 |
Прием поступающих документов, организация доставки документов
|
|
|
|
В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:
специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция (при значи тельном объеме документооборота);
работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);
секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).
Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ посту пил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников органи-
зации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:
организовать работу с применением различных средств организа ционной техники, что в значительной степени повышает производи тельность труда;
обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требова ниям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;
проводить ежедневный учет количества обрабатываемых докумен тов;
организовать доставку документов курьером.
Как правило, корреспонденцию, адресованную организации, сотруд ники экспедиции привозят из почтового отделения до начала рабочего дня. Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, так как во второй половине дня начинается обработка отправляемых документов, которые в конце ра бочего дня должны быть доставлены в почтовое отделение для отправ ки по назначению.
В экспедиции должен быть разработан четкий распорядок работы с указанием времени выполнения и работников, ответственных за ту или иную работы. Работы, выполняемые экспедицией, носят преимуще ственно технический характер и хорошо поддаются механизации и автоматизации.
|
|
|
При обработке поступающей корреспонденции выполняются сле дующие работы.
1. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целост ность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежден ной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращает ся по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.
2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с по меткой «лично», адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.
Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. При больших объемах документооборота при вскрытии кон вертов используется конвертовскрывающие машины.
3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов). Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих слу чаях:
если получена доплатная корреспонденция;
если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при по лучении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указыва ют обратный адрес только на конверте;
если на документах не проставлена дата и ее можно установить толь ко по почтовому штемпелю;
если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почтовых штемпелях;
если только по дате почтового штемпеля возможно определить, со блюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления) и др.
|
|
|
При скреплении документов с конвертами используются различно го рода сшиватели документов (ручные, электрофицированные). Кон верты, которые нет необходимости сохранять, позже будут уничтоже ны с помощью бумагоуничтожающих машин.
4. Проверяются целостность и правильность вложения каждой упа ковки. После ее вскрытия особое внимание уделяется той корреспон денции, где было обнаружено повреждение упаковки. Проверяется комп лектность вложения, т. е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяются дата документа и ее соответствие текущей дате. Проверяется правильность адресования вложенных до кументов. Ошибочно вложенные документы передаются по назначению или возвращаются адресату. При всех обнаруженных недостатках со ставляется акт с их перечислением, который подшивается (скрепляет ся) с документом. Никакие обнаруженные недостатки не должны за медлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Та кие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятие решения руководству служ бы ДОУ.
5. Проставляется отметка о получении (реквизит 29) на первом лис те документа в правом нижнем углу.
В эту отметку согласно ГОСТ Р 6.30-2003 входят порядковый но мер и дата поступления (при необходимости - часы и минуты). Допус кается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Для проставления такой отметки используют штемпеле вальные устройства, в которых автоматически происходит смена по рядковых номеров и других цифровых или буквенных обозначений. Иногда организации проставляют в данной отметке свое сокращенное наименование, хотя упомянутым выше ГОСТом это не предусмотрено. Необходимо отметить, что проставление отметки о получении в экспе диции не означает регистрацию полученных документов. Эти данные не обходимы прежде всего для учета объема документооборота и фиксации факта получения.
6. Производится сортировка документов и невскрываемой коррес понденции по адресатам - структурным подразделениям организации.
|
|
|
Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные уст ройства, где каждая ячейка имеет наименование конкретного структур ного подразделения. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо структурного подразделения, концентрируются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания структурного подразде ления, а есть только наименование организации, это означает, что он бу дет передан в службу ДОУ, как и документы, адресованные руководите лю и его заместителям.
7. Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляет ся либо курьером, либо представители структурных подразделений в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами полу чают поступившие документы из экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрацион ных номеров и авторов.
Контрольные вопросы
1. Кто в организациях осуществляет прием и отработку корреспонденции?
2. Почему централизация приема и отправки - непременное условие рацио нальной организации документооборота?
3. Какие виды работ выполняются и какие средства оргтехники применяют ся при обработке поступающей корреспонденции?
4. Что представляет собой реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» и где он проставляется?
5. Почему не все конверты подлежат уничтожению после вскрытия?
6. Каким образом осуществляется доставка корреспонденции?
7. Куда должен передаваться документ, если в реквизите 15 «Адресат» ука зано только наименование организации?
8. Что должна сделать экспедиция, если при вскрытии конверта обнаружи лось, что документ поступил без приложений?
9. Какая корреспонденция не подлежит вскрытию?
|
|
|
