Протокольные аспекты ведения переговоров

При подготовке и проведении переговоров встаёт целый ряд вопросов протокольного характера.

Процесс переговоров складывается из трёх основных стадий: подготовка к переговорам, процесс ведения переговоров и анализ результатов переговоров. Необходимость решения протокольных вопросов возникает обычно на первой стадии – в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение. Формирование делегации предполагает определение её количественного и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию в переговорах и к ведению самих переговоров. Из этих лиц потом формируется делегация. При формировании делегации на двусторонних переговорах исходят из примерного равенства числа представителей от каждой стороны. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах. Язык, на котором планируется проведение переговоров, определяется по договорённости сторон.

Определение места и времени проведения переговоров

Место и время определяется по взаимной договорённости её участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой своего предложения о месте и времени встречи. Особенно это относится к инициатору встречи, который может сделать свои предложения, но окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашённой стороной.

В случае переноса переговоров на другие часы или дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория. Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем, чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы.

Встречи желательно проводить в специально подготовленных помещениях.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельницы (если считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевёрнутые – признак их неиспользованности). На столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола, или по его краям.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация находится в полном составе в этом помещении.

Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощение гостей организовывать в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.

Рассадка за столом переговоров

Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учётом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существуют несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам. Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам.

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди по алфавиту или на первом заседании представительствует хозяин, а далее по алфавиту.

Существует ещё один вариант рассадки – когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в виде «бублика», поскольку участвует много сторон и за один стол усесться невозможно.

Форма стола имеет и психологическое значение. Круглый стол создает более свободную атмосферу. Он хорош при работе над проектом. Квадратный стол может создать атмосферу соревновательности или вызвать оборонительные реакции. Он хорош для проведения коротких деловых обсуждений. Прямоугольный стол чаще всего используется при ведении переговоров.

Приёмы и их виды

Приёмы играют важную роль в развитии деловых контактов. Надо отметить, что основным содержанием приёма является не приём пищи и дегустация напитков. Приёмы носят деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке.

На приёмах происходит взаимный обмен мнениями и информацией, и полезность этого обмена зависит от опыта и дипломатического умения каждого из собеседников. На приёме приходится встречаться и беседовать со многими людьми, представляющими различные круги общества страны пребывания. Это продолжение служебной деятельности. К приёму нужно тщательно готовиться: подумать, с кем и о чём поговорить, с кем познакомиться, кого представить. Также нужно быть готовым к ответам на возможные вопросы собеседников, которые заинтересованы в получении информации. Международная практика установила виды приёмов, методы их подготовки, этикет, которого придерживаются участники приёмов.

Приёмы устраиваются по случаю национальных праздников, годовщин событий, в честь находящейся в стране иностранной делегации, а также в порядке повседневной работы.

Приёмы подразделяются на дневные и вечерние, а также приёмы с рассадкой за столом и без неё.

Основными видами приёмов являются «Бокал шампанского» («Coupe de champagne») или «Бокал вина» («Vin d`Honneur»), «Завтрак» («Lunch»), «Обед» («Dinner»), «Обед-буфет» («Buffet Dinner»), «Ужин» («Jupper»), приёмы типа «а ля фуршет», «Коктейль», а также маленькие приёмы – «Кофейный или чайный стол».

К дневным приёмам относятся: «Бокал вина» или «Бокал шампанского» и «Завтрак». Все остальные приёмы относятся к вечерним. К приёмам с рассадкой за столом можно отнести такие приёмы, как «Завтрак», «Обед» и «Ужин».

Согласно международной практике, наиболее почётными по своему характеру видами приёмов являются «Завтрак» и «Обед». «Бокал шампанского» или «Бокал вина» начинаются в 12 часов и заканчиваются к 13 часам. Во время такого приёма обычно подаются только шампанское, вина, соки. В качестве закуски – маленькие пирожные, бутерброды, орешки и т.д. Приём проходит стоя. Форма одежды – повседневный костюм или платье. «Завтрак» устраивается между 12 и 15 часами. Наиболее распространённое время начала завтрака от 12.30 до 13.30 завтрак продолжается 1-1,5 часа, из которых 45-60 минут гости проводят за столом, а 15-30 минут – за кофе (кофе, чай могут быть поданы за тем же столом или в гостиной). За завтраком подают одну-две холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо, десерт.

Во время сбора гостей им предлагается аперитив. По завершении завтрака подаются чай, кофе. Предлагается коньяк и ликёр. Форма одежды – повседневный костюм или платье, если форма одежды специально не указывается в приглашении.

Приём типа «Коктейль» начинается между 17-18 часами. Продолжительность приёма 2 часа. Приём проходит стоя. На приглашении указывается время начала и окончания приёма (17.00 – 19.00; 18.00 – 20.00). Гости могут приходить и уходить в любой час указанного времени. Нормальным считается пребывание на приёме до 1,5 часов.

Первые гости собираются в течение 15 – 30 минут. Позднее прибытие и ранний уход (без уважительной причины) рассматривается как желание гостя подчеркнуть натянутые отношения к устроителям приёма.

Сотрудники фирмы не должны появляться на приёме позже своего руководства. Разъезд происходит в обратном порядке: первым уезжает руководство, за ним остальные сотрудники в порядке старшинства.

Хозяин и хозяйка на этих приёмах в течение всего времени стоят у входа, встречают и провожают гостей. Кроме того, хозяйка представляет вновь прибывших тем из гостей, с которыми они не знакомы. Если хозяйки нет на месте, то вновь прибывший должен найти её, поздороваться с ней, прежде чем вступить в контакт с гостями.

Подают налитые в бокалы коктейли. Их разносят официанты. Иногда устраивается бар-буфет со спиртными напитками. В качестве закуски подаются канапе с различными солёными маслами, кремами, паштетами, рыбой, мясом, фаршированные яйца, мини-пирожные, печенья, солёный и сладкий миндаль, орехи, фрукты.

Приём типа «а ля фуршет» проводится в те же часы, что и «коктейль» (17.00 – 19.00 или 18.00 – 20.00). Его формальное отличие состоит в том, что на приёме «Коктейль» обычно подают больше напитков и меньше закусок, а на фуршетных приёмах напитков подаётся меньше, а закусок предлагается значительно больше.

После холодных закусок подают запечённую еду (жульены). Можно также подавать сосиски, маленькие котлеты. После горячей закуски гостей угощают десертом – сыром с фруктами, желе, мороженым. В конце приёма подают кофе. Гости обслуживают себя сами. Официанты лишь наполняют блюда, меняют тарелки, наливают напитки и накладывают мороженое.

Приходя на такой приём, надо, прежде всего, разыскать хозяина и хозяйку, поздороваться с ними. Уходить разрешается не прощаясь. Уходя с приёма, оставьте в передней на особом подносе две свои карточки и карточку жены с загнутыми уголками.

Форма одежды повседневная – костюм или платье, если иное не указано в приглашении.

«Обед» – это наиболее почётный вид приёма. Он обычно начинается в промежутке между 19.00 и 21.00. Столы ставят в виде буквы «П» или «Т». Почётные места за торжественным столом организуют «лицом» к входным дверям или, если это невозможно, к окнам, выходящим на улицу. Стол украшают цветами и маленькой холодной закуской с декоративными овощами. Выбор холодных закусок невелик – только по одному рыбному и мясному блюду и овощные салаты. После холодных закусок подают бульон с гренками, затем – какое-либо мясное блюдо. Могут быть два горячих кушанья, одно из них рыбное, которое подают перед горячим мясным блюдом с приготовленными по-разному овощами. Обед заканчивается десертом: желе, кремы, различные сладкие блюда, ягоды со сливками. В заключение подаётся чай или кофе.

Спиртные напитки те же, что и на завтраке. Пред обедом гостям предлагаются аперитивы.

Торжественный приём требует парадной формы одежды. В этом случае на приглашениях (в левом нижнем углу) обычно пишут «White tie» (белый галстук, что означает – фрак) или «Black tie» (чёрный галстук, т.е. смокинг); «Evening dress» – вечерняя одежда, что также означает фрак. Если форма одежды указывается, выполнение этого является обязательным. Дамы в таких случаях должны быть в вечерних туалетах.

Женщинам на приёмы следует приходить в одежде строгого покроя, неярких тонов. На завтрак, коктейль принято являться в платье обычной длины, платье – костюме или костюме, небольшой шляпе из фетра, шёлка и другого подобного материала, причём шляпу во время приёма снимать не обязательно. Не рекомендуется приходить на приёмы с большим количеством ювелирных украшений. Их вообще не надевают до 18.00. Днём уместнее выглядит бижутерия или украшения из полудрагоценных металлов.

На приёмы, начинающиеся до 20.00, дама может прийти в шёлковых, лайковых перчатках с замшевой или кожаной сумочкой. Перчатки, однако, снимают сразу по приходу, самое позднее – в фойе, где разносят аперитив.

К вечернему платью можно надеть шёлковые, кружевные, другие тонкие перчатки, причём, чем короче рукава платья, тем длиннее должны быть перчатки и наоборот.

На приглашениях иногда пишут: «Undress» (буквально – без одежды). Это означает, что надлежит быть в простом костюме.

Парадная одежда требует соблюдения некоторых общих правил. К фраку полагаются: белый галстук – бабочка, завязанный от руки (шёлковый или, лучше пикейный), туго накрахмаленная манишка, стоячий воротничок с загнутыми углами, белый пикейный жилет (надевают и шёлковый, но это не считается хорошем тоном), чёрные лакированные туфли. На фрачной жилетке три пуговицы, которые должны быть всегда застёгнуты. В нагрудном кармане – белый носовой платок в том случае, если на груди не прикреплены ордена. Запонки должны быть скромными. При себе надо иметь свежие белые перчатки.

К смокингу полагается тугая крахмальная манишка, стоячий воротничок с загнутыми углами, чёрный галстук – бабочка, лакированные туфли, чёрный жилет. С фраком не носят наручные часы, а только карманные на цепочке.

«Обед-буфет» является разновидностью «Обеда». Поскольку этот вид приёма берёт своё начало в Швеции, его называют «шведский стол». Буфетный обед проводится в те же часы, что и «Обед». Его проведение проще, т.к. не связано с размещением гостей за столом. Сервируя стол в виде буфетной стойки, его помещают у стены или в центре комнаты.

На середину стола ставят холодные закуски, холодные соусы, хлеб, различные салаты, печенья, кондитерские изделия, прохладительные напитки, соки, минеральную воду.

Участники буфетного обеда не сидят за общим столом, а подходят к нему, берут левой рукой салфетку, на которую ставят тарелку с предварительно положенными на неё ножом и вилкой, а затем накладывают на тарелку кушанья. Правой рукой берут бокал с вином, соком или каким-либо другим напитком.

Наполнив тарелку, гости отходят от стола и рассматриваются за маленькими столиками. Они могут располагаться также на диванах, в креслах, стараясь сесть с теми людьми, с которыми необходимо поговорить.

Вина, коктейли и другие спиртные напитки выставляются на буфетных стойках и столах, за которыми стоят официанты.

Форма одежды такая же, как на «Обеде».

«Ужин» начинается в 21.00 и позднее. От «Обеда» отличается лишь временем его начала. Кроме того, на ужине, как правило, не подают суп.

Форма одежды указывается в приглашении – тёмный костюм, смокинг или фрак; для женщин – вечернее платье.

Партнёры по деловому общению могут устраивать и менее официальные встречи – за чайным или кофейным столами.

На кофе, как правило, приглашают с 17.00 до 19.00, на чай можно приглашать и позже – до 20.00.

К кофе или чаю подают маленькие бутерброды, пирожки, сладкое и солёное печенье, сдобные булочки, кексы, солёные или сладкие торты. На стол можно поставить коробки шоколадных конфет, сливки, мороженое, лимоном. Перед кофе можно подать горячую закуску или салат, тосты, оладьи с начинкой, омлеты, печенья. К кофейному столу также рекомендуется подавать соки, минеральную воду.

Форма одежда – повседневный костюм или платье.

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: