Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Требования к организации документооборота




 

Документационное обеспечение управленческой деятельности орга­ низации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рацио­ нальной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управ­ ления возлагается в организации на самостоятельную, организацион­ но-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служ­

ба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабаты­ ваемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной груп­ пе организации может называться по-разному: управление делами (уп­ равление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведом­ ствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:

секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руко­ водителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол­ легии, протокольное бюро;

инспекция при руководителе;

канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительствен­ ной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов;

отдел писем (жалоб);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения тех­ нических средств;

центральный архив.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учеб­ ных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструк­ торских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: под-

 


разделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию ра­ боты с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и раз­ множения документов, архив.

Общий отдел создается в органах власти и общественных органи­ зациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним до­ бавляется еще протокольная группа.

Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входя­ щих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых докумен­ тов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.

Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами: положением о службе ДОУ;

инструкцией по делопроизводству; должностными инструкциями работников ДОУ.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий поря­ док образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.

Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструк­ ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составле­ нии положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем от­ деле и др.

Положение, как известно, имеет унифицированную структуру тек­ ста и включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Организация работы.

В разделе «Общие положения» определяются место и роль служ­ бы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которы­ ми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба.

В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются органи­ зация, руководство, координация и реализация работ по документаци- онному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, едино-

 


го порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации.

Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, пе­ речисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функ­ ции службы ДОУ можно разделить на три группы:

1) документирование управленческой деятельности (разработка и ве­ дение табеля форм документов и альбома унифицированных форм до­ кументов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руковод­ ства, документирование заседаний, совещаний и др.);

2) организация и выполнение работ по обработке документов (при­ ем и первоначальная обработка поступающих документов, регистра­ ция, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информаци­ онно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хра­ нение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обраще­ ниями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.);

3) организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство по­ становкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подве­ домственных организациях, разработка новейших технологий органи­ зации делопроизводства, повышения квалификации работников служ­ бы ДОУ и др.).

В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, кото­ рые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся:

право иметь доступ к информации (документам и базам данных); право запрашивать сведения, необходимые для работы;

право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в орга­ низации, за выполнением правил оформления документов и др.

В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приво­ дятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответствен­ ность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязан­ ностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим поло­ жением в соответствии с действующим законодательством».

Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организа­ ции или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был вы­ бран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невоз­ можно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соот­ ветствии с действующим законодательством» здесь более уместна.

 


Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает долж­ ностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, на­ чальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и уволь­ няется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обя­ занности и права, ответственность.

Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по пра­ вовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации». Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссыл­ ки на действующие документы, в соответствии с которыми организует­ ся работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть ин­ формация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в

этом возникнет необходимость.

Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, созда­ ет необходимую основу для создания другого организационного доку­ мента - инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции.

Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанав­ ливающий единый порядок документирования и выбранную техноло­ гию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывает­ ся на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству долж­ на отражать все особенности организации делопроизводства в конк­ ретной организации.

При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, напри­ мер «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных орга­ нах исполнительной власти»1или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из та­ ких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью - такие, где речь идет об экспертизе цен­ ности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с

 

 

1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнитель­ ной власти. — М., 2000.

 


раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Ин­ струкция по работе с документами в Государственной Думе Федераль­ ного Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со­ стоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Прием, регистрация, доставка документов.

Служебные документы.

Корреспонденция депутатов.

3. Работа с обращениями граждан.

4. Организация работы с документами в структурных подразделениях.

5. Подготовка и оформление служебных документов.

Общие требования.

Распорядительные документы.

Документы заседаний и совещаний.

Служебные письма.

Служебные телеграммы.

6. Исходящие служебные документы.

7. Контроль исполнения документов и поручений.

8. Обеспечение документами депутатов и структурных подразделе­ ний Аппарата.

Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы.

Обеспечение документами к заседанию Совета Государствен­ ной Думы.

Обеспечение типографскими изданиями.

Обеспечение нормативными материалами.

9. Использование бланков, печатей, штампов.

10. Машинописные работы.

11. Копировально-множительные работы.

12. Запись заседаний.

13. Формирование дел и хранение документов.

Составление номенклатуры дел.

Формирование дел.

Экспертиза ценности документов.

Оформление дел.

Составление и оформление описей дел.

Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы.

14. Справочная работа. Приложения.

В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни доку-

 


ментов (например, документов, не подлежащих регистрации; докумен­ тов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или норматив­ ные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководи­ теля организации, в котором указывается, с какого числа она будет вве­ дена в действие, а также перечисляются необходимые подготовитель­ ные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно дол­ жен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструк­

ция должна быть в каждом структурном подразделении организации.

Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ.

Должностная инструкция на руководителей подразделений службы ДОУ не составляется, так как в положениях о подразделениях всегда есть раздел «Руководство». Виды должностных инструкций, структура их текста, порядок их оформления, подписания и утверждения описа­ ны в гл. 5. В заголовке должностной инструкции приводится наимено­ вание должности, для которой она разработана, в соответствии с наи­ менованиями должностей, приведенными в Общероссийском класси­ фикаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведен­ ной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, спе­ циалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г.

В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других под­ разделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служа­ щих (технических исполнителей).

Основные функции руководителя структурного подразделения лю­ бого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расста­ новка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заве­ дующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канце­ лярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, реги­ страции), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала.

Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполне­ нием оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических доку­ ментов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства про­ ектов документов, организации бездокументного обслуживания руко-

 


водства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, архео­ граф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - стар­ ший инспектор например. Это означает, что данный специалист руко­ водит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Ре­ комендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для кото­ рого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения.

Основные функции технических исполнителей связаны с выполне­ нием операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, до­ ставкой, хранением документной информации, оформлением и размно­ жением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множитель­ ных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране клас­ сификации к категории рабочих, но не служащих.

Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизвод­ ственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5 %. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкрет­ ную организацию. Применяются различные методики, но основопола­ гающими данными, используемыми в любой методике, выступают та­ кие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняе­ мых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межот­ раслевые нормативные документы по нормированию таких делопроиз­ водственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклату­ ры дел на стенографические работы, работы по копированию и размно­ жению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом»1.

 

 

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 3, п. 60.

 


Документооборот в организации осуществляется в виде потоков до­ кументов, циркулирующих между пунктами обработки содержания ин­ формации, к которым можно отнести руководителей организации и струк­ турных подразделений, управленческих работников, и пунктами техни­ ческой обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хране­ ние и использование информации (подразделения службы ДОУ, делоп­ роизводственные работники структурных подразделений и др.).

Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ

Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем сумми­ рования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полигра­ фии, учитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по мес­ там получения и отправки документов (входящие и исходящие - в экс­ педиции), а также их создания (внутренние документы - по месту реги­ страции). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объ­ еме документооборота (за неделю, месяц, год).

Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой служ­ бы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вы­ числительной техники, необходимой для обработки определенных объе­ мов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроиз­ водства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с доку­ ментами.

В составе документооборота принято различать следующие основ­ ные документопотоки:

входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;

исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные докумен­ ты, отправляемые из организации;

внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризует­ ся собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наи­ более типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих доку­ ментов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. до­ кументы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граж-

 


дан). Для каждой группы документов в организации должен быть раз­ работан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов бази­ руется на типовой технологии организации документооборота, рекомен­ дованной Государственной системой документационного обеспечения уп­ равления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:

прием поступающих документов, их первоначальная обработка; доставка документов по назначению;

рассмотрение документов руководством организации и руководите­ лями структурных подразделений;

регистрация документов; информационно-справочная работа; контроль исполнения документов; исполнение документов;

отправка документов.

Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию ра­ боты с документами входит также хранение и использование докумен­ тов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в даль­ нейшем формирование архивной информации.

ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых зани­ мается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены:

этапы прохождения документов;

пункты обработки документной информации; сроки обработки и исполнения документов.

Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству орга­ низации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:

движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;

документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обус­ ловлено необходимостью работы с ним;

документ должен быть в структурном подразделении или у испол­ нителя однократно.

Операции над документом, если это возможно, должны выполнять­ ся параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которо­ го принимают участие несколько исполнителей, и одновременная пе­ редача копий всем исполнителям и др.

Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.

 


Перечисленные выше документы - положения, инструкция по дело­ производству, должностные инструкции работникам - не только регла­ ментируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные мо­ менты в организации работы с документами в организации. Таким явля­ ется выбор организационной формы делопроизводства.

Организационная форма делопроизводства может быть централи­ зованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизу­ ются.

Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обра­ батываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте дело­ производственных работ, держать под контролем всю организацию до- кументационного обслуживания.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разоб­ щены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работ­ ник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.

В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизвод­ ства, при которой централизуется часть выполняемых работ по доку- ментационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за ис­ полнением, копированием и размножением. Такие работы, как регист­ рация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволя­ ет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

Использование таких технологий становится необходимой характе­ ристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существую­ щих правил документирования управленческой деятельности в тради­ ционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие

«делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что по­ зволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможно­ сти в деле управления документооборотом в целом по организации, вы­ полнения справочно-информационной и аналитической работы, а также

 


использования элементов электронного документооборота. Это позво­ лит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

 

 

Контрольные вопросы и задания

 

1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспече­ ние управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе орга­ низаций?

2. Какова типовая структура управления делами?

3. Какими правовыми актами регламентируется работа службы ДОУ?

4. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе?

5. Какие функции службы ДОУ вы знаете?

6. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы тек­ ста могут быть включены в нее?

7. Какие функции в службе ДОУ выполняет категория служащих «специа­ листы»?

8. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени?

9. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема доку­ ментооборота?

10. Какие потоки документов принято различать в составе документообо­ рота?

11. Назовите основные этапы документооборота.

12. Назовите основные принципы организации документооборота.

13. Какие существуют организационные формы делопроизводства и чем они отличаются друг от друга?

 

ГЛАВА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА, РАССМОТРЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...