 |
Организация рассмотрения документов
|
|
|
|
В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки доку ментов проводят их предварительное рассмотрение с целью:
установления маршрута движения конкретного документа; оперативного доведения документов до конкретного исполнителя; определения необходимости регистрации отдельных видов докумен
тов;
формирования информационно-поискового массива. Предварительное рассмотрение осуществляют референты и помощ
ники руководителей и заместителей руководителей, заведующие кан целяриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты
или другие лица, специально назначенные для проведения данной ра боты и имеющие определенные полномочия для направления докумен та по назначению.
Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение доку ментов, получают доступ ко всей информации, поступающей в органи зацию. Они должны соблюдать служебную этику и обеспечивать защи ту информации от несанкционированного доступа, хорошо ориентиро ваться в структуре организации, знать ее руководящий состав и распределение обязанностей между руководителями, состав руководи телей структурных подразделений, круг вопросов, решение которых входит в их компетенцию. Они должны также хорошо знать состав до кументов и порядок работы с ними, правила их оформления, уметь пользоваться всеми классификационными справочниками, применяе мыми в организации.
При предварительном рассмотрении необходимо выделить докумен ты следующим образом:
документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Это зависит прежде всего от важности содержания документа, автор ства, вида документа и необходимости срочного решения поставлен ных в нем вопросов. Как правило, это документы из органов законода тельной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.; документы, направляемые на исполнение в структурные подразде
|
|
|
ления исполнителям как не требующие резолюции руководства; документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить
их дальнейший маршрут и исполнителей;
документы, решение которых не входит в компетенцию организа ции, возвратить их отправителям или отправить по назначению;
обращения граждан. Если в организации есть специальное подраз деление по работе с указанными документами, то они могут сразу из экспедиции передаваться в это подразделение. Однако жалобы на дей ствия подчиненных должностных лиц, а также предложения по улуч шению деятельности организации должны направляться на рассмотре ние руководству организации.
Таким образом, в результате предварительного распределения по ступающих документов руководству организации на рассмотрение пе редается не более 15-20 % общего количества документов. Это суще ственно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.
Для того чтобы ускорить рассмотрение документов руководителем, лица, проводящие предварительное их рассмотрение, выполняют еще несколько операций.
Так, при необходимости к поступающему документу подбираются дополнительные материалы, если они могут понадобиться руководите лю при его рассмотрении (документы вышестоящих организаций, на которые имеются ссылки в документе, переписка по данному вопросу,
которая велась ранее, и т. п.). Если в документе отсутствует заголовок, в его тексте подчеркивают или выделяют наиболее важные фразы, от ражающие основные мысли автора документа.
Часто лица, осуществляющие предварительное рассмотрение, гото вят для руководителя проект резолюции на отдельном листе формата А6, подкалывая его к документу. Если руководитель согласен, он под писывает резолюцию и проставляет дату.
|
|
|
Резолюция документа - это согласно ГОСТ Р 51141-98 «реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение»1. Как видно из определения, ре золюция должна быть на документе, хотя это не всегда соблюдается на практике, поэтому ГОСТ Р 6.30-2003 допускает также оформление ре золюции на отдельном листе.
Резолюция пишется, как правило, на первом листе документа, на любом свободном, кроме полей, месте и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителей (кто?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?), личную подпись (кто дал указание?), дату (когда дано указание?).
Например:
Иванову И. К. Сидорову А. А.
Подготовить проект положения об учетной политике к 03.12.2006
05.11.2006 личная подпись
Подпись в резолюции не расшифровывается, так как в любой орга низации сотрудники знают подписи лиц, имеющих право давать указа ние по исполнению документов.
Если в резолюции несколько исполнителей, ответственным являет ся тот, кто указан первым. Это означает, что он должен организовать работу над документом и отвечает за его своевременное исполнение.
Иногда в резолюции не указывается срок исполнения. Это означает, что срок исполнения данного документа относится к типовым (напри мер, служебное письмо - 10 дней). Дата резолюции играет также важ ную роль - от нее во многих организациях начинается исчисление сро ка исполнения, хотя по требованиям ГСДОУ документы должны быть рассмотрены в день поступления и срок исполнения должен исчисляться от даты поступления.
Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их на неопределенное время. Это препятствует исполнению документов, не
1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 3,п. 57.
дает возможности провести качественное исполнение. При правиль ной организации работы с документами существует четкий распорядок их передачи на рассмотрение руководству и возврата в службу ДОУ. Согласно резолюции руководителя определяется дальнейший маршрут движения документов. Однако до отправки документов по назначению они должны быть зарегистрированы и, кроме того, при необходимости могут быть изготовлены копии документов для передачи сразу несколь ким исполнителям.
|
|
|
Также на участок регистрации передаются документы, не требую щие рассмотрения руководства. Лицо, осуществляющее их предвари тельное рассмотрение, обычно проставляет на таких документах либо индекс структурного подразделения, либо фамилию его руководителя. Такая операция в делопроизводстве называется разметкой.
Документы, не требующие регистрации, после их разметки сразу передаются по назначению.
Документы, решение которых не входит в компетенцию организации, после составления сопроводительного письма с разъяснениями возвра щаются в экспедицию на отправку отправителю или по назначению.
Обращения граждан после рассмотрения руководством организации или руководителем подразделения по работе с обращениями граждан должны быть зарегистрированы и переданы исполнителям. Если тако го подразделения нет, данная категория документов регистрируется на участке учета и регистрации службы ДОУ. Все делопроизводство за исключением экспедиционной обработки по данной категории доку ментов должно вестись обособленно от других видов документов.
Контрольные вопросы
1. Кто в службе ДОУ осуществляет предварительное рассмотрение посту пающих документов?
2. Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим пред варительное рассмотрение документов?
3. Как должны быть распределены документы при предварительном рас смотрении документов?
4. Какой процент от общего количества поступивших документов обычно поступает на рассмотрение руководителя?
5. Какие операции осуществляются при предварительном рассмотрении до кументов?
6. Что представляет собой резолюция и где она проставляется?
7. Можно ли проставлять резолюцию на отдельном листе?
8. Куда передаются документы после их рассмотрения?
9. Куда передаются обращения граждан после их рассмотрения руковод ством организации?
|
|
|
10. Кто является ответственным за исполнение, если в резолюции указано несколько исполнителей?
Регистрация документов
Регистрация документов - один из ключевых моментов в организа ции документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят фор мы и технология последующих этапов документооборота.
Согласно ГОСТ Р 51141—98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фик сирующая факт его создания, отправления или получения.
К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных дан ных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно - реги страционный номер и дата - появились на документе. Точнее было бы сказать, что «регистрация документов - фиксация факта созда ния или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном фор мате»1.
Из этого следует, что основная цель регистрации - придать юриди ческую силу документу, т. е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой де ятельности. Придание юридической силы документу - это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели - органи зацию учета, контроля исполнения документов, информационно-спра вочной работы по документам.
Итак, если следовать определению по ГОСТ Р 51141-98, реги страции подлежат все документы. Однако практикой и требованиями ГСДОУ установлено, что регистрации подлежат, как правило, все внут ренние документы, все отправляемые, но не все входящие документы. Каждая организация разрабатывает перечень входящих документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. К таким документам относят ся поздравительные телеграммы и письма, рекламные документы (лист ки, проспекты и др.), сводки и информация, присланная в копиях для сведения и др. Иногда в этот перечень попадают документы, которые не регистрируются службой ДОУ, но регистрируются в других струк турных подразделениях организации.
Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат докумен ты, требующие учета, исполнения и использования в информационно- справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письмен ные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техни ки (машинограммы и машиночитаемые документы).
|
|
|
1 Организация работы с документами / В.А.Кудряев и др. - М., 1998. - С. 211.
Информация о документах, полученная при их регистрации и зане сенная в определенную регистрационную форму, поступает в инфор мационно-поисковую систему организации. Документы могут регист рироваться:
в журналах;
на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печа тающих устройств;
на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной тех ники, т. е. с использованием компьютерных технологий.
Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблю даться ее основной принцип - однократность. Это означает, что доку мент в организации должен быть зарегистрирован один раз, у него дол жен быть только один регистрационный номер, присвоенный органи зацией, независимо от того, в каком структурном подразделении он регистрировался - в службе ДОУ, отделе кадров, бухгалтерии и т. п.
Выбор места регистрации зависит от принятой в организации си стемы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная ре гистрация (в службе ДОУ, у секретаря), в средних и крупных орга низациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразде лениях - в местах их создания или исполнения. Так, приказы по лич ному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская доку ментация - в бухгалтерии, документы, адресованные в другие струк турные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях. Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы (иногда даже создается специальное структурное подразделение - Бюро (группа) правительственной пере писки), отдельно - постановления коллегии (в секретариате коллегии), приказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководи телей - в отделе учета и регистрации.
Состав регистрационного номера зависит от принятого в каждой группе документов принципа формирования документов в дела. Пер вым в составе любого регистрационного номера указывается порядко вый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным. Исключение представляют учебные заведения, выбор ные органы, действующие в определенный период. Например, при ре гистрации протоколов заседаний выборных органов регистрационный порядковый номер дополняется номером созыва, а исчисление поряд-
ковых номеров начинается с начала работы выборного органа и про должается до ее окончания.
Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголов ках которых есть название вида документов, например: «Приказы Ко митета социальной защиты Москвы по основной деятельности». Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутрен них документов организации - приказы, протоколы заседаний коллеги альных органов организации, указания, распоряжения и др.
Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место со ставления или хранения, потому что они формируются в одно дело в определенном месте. Так, приказы по основной деятельности согласно требованиям ГСДОУ всегда должны формироваться в службе ДОУ орга низации.
В том случае, когда при формировании документов в дела необхо димо ориентироваться на содержание документа и другие дополни тельные данные, регистрационный порядковый номер дополняется ин дексом дела по номенклатуре, который указывает место хранения до кумента, т. е. подразделение и номер дела в этом подразделении. Служебные письма всегда содержат такой номер. Например, если пись мо, поступившее в вышестоящую организацию, имеет входящий но мер 155/01-17, это означает, что в день поступления это был 155-й по счету документ, который после исполнения будет подшит в дело 01-17
«Переписка с подведомственными организациями по вопросу...», где
01 - служба ДОУ, а 17 - это порядковый номер дела в этой службе, куда после исполнения будет подшит документ (01-17 - это индекс дела по номенклатуре).
На ответном документе вторая часть регистрационного номера дол жна соответствовать второй части регистрационного номера докумен та-запроса. Так, если входящее служебное письмо имеет регистраци онный номер 155/01-17, то ответное служебное письмо может иметь другой порядковый номер, но индекс дела будет тот же - 238/01-17. Это означает, что поступивший документ-запрос и копия отправленно го документа-ответа будут подшиты в одно дело, имеющее индекс дела по номенклатуре дел 01-17. На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-зап рос.
Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные. Наиболее ра ционально применение буквенных обозначений при ведении делопро изводства по обращениям граждан, при регистрации которых к поряд ковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.
Вряд ли можно считать оправданным добавление букв «К» или «л/с» к приказам по личному составу. Такие приказы всегда регистрируются
в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, и их поиск не представляет никаких трудностей.
Регистрационный индекс совместного документа, т.е. документа, авторами которого являются несколько организаций, образуется из по рядковых регистрационных номеров, присвоенных каждым автором, отделенных косой чертой, например № 235/187.
Регистрационный номер можно дополнять и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость.
Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТР 6.30-2003:
на месте реквизита 12 - регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;
на месте реквизита 29 -регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.
При регистрации документов в организации должна быть разрабо тана единая система индексов структурных подразделений, которая ос тается неизменной в течение длительного времени и может быть изме нена только при реорганизации организационной структуры, перерасп ределении функций внутри организации. Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их рас положения должны быть постоянными.
Для обеспечения соблюдения принципа однократности регистрации и создания единой информационно-поисковой системы по документам организации, обеспечения контроля исполнения документов необходи мо соблюдать также единую систему и единые правила регистрации по всей организации. ГСДОУ нормативно закреплены обязательный ми нимум реквизитов регистрации и правила их заполнения в регистраци онных формах. Это следующие реквизиты: автор (корреспондент); на звание вида документа; дата документа; номер документа, дата поступ ления; номер поступления, заголовок документа или его краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении; от метка о направлении документа в дело. Правила заполнения указанных реквизитов должны быть приведены в инструкции по делопроизвод ству организации.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документа и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регист рации (для распорядительных документов), расписка исполнителя о получении документа, количество листов документа, количество при ложений (для писем обязательно), отметка об исполнителе, промежу точные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о про хождении документа, значимость вопроса, отраженного в документе, оценка исполнения документа, срок хранения, отметка об исполнении документа и др.
Как уже отмечалось, существует несколько форм регистрации. Жур нальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффек тивного контроля исполнения документов и создание быстродействую щей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации прак тически обеспечивает только учет документов и ее рационально при менять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы доку ментов, например такие, как документы об образовании, пропуска, тру довые книжки.
Регистрация документов с помощью регистрационно-контрольных карточек (РКК) позволяет выполнить все цели регистрации при ее ра циональной организации. РКК, как правило, изготавливаются из плот ной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия для регистрируемых групп документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветные РКК используют редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экземп ляров (под копирку), чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное количество экземпляров РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регист рации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное количество РКК, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные и др.), разработать единую схему их построения, применяемую в службе ДОУ и других структурных под разделениях организации.
Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится экранная форма карточки и ввод данных о регистрации в автоматизированную информационно-поиско вую систему осуществляется непосредственно с документа на машин ный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одно временно может изготавливаться один экземпляр РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку. Таким образом, при осу ществлении автоматизированной регистрации формируется такая ин формационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффектив ную организацию последующих этапов документооборота, будет ис пользоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений кон фиденциальности информации.
Регистрация документов - один из трудоемких процессов дело производства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей ис полнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организаци онной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами
справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации. Основой для построе ния ИПС является классификация документов и документной инфор мации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники (классификаторы). Для того чтобы ввести регистраци онные показатели в информационно-поисковую систему, чаще всего разрабатываются и применяются классификаторы, позволяющие бы стро вводить значение этих показателей и обеспечивать их однознач ное толкование.
К ним относятся следующие классификаторы.
1. Классификатор видов документов, который отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых. Этот классификатор используется при заполнении такого реквизита РКК, как «наименование вида документа». Наимено вания видов документов должны соответствовать терминологии, при меняемой в Общероссийском классификаторе управленческой докумен тации (ОКУД), в ГСДОУ, а также отраслевым нормативно-методически ми документам, если они разработаны. На основе данного классификатора в организации разрабатываются различные перечни: «Перечень докумен тов с указанием сроков исполнения», «Перечень документов, не подле жащих регистрации», «Табель документов организации и ее структур ных подразделений», «Перечень дел с указанием сроков хранения» (но менклатура дел), «Перечень документов, подлежащих передаче на государственное хранение» и др.
Последние два перечня могут использоваться для заполнения тако го реквизита РКК, как «Отметка об исполнении документа», указывая на адрес хранения документа.
2. Классификатор корреспондентов включает в себя перечень на званий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов (фирм, физических лиц), с которым организация свя зана по роду своей деятельности. Этот классификатор базируется на применении Общероссийского классификатора предприятий и органи заций (ОКПО). С помощью классификатора корреспондентов запол няется реквизит РКК «Автор (корреспондент)».
3. Классификатор вопросов деятельности организации включа ет в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, т. е. фиксирует также распределение обязан ностей, принятое в организации. С помощью данного классификатора заполняется реквизит РКК «Заголовок документа или краткое содержа ние». Этот классификатор используется также на участке предваритель ного рассмотрения документов при определении маршрута движения документа.
4. Классификатор структурных подразделений организации раз рабатывается на основе организационных документов: устава (положе ния) организации, утвержденной структуры и штатного расписания,
положений о структурных подразделениях. Часто в отрасли может быть документ, определяющий типовую структуру и штаты для группы од нородных организаций (школ, вузов, управлений социальной защиты, центров социальной помощи). В классификаторе структурных подраз делений первой всегда указывается служба ДОУ (индекс 01, как прави ло), а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они приведены в утвержденной структуре. В этот классифика тор могут включаться и общественные организации, профсоюз напри мер. Индексы структурных подразделений используются при присвое нии документу регистрационного номера и заполнении таких показате лей РКК, как «Номер и дата документа» (для внутренних и исходящих документов), «Номер и дата поступления документа» (для входящих документов). Этот классификатор используется и при составлении но менклатуры дел организации, любых перечней документов с указани ем сроков хранения.
Классификатор структурных подразделений используется для запол нения такого реквизита РКК, как «Резолюция».
5. Классификатор исполнителей. Как правило, в такой классифи катор включаются фамилии заместителей руководителей, руководите лей структурных подразделений, отвечающих за исполнение докумен тов, которые перечисляются в той же последовательности, что и в клас сификаторе структурных подразделений.
Контрольные вопросы
1. Что такое регистрация документов и какова ее основная цель?
2. Какие документы не подлежат регистрации?
3. Какие формы регистрации документов существуют?
4. В чем состоит основной принцип регистрации?
5. Чем характеризуется смешанная система регистрации?
6. Как формируется состав регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов?
7. Как регистрируются ответные документы?
8. Можно ли к регистрационным номерам добавлять буквенные обозначе ния?
9. Как формируется регистрационный номер совместного документа?
10. Где проставляются регистрационные номера на входящих докумен тах?
11. Какие реквизиты включены в регистрационные формы?
12. Чем отличаются друг от друга разные формы регистрации и в чем их преимущества?
13. Какие требования предъявляются к работникам, осуществляющим ре гистрацию?
14. Какие классификаторы используются при введении данных в ИПС орга низации?
ГЛАВА 9. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА
Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно отве тить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.
Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой ИПС является проведение учета и регистрации документов. Информа ционно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помо щью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справоч ная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики дея тельности организации и соответственно характера поступающих спра вок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных кор респондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:
1) по корреспондентскому - рубриками являются названия постоян ных корреспондентов;
2) по географическому - рубриками являются названия области, го рода, месторождения и др.;
3) по предметно-вопросному (тематическому, производственно-от раслевому) - рубриками являются названия управленческих функций и участков (вопросов) деятельности данной организации;
4) по структурному - рубриками служат названия структурных под разделений организации;
5) по номинальному - рубриками являются наименования видов документов;
6) по алфавитному - рубриками являются буквы русского алфавита. Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспон
дентов.
Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) ис пользуется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт может быть составлено несколько тематических карточек. Форма этой карточки отличается, как правило, от той, которая используется при обычной регистрации. Кар точки систематизируются в соответствии с рубриками классификатора
вопросов деятельности организации. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организа ции. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в норматив ный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Кар точки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока норма тивный акт не будет заменен новым.
Структурный признак построения справочной картотеки применя ется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картоте ка. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени де тализации, которая присуща тематической картотеке.
Номинальный признак построения справочной картотеки исполь зуется для создания информационно-справочного массива по докумен там, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распоряди тельные документы других организаций.
Алфавитный признак построения справочной картотеки широко ис пользуется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).
Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные документы, которые после испол нения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каж дой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. При чем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т. е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.
Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и струк турных подразделениях зависят от применяемой в организации систе мы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.
После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:
1-й и 2-й экземпляры РКК вместе с документом отправляются ис полнителю;
1 -й экземпляр с распиской исполнителя о получении возвращает ся в подразделение по учету и регистрации службы ДОУ и устанавли вается в регистрационную картотеку, рубриками которых являются названия месяцев года. Внутри РКК помещаются по датам поступле ния и порядковым номерам. Эта картотека иногда называется хроно-
логической, является основной (страховой) и все отметки о движении документа вносятся в этот экземпляр РКК;
2 -й экземпляр РКК остается в структурном подразделении и уста навливается в картотеку структурного подразделения организации;
3 -й экземпляр РКК передается в контрольную службу (если доку мент подлежит контролю за исполнением) и устанавливается там в кон- трольно-сроковую картотеку по сроку исполнения;
4 -й и 5-й экземпляры РКК устанавливаются в справочных картоте ках подразделения службы ДОУ по учету и регистрации, которые по строены по выбранным признакам.
Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1-2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятель ности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, орга низаций, предприятий, с указанием сроков хранения, - 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распоряди тельные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.
Если регистрация в организации осуществляется в автоматизирован ном режиме, то возможности информационно-справочной работы значи тельно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автомати зированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспече нием, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав пока зателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполне ния этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.
Современные системы управления базами данных позволяют быст ро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комби нации. Поиск сведений может осуществляться как по документам теку щего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сфор мированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществлять ся в табличной форме.
Контрольные вопросы
1. С какой целью создается в организации информационно-поисковая система?
2. Как строится ИПС, если регистрация документов осуществляется с по мощью РКК?
3. Какие признаки могут быть использованы для построения справочных картотек?
4. Что представляют собой рубрики справочных карточек?
5. Как проводится справочная работа по изданным правовым актам?
6. Сколько справочных карточек может использоваться в организации?
7. Какова технология работы с картотеками по традиционной системе в руч ном режиме?
8. Как организуется справочная работа в автоматизированном режиме с ис пользованием ПК?
ГЛАВА 10. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяет ся как совокупность действий, обеспечивающих своевременное испол нение документов. Функция контроля - одна из важнейших управлен ческих функций, в осуществлении которой принимают участие как ра ботники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решен
|
|
|
