 |
Использование шрифтов в презентациях
|
|
|
|
ü Выбранный шрифт определяет влияние сообщения на слушателей. Для консервативной аудитории и серьезных сообщений выбирайте более строгий шрифт (например, Times New Roman); для радостных сообщений выбирайте "веселый" шрифт (например, Comic Sans MS).
ü Шрифты с засечками, такие как Times New Roman и Georgia, легко читаются, поэтому ими печатают большие объемы текста. Шрифты без засечек, такие как Arial и Verdana, проще; они лучше смотрятся в заголовках и колонтитулах.
ü При создании презентаций для просмотра в обозревателе или показа слайдов используйте шрифты, наиболее хорошо смотрящиеся в обозревателе. Шрифты Verdana, Tahoma и Georgia разработаны специально для использования на Web-страницах, также можно использовать для этого шрифты Arial и Times New Roman.
ü Для улучшения читаемости цвет текста должен быть достаточно контрастным относительно цвета фона. Полужирный шрифт и курсив используйте только для выделения — частое использование ослабляет их эффективность.
ü Каждый шрифт несет в себе определенную индивидуальность, поэтому очень важно соблюдать согласованность. При частой смене шрифта сообщение, представляемое аудитории, может оказаться несогласованным. В презентации рекомендуется использовать не более 3-4 разных шрифтов.
ü Если презентация предназначена для показа на другом компьютере, сохраните шрифты или внедрите их в презентацию (как это сделать будет рассказано ниже).
Размер шрифтов:
Ø заголовки - 28 и более пунктов;
Ø текст – 24 пункта;
Ø таблицы, надписи на диаграммах и графиках – 20;
Ø комментарии – 14.
Количество текстовой информации на слайде имеет очень большое значение. Как правило, применение чрезмерно компактного шрифта является прямым следствием попытки уместить на слайде как можно больше материала. Однако в большинстве случаев подобное решение является скорее следствием неорганизованности доклада, неумением четко сформулировать и ясно изложить существо вопроса.
|
|
|
Обратите внимание на "перегруженный" слайд (рис.1.), который необходимо разбить на несколько слайдов, на каждом из которых будет содержаться часть информации из «перегруженного» слайда.
Рис.1. «Перегруженный» слайд
В результате правильной разбивки информации на несколько слайдов (рис.2а,б и т.д.) доклад становится более информативным даже без увеличения количества подаваемой на полученных слайдах информации по сравнению с исходным слайдом.
Рис. 2,а Рис. 2,б
К способам выделения текста относятся:
Ø изменение цвета текста
Ø изменение фона под текстом
Ø помещение текста в рамку
Ø подчеркивание
Список является еще одной важной разновидностью текстовой информации на слайде, поскольку позволяет представлять в наглядном, привычном для слушателей виде тезисы, выводы и другую информацию подобного типа.
Согласно правилам пунктуации, после каждого элемента списка необходимо ставить точку с запятой, а после последнего – точку.
Вложенность списков следует ограничивать тремя уровнями. Если предмет обсуждения имеет более сложную структуру, то необходимо либо отказаться от его отображения на слайде, либо сделать необходимое количество дополнительных слайдов, сменяющих друг друга на экране по мере того, как докладчик переходит от обсуждения одного пункта к следующему.
Оформление таблиц:
Ø суммарная ширина столбцов в таблице не должна превышать 40 символов;
Ø количество строк (вместе с заголовком) - не более 8-10.
Более сложные схемы таблиц уже теряют свою информативную ценность, поскольку аудитории их уже становится трудно читать.
|
|
|
Одной из характеристик слайда является длина строк. Чем длиннее текст, тем труднее аудитории его воспринимать. Лучше иметь на слайде три или четыре коротких строки тезисов, чем одну или две, но гораздо большей длины. Автоматически разбить текст на более короткие строки, возможно, поможет простое увеличение размера шрифта. То есть отбейте пункты вашего списка жирными точками, а затем попробуйте увеличить размер. Другой вариант - сменить сам шрифт, поскольку одни шрифты часто оставляют больший интервал между буквами, чем другие. Например, если в одном шрифте строка может быть сформирована при размере 18 пунков, то в другом шрифте строка такой же длины получится уже при размере 21пункт.
Еще одна важная характеристика слайда, влияющая на общее впечатление от слайда - интервал между строками. Например, если две из трех или более строк разместить гораздо ближе друг к другу, чем остальные, то у аудитории естественно возникает впечатление, что две эти строки имеют некий особый, присущий только им признак. Причем вовсе не обязательно их связывает то, что они освещают один и тот же вопрос. Это может оказаться и просто одно большое предложение, которое в силу своей длины не помещается на одной строке. Поэтому, подготавливая очередной слайд, помимо прочего следует следить за тем, чтобы между строками текста всегда был одинаковый интервал.
Слишком большое количество информации на слайде сбивает слушателей с толку. Если возникает необходимость расставлять на диаграммах надписи, то необходимо делать их по возможности как можно проще.
Если необходимо преподнести большое количество текстов, не создавайте слайд испещренный множеством мелких записей. Учтите, что большую часть из них будет просто невозможно прочесть, особенно с дальних мест и при плохом зрении. Вместо этого можно опубликовать данные, которые необходимо донести до аудитории, в сопроводительных печатных материалах, а в ходе самого доклада ограничиться лишь устным их анализом. Другой вариант - разбить данный слайд на множество мелких и удобочитаемых слайдов.
Все сказанное относится также и к числовым надписям на диаграммах. Нужноубрать все лишние надписи (в частности это относится к надписям и метках на осях), а оставшиеся сделать крупнее. Если диаграмма перегружена информацией, разбейте ее на несколько более простых. Например, если необходимо показать граф продаж по всем подразделениям, то можно рассмотреть суммарные продажи по каждому подразделению отдельно.
|
|
|
Сведите количество цифр и статистики к минимуму. Сложно донести мысль через нагромождения цифр и статистики. Эффектная презентация PowerPoint не содержит большего количества цифр. Лучше оставить эти данные для последующего, более подробного изучения, включив их в раздаточные материалы, предлагаемые по окончании презентации. Если необходимо подчеркнуть какие-то статистические данные в презентации, воспользуйтесь рисунком или фотографией.
Рисунки
Как правило, основным источником рисунков, используемых при оформлении демонстрационных слайдов, является набор стандартных картинок и клипов (ClipArt), поставляемый вместе с офисными пакетами. Кроме того, можно обратиться через Интернет на узел Office Online и взять рисунки оттуда.
Не рекомендуется браться за самостоятельную подготовку рисунков и фотоматериалов, если вы не обладаете достаточным опытом фотокорреспондента.
Доминирующий цвет рисунка должен соответствовать его назначению.
Так, если фотоснимок является скорее элементом дизайна и не несет большой смысловой нагрузки, то необходимо, чтобы его цветовая гамма была ближе к цвету фона.
Но если рисунок или фотоснимок сам является предметом обсуждения, то его цветовая гамма должна отличаться от фона, рисунок должен выделяться и быть хорошо виден с любого места в аудитории.
При определении размера рисунка следует исходить из следующих предпосылок:
ü если рисунок является предметом обсуждения, то его необходимо делать не только контрастным, но и достаточно крупным.
ü если на слайде представлен только один рисунок, то он должен занимать примерно 70% от информационного поля слайда (информационное поле - вся площадь слайда за вычетом заголовка и порядкового номера в нижнем углу).
|
|
|
ü если слайд разбит на несколько частей, например четыре, то площадь, занимаемая рисунком может уменьшаться до 20-15%. Но и в этом случае следует стремиться делать рисунки как можно крупнее.
Каждый обсуждаемый в ходе доклада рисунок обязательно должен иметь на слайде подпись.
Хотя в MS Power Point имеются удобные средства масштабирования, позволяющие "подгонять" размеры рисунка под определенные требования композиции слайда, желательно все же ограничивать размер исходных фотоматериалов. Например, файл с рисунком в формате JPEG, который впоследствии будет масштабирован на весь слайд, не должен иметь размер более 200k. Если использовать файлы большего объема, это не приведет к заметному улучшению качества демонстрационного материала, но может увеличить размер файла *.ppt и значительно замедлить загрузку и время демонстрации.
Диаграммы
Наиболее часто в докладах на экономические темы используются:
Ø гистограмма (иногда называется столбиковая диаграммой);
Ø линейчатая;
Ø график;
Ø круговая диаграмма;
Ø биржевая;
Ø точечная с трендом.
Представленные на слайдах диаграммы должны иметь следующие элементы:
Ø если диаграмма не является единственным изображением в информационном поле слайда, то она обязательно должна иметь подпись;
Ø для представленных на слайде графиков обязательно должны быть указаны оси и единицы измерения.
Ø на столбиковых диаграммах и графиках одновременно может осуществлять сравнение нескольких величин, например, в одну столбиковую диаграмму могут быть сведены поквартальные финансовые поступления из нескольких источников. Максимальное количество таких параметров не должно превышать шести;
Ø размер графика должен быть максимально возможным, насколько это позволяет композиция слайда, с тем, чтобы его было хорошо видно с любого места в аудитории.
Ø если слайд состоит из заголовка и одной диаграммы, то последняя должна занимать не менее 70% информационного поля.
Чтобы презентация производила хорошее впечатление, необходимо чтобы ваши надписи были простыми, легко воспринимаемыми, требовали минимальных пояснений. В частности, постарайтесь свести к минимуму количество элементов слайда.
Прежде всего, необходимо тщательно определять, какие надписи и в каком месте слайда будут наиболее адекватным образом отражать ваши данные. Например, если вам необходимо показать общий доход за три предыдущих года, то наилучшим решением здесь будет простая диаграмма из трех колонок. Взяв за основу соответствующий этому случаю стандартный шаблон Power Point, затем следует тщательно удалить из диаграммы все лишние надписи. В частности, на аналогичных диаграммах, как правило, отсутствует временная шкала. Все, что требуется иметь на диаграмме - года на оси абсцисс и число над каждой колонкой. В некоторых случаях неплохим решением может оказаться размещение соответствующего числа, набранного большими цифрами, прямо в колонку.
|
|
|
К распространенным ошибкам также относится вертикальное размещение надписей возле колонок в столбиковых диаграммах. Делать этого крайне не рекомендуется, поскольку для человека более естественно читать именно горизонтальный текст. Кроме того, вертикальные надписи, как правило, менее информативны, являются причиной заминки в ходе доклада. Компромиссное решение в случае столбиковых диаграмм состоит в том, чтобы поставить надпись непосредственно над столбиком, а затем ее продублировать на самом столбике, расположив вертикально.
Организационные диаграммы
Для демонстрации алгоритмов действий, зависимостей, организационных иерархических используются организационные диаграммы
Хотя блок-схема формируется с помощью стандартных средств рисования Power Point и состоит, как правило, из различных "автофигур" (блоков, фигур, стрелок, сносок и т.д.), тем не менее, следует ограничивать сложность подобных построений. В частности, количество горизонтальных уровней в блок-схеме не должно превышать восьми, а количество "боковых ответвлений" –пяти.
|
|
|
