Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Технологическая регламентация процессов труда

Необходимым условием эффективного выполнения управленческих процессов является разработка рациональной технологии их выполнения, включающей:

1) определение цели работы и средств ее достижения, указание подразделения и рабочего места, на котором выполняется работа, состава и содержания требуемой и разрабатываемой документации;

2) построение схемы управленческого процесса, разделение его на операции. (Исследуется необходимость каждой операции. Для обеспечения непрерывности процесса во времени и пространстве необходимо рассматривать не отдельные части процесса, а процесс целиком с указанием места и времени действия.);

3) выбор наиболее достоверных источников информации для выполнения процесса. При этом необходимо соблюдать принцип единства источников первичной информации, расчеты информационных показателей как результат выполнения управленческого процесса должны производиться однократно;.,

4) установление квалификационного уровня исполнителей, выбор наиболее целесообразного состава информационных и технических средств, а также рационального варианта выполнения каждой операции процесса: для различных ситуаций, что обеспечит высокую надежность выполнения процесса.

Рациональное выполнение каждого трудового процесса влияет на конечный результат деятельности управленческого подразделения (отдела, службы и т. п.) и предприятия в целом.

Спроектированная технология выполнения управленческих процессов подлежит регламентации, т. е. закреплению в нормативной форме, требующей обязательного выполнения. А в качестве форм регламентации могут выступать блок-схемы состава работ по функциям управления, процедуры выполнения управленческих работ, операционно-технологические карты, инструкции пользователя при работе на ПЭВМ и т. п.

Разработка процедур u операцuонно-технологuческuх карт

Процедура - это документально зафиксированный порядок конкретного выполнения управленческого процесса, определяющий состав, последовательность, содержание и исполнителей операций. Она также отражает прохождение документов, связанных с выполнением данной работы.

В 70-е годы НИИ труда были разработаны и изданы функционально-процедурные справочники, в которых приведены процедуры выполнения основных работ по функциям управления общепромышленного характера [5]. Они разработаны как типовые, и при организации процессов труда непосредственно на предприятиях целесообразно пользоваться ими. Если для конкретных условий предприятия они неприемлемы, следует разработать их своими силами с последующим отражением в оргпроектах (см. 8.1). То же относится и к организациям и учреждениям других сфер деятельности (банки, налоговые инспекции и др.).

Процедура любого управленческого процесса должна отражать:

1) цель работы;

2) документы, используемые при выполнении работы;

3) разрабатываемые документы (указывается наименование документа, его форма);

4) схему процедуры: последовательность выполнения операций, входящих в управленческий процесс, их содержание и порядок прохождения документов.

В качестве примера приведем процедуру "Расчет потребности в комплектующих изделиях на годовую программу" (рис. 7). Процедура относится к функции управления "Материально-техническое снабжение".

Цель работы - определение потребности в комплектующих изделиях на годовую программу производства.

Документы, используемые при выполнении работы:

Ø план производства;

Ø проект плана производства на планируемый год;

Ø сводные нормы расхода.

Разрабатываемый документ - расчет потребности в комплектующих изделиях на планируемый год (форма №1). Данные расчета используются отделом внешних кооперации (ОВК) при определении сводной потребности в комплектующих изделиях и при составлении заявок (спецификаций) поставщикам на комплектующую продукцию.

Другой формой технологической регламентации управленческих процессов является операционно-технологическая, карта (табл. 6). Применение этой формы регламентации целесообразно при выполнении наиболее массовых, типичных или достаточно сложных видов работ и операций. Обязательными в операционно-технологической карте являются: наименование операций, их содержание и форма завершения каждой из них. Методы выполнения операции носят, как правило, рекомендательный характер. Если для выполнения отдельных операций возможно использование различных информационных и технических средств, в карте выделяются специальные графы, в которых отражается техническое информационное оснащение. В специальную графу выносятся также данные об использовании различных режимов работы с вычислительной техникой. Если можно определить трудоемкость операций, она тоже отражается в специальной графе. Данные о трудоемкости носят справочный характер, если она рассчитана экспертным путем или на основе фотохронометража, и рекомендательный, если она определена на основе нормативов.

Таблица 6

Операционно-технологическая карта*

Наименование работы	Составление отчета о выполнении норм	подразделение	БОТиЗ цеха
Цель работы	Проведение ООТиЗом анализа состояния нормирования труда бригад	Должность Периодичность	Инженер по нормированию труда
Техническое обеспечение	Вариант А-МК-46М Вариант Б-ПЭВМ «Искра-1030»
Входные документы	Табуляграмма по выработке норм времени рабочими цеха, журнал по бригадам, журнал по профессиям	Откуда поступает	ИВЦ завода
Выходные документы	Отчет о выполнении норм времени	Куда поступает	ООТиЗ завода
Документы, которыми руководствуются при выполнении работ	Инструкция по отчету, журнал по профессиям, журнал по бригадам

Наименование операции	Содержание операции	Методы выполнения операции (рекомендат.)	Используемые технические средства (при разных режимах работ вычислительной техники)	Форма завершения операции

1. Подготовка документов и бланков для составления отчета о выработке норм времени рабочими цеха	Забрать ведомость (отчет) о выработке норм рабочими (ФО-12-1) в отделе труда, взять журналы из шкафа	Пройти расстояние от цеха до заводоуправления, взять отчет. Встать с рабочего места и вынуть из шкафа журналы	-	Наличие на рабочем столе нормировщика указанных документов
2. Заполнение журнала по бригадам	Заполнить журнал по бригадам, руководствуясь отчетом ФО-12-1	А. Провести записи в графах журнала вручную Б. Набрать данные на дисплее	- ПЭВМ «Искра-1030»	Записи проведены, все готово к счету Данные набраны, система готова к пуску
3. Просчет итоговых сумм по бригадам (при необходимости)	Суммировать данные по каждому столбцу отдельно	А. Счет с применением микрокалькулятора Б. Пуск программы для просчета сумм	МК-46 М ПЭВМ «Искра-1030»	А. Контроль итоговой записи для каждой бригады Б. Распечатка данных
4. Заполнение журнала по профессиям и разрядам	Заполнить журнал по профессиям, руководствуясь отчетом ФО-12-1	Заполнить графы в журнале вручную	-	Журнал готов к счету по графе «Итого»
5. Просчет итоговых сумм по профессиям (при необходимости)	Суммировать данные по каждому столбцу, записать итоговую сумму	А. Счет с применением микрокалькулятора Б. Пуск программы для просчета сумм	МК-46 М ПЭВМ «Искра-1030»	А. Контроль итоговой записи Б. Контроль распечатки данных
6. Просчет итоговой суммы по ППП	Суммировать все суммы по ППП цеха, выписанные к начислению	А. Суммирование с применением микрокалькулятора Б. Пуск программы для расчета	МК-46 М ПЭВМ «Искра-1030»	Форма (ФО-12-1) готова к подписи в цехе и передаче в расчетный отдел

_______________________

* Карта заимствована из книги: Научная организация труда в управлении производственным коллективом: Общеотраслевые научно-методические рекомендации. - М.: Экономика, 1991. - С. 122.

Таким образом, операционно-технологическая карта по сравнению с процедурой является наиболее универсальной формой технологической регламентации, поскольку позволяет более детально и многовариантно-описать процесс управленческой работы, а при добавлении данных о трудоемкости операций и регламентировать затраты труда.

В условиях хозяйственной самостоятельности предприятий проектирование и технологическая регламентация управленческих процессов, гарантируя в известной мере от ошибок в их выполнении, повышают надежность и достижение поставленных целей управления.

Рационализация и упрощение маршрута движения документа

Как известно, труд работников аппарата Уl1равления связан со сбором, передачей и переработкой информации. Поэтому организация управленческих трудовых процессов базируется на построении рациональной системы документооборота. Не рассматривая все его аспекты [6], остановимся на рационализации и упрощении маршрутов движения документов. В них фиксируется прохождение документа подолжностным лицам и, следовательно, отражается технологическая взаимосвязь выполнения различных видов работ и операций.

Основным принципом организации движения документов является прямоточность, т. е. движение документов по минимальному количеству инстанции, через которые проходит документ в процессе его создания, оформления и использования. Движение должно осуществляться по прямым и коротким маршрутам. К сожалению, при организации документооборота этот принцип не всегда соблюдается. Как входящие документы, так и исходящие или носящие внутренний характер, проходят излишне многоступенчатый маршрут, что свидетельствует либо о необоснованном завышении числа должностных лиц, подписывающих или визирующих документ, либо об утверждении второстепенных документов руководителями высшего ранга.

Упростить движение документов можно, решив вопросы рационального разделения труда и установив четкую ответственность должностных лиц за выполнение определенной работы и право подписи тех или иных документов. Необходимо четко установить, какие вопросы должны решаться руководителем предприятия и подписываться им какие - с обязательным его участием, а какие - его участия не требуют, руководитель должен быть лишь проинформирован о решении; и наконец, есть документы, с которыми руководителю не надо даже знакомиться, поскольку содержащаяся в них информация носит промежуточный характер. Аналогично решается вопрос и применительно к специалистам: надо четко установить, кто и какие документы должен визировать (визирование – одна из форм согласования).

Совершенствование маршрутов движения документов во многом зависит от организации направления их на доклад или исполнение. За эту работу несет ответственность секретарь руководителя. Опытный секретарь, направляя документы нужному должностному лицу, избавляет руководителя от знакомства с малозначимыми документами. У ceкpeтapя должны быть на этот счет устные или письменные распоряжения руководителя.

Для изучения и рационализации маршрута движения документов рекомендуется использовать оперограммы - графическое изображения движения документов в виде операционной цепи.

Способы их построения различны и подробно рассматриваются в специальной литературе [7].

На рис. 8 приведен пример построения оперограммы прохождения документа "Извещение об изменении технологии изготовления изделия" [8]. Здесь две операционные цепи построены в одной сетке координат. Существующая и проектируемая цепи выделяются в оперограмме разного рода линиями. Перечень операций действующего маршрута движения документа и технология его прохождения показаны в центре оперограммы. Слева приводится старая нумерация операций, справа - проектируемая. Перечень исполнителей остается прежним, но если проектируемый маршрут требует новых исполнителей, они должны быть введены. Соответственно слева и справа указывается трудоемкость каждой операции, если есть возможность ее определить.

Изменение конфигурации операционной цепи позволяет наглядно представить содержание и количество сокращенных операций, изменение хода работы над документом, уменьшение числа инстанций его прохождения и др. В нашем примере операции 3, 6, 8, 10, 12, 14 излишни, поскольку их исполнитель - технолог - не выполняет каких-либо содержательных операций над документом, выступая лишь в качестве организатора пересылки извещения. Очевидно также, что передачу извещения на утверждение главному металлургу может выполнить старший инженер ОГМЕТ после его проверки и подписи. Необходимость дублирования проверки и подписи извещения начальником бюро сомнительна. Передать извещение на согласование с начальниками цехов - исполнителями и начальником производственного отдела можно параллельно с проверкой и подписью документа. Изменения, внесенные по результатам анализа движения извещения, позволят упростить проектируемый маршрут: он будет короче, более прямоточен, с меньшим числом операций, причем три из них будут выполняться параллельно.

При проектировании нового маршрута особое внимание надо обратить на устранение излишних операций по согласованию или на изменение их последовательности. (Как показывают специальные исследования, при замене последовательного согласования параллельным затраты времени на согласование сокращаются примерно в 3-4 раза). Дляэтого требуется только увеличить число первых экземпляров текста (по числу должностных лиц, которые должны завизировать документ), но зато сокращается количество операций по передаче документа, его перепечатке после правки и согласования.

Предметом детального анализа должна быть также повторяемость операций. Необходимо снять все повторы записей в различные журналы, воспроизведение неиспользованных данных и др. Основываясь на анализе оперограмм, можно также устранить межоперационные простои, выявив их И предложив способы сокращения.

№№ операций