Преимущества внутреннего подразделения

Внутреннему подразделению паблик рилейшенз присущи, по крайней ме­ре, четыре преимущества.

1. Сотрудники подразделения являются служащими соответствующей ор­ганизации.

2. Специалисты, работающие в подразделении, хорошо знают свою орга­низацию.

3. Экономия средств, требуемых для реализации многих программ.

4. Сотрудники подразделения всегда "под рукой" у руководства организации.

То, что сотрудники подразделения паблик рилейшенз являются служащими организации, представляет собой величайшее преимущество внутреннего подраз­деления в сравнении со сторонней PR-фирмой. В некоторых организациях офис руководителя службы паблик рилейшенз расположен по соседству с офисом ис­полнительного директора организации. В качестве примера тесных рабочих взаимоотношений подобного рода можно привести компанию Eastman Kodak. В этой компании уже в течение многих лет руководитель службы паблик рилей­шенз начинает большинство своих рабочих дней со встречи с исполнительным директором компании.²¹ В Федеральной сети универмагов службу паблик ри­лейшенз решили переместить на 12-й этаж, где находятся другие офисы высше­го руководства, поскольку "работа этой службы сейчас усложнилась, а ее связи с другими подразделениями стали гораздо более тесными, чем раньше".²²

Частые контакты между отделом PR и высшим линейным руководством являются скорее правилом, чем исключением. В соответствии с информаци­онным бюллетенем pr reporter, 60% руководители службы паблик рилей­шенз встречаются с исполнительными директорами своих организаций не менее одного раза в неделю. Столь тесные рабочие контакты между отделом паблик рилейшенз и высшим руководством организации формируют довери­тельные взаимоотношения и обеспечивают поддержку со стороны руководства. Кроме того, такие контакты позиционируют службу паблик рилейшенз как важную составляющую руководства организации.

Знание организации означает глубокое знание текущего состояния дел в организации, присущее лишь специалистам, для которых эта организация не является чужой. Сотрудники организации знакомы с взаимоотноше­ниями между отдельными служащими и подразделениями, они хорошо ос­ведомлены о различных "подводных течениях", определяющих степень влияния тех или иных руководителей, и о внутренней политике организа­ции. Они знают, к кому следует обратиться при решении тех или иных во­просов, и стараются избегать тех, кто ставит личные амбиции и практиче­ские соображения выше интересов организации и общества в целом. Им хорошо известно, кто может выступить в роли яркого и убедительного ора­тора, а кому ни в коем случае нельзя доверять право публичного выступ­ления (например, по причине их стеснительности и боязни выступать пе­ред широкой аудиторией или под прицелом телекамер).

Разумеется, бывает так, что и стороннему консультанту удается овладеть всеми этими знаниями, и все же штатные сотрудники организации в этом смысле находятся в более выгодном положении и могут применять свои зна­ния на постоянной основе. Являясь частью организации, персонал внутрен­него отдела паблик рилейшенз может давать рекомендации, улаживать кон­фликты и предоставлять необходимые услуги с учетом истории и культуры данной организации. Им известно, кого или чего следует избегать, и наобо­рот, кого или что следует использовать в своей работе.

Экономия вытекает, как правило, из более низких накладных расходов и эффективной интеграции в организации. Когда потребность в связях с общест­венностью становится постоянной (а в большинстве организаций рано или поздно так и случается), содержать штатный персонал службы паблик рилей­шенз оказывается экономически более выгодным, чем обращаться за помощью к сторонним PR-фирмам. Например, предельные издержки, связанные с опла­той помещения для службы паблик рилейшенз, расходами на отопление и электроэнергию составляют лишь незначительную часть накладных расходов в крупной организации. Накладные расходы сторонней фирмы могут оказаться выше, чем накладные расходы, связанные с содержанием внутреннего отдела, просто потому, что сторонние фирмы, как правило, меньше, чем организации- клиенты, которых они обслуживают, в результате чего не удается добиться экономии, обусловленной ростом масштаба организации.

Начальные расходы, связанные с реализацией проектов, зачастую также оказываются ниже, поскольку сотрудники внутреннего отдела уже имеют необходимый им практический опыт, знания, доступ к нужным служащим и понимание сути происходящего в организации. Со всевозможными рутин­ными аспектами этой работы, такими как еженедельные выпуски новостей, ежемесячные публикации, квартальные отчеты и т.п., эффективно справля­ются те, кто находится ближе всего к источникам соответствующей инфор­мации и различным подразделениям организации. А производительность труда отдельных работников напрямую связана с экономической эффектив­ностью организации в целом.

Доступность PR- специалистов службы паблик рилейшенз характеризу­ется многими аспектами. Когда в организации возникают какие-то пробле­мы, эти специалисты всегда оказываются "под рукой" у руководства органи­зации. Можно не мешкая провести совещание руководства с участием представителей отдела паблик рилейшенз. Поскольку эти специалисты являются сотрудниками организации, их можно посвящать в самые "деликатные" во­просы. Если кто-то из руководителей организации совершил какую- нибудь неэтичную выходку или допустил неосторожное высказывание, ставшие дос­тоянием общественности, исполнительному директору может немедленно по­надобиться сотрудник отдела по связям с общественностью, которому может быть известна предыстория этой ситуации, который понимает опасность не­верной ее интерпретации и у которого налажены хорошие отношения со средствами массовой информации и прочими "ключевыми фигурами".

Доступность также означает возможность немедленного обращения за по­мощью к специалистам отдела паблик рилейшенз со стороны других подраз­делений организации. Представителей отдела PR можно приглашать на раз­личные оперативные совещания. В некоторых организациях служба паблик рилейшенз децентрализована, а ее сотрудники прикомандированы к каждо­му функциональному подразделению организации. В других организациях централизованная служба паблик рилейшенз находится в штаб- квартире ор­ганизации, действуя в основном по принципу сторонней PR-фирмы, для ко­торой другие отделы организации являются клиентами. Разница между сто­ронней фирмой и подобной централизованной службой паблик рилейшенз заключается, однако, в том, что к сотрудникам такой службы гораздо проще обратиться за консультацией, чем к сторонней фирме.