 |
Подготовка и проведение приёмов
|
|
|
|
Проведению приёмов предшествует тщательная подготовка, включающая: выбор вида приёма; составление списка приглашённых; рассылку приглашений; составление плана рассадки за столом; составление меню, сервировку столов и обслуживание гостей, а также подготовку тостов и речей. И, наконец, составление схемы или порядка проведения приёма.
Составление списков приглашённых,
рассылка приглашений и ответы на них
Вначале определяется общее количество гостей, которое зависит от вида приёма, его целей, возможностей помещения и обслуживания. После этого гостям направляются приглашения. Для приглашений используются специальные бланки, изготовленные типографским способом.
В бланках приглашений вписываются фамилии и звания приглашаемых. Имя, фамилия приглашённого пишутся от руки или на машинке. Жёнам отдельных приглашений не посылают, а в приглашениях мужчинам указывается, что они приглашаются с супругами. На первом месте всегда ставится имя мужа. Приглашения всегда пишутся в третьем лице, с употреблением выражения «имеет честь пригласить».
В приглашении также рекомендуется указывать форму одежды. Кроме того, в нём указывается, какого рода состоится приём – коктейль, обед, чай и обязательно помечается час и место, где состоится приём. Если приглашают на завтрак, обед, ужин, внизу приглашения проставляют буквы R.S.V.P. (Repondez s`il vous plait), означающее просьбу подтвердить принятие приглашения. Если вы хотите пригласить на обед какое-либо важное лицо, заранее узнайте, подходит ли для него назначенный день.
На приёмы типа обедов и завтраков приглашения необходимо рассылать, по крайней мере, за полторы – две, а иногда и за три недели вперёд.
|
|
|
Чем выше официальное положение лица, организующего приём, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. Обычно его принято давать через три-пять дней после получения приглашения.
Правильнее ответить на приглашение письмом или открыткой, чем послать свою визитную карточку. Если на приглашении указан номер телефона, в этом случае ответ может быть дан по телефону.
По мере поступления ответов от приглашённых рассадка уточняется. Накануне приёма составляется общий список участников завтрака, обеда или ужина в порядке протокольного старшинства.
Чтобы гости могли без труда найти своё место за столом, в гостиной вывешивается план (карта) стола, в котором указывается место каждого гостя.
Кроме того, на столе у каждого прибора кладётся карточка с фамилией гостя.
Протокольные аспекты речей и тостов за столом
Ø Если на приеме предполагается обмен речами или тостами, хозяин приема должен послать почетному гостю копию своей речи или тоста, чтобы он мог подготовить ответ.
Ø Речь или тост должен включать в себя: приветствие в адрес почетного гостя, слова о том, что послужило поводом для встречи, пожелания гостям, деловых успехов, процветания их фирм(ы), счастья.
Ø В ответной речи почетный гость должен выразить благодарность за оказанное гостеприимство, согласие со словами хозяина относительно взаимной заинтересованности во встрече и заверения в том, что гости испытывают к принимающей стороне теплые, дружественные чувства.
Ø Во время произнесения речей и тостов недопустимо разговаривать, наливать вина, есть.
Ø На официальных приемах речи и тосты произносятся после десерта, когда налито шампанское. На других приемах – не ранее 10-15 минут после начала приема. Однако в последнее время все чаще речами и тостами обмениваются и в самом начале приема.
Ø Во время беседы за столом следует избегать разговора о семейной жизни, болезнях, религии, политики. Не следует также говорить в обществе о вопросах, касающихся только Вас и Вашего собеседника.
|
|
|
Деловое письмо
Официальная переписка охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.
Существуют два основных вида официальной корреспонденции:
Ø официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике;
Ø деловые письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.
Современные формы переписки, принятые в международном общении, сложились около 150 лет назад в Англии.
За рубежом формальной стороне переписки придают больше значения, чем у нас. И чтобы не испортить деловых отношений, надо строго соблюдать этикет переписки.
Ø Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка – своеобразная визитная карточка фирмы. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.
Ø Письмо начинается с адреса. Во всём мире сначала пишут Кому, а потом Куда.
Ø Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.
Ø Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз – в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается так, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.
Ø Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем – фамилия. Вежливость требует поставить перед фамилией одно из обращений «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Слова «Господин» и «Госпожа» всегда пишутся сокращённо и не употребляются без фамилии. А такие звания и титулы, как генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.
|
|
|
Ø Если вы хотите послать письмо лично корреспонденту, то после фамилии следует поставить слово «лично» («Confidential»).
Ø После этого следует написать название фирмы, где работает адресат, затем указать её почтовый адрес: номер дома, название улицы, название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтовый индекс и страна.
Пример: Г-ну К.Лампикоски,
Генеральному директору,
«ТАМПЕЛЛА ПАУЭР Инк.»,
109, Лапинти,
ТАМПЕРЕ, 33101,
ФИНЛЯНДИЯ.
Структура письма
Ø С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами (12 мая 1999г.). Принятые у нас цифровые обозначения месяца не применяются в международной практике.
Ø Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
Ø Ещё ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов: «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой доктор + фамилия», или «Господа», «Уважаемые господа», «Уважаемый господин + фамилия».
Ø В официальных письмах не принято обращаться на ты.
Ø После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.
Ø Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: («Reference»), русский эквивалент – «Касательно» или «Кас.».
Например, Re: «В ответ на ваш телекс от 18 мая 1992».
Ø Более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчёркивается или пишется заглавными буквами.
Например: Дорогой г-н Смит,
О Ваших предложениях по
проекту «Омега»,
или Дорогой г-н Смит,
О Ваших предложениях по
проекту «Омега»,
Далее следует текст письма.
Ø Заканчивается письмо комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях: «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наши лучшие пожелания г-ну …», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.
|
|
|
Ø В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.
Ø Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке – 2-2,5 см.
Ø Пишите своё имя полностью, чтобы ваш респондент не ошибся относительно вашего пола.
Ø Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P.S. и дописывается необходимая информация. В конце P.S. снова ставится подпись.
Ø Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosure)». Например: Приложение: 1) контракт (5л), 2) страховой полис (6л).
Ø Указание на рассылку копий (Carbon copy или CC) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда необходимо направить его по нескольким адресам.
Например:
Копия: Г-ну С. Смирнову «Мосбизнесбанк».
Структура делового письма
 |
| Задания. Вопросы. | Ответы. |
| 1. Что такое деловой протокол? 2. На каком принципе международного права основан деловой протокол? 3. В чем специфика делового протокола и чем он отличается от протокола дипломатического? 4. Раскройте содержание программы пребывания делегации, прибывшей в Вашу страну на переговоры. 5. Каковы правила определения места и времени проведения деловых переговоров? 6. Назовите протокольные вопросы приема делегаций. 7. Назовите протокольные вопросы ведения переговоров. 8. Каков порядок рассадки за столом переговоров? 9. Какова роль деловых приемов в деловом общении? 10. Назовите виды деловых приемов. 11. В чем состоит подготовка приема? 12. Каким требованиям должно отвечать приглашение на прием? 13. Дайте сравнительную характеристику приемам с рассадкой и без рассадки. 14. Охарактеризуйте основные виды официальной корреспонденции. 15. Что называется деловым письмом? 16. Каковы общие требования к деловому письму? 17. Какова структура делового письма? | |
| Задания. Тесты. | Ответы. |
| 1. Деловой протокол – это: а) правила поведения в бизнесе; б) порядок проведения деловых встреч; в) совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых в деловом общении; г) порядок проведения встреч на высшем (государственном) уровне. 2. Форма приема делегации фирм, в первую очередь, зависит от: а) цели приезда делегации; б) цели приезда и ранга главы делегации; в) количества ее участников; г) от положения фирмы на рынке. 3. Кто определяет место и время проведения переговоров: а) принимающая сторона; б) приглашенная сторона; в) принимающая сторона предлагает, а решающее слово – за приглашенной стороной; г) приглашенная сторона предлагает, а решающее слово – за принимающей стороной. 4. Укажите правильный порядок рассадки за столом переговоров: а) рассадка свободная; б) члены делегаций занимают противоположные стороны стола; в) с одной стороны стола по степени протокольного старшинства садятся члены одной делегации, с противоположной стороны – в таком же порядке – члены другой делегации; г) члены обеих делегаций рассаживаются в алфавитном порядке по периметру стола. 5. Отметьте обращение, которое принято использовать в приглашениях на прием: а) «Фирма «Альфа» имеет честь пригласить»; б) «Наша фирма рада пригласить»; в) «От всей души мы приглашаем»; г) «Представители фирмы «Альфа» уведомляют». 6. Укажите структуру письма, соот-ветствующую деловому протоколу: а) инициалы получателя, его адрес, указание на содержание письма, вступительное обращение, основной текст; б) вступительное обращение, инициалы получателя и его адрес, указание на содержание письма, основной текст; в) инициалы получателя, его адрес, вступительное обращение, указание на общее содержание письма, основной текст; г) наименование организации-отпра-вителя, инициалы получателя, его адрес, вступительное обращение, указание на общее содержание письма, основной текст. |
V. ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА
|
|
|
|
|
|
