Требования к организации документооборота
Документационное обеспечение управленческой деятельности орга низации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рацио нальной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управ ления возлагается в организации на самостоятельную, организацион но-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служ ба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабаты ваемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник. Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной груп пе организации может называться по-разному: управление делами (уп равление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел. Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведом ствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения: секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руко водителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол легии, протокольное бюро; инспекция при руководителе; канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительствен ной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюро печати и размножения документов; отдел писем (жалоб); отдел совершенствования работы с документами и внедрения тех нических средств;
центральный архив. Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учеб ных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструк торских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: под-
разделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию ра боты с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и раз множения документов, архив. Общий отдел создается в органах власти и общественных органи зациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним до бавляется еще протокольная группа. Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входя щих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых докумен тов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства. Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами: положением о службе ДОУ; инструкцией по делопроизводству; должностными инструкциями работников ДОУ. Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий поря док образования, права, обязанности и организацию работы данной службы. Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструк ции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составле нии положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем от деле и др. Положение, как известно, имеет унифицированную структуру тек ста и включает в себя следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Цели и задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Руководство.
6. Взаимоотношения. 7. Организация работы. В разделе «Общие положения» определяются место и роль служ бы ДОУ, ее структура, подчиненность, перечень документов, которы ми регламентируется ее деятельность, а также имеются указания на то, кто имеет право возглавить службу ДОУ и какую печать имеет эта служба. В разделе «Цели и задачи» приводится перечень основных целей и задач. Как правило, основными целями службы ДОУ являются органи зация, руководство, координация и реализация работ по документаци- онному обеспечению управления на современном уровне. Эта служба решает задачи организации единой системы делопроизводства, едино-
го порядка документирования, разработки и внедрения нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. Из поставленных целей и задач формулируется набор функций, пе речисление которых приводится в следующем разделе «Функции». Функ ции службы ДОУ можно разделить на три группы: 1) документирование управленческой деятельности (разработка и ве дение табеля форм документов и альбома унифицированных форм до кументов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руковод ства, документирование заседаний, совещаний и др.); 2) организация и выполнение работ по обработке документов (при ем и первоначальная обработка поступающих документов, регистра ция, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информаци онно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хра нение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов - обраще ниями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.); 3) организационные виды работ (организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство по становкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подве домственных организациях, разработка новейших технологий органи зации делопроизводства, повышения квалификации работников служ бы ДОУ и др.).
В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав, кото рые имеет служба ДОУ, необходимых для успешного выполнения ею своих задач и функций. К ним относятся: право иметь доступ к информации (документам и базам данных); право запрашивать сведения, необходимые для работы; право осуществлять контроль за ведением делопроизводства в орга низации, за выполнением правил оформления документов и др. В этом же разделе указывается и ответственность за невыполнение прав и неиспользование обязанностей. Иногда в данном разделе приво дятся обобщенные формулировки типа «служба ДОУ несет ответствен ность за невыполнение или некачественное выполнение своих обязан ностей и неиспользование прав, представленных ей настоящим поло жением в соответствии с действующим законодательством». Иногда в данном разделе конкретно указывается, на основании чего работники службы ДОУ могут быть привлечены к ответственности, например: «за несвоевременную сдачу документов в архив организа ции или их утерю». Вне зависимости от того, какой вариант был вы бран, вид ответственности, а также сроки или формы наказания невоз можно перечислить в данном разделе, поэтому формулировка «в соот ветствии с действующим законодательством» здесь более уместна.
Раздел «Руководство» в положении о службе ДОУ раскрывает долж ностные обязанности руководителя службы - управляющего делами, на чальника канцелярии, начальника общего отдела, так как должностная инструкция руководителю подразделения (так же как и руководителю организации) не составляется. Фактически этот раздел отражает то, что положено включать в должностную инструкцию: как назначается и уволь няется, кому подчиняется, требования к уровню квалификации, его обя занности и права, ответственность. Раздел «Взаимоотношения» содержит информацию о том, с какими подразделениями и по каким вопросам служба ДОУ взаимодействует, например «служба ДОУ взаимодействует с юридической службой по пра вовым вопросам, связанным с подготовкой документов в организации». Раздел «Организация работы» должен содержать информацию об особенностях в работе службы, если они есть, о графике работы, ссыл ки на действующие документы, в соответствии с которыми организует ся работа организации в целом. Для государственных организаций это правила внутреннего распорядка. В этом же разделе должна быть ин формация о том, как будет происходить реорганизация службы, если в
этом возникнет необходимость. Таким образом, положение о службе ДОУ, которое четко описывает порядок работы и функции, распределение прав и обязанностей, созда ет необходимую основу для создания другого организационного доку мента - инструкции по делопроизводству, где приведена необходимая информация о том, какими способами и методами будут выполняться возложенные на службу ДОУ задачи и функции. Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанав ливающий единый порядок документирования и выбранную техноло гию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывает ся на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству долж на отражать все особенности организации делопроизводства в конк ретной организации. При построении структуры текста инструкции по делопроизводству руководствуются действующими типовыми или примерными, напри мер «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных орга нах исполнительной власти»1или инструкцией, разработанной для групп однородных организаций, выполняющих аналогичные функции. Из та ких инструкций можно позаимствовать не только структуру текста, но некоторые разделы полностью - такие, где речь идет об экспертизе цен ности документов, подготовке дел к архивному хранению. Инструкция, как и другие виды организационных документов, всегда начинается с
1 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнитель ной власти. — М., 2000.
раздела «Общие положения», а затем идут разделы, освещающие все особенности постановки делопроизводства в конкретной организации, степень механизации и автоматизации делопроизводства. Например, Ин струкция по работе с документами в Государственной Думе Федераль ного Собрания Российской Федерации, утвержденная распоряжением Председателя Государственной Думы от 22 мая 1995 г. № 676р-1, со стоит из следующих разделов: 1. Общие положения. 2. Прием, регистрация, доставка документов. Служебные документы. Корреспонденция депутатов.
3. Работа с обращениями граждан. 4. Организация работы с документами в структурных подразделениях. 5. Подготовка и оформление служебных документов. Общие требования. Распорядительные документы. Документы заседаний и совещаний. Служебные письма. Служебные телеграммы. 6. Исходящие служебные документы. 7. Контроль исполнения документов и поручений. 8. Обеспечение документами депутатов и структурных подразделе ний Аппарата. Обеспечение документами к заседанию Государственной Думы. Обеспечение документами к заседанию Совета Государствен ной Думы. Обеспечение типографскими изданиями. Обеспечение нормативными материалами. 9. Использование бланков, печатей, штампов. 10. Машинописные работы. 11. Копировально-множительные работы. 12. Запись заседаний. 13. Формирование дел и хранение документов. Составление номенклатуры дел. Формирование дел. Экспертиза ценности документов. Оформление дел. Составление и оформление описей дел. Передача дел на хранение в Архив Государственной Думы. 14. Справочная работа. Приложения. В приложениях к инструкции по делопроизводству обычно даются образцы форм (регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, обложки дела и др.), образцы оформления документов (как правило, наиболее распространенных в конкретной организации), перечни доку-
ментов (например, документов, не подлежащих регистрации; докумен тов, на которые проставляется гербовая печать), типовые или норматив ные документы (положение о ЦЭК организации). Так, в Инструкцию по делопроизводству Государственной Думы РФ включено 48 приложений. Инструкция по делопроизводству утверждается приказом руководи теля организации, в котором указывается, с какого числа она будет вве дена в действие, а также перечисляются необходимые подготовитель ные мероприятия, которые должна провести служба ДОУ. Инструкция по делопроизводству является документом, с которым обязательно дол жен быть ознакомлен не только сотрудник службы ДОУ, но и каждый сотрудник организации под расписку при приеме на работу. Инструк ция должна быть в каждом структурном подразделении организации. Должностная инструкция является документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в службе ДОУ. Должностная инструкция на руководителей подразделений службы ДОУ не составляется, так как в положениях о подразделениях всегда есть раздел «Руководство». Виды должностных инструкций, структура их текста, порядок их оформления, подписания и утверждения описа ны в гл. 5. В заголовке должностной инструкции приводится наимено вание должности, для которой она разработана, в соответствии с наи менованиями должностей, приведенными в Общероссийском класси фикаторе профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Любая должностная инструкция работников служб ДОУ составляется на основе квалификационной характеристики, приведен ной в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, спе циалистов и других служащих», который утвержден постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21 августа 1998 г. В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других под разделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служа щих (технических исполнителей). Основные функции руководителя структурного подразделения лю бого уровня - планирование и распределение работы, подбор и расста новка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы. Наименование должности формируется из слова «начальник» («заве дующий») с добавлением наименования структурного подразделения. К руководителям относятся: управляющий делами, начальник канце лярии, начальник инспекции, начальник отдела (контроля, учета, реги страции), заведующий экспедицией, заведующий архивом и др. Как правило, численный состав руководителей в службе ДОУ не должен превышать 20 % общего числа делопроизводственного персонала. Основные функции специалистов службы ДОУ связаны с выполне нием оперативных, технических и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методических доку ментов по делопроизводству, подготовке по заданию руководства про ектов документов, организации бездокументного обслуживания руко-
водства и др. К специалистам в службе ДОУ относятся: архивист, архео граф, инспектор, помощник руководителя, документовед, референт, программист, секретарь коллегии, корректор и др. В последнее время появилось даже наименование должности «специалист» и в штатные расписания включаются такие должности, как ведущий специалист, специалист первой (второй) категории. Чаще все-таки в службах ДОУ встречаются наименования должностей с приставкой «старший» - стар ший инспектор например. Это означает, что данный специалист руко водит группой из 3-4 человек в своем структурном подразделении. Ре комендуется вводить должность старшего и тогда, когда специалист самостоятельно обеспечивает определенный участок работы, для кото рого нецелесообразно в структуре службы ДОУ создание отдельного структурного подразделения. Основные функции технических исполнителей связаны с выполне нием операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, до ставкой, хранением документной информации, оформлением и размно жением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множитель ных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране клас сификации к категории рабочих, но не служащих. Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизвод ственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5 %. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкрет ную организацию. Применяются различные методики, но основопола гающими данными, используемыми в любой методике, выступают та кие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняе мых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межот раслевые нормативные документы по нормированию таких делопроиз водственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклату ры дел на стенографические работы, работы по копированию и размно жению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом»1.
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 3, п. 60.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков до кументов, циркулирующих между пунктами обработки содержания ин формации, к которым можно отнести руководителей организации и струк турных подразделений, управленческих работников, и пунктами техни ческой обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хране ние и использование информации (подразделения службы ДОУ, делоп роизводственные работники структурных подразделений и др.). Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем сумми рования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полигра фии, учитываются отдельно. Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по мес там получения и отправки документов (входящие и исходящие - в экс педиции), а также их создания (внутренние документы - по месту реги страции). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объ еме документооборота (за неделю, месяц, год). Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой служ бы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вы числительной техники, необходимой для обработки определенных объе мов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроиз водства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с доку ментами. В составе документооборота принято различать следующие основ ные документопотоки: входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию; исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные докумен ты, отправляемые из организации; внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации. Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризует ся собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наи более типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих доку ментов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. до кументы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (например, обращения граж-
дан). Для каждой группы документов в организации должен быть раз работан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов бази руется на типовой технологии организации документооборота, рекомен дованной Государственной системой документационного обеспечения уп равления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы: прием поступающих документов, их первоначальная обработка; доставка документов по назначению; рассмотрение документов руководством организации и руководите лями структурных подразделений; регистрация документов; информационно-справочная работа; контроль исполнения документов; исполнение документов; отправка документов. Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию ра боты с документами входит также хранение и использование докумен тов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в даль нейшем формирование архивной информации. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых зани мается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены: этапы прохождения документов; пункты обработки документной информации; сроки обработки и исполнения документов. Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству орга низации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда: движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты; документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обус ловлено необходимостью работы с ним; документ должен быть в структурном подразделении или у испол нителя однократно. Операции над документом, если это возможно, должны выполнять ся параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которо го принимают участие несколько исполнителей, и одновременная пе редача копий всем исполнителям и др. Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.
Перечисленные выше документы - положения, инструкция по дело производству, должностные инструкции работникам - не только регла ментируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные мо менты в организации работы с документами в организации. Таким явля ется выбор организационной формы делопроизводства. Организационная форма делопроизводства может быть централи зованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений. Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизу ются. Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обра батываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте дело производственных работ, держать под контролем всю организацию до- кументационного обслуживания. Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разоб щены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работ ник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами. В крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов чаще всего применяется смешанная форма делопроизвод ства, при которой централизуется часть выполняемых работ по доку- ментационному обслуживанию. Как правило, это работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за ис полнением, копированием и размножением. Такие работы, как регист рация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях. Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволя ет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации. Использование таких технологий становится необходимой характе ристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существую щих правил документирования управленческой деятельности в тради ционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие «делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что по зволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможно сти в деле управления документооборотом в целом по организации, вы полнения справочно-информационной и аналитической работы, а также
использования элементов электронного документооборота. Это позво лит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.
Контрольные вопросы и задания
1. Как называется служба, осуществляющая документационное обеспече ние управления, в зависимости от принадлежности к определенной группе орга низаций? 2. Какова типовая структура управления делами? 3. Какими правовыми актами регламентируется работа службы ДОУ? 4. Какова структура текста положения о службе ДОУ и что должно быть отражено в каждом разделе? 5. Какие функции службы ДОУ вы знаете? 6. Что устанавливает инструкция по делопроизводству и какие разделы тек ста могут быть включены в нее? 7. Какие функции в службе ДОУ выполняет категория служащих «специа листы»? 8. На какие виды делопроизводственных работ разработаны нормы времени? 9. Что такое документооборот и как осуществляется подсчет объема доку ментооборота? 10. Какие потоки документов принято различать в составе документообо рота? 11. Назовите основные этапы документооборота. 12. Назовите основные принципы организации документооборота. 13. Какие существуют организационные формы делопроизводства и чем они отличаются друг от друга?
ГЛАВА 8. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА, РАССМОТРЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|