 |
§ 8. Текст документа в аспекте его грамматической
|
|
|
|
и коммуникативной организации
Для того чтобы выявить общие закономерности оформления текстов, в том числе и текстов документов, необходимо определить, что такое текст, всесторонне рассмотреть текст как лингвистическое явление, обратить внимание на различные составляющие текста.
Сущностным свойством текста является его связность, что нашло отражение и в этимологии термина: textum – лат. ткань, сплетение, соединение. При этом текст понимается и как конкретное речевое произведение, и как структура, модель построения, общая для группы однотипных конкретных текстов.
Количество выделяемых разными учеными признаков текста и его качественные характеристики расходятся. Некоторые исследователи текстом называют любое по форме связное высказывание - как устное, так и письменное, другие – их большинство – к текстам относят только произведения письменной речи. Однако всеми учеными признаются такие характеристики текста, как членимость, смысловая цельность и структурная оформленность.
Как известно, текст является результатом речевой деятельности. Речевая деятельность, как и иные виды деятельности человека, предопределена мотивами и целями. Мотивы и цели направлены на тот или иной предмет речи. Единство предмета речи – непременное условие построения текста.
В тексте можно выявить, по крайней мере, два вида информации: содержательно-фактуальную и содержательно-концептуальную. Содержательно-фактуальная информация – это сообщение о фактах, событиях, процессах, которые происходили, происходят или будут происходить в окружающем мире. Содержательно-концептуальная информация является отражением понимания автором речи отношений между явлениями, пред-ставленными средствами содержательно-фактуальной информации. Это интерпретация автором речи причинно-следственных связей обозначаемых явлений, их значимости в той или иной сфере общественной жизни. Эти две разновидности информации текста могут быть выделены и при помощи вопросов: 1) о чем говорится и 2) что говорится? Эти основные разновидности информации еще называют темой и основной мыслью текста. Текст приобретает смысловую цельность только в том случае, если в сообщении о предмете речи отбор языковых средств направлен на передачу основной мысли высказывания.
|
|
|
Говоря о смысловой цельности текста, единстве предмета речи, следует учитывать объем высказывания. В тексте большого объема единство предмета речи может проявляться в виде иерархии тем: главная тема распадается на ряд составляющих подтем, подтемы членятся на более дробные, вплоть до микротем. Микротема представляет собой минимальную единицу речевого смысла. В тексте ей обычно соответствует абзац.
При подготовке текста документа необходимо проверить, удовлетворяет ли деление темы (удовлетворяет ли композиция документа) требованиям логичности.
Деление темы (понятия) на части – подтемы – должно быть:
1) обоснованным, то есть проводиться только по одному признаку;
2) адекватным по объему, то есть сумма объемов частей текста (видовых членов деления) должна быть равна объему всего текста (родового понятия);
3) доведенным до конца, то есть деленным на такие части, совокупность которых исключает какие-либо иные части;
4) непрерывным, то есть тема текста (родовое понятие) должна быть разделена на части, для которых она является ближайшим родом, а затем уже на более мелкие части – подвиды, для которых каждый вид выступает как род.
При составлении текста документа следует добиваться строгой логичности его построения. Многочисленные эксперименты психологов доказывают: благодаря логическим способам организации материала текст документа легче воспринимается и запоминается. Энергия человека должна быть направлена на преодоление трудностей ситуации, обусловивших необходимость составления документа, а не технических трудностей, препятствующих пониманию содержания текста документа.
|
|
|
Показателем смысловой завершенности текста или его относительной автономности является возможность подобрать к нему заголовок, отражающий содержание текста. В заголовке обычно обозначена тема или основная мысль речевого произведения. Поскольку данное требование иногда нарушается в управленческой документации учреждений и организаций, то при работе с документами следует проверять: “Соответствует ли заголовок теме или основной мысли текста? ”
Основу связности текста составляет “коммуникативная преемственность” предложений, состоящая в том, что каждое следующее предложение строится на основе предыдущего. С точки зрения коммуникативного синтаксиса каждое предложение делится на две части: одна часть выражает относительно известную информацию (ее называют данным или темой ), другая – новую (ее называют новым или ремой ). В теме повторяется часть информации из предыдущего предложения, и это повторение выполняет функцию связующего звена. В реме выражается новая информация, которая движет мысль вперед.
Рассмотрим, как связываются предложения в тексте.
Первая модель представлена последовательным, или цепным, способом связи: рема первого предложения становится темой второго, рема второго – темой третьего и т. д.
Т1 - Р1 __ Т2(=Р1) - Р2 __ Т3 (=Р2) -Р3...
Например: Оборудование будет реализовываться по разумным ценам с учетом амортизации. Цены не включают импортные пошлины. Онидолжны быть уплачены покупателем оборудования в соответствии с таможенными правилами, существующими в Вашей стране. (из деловой переписки)
Вторая модель представлена параллельным способом связи предложений со сквозной темой.
Т1 - Р1 __Т1 - Р2 __ Т1 - Р3...
Например: В исключительных случаях плательщику может быть предоставлена отсрочка или рассрочка уплаты таможенных платежей.
|
|
|
Решение о предоставлении отсрочки или рассрочки уплаты таможенных платежей принимается таможенным органом Российской Федерации, производящим таможенное оформление.
Отсрочка или рассрочка уплаты таможенных платежей не может превышать двух месяцев со дня принятия таможенной декларации.
За предоставление отсрочки или рассрочки взимаются проценты по ставкам, устанавливаемым Центральным банком Российской Федерации по предоставляемым этим банком кредитам.
Третья модель формируется также на основе параллельного способа соединения предложений, только в отличие от второй здесь отсутствует сквозная тема; связь между предложениями осуществляется через общую коммуникативную задачу и ту воображаемую ситуацию, которую они вместе представляют. В текст, построенный по такой модели, могут входить предложения, которые не членятся на тему и рему (предложения с нулевой темой). Формальная связность предложений в таком тексте обеспечивается видо-временным единством глагольных форм и порядком слов. Например:
За отказ от поставки Товара Продавец возвращает Покупателю все перечисленные ему платежи за данный Товар, а также выплачивает ему неустойку в размере 10 % стоимости непоставленного Товара.
В случае обнаружения скрытых дефектов Товара Покупатель имеет право возвратить Продавцу некачественный Товар и потребовать его замены за счет Продавца.
За просрочку поставки или за недопоставку Товара в установленный срок Продавец уплачивает Покупателю: за просрочку до 10 дней неустойку в размере 5%, за просрочку свыше 10 дней – неустойку в размере 7, 5 % стоимости непоставленного в срок Товара. Уплата неустойки не освобождает Продавца от обязанности выполнения условий контракта.
В выделенном фрагменте текста внешнеторгового контракта три предложения объединены общей коммуникативной задачей – описать материальную ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств (санкции).
|
|
|
Формальными средствами связи входящих в текст предложений являются повторяющиеся слова, личные (3-е лицо) и указательные местоимения, синонимы, антонимы, слова со значением родо-видовых отношений, однокоренные слова, сочинительные союзы и другие языковые средства. Одни и те же языковые средства могут использоваться как при последовательном, так и при параллельном способе соединения предложений. Особая роль в создании связности текста принадлежит порядку слов в предложении. Для стилистически нейтральной монологической речи характерен прямой порядок слов: в начале предложения содержится относительно известная информация (тема), а в конце предложения – новая информация (рема). Прямой порядок слов используется и в официально-деловой речи.
В большом тексте проблема связности и членимости решается в основном на семантическом уровне: текст членится на разделы, подразделы, абзацы (главы, параграфы, абзацы). Порядок их следования подчиняется логике развертывания темы и основной мысли текста.
Таким образом, композицию документа нельзя рассматривать как нечто внешнее по отношению к содержанию, лишь как ту или иную последовательность частей текста, которые можно переставлять или произвольно группировать. С изменением композиции нередко существенно меняется само содержание. В ряде случаев композиция документа предопределяет результат – достижение коммуникативных целей текста. Поэтому композиция документа должна: (1) отвечать его целям и задачам, (2) соответствовать нормам построения текста данного типа и подтипа, (3) быть логически безупречной, то есть подчиняться логическим правилам деления понятий во всех случаях, когда эти правила применимы.
Для формирования навыков композиционного анализа текста документа можно использовать следующую методику.
1. Мысленно составить план текста. Для этого необходимо:
а) отметить переход от одного сверхфразового единства к другому;
б) мысленно сформулировать микротему каждого закончившегося сверхфразового единства (или выделить смысловой опорный пункт);
в) определить место сверхфразового единства в старшей структурно-композиционной единице и его связь с ней и другими сверхфразовыми единствами;
г) сформулировать по ходу составления плана основания деления общих понятий;
д) сопоставить каждый пункт плана с этим основанием;
е) соотнести содержание каждого фрагмента текста с его темой.
Все выявленные нарушения логических правил устранить и еще раз проверить по данной схеме уже исправленный текст.
|
|
|
2. Определить тип построения речи по характеру соотнесенности языковых средств с одним из значений синтаксического лица и исключить сочетание различных типов речи в тексте документа.
Текст может быть построен от 1-го (“я пишу”), 2-го (“ты пишешь”) или 3-го лица (“он пишет”). В документной речи обычно используется III тип речи (от 3-го лица), реже I тип (приказ, указание, распоряжение; автобиография, заявление и некоторые др. ). В художественной литературе типы речи в пределах одного произведения могут чередоваться, перекрещиваться, взаимодействовать, создавая различные стилистические структуры. Но совершенно недопустимо менять тип речи по характеру его соотнесенности с категорией синтаксического лица в тексте документа.
В деловой речи широко распространены глагольные формы настоящего времени с особым значением – настоящего постоянного или настоящего вневременного, придающие высказываниям III типа “обезличенный”, обобщенный характер.
3. Определить тип и подтип построения текста. Проверить, соответствуют ли они жанру документа.
Все разнообразие содержания высказываний обычно сводят к трем основным видам:
1) мир в статике, воспринимаемый предметно, одномоментно;
2) мир в динамике, воспринимаемый в движении, во времени;
3) мир в причинно-следственных связях.
В каждом из этих трех случаев формируется функционально-смысловой тип речи. В первом случае высказывание будет представлено в форме описания, во втором - повествования, в третьем - рассуждения.
Каждый из этих типов может иметь свои подтипы, например, описание может быть статическим (прерывающим развитие действия) и динамическим; разновидностью описания является характеристика, частным случаем характеристики - техническое описание. Необходимо также учитывать тот факт, что вычленены и описаны наиболее частотные, а вовсе не все типы речи. Отдельные ученые выделяют определение и объяснение как функционально-смысловые типы речи. Относительно текстов официально-делового стиля все чаще высказывается в науке мнение о недостаточности традиционных форм описания, повествования и рассуждения и о существовании в этом стиле своих специфических типов речи, например, констатирующего.
Для того чтобы понять, как устроен текст, этих обобщенных знаний, разумеется, недостаточно. Возможно, и не следует стремиться “разложить” весь текст без остатка на типы речи. Необходимо помнить следующее: текст состоит из группы связанных между собой предложений и отдельных коммуникативно независимых предложений. Группы предложений могут составлять тип речи, то есть состоять из предложений одной типовой семантики, а могут представлять собой соединение предложений различной типовой семантики, например в тексте Протокола о нарушении таможенных правил могут сочетаться повествование и описание. В конечном счете все определяет традиционная жанровая композиция. Названные понятия следует использовать как ориентиры для построения правильных текстов того же типового значения.
Композиция текста определяет его рубрикацию. Значениерубрик - заголовков разделов и подразделов - многообразно. Они организуют, направляют чтение, углубляют понимание содержания документа. Взятые вместе, они раскрывают построение текста. Различаясь по размеру и начертанию шрифта, они показывают связь и взаимозависимость разделов и подразделов текста (входит ли подраздел в состав другого или равнозначен ему).
Язык служебных документов называют регламентированным. Необходимость стандартизации документов определяется с различных точек зрения: экономической (сокращаются затраты на процесс составления документов), правовой (документ всегда порождает те или иные правовые последствия), социологической (адресат и адресант письма – лица коллективные), технической (открывается возможность машинной обработки информации), психологической (облегчается процесс восприятия документа), культуроведческой (унификация языка, стиля официальных документов совпадает с задачей их нормализации).
При унификации текстов документов соблюдаются следующие принципы: строгое соответствие между составом информации и видом документа; объективное отражение в документе социальной ситуации; использование устойчивых оборотов, терминов, которые предусмотрены государственными стандартами, принятых сокращений, условных обозначений единиц измерения и т. д.
Каждый служебный документ включает один или несколько стандартных аспектов содержания. Идеальный вариант: “один аспект - один документ”. При необходимости могут составляться и многоаспектные документы. Текст такого документа должен обязательно иметь разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые обязательно должны быть пронумерованы.
Служебные документы в зависимости от своего функционального назначения делятся на несколько больших групп: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, служебные и коммерческие письма, финансовые и учетные документы. Каждый документ имеет свою текстовую форму. Формы документов представлены в Типовых инструкциях по делопроизводству.
|
|
|
