 |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
|
|
|
|
Помещают на бланках документов в соответствии с Уставом (положением об организации). В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.
Размещается в левом верхнем углу от нулевого табулятора
Пример размещения эмблемы организации
Диаметр изображения не должен превышать 20 мм. Эмблема может быть размещена на одном уровне с реквизитом 08 «Наименование организации»
Реквизит 03 «Эмблема организации» не воспроизводят в документе, если в нем помещен 01 «Государственный герб Российской Федерации» или 02 «Герб субъекта Российской Федерации».
04. Код организации
Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Размещается в левом верхнем углу от нулевого табулятора под реквизитом 09 «Справочные данные об организации»
Пример размещения кода организации
05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит 05 является важной индивидуальной характеристикой предприятия и указывается практически во всех документах. Размещается от второго табулятора справа от реквизита 04 «Код организации» под реквизитом 09 «Справочные данные об организации»
Пример размещения ОГРН
06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Размещается от нулевого табулятора под реквизитом 04 «Код организации».
Пример размещения ИНН/КПП
 |
|
|
|
07. Код формы документа
Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Размещается от третьего табулятора под реквизитом 04 «Код организации» и 05 «Основной государственный номер (ОГРН) юридического лица»
Пример размещения кода формы документа
 |
08. Наименование организации
Наименование организации, являющейся автором документа.
Является обязательным реквизитом любого документа вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него.
Наименование организации, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации включает в себя указание ее организационно-правовой формы.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Размещается от нулевого табулятора под реквизитами 01 «Государственный герб РФ», 02 «Герб субъекта РФ» и 03 «Эмблема организации», если эти реквизиты имеются
Пример размещения наименования организации
 |
Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации
Пример размещения наименования организации, включая ее филиал
 |
|
|
|
09. Справочные данные об организации
Включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)
Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом организации.
Размещается от нулевого табулятора под реквизитом 08 «Наименование организации».
Пример размещения справочных данных об организации
 |
10. Наименование вида документа
Должно быть определено уставом (положением об организации) и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000)
Этот реквизит является одним из важнейших, и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).
Пишется заглавными буквами, от нулевого табулятора
Размещается от нулевого табулятора под реквизитом 06 «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)»
Пример размещения наименования вида документа
В необходимых случаях для конкретизации указывают не только вид, но и разновидность документа
Например, не просто ДОГОВОР, а ТРУДОВОЙ ДОГОВОР, или ДОГОВОР ПОДРЯДА и т.д.
Наименование вида документа:
ü дает общее представление о назначении документа
ü определяет состав реквизитов документа
ü определяет структуру текста документа
ü определяет степень обязательности выполнения требований документа
11. Дата документа
Датой документа, как правило, является дата подписания или утверждения документа. Но есть специальные даты документов.
Ø Датой протокола является дата заседания (принятия решения)
Ø Датой акта является дата события
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
Ø День месяца – две арабские цифры, точка
Ø Месяц– две арабские цифры, точка
Ø Год – четыре арабские цифры
Ø День, месяц, год - британский стандарт;
Размещается от нулевого табулятора под реквизитом 10 «Наименование вида документа»
Пример размещения даты документа
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003
Ø Оформление даты словесно-цифровым способом – 21 января 2006 г.
|
|
|
Ø Оформление даты в другой последовательности – 2006.01.21
12. Регистрационный номер документа
Состоит из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации:
Ø Индексом дела по номенклатуре дел
Ø Информацией о корреспонденте
Ø Информацией об исполнителях
Ø и т.д.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе
Размещается от второго табулятора под реквизитом 10 «Наименование вида документа»,
Пример размещения регистрационного номера документа
 |
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).
Ссылка на номер размещается от нулевого табулятора, а ссылка на дату от второго табулятора под реквизитами 11 «Дата» и 12 «Регистрационный номер» документа.
Пример размещения ссылки на регистрационный номер и дату документа.
 |
14. Место составления или издания документа
Проставляется в том случае, если затруднено определение места составления по реквизитам 08 «Наименование организации» и 09 «Справочные данные об организации».
Место составления указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
Размещается от нулевого табулятора или по центру листа при продольном расположении реквизитов под реквизитом 11 «Дата».
Пример размещения наименования места составления документа
 |
15. Адресат
В качестве адресата могут быть:
Ø Организации
Ø Структурные подразделения организаций
Ø Должностные лица
Ø Физические лица
При адресовании в организацию «Адресат» содержит:
|
|
|
Ø Наименование организации - в именительном падеже
Ø Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то наименования этих организаций следует указывать обобщенно
Ø Почтовый адрес организации (может не указываться)
При адресовании в структурное подразделение организации «Адресат» содержит:
Ø Наименование организации - в именительном падеже
Ø Наименование структурного подразделения - в именительном падеже
Ø Если документ отправляют в несколько структурных подразделений одной организации, то наименования этих структурных подразделений следует указывать обобщенно
Ø Почтовый адрес организации (может не указываться)
При адресовании должностному лицу, являющемуся первым руководителем (директором) организации «Адресат» содержит:
Ø Наименование должности - в дательном падеже и наименование организации в именительном падеже
Ø Инициалы и фамилия руководителя - в дательном падеже
Ø Почтовый адрес организации (может не указываться)
При адресовании должностному лицу, не являющемуся первым руководителем (директором) организации «Адресат» содержит:
Ø Наименование организации - в именительном падеже
Ø Наименование структурного подразделения - в именительном падеже
Ø Наименование должности - в дательном падеже
Ø Инициалы и фамилия должностного лица - в дательном падеже
Ø Почтовый адрес организации (может не указываться)
При адресовании физическому лицу:
Ø Фамилия и инициалы физического лица – в дательном падеже
Ø Почтовый адрес физического лица (может не указываться)
Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При числе адресатов больше четырех составляют список рассылки документа.
В состав реквизита 15 «Адресат» может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Размещается от четвертого табулятора в правой верхней части документа под реквизитами 16 «Гриф утверждения» и 19 «Отметка о контроле» (если эти реквизиты имеются).
Пример адресования первому лицу организации
 |
Пример адресования физическому лицу
 |
Пример адресования должностному лицу, не являющемуся первым лицом организа
ции
|
|
|
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003 центрировать каждую строку реквизита 15 «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Пример
 |
16. Гриф утверждения документа
Документ может быть утвержден:
Ø Должностным лицом (должностными лицами)
Ø Специально издаваемым документом
При утверждении должностным лицом (должностными лицами) «Гриф утверждения» содержит:
Ø Слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)
Ø Наименование должности лица, утверждающего документ
Ø Подпись лица, утверждающего документ
Ø Инициалы, фамилия лица, утверждающего документ
Ø Дата утверждения
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне
При утверждении документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) «Гриф утверждения» содержит:
Ø Слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), которое согласуется с видом утверждаемого документа: УТВЕРЖДЕН (акт), УТВЕРЖДЕНА (инструкция), УТВЕРЖДЕНЫ (правила).
Ø Наименование утверждающего документа в творительном падеже
Ø Дата утверждающего документа
Ø Номер утверждающего документа
Размещается от пятого табулятора в правой верхней части документа
Пример утверждения должностным лицом
 |
Пример утверждения документом
 |
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003 центрировать каждую строку реквизита 16 «Гриф утверждения документа» по отношению к самой длинной строке.
17. Резолюция
Проставляется вручную на документе соответствующим должностным лицом, содержит указание руководителя по исполнению документа и включает в себя:
Ø Фамилии, инициалы исполнителей
Ø Содержание поручения (при необходимости)
Ø Срок исполнения
Ø Подпись должностного лица, накладывающего резолюцию
Ø Дату исполнения поручения
Пример размещения резолюции
 | ||
 |
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003
Оформление резолюции на отдельном листе, который затем прикрепляется к документу
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители
18. Заголовок к тексту
Включает в себя краткое содержание документа
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
Ø О чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии
Ø Чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего эксперта
Заголовок не должен превышать 28 знаков (включая пробелы).
Если заголовок содержит более 28 знаков, его делят на части по смыслу, печатают в две или несколько строчек через один межстрочный интервал
Размещается от нулевого табулятора под реквизитами 11 «Дата документа», 12 «Регистрационный номер документа», а также 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» и 14 «Место составления» (если эти реквизиты имеются).
Пример размещения заголовка к тексту
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003
Не указывать заголовок к тексту документов, оформленных на бланках формата А5
19. Отметка о контроле
Означает, что данный документ подлежит контролю за его исполнением
Обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль»
Размещается в правой верхней части документа справа от реквизита 16 «Гриф утверждения» (если он имеется).
Пример размещения отметки о контроле
20. Текст документа
Составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством.
Текст документов может быть составлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении в виде анкеты:
Ø Наименования признаков характеризуемого объекта должны быть в виде существительного в именительном падеже или словосочетания с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Например: «имеете», «владеете» или «были», «находились»
Ø Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
При составлении в виде таблицы:
Ø Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Ø Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.
Ø Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф
При составлении в виде связного текста:
Связный текст, как правило, состоит из двух частей:
Ø В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа
Ø Во второй части (заключительной или распорядительной) указывают решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть
Например:
приказы - распорядительную часть без констатирующей;
письма, заявления - просьбу без пояснения
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают реквизиты этих документов:
Ø наименование документа
Ø наименование организации - автора документа
Ø дату документа
Ø регистрационный номер документа
Ø заголовок к тексту
Изложение текста:
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа
Например: приказываю, предлагаю, прошу
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа
Например: постановляет, решил
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа.
Например: приказываем, решили
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа
Например: слушали, выступили, постановили, решили
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
Например: отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила
Изложение текста в письмах:
От первого лица множественного числа
Например: просим направить, направляем на рассмотрение
От первого лица единственного числа
Например: считаю необходимым, прошу выделить
Изложение текста в письмах:
От третьего лица единственного числа
Например: министерство не возражает, управление считает возможным
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Текст документа должен отвечать следующим требованиям:
Ø Полнота информации - в документе должна быть изложена вся информация, необходимая для решения поставленного в нем вопроса
Ø Краткость изложения - следует исключить повторения и излишние подробности, каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку.
Ø Точность изложения - исключение возможного двоякого понимания текста, четкость и логичность построения текста и ясность изложения.
Ø Текст на формате А4 печатают через полуторный межстрочный интервал
Ø Текст на формате А5 печатают через одинарный межстрочный интервал, отделяя абзацы полуторным или двойным межстрочным интервалом
Ø Абзацный отступ (красная строка) у абзацев текста составляет 1,25 см от левого края (то есть абзац печатают от первого табулятора)
21. Отметка о наличии приложения
Размещается ниже реквизита 20 «Текст» у левого поля листа от нулевого табулятора
Пример размещения отметки о наличии приложения
 |
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают:
Ø Наименование приложения
Ø Число листов приложения
Ø Число экземпляров приложения
Ø При наличии нескольких приложений их нумеруют
Пример приложения, не названного в тексте
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, то указывают:
Ø Наименование документа-приложения
Ø Дата и номер документа-приложения
Ø Про приложение к этому документу пишут:
и приложение к нему, ставят запятую
Ø Общее количество листов документа-приложения и приложения к нему: всего на … л.
Пример приложения с другим документом, имеющим приложение
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Ø Число листов приложения
Ø Число экземпляров приложения
Ø Адресат – словесным способом, номер адресата из списка рассылки или из реквизита 15 «Адресат»; например: только во второй адрес
Пример приложения, направляемого не во все указанные в документе адреса
 |
Если документ является приложением к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения), то указывают:
Ø Номер приложения: Приложение №
Ø Наименование распорядительного документа в дательном падеже: к приказу
Ø Дата распорядительного документа
Ø Регистрационный номер распорядительного документа
Если документ является приложением к распорядительному документу, то отметку об этом размещают в его правом верхнем углу
Пример оформления отметки в приложении к распорядительному документу
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003
Выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки
Пример:
22. Подпись
Один из обязательных реквизитов любого управленческого документа.
Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей.
Доклады, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы находятся в переделах его прав и компетенции.
В состав реквизита 22 «Подпись» входят:
Ø Наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке)
Ø Личная подпись
Ø Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Размещается ниже реквизита 20 «Текст»; наименование должности от нулевого табулятора, расшифровка подписи от шестого табулятора
Пример оформления подписи на бланке организации
Пример оформления подписи не на бланке организации
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003
В реквизите 22 «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример:
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности
Пример оформления подписи при подписании несколькими должностными лицами
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, в таблице. При этом текст в левом столбике от нулевого табулятора, в правом столбике от пятого табулятора.
Пример оформления подписи при подписании несколькими должностными лицами равных должностей
При подписании совместного документа разных организаций двумя руководителями первый лист документа оформляют не на бланке
В документах, составленных и подписываемых комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением
Пример оформления подписи при подписании комиссией
Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания участников АО) подписываются председателем и секретарем
Пример оформления подписи при подписании документов коллегиального органа
 |
23. Гриф согласования документа
Согласование документа может быть:
Ø внутренним - с должностными лицами внутри организации
Ø внешним - со сторонними организациями
Реквизит 23 «Гриф согласования» оформляет внешнее согласование документа
Внешнее согласование документа может быть:
Ø С должностным лицом (руководителем сторонней организации)
Ø С документом (письмом, протоколом и т.д.)
В состав реквизита 23 «Гриф согласования документа» при согласовании с должностным лицом организации входят:
Ø Слово СОГЛАСОВАНО
Ø Наименование должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации)
Ø Личная подпись лица, с которым согласован документ
Ø Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ø Дата согласования
Размещается ниже реквизита 22 «Подпись» от нулевого табулятора
Пример оформления грифа согласования документа с должностным лицом
В состав реквизита 23 «Гриф согласования документа» при согласовании с документом входят:
Ø Слово СОГЛАСОВАНО
Ø Наименование вида документа, которым согласован данный документ
Ø Наименование организации, с которой согласован документ, в родительном падеже
Ø Дата документа, которым согласован данный документ
Ø Номер документа, которым согласован данный документ
Пример оформления грифа согласования документа с другим документом
Если организаций, с которыми согласуется документ, несколько, то оформляется лист согласования, а на основном документе после реквизита 22 «Подпись» делается отметка «Лист согласования прилагается».
Грифы согласования на листе согласования располагаются на одном уровне от нулевого и от пятого табулятора
Пример оформления согласований на листе согласования
24. Виза согласования документа
Виза согласования документа оформляет внутреннее согласование документа
В состав реквизита 24 «Виза согласования документа» входят:
Ø Наименование должности лица, визирующего документ
Ø Личная подпись лица, визирующего документ
Ø Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ø Дата согласования
Виза согласования размещается от нулевого табулятора
Ø Для документа, подлинник которого остается в организации - в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа
Ø Для документа, подлинник которого отправляют из организации - в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа
Пример оформления визы согласования
При наличии замечаний или дополнений к документу они оформляются на отдельном листе, а в состав реквизита 24 «Виза согласования документа» входят:
Ø Слова Замечания прилагаются
Ø Наименование должности лица, визирующего документ
Ø Личная подпись лица, визирующего документ
Ø Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ø Дата визирования
Пример оформления визы согласования с замечаниями
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003
По усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения, и оформления на каждом листе реквизита 22 «Виза согласования документа»
Оформление виз документа на отдельном листе согласования.
25. Оттиск печати
Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи
Печати подразделяются на:
Ø Гербовые (для государственных организаций) - круглые, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации, по окружности наименование организации
Ø Простые или фирменные (для негосударственных организаций) - произвольной формы, в центре помещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности наименование организации
Размещается на реквизите 22 «Подпись» таким образом, чтобы захватывал часть наименования должности и не закрывал личную подпись лица, подписавшего документ
26. Отметка о заверении копии
В управленческой деятельности широко применяются копии документов. Они могут быть изготовлены перепечаткой подлинника или с помощью копировального аппарата.
Реквизит 26 «Отметка о заверении копии» служит для заверения копий и проставляется на копиях документа.
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала
Заверяются также выписки из документов; на них тоже проставляется реквизит 26 «Отметка о заверении копии», причем в этом случае расшифровка подписи руководителя располагается через тире сразу же после наименования должности.
В состав реквизита 26 «Отметка о заверении копии» входят:
Ø Заверительная надпись «Верно»
Ø Наименование должности лица, заверившего копию или выписку из документа
Ø Личная подпись лица, заверившего копию или выписку из документа
Ø Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
Ø Дата заверения
Размещается после реквизита 22 «Подпись» от нулевого табулятора, расшифровка подписи от шестого табулятора
Пример размещения отметки о заверении копии
27. Отметка об исполнителе
Реквизит 27 «Отметка об исполнителе» носит справочный характер и служит для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ
В состав реквизита 27 «Отметка об исполнителе» входят:
Ø Инициалы и фамилия исполнителя документа
Ø Номер телефона исполнителя документа
Для документов, требующих особого учета, в состав реквизита 27 «Отметка об исполнителе» могут также входить:
Ø Код машинистки, отпечатавший документ (первые буквы имени и фамилии)
Ø Количество отпечатанных экземпляров
Ø Дата печатания
Размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу ниже реквизита 22 «Подпись» от нулевого табулятора
Пример оформления отметки об исполнителе
Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне листа документа.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним
После проставления этой отметки документ подшивается в дело.
В состав реквизита 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» входят:
Ø Ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении
Ø При отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении
Ø Слова «В дело»
Ø Номер дела, в котором будет храниться документ
Размещается в левой нижней части последнего листа документа ниже реквизита 27 «Отметка об исполнителе» от нулевого табулятора
Пример оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ
29. Отметка о поступлении документа в организацию
Реквизит 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» фиксирует факт и время приема документа в данной организации.
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе организации, а организация отвечает за полученный документ.
В состав реквизита 29 «Отметка о поступлении документа в организацию» входят:
Ø Очередной порядковый номер документа
Ø Дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты)
Допускается по ГОСТ Р 6.30-2003 проставлять отметку о поступлении в организацию в виде штампа по усмотрению организации
Размещается в правом нижнем углу первого листа входящих документов ниже реквизита 27 «Отметка об исполнителе» от нулевого табулятора
Пример оформления отметки о поступлении документа в организацию
 |
Для документов, полученных по факсу или электронной почтой, дата и время их поступления проставляется автоматически
30. Идентификатор электронной копии документа
Реквизит 30 «Идентификатор электронной копии документа» предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.
В состав реквизита 30 «Идентификатор электронной копии доку
|
|
|
