 |
2.2.2 Анализ материальных и информационных потоков
|
|
|
|
Общее количество принятых на хранение материалов составило в 2018 г. – 413705 единиц, в 2019 г. – 486425 единиц, в 2020 г. – 534850 единиц. Легко определить, что в абсолютном значении входные потоки МЦ на малом складе за анализируемый период выросли на 121145 единиц, а темп роста принятых на хранение единиц МЦ за анализируемый период составил 129, 28%, что свидетельствует о том, что почти на треть увеличилось поступление материалов на данном складе в 2020 г. по сравнению с 2018 г.
Делая анализ выходных потоков, можно отметить, что общее количество отпущенных МЦ в 2018 г. составило 373749 единиц, в 2019 г. – 425787 единиц, в 2020 г. – 463301 единицы. Абсолютный прирост выходных потоков МЦ в штучном эквиваленте на малом складе ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» за анализируемый период составил 89552 единицы, а темп их роста составил 123, 96 %.
По полученным значением отслеживается тенденция, при которой в анализируемой динамике 2018-2020 гг. количество принятых на хранение единиц МЦ (входной поток) растет большими темпами по сравнению с отпущенными единицами (выходной поток). Это свидетельствует о том, что у фирмы «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» с каждым годом анализируемого периода происходит накапливание, увеличение запасов мелких комплектующих изделий. Следовательно, это ведет к довольно негативной ситуации – имеющиеся у предприятия денежные средства идут не на развитие бизнеса, не на расширение и модернизацию производства, а на то, что деньги просто-напросто из года в год «накапливаются» и «пылятся» на стеллажах малого склада. Таким образом, появляется и возрастает риск краж и хищений с данного склада, поскольку сотрудникам фирмы становится довольно трудно иметь всегда под рукой данные о материалах, поступивших один, два, а то и три года тому назад.
|
|
|
Все приведенные выше исследования и доказательства ведут к тому, что на фирме «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» созданы все условия для недобросовестных работников, созданы все условия для того, чтобы происходили кражи, хищения, порча материалов. В середине 2020 г. (август 2020 г. ) была проведена инвентаризация, в ходе которой был выявлен факт хищения материальных ресурсов и сырья на анализируемом складе ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ».
В таблице 11 представлены данные, где указаны остатки МЦ на конец 2020 г. по документам малого склада (журналы поступающих и отпускаемых материалов) и фактическое наличие этих же материалов, выявленное в ходе инвентаризации (путем сплошного подсчета остатков МЦ), а также рассчитано отклонение, т. е. фактически недостача или кража, этих материалов со склада.
Таблица 11 – Недостачи на малом складе г. Ногинск ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» на конец 2020 г.
| Товарная группа | Остаток единиц на конец 2020 г., ед. | Недостачи | |||
| по документам | фактически | в штучном эквиваленте, ед. | в рублевом эквиваленте, руб. | группа | |
| Лента торцевая | 12651, 2 | 10996, 4 | 1654, 8 | А | |
| Полозки | |||||
| Уголки | |||||
| Штанги | |||||
| Рамочный профиль | В | ||||
| Ножки на стол | |||||
| Ручки | |||||
| Стяжки | |||||
| Полкодержатели | |||||
| Кронштейны | |||||
| Профиль | |||||
| Заглушки | С | ||||
| Скобы | |||||
| Клей | |||||
| Замки | |||||
| Шпонки | |||||
| Шарниры | |||||
| Дюбеля, держатели | |||||
| Болты | 2489, 032 | 2237, 6 | 251, 432 | ||
| Петли | |||||
| Гвозди, гайки | 593, 4 | 514, 4 | |||
| Штифты | |||||
| Крепежи | |||||
| Шурупы | |||||
| Итого | 71548, 632 | 62209, 4 | 9339, 232 | --- | |
Проводя анализ представленной таблицы, можно отметить, что на конец 2020 г. на складе мелких комплектующих материалов г. Ногинск ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» в соответствии с документами должно было остаться 71548, 632 единицы сырья и материалов. Фактически на данном складе на ту же дату насчитывалось 62209, 4 единиц мелких комплектующих материалов. Следовательно, за 2020 г. с данного склада фирмы «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» пропало около 9, 5 тыс. единиц различных комплектующих и материалов (если быть точнее, то 9339, 232 единицы). Приведенное значение отклонений (недостач) материалов составляет 1, 71 % от общего количества принятых на хранение материалов в том же 2020 г.
|
|
|
Как свидетельствуют приведенные данные, хищения происходили практически по всем позициям хранимых на данном складе материалов, исключение составляют лишь некоторые позиции (например, некоторые виды винтов, кронштейнов, ручек, шурупов и др. ). Имеются такие позиции, по которым существуют «незначительные» недостачи (например, профиль из алюминиевого сплава, ручка кнопка хром, штафт п/п вишня, др. ), а есть и такие, по которым недостачи измеряются в сотнях (например, шпонка для рамочного профиля, ручка пластмассовая желтая, заглушка евровинта бежевая, уголок для крепления столешни, др. ) и даже в тысячах (например, заглушка евровинта белая) единиц.
По подсчетам бухгалтерии, начальника складского хозяйства и заведующего малым складом ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» данное количество недостающих материалов принесло анализируемой фирме значительные убытки, которые составляют 587530 руб. (в закупочных ценах). Наибольший объем недостач все же наблюдается по тем позициям материалов, оборот которых (прием на хранение и отпуск со склада) самый наивысший – например, лента торцевая (44600 руб. ), полозки (28360 руб. ), уголки для крепления столешниц (14430 руб. ), др.
В таблице также приведены данные, по которым недостачи разделены на три группы (группа А, В и С) в соответствии с их долей в общем количестве недостач в рублевом эквиваленте. Следовательно, группа А принадлежат на фирме «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» наиболее тщательному контролю за их отпуском и расходованием.
Таким образом, проанализировав входные и выходные потоки МЦ на малом складе г. Ногинск ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» можно констатировать в основном негативные характеристики в работе данного склада. Во-первых, это значительное опережение темпов поступающих на хранение материалов по сравнению с отпускаемыми со склада, что ведет к фактическому нерациональному использованию имеющихся денежных средств, в следствии того, что имеющиеся у предприятия денежные средства идут не на развитие бизнеса, не на расширение и модернизацию производства, а на то, что деньги просто-напросто из года в год «накапливаются» и «пылятся» на стеллажах малого склада. И, во-вторых, анализ данного раздела работы показал фактические недостачи материалов, сырья, комплектующих за прошедший 2020 г., т. е. убытки фирмы «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» в результате произошедших краж, хищений, которые стали следствием неграмотной и нерациональной организации работы самого склада, организации труда его работников, неиспользованию современных технологий и т. п.
|
|
|
Технологический процесс на малом складе фирмы «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» представляет собой следующую последовательность операций:
1) приемка материалов по количеству;
2) размещение материалов на хранение;
3) отборка материалов из мест хранения в соответствии с заказом;
4) выдача отобранных материалов заказчику.
Далее будут более подробно раскрыты и описаны каждый из процессов, протекающих на малом складе исследуемой фирмы с целью обнаружения в них недостатков или каких-либо упущений.
Необходимо отметить, что на малый склад фирмы материалы поступают не от поставщиков, а с основного склада, на котором хранятся укрупненные единицы мелких деталей. В случае, когда на малом складе заканчиваются те или иные детали, заведующий складом составляет заявку на основной склад на поставку деталей и комплектующих в необходимом количестве. Когда основной склад удовлетворяет этот запрос, заведующий малым складом осуществляет проверку количества поступивших материалов по сделанному заказу. Следует отметить, что приемка по качеству не осуществляется вообще, либо осуществляется, но очень редко. Приемка по количеству осуществляется самым элементарным способом – путем сплошного подсчета и сверки полученного количества материалов со сделанным заказом. Если никаких расхождений не произошло, то поступившие материалы ставятся «на приход» в специальном «Журнале учета поступающих материалов» с указанием даты приемки, наименования и количества поступивших материалов.
|
|
|
На следующем этапе осуществляется размещение материалов на хранение, в котором принимают участие как заведующий складом, так и кладовщик. Материалы на малом складе фирмы «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» хранятся в ячейках каркасных стеллажей. Поскольку на данном складе хранятся различные мелкие детали, которые упакованы в коробки, ящики, тару различных размеров и объемов, а некоторые товары вообще хранятся без упаковки (например, мойки), то заведующий складом выбрал следующую «стратегию» размещения материалов на хранение – их укладывают там, где есть во время поступления материалов свободные ячейки, свободные места. Один и тот же материал, одни и те же комплектующие оказываются размещенными в нескольких местах. Заведующий малым складом объясняет это тем, что он такими действиями якобы значительно сокращает время на размещение материалов на хранение.
Отборка материалов по представленным заказам осуществляется на малом складе в первой половине каждого рабочего дня. Бригадиры, оценив какие материалы и комплектующие им нужны, идут на малый склад за их получением. По представленным заказам, которые, кстати, бригадиры предъявляют в устной форме, не подкрепив данные по запрошенным материалам абсолютно никакими документами кладовщик отбирает необходимые детали. Так как отборка осуществляется для небольшого количества материалов, имеющих, в основном, небольшие размеры, то она происходит полностью собственноручно. Поскольку одни и те же материалы хранятся в нескольких, совершенно разных местах, то это затрудняет работу и увеличивает время кладовщика на процесс отборки.
В зоне отпуска (зоне экспедиции) заведующий складом еще раз проверяет и пересчитывает отобранные комплектующие и детали, затем в специальном «Журнале учета отпуска материалов» ставит «на расход» отпущенные материалы с указанием их наименования, количества. После этого бригадиры самостоятельно доставляют их в цеха и производственные участки.
Следует отметить, что прием и выдача материалов с малого склада г. Ногинск ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» выполняется на одном совмещенном участке.
Поскольку склад мелких комплектующих деталей фирмы «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» имеет совмещенную зону приемки и отпуска материалов (зону экспедиции), то во избежание смешивания потоков поступающих и отпускаемых материалов, на данном складе предусматривается перемещение материалов во времени. То есть, утром, в начале рабочего дня осуществляется отпуск материалов со склада, а в случае поступления материалов, они принимаются и размещаются на хранение во второй половине рабочего дня. Ширина данной зоны экспедиции отвечает всем нормативным требованиям в данной сфере и составляет она 2 м. Данная зона приемки и отпуска материалов снабжена удобным столом для осуществления всех необходимых операций с материалами и различными деталями.
|
|
|
Таким образом, в качестве заключения по данному разделу работы, необходимо отметить, что на складе мелких комплектующих деталей фирмы «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ» существует множество «узких мест», множество упущений в процессе осуществления основных складских операций. Во-первых, это размещение материалов на хранение на свободные места, т. е. материалы (группа материалов) не имеют четко определенного места хранения. В результате одни и те же материалы оказываются размещенными в нескольких местах. Во-вторых, что является непосредственным следствием первого упущения, это очень долговременная отборка материалов из мест хранения в соответствии с заказом, поскольку на данном складе отсутствует адресная система хранения материалов.
В современной литературе отмечается, что в зависимости от функционального назначения в логистических процессах на складах участвуют следующие группы документов:
- документы, используемые для оформления приемки товаров;
- документы, используемые для оформления размещения товаров на хранение;
- документы, используемые для оформления отпуска товаров.
Чтобы более четко представить работу исследуемого склада мелких комплектующих материалов г. Ногинск ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ»., решено более четко проанализировать все документы, которые должны использоваться и фактически используются на складе на указанных этапах. Таким образом, в качестве заключения по данному разделу работы необходимо отметить, что на определенных этапах работы анализируемого склада прерывается информационный поток. Следовательно, возникает серьезный риск проявления недобросовестности работников фирмы «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ»., появляется риск воровства МЦ с данного склада. В последующей части представленной работы будет дан план мероприятий по устранению выявленных недостатков, направленный на совершенствование схемы документооборота малого склада ООО «ЖИВЫЕ ДИВАНЫ».
|
|
|
