 |
Рисунок 44. 4.2. Как отправить документ или договор на согласование. Кроме того, существует возможность запустить один из следующих процессов, наличие которых зависит от выбранного статуса совещания: Согласование повестки
|
|
|
|
Рисунок 44.
Затем следует нажать на кнопку 
. Откроется экран создания нового совещания, в котором необходимо заполнить все требуемые поля и указать статус документа: протокол или повестка:
- Повестка – статус выбирается в том случае, если совещание находится на этапе планирования. На данном этапе, как правило, требуется согласовать вопросы, которые будут обсуждаться на совещании. При выборе данного статуса в календаре пользователя, который является участником совещания, будет отображаться планируемое совещание.
- Протокол – статус выбирается при создании решений по уже проведенному совещанию, либо по совещанию, которое проводится в данный момент.
После того, как вся необходимая информация добавлена, можно закрыть карточку с сохранением всех внесённых изменений с помощью кнопки 
в разделе действий (Рисунок 45). В этом случае, если созданному совещанию был присвоен статус «Повестка», то документ будет сохранен в папке действий «Документы» – «Черновики» без запуска какого-либо процесса по нему. Если совещанию был присвоен статус «Протокол», то документ будет доступен из пункта меню «Документы» – «Список совещаний».
Рисунок 45.
Кроме того, существует возможность запустить один из следующих процессов, наличие которых зависит от выбранного статуса совещания:
- Согласование повестки.
- Согласование протокола.
4. 2. Как отправить документ или договор на согласование
Прежде чем отправить документ/договор на согласование, его необходимо создать, как описано в предыдущем разделе.
После того, как вся необходимая информация внесена, необходимо нажать на кнопку «Согласование» в разделе действий (Рисунок 46):
|
|
|
Рисунок 46.
Чтобы подтвердить запуск процесса, необходимо нажать на кнопку .
Откроется экран подтверждения списка участников (Рисунок 47), в котором нужно назначить пользователей на роли, выбрать способ уведомления, установить очередность согласования и длительность процесса, при необходимости – оставить комментарий.
Для того чтобы добавить участника или участников, необходимо выбрать их в выпадающем списке или с помощью кнопки 
. Удалить выделенного участника можно с помощью нажатия на кнопку 
.
Можно настроить любую последовательность согласующих. Для настройки последовательности необходимо указать соответствующие числовые значения в столбце «Очередность».
Если очередность участников совпадает, значит, имеет место параллельное согласование. По умолчанию документ/договор отправляется всем согласующим параллельно. Если необходима иная последовательность согласования, то нужно указать очередность согласования, изменяя числовые значения в колонке «Очередность».
Рисунок 47.
В поле «Завершить к» можно задать дату, до которой необходимо завершить весь процесс согласования.
Либо можно задать длительность каждого из этапов согласования (для соответствующей настройки нужно обратиться к администратору системы). В этом случае поле «Завершить к» будет не доступно.
Если изменение длительности разрешено, в таблице появятся две дополнительные колонки: «Длительность» и «Ед. времени», в которых можно указать продолжительность работы каждого из участников над документом/договором в минутах, часах или днях.
Для инициатора длительность будет определять время, предоставленное ему на доработку документа/договора в случае отклонения.
В поле «Комментарий» пользователь может внести любую дополнительную информацию. Для отправки документа/договора на согласование необходимо нажать
|
|
|
на кнопку .
|
|
|
