Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Понятие электронного документа

Согласно Федеральному закону «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ электронным называется документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Переход к обработке электронного документа позволяет прежде всего повысить эффективность анализа, доступа и работы сотрудников с информацией, уменьшает временные затраты на передачу документов, упрощает решение вопросов, связанных с обработкой связанных документов, аннотацией документа несколькими сотрудниками с последующим анализом сделанных замечаний и предложений, и др.

Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники.

Объем электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте, а также с растущей популярностью Интернет-торговли.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

• создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

• содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

• быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документооборот, т.е. процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами, регулируется различными нормативными актами - государственными; межотраслевыми; отраслевыми и локальными актами предприятия.

Работа с электронными документами в службе делопроизводства аналогична работе с традиционными (бумажными) документами. При рассылке по электронной почте адресат получает документ практически моментально после его отправки. Затем электронный документ может быть воспроизведен в любых необходимых виде и форме: открыт на экране компьютера, перенесен на бумажный носитель, перенесен или скопирован на различные материальные носители информации (СД-диски, пленки и т.д.).

Использование электронной почты предоставляет пользователям возможности:

• оперативной доставки электронных документов адресатам;

• одновременной рассылки любому количеству адресатов;

• получения подтверждения о доставке документов по назначению;

• редактирования полученных документов, их хранения и пересылки;

• вывода на печать полученных документов.

После получения электронных документов их необходимо зарегистрировать и установить подлинность. Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи устанавливается неизменность всех реквизитов.

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для его зашиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Затем руководитель организации проставляет на документах резолюцию, и по внутренней сети предприятия они рассылаются на рабочие места исполнителей. Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов па бумажных носителях.

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

• обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

Срок хранения электронных документов такой же, как и бумажных. И так как долговременное хранение большого количества документов (работа с которыми, к тому же не ведется) в памяти ПК составляет некоторую сложность, целесообразно формировать специальные архивы электронных документов на компакт-дисках.

При создании электронных архивов должны выполняться следующие требования:

• электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и внесения изменений;

• организация доступа к документам должна производиться в порядке, предусмотренном соответствующими нормативными актами;

пользователи должны иметь возможность получить электронные документы в виде копии на бумажном носителе;

• пользователям должна быть предоставлена возможность подтверждения подлинности электронных документов в течение всего срока их хранения.

Преимущества и недостатки электронного документа

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время накладывает и некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества использования электронных документов:

• выполнение компьютерной обработки электронных документов значительно ускоряется;

• ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

• при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния;

• хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;

• повышается эффективность работы с документами;

• создание электронных архивов документов предоставляет возможность использования полученной информации для подготовки новых;

• наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых документов;

• снижается расход бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу:

• возникает возможность одновременной рассылки проекта документа сразу нескольким визирующим;

• возникает возможность одновременной рассылки документа по электронной почте сразу нескольким адресатам.
Недостатки электронных документов:

• необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

• необходимость зашиты информации от внесения несанкционированных изменений.

Составление документов

Для составления и редактирования документов предназначено множество программных средств, называемых текстовыми процессорами или текстовыми редакторами. Так программы типа Word 2002 или Word 2007 можно использовать для создания документов разных видов на основе типовых форм, заранее введенных в память ПК и содержащих трафаретные тексты. В качестве трафарета может применяться бланк конкретного документа, содержащего типовой текст и пробелы для внесения переменной информации. При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого документа. Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно упрощает процесс подготовки документов. Помимо полностью составленного типового текста документа в память машины можно ввести отдельные выражения и стандартные фразы, наиболее часто применяемые при переписке и составлении справочно-информационных документов. С помощью команды «Автотекст», находящейся в меню «Вставка», можно создать архив из наиболее часто повторяющихся частей текста. Таким образом, работа по набору текста будет сведена к компоновке отдельных элементов «Автотекста», что значительно облегчает процесс составления текста документа. Элементы «Автотекста» могут содержать:

• выдержки из нормативных документов, на которые приходится часто ссылаться;

• традиционные начальные фразы; стандартные выражения; общепринятые обороты, применяемые в заключительной части писем.

Например:

Уважаемый (аи) господин (госпожа)!

В ответ на Ваше письмо от

С уважением........

Искренне Ваш......

С глубоким уважением... и т.д.;

• постоянно применяемые наименования предприятий, фирм, почтовые адреса; название товаров, видов услуг и т.д.;

• схемы, чертежи, рисунки, необходимые для оформления отчетов, рекламных писем и т.п.

Программа Microsoft Word автоматически осуществляет проверку правописания при наборе текста документа. С помощью словарей синонимов можно подобрать синоним для слова, выделенного курсором.

Автоматизация работы с документами

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

Хорошая организация документооборота способствует своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, эффективному управлению предприятием. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого для этого времени.

Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства. Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.

Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.

Поступивший из вне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.

Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело и либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.

Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов используют банк текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ с необходимыми реквизитами затем отправляется по адресу.

Поступающие в организацию, а также исходящие документы подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений). Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляется для организаций, имеющих территориально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создаются база данных и информационно поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.

Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей РК. Регистрационная карточка — это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.

Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение РК сводится к заполнению ее реквизитов, к которым относятся:

• находящий регистрационный номер и дата документа (дата поступления регистрируемого документа), которые должны быть указаны в регистрационном штампе документа;

• номер и дата поступающего в регистрацию документа;

• наименование вида документа;

• адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);

• количество листов и экземпляров;

• срок исполнения документа;

• шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено исполнение документа);

• содержание документа.

Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.

При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы:

• входящие;

• исходящие (и внутренние);

• письма и обращения граждан.

Некоторыми системами допускается разделение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую подгруппу, в спою очередь, можно разделять на более мелкие подгруппы и т.д. Разделение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хранятся в системном справочнике групп документов.

Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.

По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. В оперативной информационной базе остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.

В целом современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:

• регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая письма и обращения граждан):

• регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

• ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.

Автоматизированные рабочие места

Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с использованием ПК и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных.

Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи - кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно-оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое АРМ, а также организация сетей разрабатываются в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников. В системе автоматизации делопроизводства (в зависимости от схемы прохождения документов) предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

На рабочем столе АРМ расположено множество значков, каждый из которых обозначает собой объект, папку или программу, пользовательский файл. Рабочий стол компьютера может быть настроен и индивидуально.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1) ПК, объединенные в сети;

2) электронные пишущие машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные машины;

5) коммуникационные средства, телефонная техника;

6) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации — магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7) средства для обмена информацией — электронная почта;
8) видеоинформационные системы;

9) локальные компьютерные сети;

10) интегрированные сети учреждений.

К АРМ руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления и памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа: возможность доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно-поисковой системе; возможность работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможность ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличие технических средств для печати документов.

Электронные офисные системы

Автоматизированный офис — это совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих взаимосвязанное и согласованное решение разнородных управленческих задач: сбор и фиксирование необходимой информации, ее передачу, обработку преобразованной информации для анализа, планирования и контроля деятельности.

Информационные системы предприятия, обрабатывающие электронные документы, принято называть электронным офисом.

Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Задачи электронной офисной системы:

-автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;

-организация одновременного доступа к документам различных пользователей;

-осуществление эффективного поиска информации;

- обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функции:

- ввод, подготовка и редактирование документов;

- регистрация документов;

- совместная работа над документами;

- контроль исполнения документов;

- создание баз данных (хранение документов);

- прием и пересылка документов;

-систематизация документов, формирование дел;

- подготовка кхранению и архивное хранение дел.

Хранение документов в электронной форме

Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл имеет свое имя. Принцип упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминает обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные внее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок, если документов много. При условии небольшого количества документов достаточно одной папки. Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая основывается на номенклатуре дел организаций. Основу классификации составляет номинальный признак.

Название папки должно начинаться с вида документа (акты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем следуют сведения об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы), и т.п.

Сроки храпения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной, — а связаны с ценностью содержащейся в них информации и определяются, как уже говорилось с помощью специальных справочников — перечней документов (типовых или ведомственных) с указанием сроков хранения.

Особенность электронного хранения — направление документов в электронный архив сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Интернет). Кроме того, организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, экономят значительные площади, занимаемые ранее архивохранилищами. Однако все преимущества электронного храпения документов будут иметь место только при условии обеспечения надежности хранения документов в электронной форме.

Задания для самостоятельного выполнения на занятии (аудиторная самостоятельная работа):

Составьте заголовки дел для систематизации следующих документов в дела: устав организации, положения об отделах, должностные инструкции сотрудников, приказы о ремонте здания, приказы о проведении выставок, приказы об уборке территории, приказы о работе в праздничные дни, справки о подтверждении места работы и стажа работы, справки о проведении ремонтных работ, докладные записки о нарушении трудовой дисциплины, объяснительные записки по различным вопросам, акт проверки кассы, акт об инвентаризации, протоколы заседании аттестационной комиссии, письма информационного характера по различным вопросам деятельности организации.

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Выберите правильный ответ. Номенклатура дел – это:

а) системный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

б) движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и направления в дело.

в) группирование исполнительных документов в дело и систематизация документов внутри дела.

2. Выберите правильный ответ. Номенклатура дел бывает:

а) типовой

б) примерной

в) индивидуальной

3. Выберите правильный ответ. В дело группируют:

а) черновые и дуплетные документы

б) документы, подлежащих возврату

в) только оригиналы.

4. Выберите правильный ответ. Номенклатура дел - это

а) специальный классификационный справочник, определяющий порядок распределения документов в дела.

б) систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

5.Выберите правильный ответ. Дело, наполнение которого документами продолжается несколько лет и которое переходит из одного года в другой – это

а) государственное

б) структурное

в) переходящее

г) приходящее

6. Выберите правильный ответ. Первый этап экспертизы ценности документов проводится во время

а) заполнения регистрационных журналов

б) составления номенклатуры дел

в) при подготовке документов к архивному хранению

7. Выберите правильный ответ. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ является

а) обязательным для всех негосударственных структур

б) обязательным для всех государственных структур

в) не обязательным для всех государственных структур

д) не обязательным для всех негосударственных структур

8. Установите соответствие.

Виды номенклатуры дел:

1. Типовая	а) устанавливает состав дел для организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов; используется как методика составления при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения и носит рекомендательный характер.
2. Примерная	б) включает в себя документы конкретной организации и составляется в данной организации
3. Индивидуальная	в) составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций и устанавливает для них состав дел с единой системой индексации; является нормативным документом для тех организаций, для которых она установлена.

9.Выберите правильный ответ. Индивидуальная номенклатура дел согласовывается с ФЕДЕРАЛЬНЫМ архивом не реже ___________, если не было коренных изменений в функциях и структуре организации.

а) 1 раза в 5 лет

б) 2 раза в 5 лет

в) 1 раза в 15 лет

г) 1 раза в 10 лет

10. Заполните пропуски.Типовые и примерные номенклатуры дел действуют до момента ________________________________типовой или примерной номенклатуры.

Индивидуальная номенклатура дел организации ________________________.

11. Выберите правильный ответ. Для составления номенклатуры дел используется

а) единая форма бланка

б) свободная форма

в) разработанная форма в организации

12. Выберите правильный ответ. Совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, оформленную по определенным правилам

а) номенклатура дел

б) регистрационный журнал

в) дело

13.Выберите правильный ответ. Запрещается группировать в дела:

а) черновые экземпляры документов

б) дублетные (вторые) экземпляры документов

в) документы, подлежащие возврату

г) все выше перечисленные

14. Заполните пропуски. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

а) помещать в дело только _______________, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре

б) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению ________ вопроса(ов)

в) документы постоянного и временного хранения группировать в ________________дела

г) включать в дело по __________экземпляру каждого документа

д) включать в дело приложения вместе с основными документами

е) группировать в дело документы ______________ календарного (ых) года (лет)

15.Выберите правильный ответ. Дело должно содержать не больше

а) 200 листов

б) 250 листов

в) 300 листов

16. Укажите лишнее. На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

а) название организации

б) название структурного подразделения организации, в котором дело формировалось

в) индекс дела по номенклатуре дел

г) заголовок дела

д) количество документов в деле

е) срок хранения дела (переносится из номенклатуры дел)

ж) номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел

17.Выберите правильный ответ. В дело нельзя помещать документы выходящие за крайние даты.

а) Да

б) Нет

18.Выберите правильный ответ. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации, составляет ее

а) делопроизводство

б) документальный фонд

в) документооборот

19. Установите соответствие. Все документы по срокам хранения можно разделить на три группы:

1. дела кратковременного хранения	а) Больше 10 лет
2. дела долговременного хранения	б) До 10 лет
3. дела постоянного хранения	в) Бессрочно
	г) До минования надобности

20.Выберите правильный ответ. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве –

а) 1 год

б) 3 года

в) 5 лет

г) 10 лет

21.Выберите правильный ответ. Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ –

а) документальный фонд

б) экспертиза ценности документов

в) документооборот

22. Установите соответствие.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

1. в делопроизводстве

а) при составлении номенклатуры дел б) в процессе формирования дел (для проверки правильности отнесения документов к делам) в) в процессе подготовки дел к передаче на постоянное (государственное) хранение г) при подготовке дел к передаче в архив либо к уничтожению

2. в архиве организации

план ПРАКТИЧЕСКОГО учебного занятия

Раздел № 1 «Система организационно – распорядительной документации»

«Практическое занятие №1. Оформление приказов, протоколов »

Цели:

знать: требования к составлению и оформлению документов;

уметь:

– оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии;

– осуществлять автоматизированную обработку документов;

развить способность:

-.........;

- …….;

- ……..

указываются конкретные образовательные результаты, которые должны быть достигнуты обучающимися на практическом занятии /в ходе выполнения лабораторной работы.

План практического учебного занятия:

1. Оформление бланков распорядительной документации

2. Оформление бланков справочно - информационной документации

Задания для практического занятия (лабораторной работы):

ЗАДАНИЕ 1 1. Напишите проект приказа по АО «Космос» об итогах документальной проверки состояния документационного обеспечения. В акте ревизии были указаны следующие недостатки: - в отделе кадров предприятия в личных делах работников отсутствуют некоторые необходимые документы; - в канцелярии не ведется книга регистрации приказов на основании деятельности; - в бухгалтерии выдача зарплаты по трудовым соглашениям механику по ремонту оргтехники не подтверждена актами выполнения работ.

ЗАДАНИЕ 2 Составьте проект приказа по УПО об утверждении инструкции по делопроизводству. В тексте приказа укажите, что инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах РФ, утвержденной 24.06.92 № 1118-р, и на основании ГОСТ Р 6.30-2003. В инструкции указаны порядок прохождения документов и стандарты по ОРД. В приказе необходимо утвердить инструкцию и поручить зав. канцелярией Проничевой В.В. обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в УПО и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

ЗАДАНИЕ 3 Составьте протокол заседания профсоюзного комитета по вопросу выделения материальной помощи преподавателю Викторову Н.К. в связи с тяжелым материальным положением. Выступивший член профкома сообщил, что согласно акту проверки материального положения преподавателя Викторова Н.К. он нуждается в материальной помощи в размере ….. рублей. ЗАДАНИЕ 4 Составьте протокол общего собрания учредителей ООО «Нептун» о ликвидации ООО в связи с угрозой банкротства. Выступающие предложили прекратить деятельность общества путем ликвидации, для этого предложили создать ликвидационную комиссию в количестве ____ человек, в составе: _______ и поручить ей в ____ срок в соответствии с уставом общества и действующим законодательством провести ликвидацию общества, предоставить кредиторам ООО ___ срок для заявления своих претензий к обществу; заключенные на 200_г. договора исполнить до 00.00.00, по остальным – сообщить контрагентам об отказе от договоров и причине отказа и в ____ срок выплатить им компенсацию в связи с условиями договора. Голосование проводилось открытым (закрытым) путем. Результаты подсчёта голосов: «За» - ___ чел.; «Против» - ___ человек; «Воздержались» - _____ человек. Общее собрание постановило принять все предложения для прекращения деятельности ООО путем ликвидации. Образец для оформления приказа

Практическое занятие №2 « Оформление служебных записок, справок, актов»

Цели:

знать: требования к составлению и оформлению документов;

уметь: оформлять и проверять правильность оформления документации в соответствии с установленными требованиями, в том числе используя информационные технологии;

осуществлять автоматизированную обработку документов;

развить способность:

-.........;

- …….;

- ……..

План практического учебного занятия:

1. Оформление служебных записок

2. Оформление актов

3. Оформление справок

Задания для практического занятия:

ЗАДАНИЕ 1 Составьте акт ревизии кассы в УПК –1 Главным специалистом КРО СБОУ образования, в котором недостачи и излишек не установлено.

ЗАДАНИЕ 3 Напишите докладную записку на имя руководителя АО «Вымпел» о командировании в г. Белгород старшего инженера планово – экономического отдела Добролюбова П.В. с 00.00.00 сроком на 5 дней для выступления с докладом на семинаре «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров».

ЗАДАНИЕ 4 Составьте акт о списании товароматериальных ценностей на основе приказа Начальника департамента от 00.00.00 №___ «О проведении инвентаризации товарно- материальных ценностей». В акте установлено, что не поддаются ремонту и не могут быть реализованы поименные ниже ценности, подлежащие списанию и исключению из учета.