 |
Питання для контролю знань. 3. Методичні рекомендації до Практичні заняття. Модуль 1. Змістовий модуль 1. Вступ до самоменеджменту
|
|
|
|
Питання для контролю знань
1. Яка мета раціонального планування службових приміщень?
2. Якими правилами слід керуватися менеджеру при розміщенні та плануванні службових приміщень?
3. У чому сутність поняття “ наукова організація робочого місця”?
4. Яких правил слід дотримуватися менеджеру при організації свого робочого місця?
5. Що таке нормальна та максимальна робоча зона?
6. Які фактори впливають на умови праці?
7. Які типи освітлення службових приміщень Ви знаєте?
8. Які правила пофарбування службових приміщень Ви знаєте?
9. Як впливають на організм людини температура, вологість повітря та рівень шуму?
Література: 4, 5, 18, 20, 22, 23
3. МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ПРАКТИЧНІ ЗАНЯТТЯ
МОДУЛЬ 1
Змістовий модуль 1. Вступ до самоменеджменту
Практичне заняття № 1
Тема 1. Поняття і сутність самоменеджменту. Аналіз витрат робочого часу менеджера.
Кількість годин – 4
Мета: 1. Первинне оволодіння ключовими поняттями та термінами, з’ясування предмету дисципліни «самоменеджмент».
2. Усвідомлення важливості прийомів і методів самоменеджменту для особистої практичної діяльності.
3. Усвідомлення сутності і значення аналізу використання робочого часу менеджера, оволодіння методикою аналізу.
4. Формування умінь і навичок аналізу робочого часу і поглиначів часу.
5. Формування здатності аналізувати інформацію та здійснювати ефективні комунікації.
План: 1. Обговорення питань (2 години):
· Сутність поняття «самоменеджмент».
· Функції самоменеджменту.
· Сутність і значення аналізу використання робочого часу менеджера.
· Методика аналізу використання часу.
|
|
|
2. Робота над кейсом (2 години):
«Аналіз використання робочого часу менеджера».
Обладнання та інформаційно-методичне забезпечення:
· комп’ютери; калькуляторі;
· комп’ютерні програми «Аналіз використання робочого часу менеджера»;
· конспект лекцій з дисципліни «Самоменеджмент» [22];
· кейс «Аналіз використання робочого часу менеджера» [21].
Методичні рекомендації
Для роботи над темою слід ознайомитися по конспекту лекцій з основними поняттями, з’ясувати сутність і значення самоменеджменту, його переваги, функції [18, 22]
Слід звернути увагу на те, що організація діяльності як менеджера, так і будь-якого спеціаліста, фахівця є однією з найважливіших умов ефективної його роботи. Завдання щодо організації своєї роботи: не припускати витрачання часу зі своєї особистої провини, або з провини інших людей, чітко визначати свої цілі, розраховувати витрати часу на їх виконання і докладати максимум зусиль для їх досягнення. Робота студентів на практичному занятті передбачає попереднє самостійне ознайомлення з теоретичним матеріалом теми з посібників [4, 18, 22] та відповідно до методичних рекомендацій до самостійної роботи (див. розд. 4, тема 1).
2. Робота над кейсом «Аналіз використання робочого часу менеджера».
Обладнання:
· кейс «Аналіз використання робочого часу менеджера» [21];
· комп’ютер, комп’ютерні програми, калькулятори.
Цілі використання кейсу:
1. Знайомство студентів з реальними щоденними ситуаціями, з виконуваними різними фахівцями видами діяльності, проблемами, що виникають у їх роботі щодо раціонального використання робочого часу.
2. Вивчення методики і надбання практичних навичок аналізу витрат робочого часу.
3. Розвиток вміння критично оцінювати ситуацію, працювати в умовах дефіциту часу, чітко, послідовно і аргументовно мислити, викладати свої думки, вирішувати проблеми.
|
|
|
При роботі з кейсом в аудиторії доцільно організувати роботу в групах, тобто обговорення кожної окремої ситуації малою групою студентів з 4-5 чоловік. Кожна група вирішує одну ситуацію, а наприкінці заняття доповідає про результати аналізу витрат робочого часу того фахівця, якого ця група студентів представляє.
Таким чином, протягом одного заняття (2 або 4 години) при умові, що воно проводиться в комп'ютерному класі з використанням рекомендованих комп'ютерних програм, студенти аналізують використання робочого часу:
· менеджера туристичної фірми;
· серкетаря податкової інспекції;
· інспектора;
· старшого податкового інспектора;
· головного спеціаліста податкової інспекції;
· головного державного податкового інспектора.
Висновок, до якого студенти зазвичай доходять: чим відповідальніша займана посада, тим більше проблем з часом у фахівця.
Якщо проведення заняття у комп'ютерному класі з якихось причин не можливе, то доцільно роздати студентам заздалегідь зроблені за допомогою комп'ютерної програми розрахунки і висновки комп'ютера, щоб у них лишилось більше часу на проведення аналізу і обговорення у малій групі, а також представлення результатів обговорення іншим групам студентів.
Методику проведення аналізу витрат робочого часу студенти повинні вивчити самостійно до початку заняття.
Методика аналізу витрат робочого часу
Найпростішим і ефективним методом обліку й аналізу є „самофотографія робочого часу ”. Цей метод полягає в послідовному записі протягом дня усієї виконуваної роботи і фіксуванні часу, що витрачається на кожен вид роботи.
Таке „самофотографування” повинне здійснюватися систематично:
Виконувати аналіз зручно за допомогою таблиці, у яку заносять види діяльності, інтервал часу на їх виконання, а також передбачені стовпчики А, Б, В, Г, що служать для виконання аналізу витрат часу і визначення сильних і слабких сторін свого робочого стилю. Форма таблиці і приклад її заповнення бухгалтером із заробітної плати наведено нижче.
Щоб робота зі складання „фотографії робочого часу ” була ефективною, треба виконувати 2 умови:
3) робити позначки відразу, не відкладаючи, тому що через деякий час забудуться „проколи ” і буде здаватися, що увесь час йшла нормальна робота;
|
|
|
4) записи робити абсолютно чесно, нічого не прикрашаючи – записувати так, як воно є, а не так, як би того хотілося.
Щовечора треба робити аналіз фотографії дня, виявляти „утрати ” часу, їх причини і заходи щодо їх усунення.
У таблиці є стовпчики А, Б, В, Г. Вони служать для виконання аналізу витрат часу і визначення слабких сторін.
Наприкінці дня, коли вже заповнені стовпчики 2, 3 і 4, у яких зазначені види Вашої діяльності і їх тривалість, Ви даєте оцінку кожного з видів Вашої діяльності за зазначеними нижче критеріями і заносите відповіді в стовпчики А, Б, В і Г:
А – чи була ця робота необхідна? Відповідь «Так» чи «Ні» занести в стовпчик 5. Відповідь «Ні» треба занести також у стовпчики Б і В.
Б – чи були виправдані витрати часу?
– Так чи Ні.
В – чи було доцільним виконання роботи?
– Так чи Ні.
Г - чи був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи?
– Так чи Ні.
Далі треба визначити загальну тривалість роботи за день ( 
ПД)*.
Далі треба порахувати по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь «Ні» ( Ан, Бн, Вн, Гн). (Тривалість узяти з графи 4).
Потім проведіть розрахунки:
а) 
б) 
в) 
г) 
а) Якщо виявиться, що 
10%, тобто Ваша діяльність була необов'язковою більш ніж у 10% випадків, то це означає, що у Вас є проблеми з передорученням справ (делегуванням) і встановленням пріоритетів.
б) Якщо 
10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків витрати часу були занадто великими, то Ви повинні зайнятися аналізом причин (технічні прийоми у роботі, концентрація, самодисципліна).
в) Якщо 
10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків виконання було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації.
г) Якщо 
10%, тобто якщо більш, ніж у 10% випадків часовий інтервал не було визначено свідомо, то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу (складання планів дня, підготовка до роботи і т. п. ).
|
|
|
Таким чином, зробивши аналіз даних таблиці, Ви визначите сильні сторони свого робочого стилю. А за допомогою аналізу колонок А, Б, В, Г Ви визначите слабкі сторони робочого стилю. Потім треба дати рекомендації для усунення слабких сторін і зміцнення сильних сторін.
Права частина таблиці служить для аналізу денних перешкод.
Щоб провести аналіз перешкод, визначте:
· які перешкоди були найбільш дорогоцінними;
· які відвідування були непотрібними?
· які телефонні розмови могли б бути більш короткими та ефективними?
· хто найчастіше відволікав Вас від справ?
· яких термінових заходів Вам слід вжити, щоб зменшити кількість перешкод?
Наступний етап – це: аналіз часових утрат і „поглиначів ” часу.
За допомогою тієї ж заповненої Вами таблиці «Аналіз видів діяльності і витрати часу» і «Денні перешкоди» Ви визначаєте критичні моменти, шкідливі звички і найбільш часто повторювані помилки Вашого робочого стилю на всіх етапах: постановки цілей, планування, вироблення рішень, через погану організацію праці, при складанні розпорядку дня, при обробці інформації.
Випишіть для себе 5 найважливіших ваших причин утрат часу і з наступного дня почніть працювати над собою.
Найбільш типові поглиначі часу:
· Нечітка постановка цілей
· Відсутність пріоритетів у справах
· Спроби дуже багато зробити за один раз
· Відсутність цілісного уявлення про завдання та шляхи їх вирішення
· Незадовільне планування робочого дня
· Особиста неорганізованість, “завалений ” письмовий стіл
· Недостатня мотивація
· Пошук документів, пам’ятних записок, адрес, телефонних номерів
· Недоліки кооперації або розподілу праці
· Відволікаючі від справ телефонні дзвінки
· Незаплановані відвідувачі
· Нездатність сказати “Ніл
· Неповна або запізнена інформація
· Відсутність самодисципліни
· Невміння довести справу до завершення
· Відволікання
· Тривалі наради
· Відсутність комунікативних зв’язків
· Занадто комунікабельність
· Відкладання справ
· Недостатнє делегування справ
Здолавши свої 5 найважливіших поглиначів часу, ви побачите, що у Вас з'явилося значно більше часу для інших справ і Ви стали більше встигати.
Ніхто краще Вас не знає Ваших проблем у частині організації своєї праці. Тому Ви вже зараз повинні починати практикувати активний самоменеджмент.
|
|
|
