 |
Контроль как фактор оценки реализации решения
|
|
|
|
Любые начатые действия необходимо контролировать. При отклонении от плана может потребоваться незамедлительное принятие корректирующих решений.
Контроль — это одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения реализации принятых решений. При помощи контроля определяют правильность принятых решений и устанавливают потребность в их корректировке.
Процесс контроля, с одной стороны,— это процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения. С другой стороны, процесс контроля — это процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов. Именно результаты контроля являются основанием для того, чтобы корректировать ранее принятые решения, если отклонения в ходе их реализации значительны.
Основная причина необходимости контроля — это неопределенность являющаяся неотъемлемым элементом будущего и присущая любому решению, выполнение которого предполагается в будущем.
Отсутствие надежной системы контроля и, как следствие, эффективной обратной связи может привести к кризисной ситуации Если принятое решение оказалось недостаточно эффективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это установить и внести коррективы в действия организации. Хорошо отлаженная система контроля своевременно выявляет вновь возникшие проблемы.
В организации может осуществляться непрерывный контроль над реализацией принятых решений, но чаще всего в контроле выделяют его входные, текущие и заключительные компоненты.
|
|
|
Мониторинг хода выполнения плана помогает определить, соответствуют ли получаемые результаты требованиям плана, и если нет, то почему. После этого может быть принято решение о том, что необходимо сделать, чтобы действия пошли по плану. Анализ всех достигнутых результатов после выполнения значительной части плана покажет, насколько близка конечная цель. Большие расхождения говорят о том, что план не соответствует цели и должен быть пересмотрен.
Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения — индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.
Принятие корректирующих мер может потребовать использования соответствующих контрмер, заложенных в плане, или незапланированных действий для решения непредвиденных проблем. Например, если при выполнении одного задания было потеряно время, то может потребоваться делать другие задания быстрее, чем планировалось, чтобы уложиться в срок. Мелкие проблемы, вероятность повторного возникновения которых очень мала, как правило, не требуют никаких действий. Крупные ошибки в плане могут привести к необходимости прекратить его выполнение, если невозможно принять соответствующие корректирующие меры.
Эти три процесса необходимо поддерживать вплоть до завершения выполнения плана.
После того как решение реализовано, важно измерить и проанализировать его успешность. Анализ покажет насколько эффективным является решение и насколько полезным оно будет для преодоления похожих проблем в будущем. Процесс анализа состоит из трех этапов.
1. Измерение успеха. В самом начале процесса решения проблемы вы выявили цель, которую хотите достичь, и определили ее в измеримых величинах. Теперь нужно сравнить полученные величины с планируемыми. Иногда бывает необходимо регулярно измерять результаты в течение определенного периода времени, чтобы увидеть, сохраняются ли первоначальные результаты. Например, когда новизна системы исчезает, вам нужно знать, продолжают ли люди использовать ее эффективно. Изменения в эффективности решения также могут произойти при изменении цели, так как на быстро развивающемся рынке продукт недолго остается "новым".
|
|
|
2. Анализ расхождений. Если результат недотягивает до прогноза или превосходит его, вам нужно знать почему. Вы можете принять дальнейшие меры для преодоления недостатков в результатах. Если результаты превзошли ваши ожидания и вы понимаете причину, то возможно использовать эти знания для дальнейшего улучшения результатов. Определение причины расхождений может также дать представление о ваших сильных и слабых сторонах в решении проблем.
3. Принятие дальнейших мер. Такие меры обычно требуются по ряду причин. Первоначальные результаты могут оказаться неадекватными: или результаты нельзя поддерживать без вмешательства, или планка цели была смещена, и результаты не соответствуют новым целям. Для того чтобы решить, какие дальнейшие действия потребуется, вам нужно определить новые цели и все связанные с ними препятствия: так появится новая проблема, которую вам предстоит решить, и процесс можно будет начать сначала.
Контур обратной связи
Функционирование системы как единого целого обеспечивается связями между элементами. Связь в данном случае рассматривается как акт переноса материальных, энергетических или информационных компонентов из одного объекта в другой.
Связи делятся на внутренние, когда такой перенос компонентов происходит между элементами системы, и внешние, когда выход одной системы становится входом в другую. Такую связь принято называть прямой связью. Прямая связь обеспечивает передачу воздействия, информации с выхода одного элемента на вход другого, а обратная связь — с выхода некоторого элемента на вход того же элемента. Обратная связь является основой саморегуляции, развития систем, приспособления их к изменяющимся условиям существования.
В случае решения проблемы речь может идти о связи между этапом реализации решения и началом процесса принятия решения – этапом формулирования проблемы (см. рис. 2.61).
|
|
|
Обратная связь позволяет понять: устранено ли препятствие, мешающее достижению целей системы - решена ли проблема.
Принцип обратной связи Н. Винер называл душой кибернетики (науки об управлении) и понимал под обратной связью канал для передачи информации от управляемого объекта (с его выходов) к управляющему. В этом смысле п ринцип обратной связи есть принцип коррекции входных воздействий в процессе управления, сам канал, образует замкнутый контур под названием контур обратной связи, изображенный на рисунке пунктирной линией.
Но системное мышление не линейно, оно не идет по прямой, оно имеет дело с циклами, петлями, контурами. Это происходит, когда система возвращает информацию о результатах этапа на свой вход для того, чтобы оказать влияние на следующий шаг.
Обычно выделяют два основных типа обратной связи: положительную и отрицательную, хотя корректнее говорить об усиливающей и уравновешивающей обратной связи.
Усиливающая обратная связь возникает, когда изменение выхода системы, возвращаясь на ее вход, усиливает первоначальные изменения в том же направлении. В результате система удаляется от первоначального состояния со всевозрастающей скоростью. Такой тип обратной связи может приводить к экспоненциальному росту.
В нашем случае речь идет о тактических решениях, направленных на корректировку реализуемых стратегических решений.
Уравновешивающая обратная связь проявляется, когда изменение состояния системы служит сигналом для противодействия первоначальному изменению, чтобы восстановить утраченное равновесие. Она служит уменьшению действия, которое ее активирует. Уравновешивающая обратная связь поддерживает стабильность системы и противится попыткам ее изменить.
Следует помнить о том, что у всех систем есть цель (как не существующее, но желаемое состояние системы). И пока сохраняется разница между действительным и желаемым состоянием системы, уравновешивающая обратная связь будет сдвигать систему в направлении желаемого состояния. Она смещает систему к ее цели.
|
|
|
Применительно к решению проблем подобный контур обратной связи характерен для решения оперативных задач, направленных на преодоление текущих проблем.
Наряду с двумя обозначенными контурами обратной связи представляет интерес упреждающая обратная связь. Она проявляется в том случае, когда предвидение (или прогноз будущего) влияет на настоящее таким образом, что оборачивается самосбывающимся пророчеством в достижении амбициозных целей.
В таком случае речь идет о стратегических решениях проблем, инструментом реализации которых выступает сбалансированная система показателей.
Контрольные вопросы по модулю 9
По теме 28
По теме 29
По теме 30
|
|
|
