 |
Товарный отчет. Общее положение
|
|
|
|
Товарный отчет. Общее положение
Для того что бы предприятие могло контролировать движение и сохранность готовых изделий, сырья и товаров на производстве и в других подразделениях предприятия общественного питания, материально ответственные лица периодически отчитываются.
Для такой отчетности служит товарный отчет «Ведомость учета движения продуктов и тары на кухне (Форма ОП-14). Это финальный документ о товарообороте в конкретном подразделении за отчетный период, в котором сводно отражаются сведения о поступлении сырья на производство, его передаче в другие подразделения, реализации.
Порядок составления отчетности по операциям с товарами и тарой
Товарный отчет составляется материально ответственным лицом обычно ежедневно. Составляются он на основании первичных документов на поступление и выбытие товаров, продуктов и тары за отчетный период. Сроки составления и представления отчетности устанавливаются администрацией организации. Они зависят от размера предприятия общественного питания, от количества хозяйственных операций и так далее. Отчетным периодом может быть установлен один день, пятидневка, неделя. Но необходимо иметь ввиду, что увеличение срока отчетного периода ведет к ослаблению контроля за товарными запасами и их движением. Да и бухгалтерия в таком случае загружена неравномерно.
Строку остаток на начало дня заполняются по данным предыдущего отчета, или инвентаризационной описи, если ведомость составляется после проведения инвентаризации.
Если в отчетный период проводилась инвентаризация, то необходимо составлять два отчета. Один с начала отчетного периода до дня инвентаризации, второй – с даты инвентаризации по конец отчетного периода. Например, отчетным периодом является с 1 числа по 10 число месяца. Инвентаризация проходила 8 числа. Необходимо составить два отчета: первый – с 1-го по 8-е число, второй с 9-го по 10 число.
|
|
|
Записи о поступлении продуктов и тары составляются на основании накладных и других приходных документов с указанием их номеров и даты.
Расход продуктов определяется на основании акта реализации и отпуске изделий кухни, дневных заборных листов, накладных на возврат продуктов в кладовую и других расходных документов, не включенных в акты. Остаток продуктов и тары на конец дня определяется расчетным путем: к остатку на начало дня прибавляют поступление продуктов и вычитают расход (графа «Итого в расходе»). После подсчета произведенного таким образом заполняется строка остаток.
Заведующий производством в ведомости о движении продуктов и тары на кухне движение и остатки продуктов указывает по учетным ценам кухни. Наличие и движение тары отражаются на лицевой стороне отчета в стоимостном выражении, а на оборотной стороне – в натурально-стоимостном выражении.
Отчет составляется в двух экземплярах, первый из них с приложенными всех приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию. Первичные документы прилагаются к товарному отчету в порядке последовательности записей. Оба экземпляра подписываются материально ответственным лицом, и бухгалтером, второй экземпляр с подписью бухгалтера остается у материально ответственного лица.
Проверка товарного отчета бухгалтерией
В бухгалтерии отчеты материально ответственных лиц проверяют на предмет целесообразности совершенных операций. Кроме того, проверяются правильность оформления приходных и расходных документов, цены, таксировка. Проверенные отчеты и приложенные к ним документы с указанием корреспондирующих счетов бухгалтерского учета служат основанием для записей в учетные регистры. Проверять отчеты необходимо тщательно.
|
|
|
Принимая товарный отчет, бухгалтер в присутствии материально ответственного лица проверяет, приложены ли к нему все указанные в нем документы, соответствуют ли их даты отчетному периоду за который составлен отчет, правильно ли оформлены документы, а также сам отчет (заполнение реквизитов, наличие подписей, наличие исправлений, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров и т. п. ). Затем бухгалтер расписывается в обоих экземплярах в приемке отчета. Первый экземпляр отчета вместе с документами, на основании которых он был составлен, остается в бухгалтерии, а второй передается материально ответственному лицу.
Далее бухгалтерия проверяет сам отчет правильность составления, цены, таксировки и подсчет.
Если бухгалтер обнаружит среди первичных документов, приложенных к отчету, такой, которым, с его точки зрения, оформлен факт хозяйственной жизни, противоречащий законодательству, он должен немедленно потребовать письменное объяснение у материально ответственного лица. Если бухгалтер сочтет это объяснение неудовлетворительным, он должен представить служебную записку руководителю организации.
Правильность начального остатка в товарном отчете устанавливается путем сличения данного отчета с предыдущим, который считается правильным (так как он уже был проверен).
Соответствие цен устанавливается бухгалтером по договорам поставки или приходным накладным, если в договоре не указана конкретная цена товара. Продажные цены проверяются на основании меню за отчетный период, которое заверено руководителем. Далее бухгалтер производит арифметическую проверку отчета.
Таксировку проверяют путем умножения количества товаров каждого наименования на его цену. В результате устанавливается стоимость товаров данного наименования, которая должна совпасть с величиной, указанной в первичном документе.
Бухгалтер проверяет также правильность подсчета итогов приходной и расходной частей товарного отчета и остатка товаров на конец отчетного периода.
|
|
|
Если при проверке будут выявлены ошибки, ошибочные данные зачеркивают аккуратно одной чертой, затем надписывают правильные данные, делается надпись «исправлено» и исправления заверяют подписью лица, которое выявило эту ошибку с указанием даты. Об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое своей подписью в конце товарного отчета должно удостоверить правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.
Так же необходимо тщательно проверить своевременность и полноту оприходования товаров и правильность списания товаров в расход. При несвоевременном или неполном оприходовании товаров (то есть когда часть поступивших товаров не включены в отчет), при несвоевременном списании расхода величина товарного остатка искажается. Все это позволяет материально ответственным лицам временно скрыть недостачу или излишек товаров.
При проверке отчета производят так называемую встречную проверку. Сличают документы подразделений, отпустивших товары, с документами подразделений, их получивших. Ведь если где то прибыло, соответствующее количество должно, где то убыть. Таким образом контролируется правильность списания товаров одним подразделением и правильность оприходования товаров другим подразделением.
Документы на поступление товаров от поставщиков, приложенные к товарному отчету, сопоставляют с экземпляром расчетного документа за эти товары, поступившего через банк или кассу; это позволяет установить полноту и своевременность оприходования товаров.
Если товары учитываются по продажным ценам, то есть предприятие устанавливает цены путем калькулирования и добавления единой наценки, то стоимость товаров, проданных за наличный расчет, указанная в расходной части товарного отчета, сверяется с суммой выручки по кассовому отчету. Эти суммы должны быть равны. Тем самым можно проконтролировать, с одной стороны, правильность списания материально ответственными лицами проданных товаров, с другой стороны, правильность оприходования кассиром выручки за эти товары. Конечно же, если разные блюда имеют разные наценки, то есть цена устанавливается рыночным способом, такого тождества не будет!
|
|
|
На основании проверенных товарных документов составляются соответствующие бухгалтерские проводки и делаются записи в регистры.
Вышеуказанные рекомендации о порядке составления отчетности ориентированы на условия ручного труда бухгалтеров, то есть без применения компьютерной обработки учетной информации, а также при сальдовом методе учета. В настоящее время, в условиях рыночной экономики при решении вопроса о выборе форм отчетности по операциям с товарами главным критерием является вид учетных цен на товары (стоимость приобретения или продажная цена). В настоящее время в большинстве организаций товары учитываются по стоимости приобретения и лишь в некоторых предприятиях в качестве учетных цен используются продажные.
Необходимо так же заметить, что многие организации торговли и общественного питания сейчас вообще не требуют от материально ответственных лиц товарных отчетов. Дело в том, что при компьютерной обработке информации данные первичных приходных и расходных документов вносятся в память компьютера, при этом формируется база данных о движении товаров. И товарный отчет в программе формируется автоматически.
Поэтому составление материально ответственными лицами отдельной отчетности о движении товаров и его наличии, не имеет смысла. Главное, что при этом должно контролироваться – своевременное представление материально ответственными лицами первичных документов для обработки.
Так же материально ответственные лица должны предоставлять на 1-е число каждого месяца данные о фактических товарных запасах по каждому наименованию.
При сверки их с учетными остатками в бухгалтерии выявляются излишки и недостачи товаров. Но такая система контроля может применяться, при условии, что учетная программа настроена таким образом, что материально ответственные лица не имеют возможности видеть учетные остатки в базе данных компьютера.
Однако, если предприятие небольшое или состоит из сети небольших точек удаленных друг от друга и от головного предприятия, этот метод отчетности и учета остается эффективнейшим способом контроля ответственных лиц, отработанным многими десятилетиями еще с далеких советских времен.
|
|
|
