 |
Тема 2. Система документации
|
|
|
|
Цели:
знать:
системы документационного обеспечения управления, их автоматизацию.
Основные понятия и термины по теме:
Система документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация, стандартизация управленческих документов.
План изучения темы:
1. Понятие систем документации
2. Функциональные и отраслевые системы документации
3. Стандартизация и унификация
4. Государственные инструкции по делопроизводству
Краткое изложение теоретических вопросов:
Понятие систем документации
|
признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.
Функциональные и отраслевые системы документации
|
|
|
|
|
Стандартизация и унификация
|
Стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации (к документу), утверждается компетентными органами и действует на всей территории Российской Федерации.
Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). Стандарты помогают упорядочить потоки информации, установить необходимое и достаточное количество видов документов
|
Унификация документов обеспечивается соблюдением требований обязательной правовой формы – стандарта, который имеет обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.
Унификация предполагает:
ü установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов
ü разработку единой модели построения документов с использованием формуляра-образца
ü разработку структур документов
ü выполнение общих синтаксических правил построения текстов документов
Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов (составных частей документа), установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными в определенном порядке на носителе информации.
|
|
|
Разрабатывают и утверждают конкретные унифицированные формы документов и системы документации министерства, осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.
Например, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике - за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ – за систему организационно-распорядительной документации и т.д.
Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.
Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая всю информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
Государственные стандарты и общероссийские классификаторы принимает Госстандарт России и они вводятся в действие после их государственной регистрации.
Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные государственные органы управления в пределах их компетенции
Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть
Ø стандарты на отдельные документы (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления»)
Ø стандарты на отдельные виды продукции (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»)
Ø стандарты на унифицированные системы документации
Унифицированных систем документации достаточно много. Мы будем рассматривать только унифицированную систему организационно-распорядительной документации (код по общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 – 0200000)
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) – это система документации, регламентирующая документирование на предприятии
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими документами.
|
|
|
Вопросы документационного обеспечения регулируются следующими документами:
Ø законы Российской Федерации
Ø государственные и отраслевые стандарты
Ø общероссийские классификаторы
Ø государственные и отраслевые инструкции по делопроизводству
Ø инструкции по делопроизводству конкретного предприятия
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Государственные стандарты
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - Совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и учреждениях.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. устанавливает:
Ø упорядочение документооборота
Ø сокращение количества документов
Ø повышение качества документов
Ø нормативное закрепление изменений, произошедшие в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности
Общероссийские классификаторы
ОКУД
Общероссийский классификатор управленческой документации
Содержит коды унифицированных форм, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.
Государственные инструкции по делопроизводству
| Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.200 № 68 |
| Содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. |
| Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 |
| Устанавливает сроки хранения документов. |
Инструкции по делопроизводству предприятия разрабатываются на основе типовых инструкций по делопроизводству.
|
|
|
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия может содержать следующие разделы:
1. Порядок составления и оформления служебных документов
2. Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов
3. Контроль исполнения документов
4. Порядок работы с исходящими документами
5. Порядок работы с внутренними документами
6. Составление номенклатуры дел
7. Правила формирования дел
8. Порядок обеспечения сохранности документов
9. Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Вопросы для самоконтроля по теме:
1. Выберите правильный вариант ответа. Система документов – это:
а) совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
б) совокупность документов, не взаимосвязанных по некоторым признакам.
в) возведенные в норму документы, обязательные для применения в учреждении.
2. Выберите правильный вариант ответа. Суть унификации – это:
а) сокращение неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
б) установление оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах.
в) система документации, созданная по единым требованиям и правилам, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
3.Выберите правильный вариант ответа. Отраслевые системы документов – это:
а) те, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям.
б) те, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности.
4. Выберите правильный вариант ответа. Суть стандартизации – это:
а) сокращение неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
б) установление оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах.
|
|
|
в) система документации, созданных по единым требованиям и правилам, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
5. Выберите правильный вариант ответа. Цель ГСДОУ:
а) упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки информации.
б) введение единого порядка в организации делопроизводства в органах исполнительной власти с целью обеспечения выполнения федеральных законов, постановлений РФ, распоряжений РФ, совершенствование документооборота министерств и ведомств.
в) возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований, по разработке и оформлению документов.
6. Выберите правильный вариант ответа. ГСДОУ – это
а) совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и учреждениях.
б) это система документации, регламентирующая документирование на предприятии.
7. Выберите правильный вариант ответа. Отраслевые системы документов – это:
а) те, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям.
б) те, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности.
Задания для внеаудиторной самостоятельной работы (домашнее задание):
Подготовить сообщение на тему: «Значение документов в деятельности эксперта - товароведа»
Методические указания (рекомендации) по выполнению внеаудиторной самостоятельной работы:
В рабочей тетради написать эссе на одну страницу, в котором необходимо выразить свою точку зрения о значимости документации для профессиональной деятельности товароведа- эксперта. Привести примеры, какие документы необходимы товароведу- эксперту.
Формы и методы контроля внеаудиторной самостоятельной работы: проверка эссеи устный опрос.
Тема 3. Унифицированная система организационно – распорядительной документации.
Цели:
знать:
требования к составлению и оформлению документов
Основные понятия и термины по теме:
Форматы бумаги. Реквизиты документов. Табуляция.
План изучения темы:
1. ГОСТы на организационно- распорядительную документацию
2. Требования к оформлению документов. Состав реквизитов.
3. Положения табулятора
Краткое изложение теоретических вопросов:
ГОСТы на организационно- распорядительную документацию
ГОСТ Р 6.38-90 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Принят в 1990 г. На настоящий момент не действует.
ГОСТ 6.38-90 установил:
ü новый состав реквизитов
ü сокращение количества документов
ü обновленные требования к оформлению документов
ü требования к тексту и бланкам документов
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28 Устанавливает современные толкования терминов по делопроизводству и архивному делу.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Введен в действие с 1 июля 2003 г. и действует до настоящего времени
ГОСТ Р 6.30-2003 установил:
Ø новый состав реквизитов
Ø небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа
Форматы бумаги
Работа с документами требует упорядочения, унификации форматов бумаги.
Для измерения форматов принята метрическая система. Площадь основного формата А1 равна квадратному метру, а стороны основного формата составляют 0,841м х 1,189м. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением пополам, а все полученные форматы геометрически подобны.
Документы оформляются главным образом на бумаге формата:
Ø А4 210мм х 297 мм
Ø А5 148мм х 210мм
Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 297мм х 420мм.
Размеры полей
Размеры полей на бумаге формата А4 согласно ГОСТ Р 6.30-2003, не менее:
Ø Верхнее - 20 мм
Ø Нижнее – 20 мм
Ø Левое - 20 мм
Ø Правое - 10 мм
Меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.
Реквизит – это информационный элемент официального документа.
Каждый документ состоит из составляющих его реквизитов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов
Каждый документ состоит из составляющих его реквизитов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется:
Ø Целями создания документа
Ø Назначением документа
Требованиями к содержанию документа
Ø Требованиями к форме документа
Ø Способом документирования
Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.
Для многих документов число реквизитов строго ограничено.
Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.
Правила оформления реквизитов документов
Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте
ГОСТ Р 6.30- 2003 УСОРД «Требования к оформлению документов».
ГОСТ Р6.30- 2003распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
ГОСТ Р6.30- 2003 распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации
Состав реквизитов
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – Герб субъекта Российской Федерации
03 - Эмблема организации или товарный знак
04 - Код организации
05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07 - код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа
14 – место составления или издания документа
15 – адресат
16 – гриф утверждения документа
17 - резолюция
18 – заголовок к тексту
19 – отметка о контроле
20 – текст документа
21 – отметка о наличии приложения
22 – подпись
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
25 – оттиск печати
26 – отметка о заверении копии
27 – отметка об исполнителе
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29 – отметка о поступлении документа в организацию
30 – идентификатор электронной копии документа
|
Положения табулятора выставляются по нижнему серому краю линейки, переход от одного расстояния (положения табулятора) к другому – нажатие клавиши TAB (см. тему «Табуляция» модуля «Обработка текстов»)
Всего существует девять положений табулятора:
Ø Нулевой табулятор граница левого поля листа
Ø Первый табулятор - 5 печатных знаков от границы левого поля.............................. 1,25см
Ø Второй табулятор 16 печатных знаков от границы левого поля............ 4см
Ø Третий табулятор 24 печатных знака от границы левого поля............. 6см
Ø Четвертый табулятор 32 печатных знака от границы левого поля............. 8см
Ø Пятый табулятор 40 печатных знаков от границы левого поля........... 10см
Ø Шестой табулятор 48 печатных знаков от границы левого поля........... 12см
Ø Седьмой табулятор 56 печатных знаков от границы левого поля........... 14см
Ø Восьмой табулятор 64 печатных знака от границы левого поля............. 16см
| |||
 |
Внимание!
Далее размещение реквизитов дано для углового бланка формата А4 в связи с тем, что это наиболее экономичное размещение.
Размещение реквизитов и границы зон продольного бланка формата А4 будут при
01. Государственный герб Российской Федерации
Помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021). Размещается в левом верхнем углу от нулевого табулятора
Пример размещения государственного герба РФ
02. Герб субъекта Российской Федерации
Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Размещается в левом верхнем углу справа от реквизита 01 «Государственный герб Российской Федерации» от второго табулятора
Пример размещения герба субъекта РФ
 |
|
|
|
