8. Учёт операций по движению денежных средств в кассе

Денежные средства являются составляющей оборотных активов организации.

Операции, связанные с хранением, получением и расходованием наличных денежных средств непосредственно из кассы организации принято называть кассовыми операциями. Порядок ведения кассовых операций регулируется указанием Банка России от 11. 03. 2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Правильное ведение первичной кассовой документации − важный момент в работе и юридических лиц, и индивидуальных предпринимателей, деятельность которых связана с наличными денежными средствами.

Выполняет кассовые операции кассир. Приём кассира на работу оформляется приказом руководителя организации. После издания приказа руководитель организации обязан под расписку ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассир несет полную ответственность за сохранность принятых им ценностей (денежных средств, документов).

В небольших организациях с небольшим объёмом движения денежных средств обязанности кассира могут выполняться по совместительству одним из работников предприятия. Договор о материальной ответственности заключается с ним в обычном порядке.

Сумма наличных денежных средств, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом, то есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации. И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня.

Если в кассе окажется денежных средств больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Инкассировать наличные денежные средства в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит. Но если сдаете денежные средства в банк каждые пять дней, а лимит был превышен раньше, то сдать наличность нужно, не дожидаясь этого срока. Если лимит не превышен, посещать банк не нужно.

Лимит кассового остатка должны соблюдать организации (за исключением субъектов малого предпринимательства). При этом организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. Для малых предприятий и предпринимателей установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Они могут не устанавливать лимит остатка в кассе. Решение не устанавливать лимит можно оформить приказом или указать в учетной политики.

Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо учитывает:

1) объём поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданное юридическое лицо − ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги);

2) объём выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо − ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

(1)

где V − объём поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P − расчётный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объём поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объёмов поступлений наличных денег, а также динамика объёмов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);

N_C − период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, − четырнадцати рабочих дней.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

 

(2)

где R − объём выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

P − расчётный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объём выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объёмов выдач наличных денег, а также динамика объёмов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);

N_П − период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, − четырнадцати рабочих дней.

Полученный лимит следует округлить до целых рублей, как того требуют правила округления и ФНС в своем письме от 06. 03. 2014 № ЕД-4-2/4116.

Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные денежные средства, предназначенные только для выплаты заработной платы и социальных пособий (пять рабочих дней). Кроме того, допускается превышение лимита в выходные, нерабочие праздничные дни, если для компании эти дни являются рабочими.

Пример 8 . Поступление наличной выручки в кассу ООО «Азалия» в 2 квартале 2018 г. составило: в апреле 200 500 руб.; в мае – 306 000 руб., в июне – 415 500 руб. Наличные сдаются в банк каждый день. Рассчитать лимит остатка кассы.

Решение. Согласно производственному календарю на 2018 год, количество рабочих дней в апреле – 21, в мае – 20, в июне – 20. Рассчитаем лимит по формуле (1):

L = (200 500 + 306 000 + 415 500) / (21 + 20 + 20) × 1 = 15 115 руб.

Ответ. В приказе установим лимит кассы в размере 16 000 руб.

Пример 9 . ООО «Люкс» в 2 квартале 2018 г. выдавало наличные денежные средства своим сотрудникам в подотчет на оплату товаров и услуг в следующем размере: апрель – 20 000 руб.; май – 16 000 руб., июнь – 56 000 руб. ). Деньги с расчетного счета снимали 1 раз в 4 рабочих дня. Рассчитать лимит остатка кассы.

Решение. Согласно производственному календарю на 2018 год, количество рабочих дней в апреле – 21, в мае – 20, в июне – 20.

Рассчитаем лимит по формуле (2): L = (20 000 + 16 000 + 56 000) / (21 + 20 + 20) × 4 = 6 033 руб.

Ответ. В приказе установим лимит кассы в размере 6 100 руб.

Пример 10 . Период с 29 января по 24 апреля 2018 года. Затраты, оплаченные подотчетными лицами, и другие наличные расходы (кроме заработной платы) составляют 550 700 руб. За этот период наличная выручка − 287 500 руб. Компания сдает выручку в банк каждые три дня. Определить размер лимита более выгодный для организации.

Решение. Согласно производственному календарю на 2018 год за этот период: 3 + 17 + 19 + 17 = 56 рабочих дней.

Размер лимита исходя из наличной выручки равен: L = (287 500 / 56 × 3) = 15 402 руб.

Сумма лимита исходя из наличных расходов составила: L = (550 700 / 56 × 3) = 29 502 руб.

Ответ. В данном случае компании выгоднее установить лимит на основании наличных расходов в размере 29 500 руб.

Пример 11 . Расчетный период − февраль-апрель 2018 года. Организация работает без выходных. Наличные сдаются 1 раз в 7 дней. Поступление наличных денежных средств в кассу за этот период составило 750 000 руб.

Решение. Согласно производственному календарю на 2018 год продолжительность 88 дней.

L = (750 000 / 88) × 7 = 59 659 руб.

Ответ. В приказе установим лимит кассы в размере 59 700 руб.

Кассовая дисциплина – это своевременное и правильное оформление кассовых документов, отсутствие превышений кассового лимита и ограничений по расчетам наличными.

Это набор правил, которые необходимо соблюдать, при осуществлении операций связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств.

За нарушение кассовой дисциплины кодексом РФ об административных правонарушениях от 30. 12. 2001 № 195-ФЗ (статья 15. 1 КоАП) установлен штраф для должностных лиц − от 4 000 до 5 000 руб., для юридических лиц − от 40 000 до 50 000 руб.

В список нарушений входят:

- расчёт наличными денежными средствами с другими организациями сверх установленных размеров (между юридическими лицами подобные расчеты не должны превышать 100 000 руб. по одному договору);

- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

- накопление в кассе средств сверх установленного лимита.

Расходовать наличные организациям запрещено (п. 2 указания Банка России от 07. 10. 2013
№ 3073-У), исключения предусмотрены для: выплат работникам; выдачи денег для подотчетных лиц; оплаты товаров, работ, услуг; возврата покупателям.

Проверка кассовой дисциплины налоговыми органами осуществляется без ограничений.

Кассовые операции оформляются с применением унифицированных форм первичной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18. 08. 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

- приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

- расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3);

- кассовая книга (форма № КО-4);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) − заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денежных средств между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.

Приём наличных денежных средств в кассу производится по приходному кассовому ордеру, который выписывает работник бухгалтерии в одном экземпляре на основании кассовых и товарных чеков, авансовых отчетов и других документов. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом и передается кассиру для исполнения по нему операции по приёму наличных денежных средств в кассу организации. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей − самого приходного кассового ордера и квитанции к нему. Лицу, внесшему в кассу наличные денежные средства, выдается квитанция о приёме денежных средств к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью.

Исправлений в приходном кассовом ордере не допускается.

Приходный кассовый ордер заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях:

- оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или бланк строгой отчетности, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один приходный кассовый ордер;

- возврат неиспользованных подотчетных денег;

- получение денежных средств с расчетного счета;

- возврат заимствованных средств;

- средства, вносимые в уставный капитал.

Приходный кассовый ордер оформляется:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации;

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии − руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Приходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если приходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Таблица 2

Заполнение бланка приходного кассового ордера

Строка	Содержание строки
Организация	указывается полное наименование организации
ОКПО	код, присвоенный отделом статистики
Структурное подразделение	строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк
Номер документа	нумеруются, начиная с 01 января текущего года − порядковый номер по книге регистрации
Дата составления	дата получения денежных средств
Дебет	счёт 50 «Касса»
Кредит	номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации в соответствии с хозяйственной операцией
Сумма	сумма поступивших денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения	ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования
Принято от	наименование юридического лица и фамилия, имя, отчество сотрудника через которого переданы средства, например «Принято от ООО «Азалия» через Иванова Ивана Ивановича»; фамилия, имя, отчество работника организации или физического лица; название банка, где открыт расчетный счет
Основание	содержание операции по поступлению денежных средств, например «розничная выручка», «оплата по договору», «поступление денежных средств с расчетного счета»
Сумма	сумма поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают
В том числе	ставка и сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись «без налога (НДС)»
Приложение	Реквизиты документа, по которому поступили денежные средства например договор, корешок чека, счет, счет-фактура (название, дата, номер)

 

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер и заверяется печатью организации. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный кассовый ордер.

Выписанный приходный кассовый ордер остается в кассе и подшивается к отчету кассира (отрывной лист кассовой книги). При этом делается запись о принятых денежных средствах в кассовой книге.

Журнал регистрации кассовых документов − предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Форма состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала. Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая − для расходных (графы 5-8).

К регистрации кассовых документов предъявляются жесткие требования – в журнале не допускаются исправления, искажения, неточности и несовпадения с данными первичного документа. Следует помнить, что все указанные ошибки являются нарушением кассовой дисциплины, за которые, к субъекту финансовой деятельности могут быть применены штрафные санкции.

Расходный кассовый ордер − это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма бланка унифицирована, утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18. 08. 1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», код по ОКУД 0310002.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. В организации руководитель может выполнять функции бухгалтера и кассира. В этом случае рекомендуется издать распорядительный документ о возложении обязанностей бухгалтера на руководителя.

Выдача денежных средств по расходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. К расходному кассовому ордеру прилагаются документы, являющиеся основанием для выдачи денежных средств.

Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в расходном кассовом ордере не допускаются. При их возникновении документ необходимо переписывать заново.

Кассир, при получении расходного кассового ордера должен проверить:

- наличие и подлинность подписей лиц, уполномоченных подписывать документ;

- наличие приложений, которые указаны в образце бланка расходного кассового ордера;

- правильность оформления.

Сумма, не должна быть больше 100 000 руб. Все, что превышает надо проводить по безналичному расчёту.

Кассир может составить один расходный кассовый ордер в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы − чеки или бланки строгой отчетности.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Таблица 3

Заполнение бланка расходного кассового ордера

Строка	Содержание строки
Организация	указывается полное наименование субъекта хозяйственной деятельности
ОКПО	код, присвоенный отделом государственной статистики
Структурное подразделение	строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк
Номер документа	порядковый номер по журналу регистрации − нумеруются, начиная с 01 января текущего года
Дата составления	дата выдачи денежных средств
Дебет (корреспондирующий счет, субсчет)	номер счета и, если необходимо, субсчета, по дебету которого отражается расход денежных средств из кассы организации в соответствии с хозяйственной операцией
Кредит	счёт 50 «Касса»
Сумма	сумма выдаваемых денежных средств (цифрами)
Код целевого назначения	вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк
Выдать	указывается лицо (фамилия, имя, отчество), которому выдаются наличные денежные средств или наименование юридического лица, название банка, где открыт расчетный счет
Основание	указывается содержание хозяйственной операции (назначение использования денежных средств)
Сумма	сумма выдаваемых средств с заглавной буквы прописью в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается, а пустое место прочеркивается
Приложение	содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления
Получил	указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняется лицом, получающим денежные средства. Проставляется дата получения и подпись этого лица
По	указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя (паспорт или доверенность)

 

К оформлению всех денежных документов предъявляются особые требования. Исправления в кассовые документы, вносить нельзя (п. 4. 7 указаний Банка России от 11. 03. 2014 № 3210-У).

Сроки хранения первичных документов составляют пять лет после отчетного года.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров ведется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3), предназначенном для контроля за целевым использованием средств.

Движение наличных денежных средств учитывается в кассовой книге (форма № КО-4). Организация обязана вести одну кассовую книгу, прошнурованную, с пронумерованными листами, опечатанную и заверенную подписями руководителя и главного бухгалтера.

Текущий учёт движения денежных средств в кассе ведется кассиром в кассовой книге, в которой регистрируется остаток денег на начало дня, все операции по приходу и расходу за день (номер, номер корреспондентского счета, приход или расход), подводятся итоги поступления и выдачи денежных средств, и выводится их остаток на конец дня. Записи в книге ведутся в двух экземплярах. Второй экземпляр − отрывная часть листа служит ежедневным отчетом кассира, к которому в конце дня подшиваются приходные и расходные кассовые ордера вместе с подтверждающими документами и сдаются в бухгалтерию под расписку бухгалтера. Отчет кассира подлежит проверке главным бухгалтером.

Таблица 4

Заполнение кассовой книги

Графа	Содержание
Номер документа	порядковый номер приходного или расходного кассового ордера
От кого получено или кому выдано	фамилия, имя, отчество физического или наименование юридического лица сдавшего (получившего) деньги и краткое содержание операции
Номер корреспондирующего счета, субсчета	номер счета, на котором в корреспонденции со счетом 50 «Касса» отражается движение денег
Приход	сумма, полученная по приходному кассовому ордеру
Расход	сумма, выданная по расходному кассовому ордеру
Итого за день	общие суммы по приходным и расходным кассовым ордерам
Остаток на конец дня	определяется по формуле: остаток на начало дня + приход за день – расход за день

 

В случае, если в организации имеется несколько касс, старший кассир (главный бухгалтер) должен вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5), в которой фиксируются суммы принятые (выданные) другим кассирам.

В случае, если кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере) она распечатывается по итогам месяца, а в конце года брошюруется, опечатывается и заверяется необходимыми подписями.

Пример 12 . По исходным данным, представленным в таблице 5 сформировать кассовые книги.

Остаток на начало дня – 7 300 руб.

Таблица 5

Журнал учёта хозяйственных операций

Номер операции	Дата	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Сумма, руб.	Первичный документ
			дебет	кредит
1.	02 марта	Получены денежные средства с расчетного счета на командировочные расходы			13 000	приходный кассовый ордер № 69
2.	02 марта	Получен аванс от ООО «Квадрат» в счет поставки товаров		62. 2	35 000	приходный кассовый ордер № 70
3.	05 марта	Выдано Табакову Д. В. на командировочные расходы			13 000	расходный кассовый ордер № 39
4.	05 марта	Получена арендная плата от ООО «Азалия»			5 080	приходный кассовый ордер № 71
5.	05 марта	Внесены на расчетный счет наличные денежные средства			40 000	расходный кассовый ордер № 40

 

Касса за 02 марта текущего года

Номер документа	От кого получено или кому выдано	Номер корреспондирующего счета	Приход, руб.	Расход, руб.
Остаток на начало дня		—	7 300	—
ПКО № 69	с расчетного счета (Волго-Вятский банк ПАО «Сбербанк России»)		13 000
ПКО № 70	от ООО «Квадрат»	62. 2	35 000
Итого за день		—	48 000
Остаток на конец дня		—	55 300	—
в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии		—	—	—

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: