов Southstream, теле­фонных звонков и торговых операций, а также помогает менеджерам в оцен­ке эффективности и прибыльности торговли и работы продавцов.

Торговля рыбными продуктами является нелегким делом как для оптови­ков, так и для розничных торговцев, поскольку цены на рыбу постоянно меня­ются в зависимости от самых различных условий (например, текущая погода или состояние рынка). Содерстром сумел превратить эту проблему в возмож­ность обслуживать своих клиентов лучше, чем конкуренты, путем распростра­нения информации о ценах среди заказчиков, что позволило им принимать более взвешенные решения. Он сконфигурировал «управленческую» часть си­стемы таким образом, что путем простого нажатия кнопки сотрудники могут отсылать информацию избранным заказчикам. Записи о клиентах в системе содержат поля, где указано, какие типы продуктов они приобретают. Эти поля помогают компании быстро найти именно тех заказчиков, которые, к приме­ру, покупают тихоокеанскую треску. Затем сотрудник компании Southstream

мальную прибыль, финансовая система должна иметь в своем распоряжении до­статочное количество информации, получаемой из внешних источников.

В бухгалтерскую область входят обслуживание и управление финансовыми записями компании — денежными поступлениями, расходами и издержками, амортизацией и платежными ведомостями. Финансы и бухгалтерия неразрывно связаны и с другими проблемами — непрерывным мониторингом финансовых активов и инвестиций компании. Такие системы позволяют получать ответы на следующие вопросы: в каком состоянии находятся финансовые активы компа­нии; каковы точные цифры денежных поступлений, расходов и зарплаты сотруд­ников на сегодняшний день.

В табл. 2.4 представлены некоторые типичные финансовые и бухгалтерские информационные системы, используемые в крупных организациях. Системы стратегического уровня помогают компании в достижении целей, поставленных при долгосрочном инвестировании, и осуществляют прогнозирование финансо­вого состояния фирмы на длительные сроки. На управленческом уровне инфор-

может отослать им факс с изменениями цен на эту рыбу. Фирма использует такую систему работы с половиной из тысячи ее клиентов.

В среднем каждый торговый представитель компании Southstream работа­ет с 75-125 активными счетами. После завершения опроса клиентов агент вводит в систему полученную информацию (объем продаж, цена, способ до­ставки). Также продавец может использовать информационную систему для получения отзывов и создания напоминаний. Система регистрирует длитель­ность каждого звонка и делает всю информацию доступной для менеджера транспортного отдела. Если транспортный отдел получает звонок, сигнализи­рующий о том, что рыба не была доставлена вовремя, то менеджер может вве­сти имя заказчика и немедленно получить всю информацию о заказе.

Марк Содерстром может получать от системы отчеты об эффективности работы торгового персонала и благодаря этому находить новые способы улучшения обслуживания заказчиков. Система предоставляет ему точную ин­формацию об объеме работы, проделанной каждым сотрудником, перечень всех его телефонных звонков, торговых сделок и результаты телефонных пе-! реговоров. Используя полученные данные, Содерстром может обнаружить, например, что сотрудник уделяет слишком много внимания отдельному кли­енту (который приобретает мало продукции компании), и порекомендовать ему других заказчиков, с большей покупательной способностью. Имея в сво­ем штате всего 10 торговых представителей и 2 человек в транспортном отде-!ле, компания Southstream продает около 1 млн фунтов рыбы каждую неделю. Без использования компьютерной системы число сотрудников пришлось бы как минимум удвоить.

Информация к размышлению. Какие виды систем сбыта и маркетинга были здесь рассмотрены? Как эти системы помогают сотрудникам выполнять свои функции? На каком организационном уровне компании они работают?

Источники: Angela Я. Garber. «Hook, Line, and Sinker». Small Business Computing, February 2000; www.southstream.com.

мационные системы помогают менеджерам видеть целостную картину и контро­лировать финансовые ресурсы организации. Базы знаний предоставляют в рас­поряжение пользователей аналитические инструменты для получения максималь­ной прибыли при финансовых вложениях. Финансовые системы, работающие на операционном уровне, отслеживают потоки денежных средств путем мониторин­га всех финансовых транзакций, таких как чеки, платежи поставщикам, доходы от реализации ценных бумаг и другие денежные операции. На рис. 2.3 иллюстри­руется система расчета и начисления заработной платы, используемая во многих организациях.

Finance and accounting information systems (финансовые и бухгалтер­ские информационные системы)

Системы мониторинга и контроля финансовых активов и денежных потоков организации.