 |
Общие требования к оформлению документов
|
|
|
|
При оформлении документ делится на три части
Ø 1 часть – заголовочная часть документа (реквизиты 1-19)
Ø 2 часть – основная часть документа (реквизиты 20-21)
Ø 3 часть – оформляющая часть документа (реквизиты 22-30)
Ø Максимальная длина строки отдельного реквизита (кроме текста) 28 знаков.
Ø Если реквизит содержит более 28 знаков, его делят по смыслу по частям, печатают в две или несколько строчек через один межстрочный интервал.
Ø В сложных реквизитах составные части отделяются друг от друга полутора-двумя интервалами.
Ø Реквизиты отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
Ø Текст документа печатают на формате А4 через полтора межстрочных интервала, на формате А5 – через один межстрочный интервал.
Ø Точка в конце реквизита не ставится
Ø Переносы в словах не допускаются
От нулевого табулятора Реквизиты:
Ø 18 «Заголовок к тексту»
Ø 20 «Текст документа» (кроме первой строки абзаца)
Ø 21 «Отметка о наличии приложения»
Ø 27 «Отметка об исполнителе»
Ø 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Части сложных реквизитов:
Ø Наименование должности в реквизитах 22 «Подпись», 23 «Гриф согласования документа»
Ø Заверительная надпись «Верно» в реквизите 26 «Отметка о заверении копии»
Ø Слова «Примечание», «Основание», если в тексте документа имеются примечания или выделена в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию
Ø В приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»
Ø В протоколах слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».
От первого табулятора 1,25 см
Ø Первая строка абзаца в реквизите 20 «Текст документа»
|
|
|
От второго табулятора 4 см
Ø Реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации»
Ø Реквизит 12 «Регистрационный номер документа»
Ø Реквизит 05 «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица»
От четвертого табулятора 8 см
Ø Реквизит 15 «Адресат»
От пятого табулятора 10 см
Ø Реквизит 16 «Гриф утверждения документа»
От шестого табулятора 12 см
Ø Расшифровка подписи (инициалы и фамилию) в реквизите 22 «Подпись»
Реквизиты обеспечивающие юридическую силу документа
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:
Ø 08 «Наименование организации»
Ø 10 «Наименование вида документа»
Ø 11 «Дата документа»
Ø 12 «Регистрационный номер документа»
Ø 16 «Гриф утверждения документа»
Ø 20 «Текст документа»
Ø 22 «Подпись»
Ø 25 «Оттиск печати»
Вопросы для самоконтроля по теме:
1. Выберите правильный вариант ответа. Реквизит - это:
а) информационный элемент официального элемента.
б) материальный объект с закрепленной на нем информацией.
в) упорядоченный состав документации организации.
2. Выберите правильный вариант ответа. Сколько существует реквизитов:
а) 20
б) 30
в) 35
3. Выберите правильный вариант ответа. Сколько существует положений табулятора:
а) 8
б) 9
в) 6
4. Выберите правильный вариант ответа. Эмблему организации размещают:
а) в левом верхнем углу от нулевого табулятора
б) в левом нижнем углу от нулевого табулятора
в) в левом верхнем углу от первого табулятора
5. Выберите правильный вариант ответа. Справочные данные об организации включают в себя:
а) почтовый адрес
б) почтовый адрес, номер телефона
в) почтовый адрес, номер телефона и др.
6. Выберите правильный вариант ответа. Наименование вида документа –
а) проставляется на всех документах
б) проставляется практически на всех, кроме писем
|
|
|
в) проставляется на всех, кроме писем, исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
7. Выберите правильные варианты ответа. При утверждении должностным лицом «Гриф утверждения» содержит:
а) слово УТВЕРЖДАЮ
б) наименование должности лица, утверждающего документ
в) подпись лица, утверждающего документ
г) инициалы, фамилия лица, утверждающего документ
д) дата утверждения
8. Выберите правильный вариант ответа. Отметка о наличии приложения:
а) размещается ниже реквизита 20 «Текст» у левого поля листа от нулевого табулятора
б) размещается выше реквизита 20 «Текст» у левого поля листа от нулевого табулятора
в) размещается выше реквизита 20 «Текст» у левого поля листа от второго табулятора
9. Выберите правильный вариант размещения отметки о наличии приложения:
а) Приложение: на 8 листах в 10 экземплярах
б) Приложение: на 8 л. в 10 экз.
в) ПРИЛОЖЕНИЕ на 8 л. В 10 экз.
10. Выберите правильный вариант ответа. Подпись размещается:
а) ниже реквизита 20 «Текст»; наименование должности от нулевого табулятора, расшифровка подписи – от шестого.
б) ниже реквизита 20 «Текст»; наименование должности от первого табулятора, расшифровка подписи – от пятого.
в) ниже реквизита 20 «Текст»; наименование должности от второго табулятора, расшифровка подписи – от шестого.
11. Выберите правильный вариант ответа. Виза согласования документа:
а) оформляет внешнее согласование документа
б) оформляет внутренне согласование документа
в) нет разницы для оформления
|
|
а) б)
|
в)
в)
13. Выберите правильный вариант ответа. Печати подразделяются на:
а) гербовые, простые и фирменные
б) круглые и произвольной формы
в) гербовые, простые, круглые
14. Выберите правильный вариант ответа. Отметка о заверении копии размещается:
а) после реквизита 22 «Подпись» от нулевого табулятора, расшифровка подписи от шестого табулятора
б) после реквизита 22 «Подпись» от первого табулятора, расшифровка подписи от шестого табулятора
|
|
|
в) после реквизита 22 «Подпись» от первого табулятора, расшифровка подписи от третьего табулятора
|
|
|
а)б)в)
Задания для внеаудиторной самостоятельной работы (домашнее задание):
Спроектируйте угловой бланк для писем организации по следующим данным: РАО «Проминвестстрой», расположенного по адресу: 127572, Москва, ул. Новгородская, д.35, к.2, телефакс 2893180, ИНН 7715130635. Платежные банковские реквизиты: р/с 40702810600140002352 в ОАО АБ «Инкомбанк» дополнительный офис «На Проспекте Мира», к/с 30101810000000502, БИК 044541502, в/с 40702840900140ОО2352.
Методические указания по выполнению внеаудиторной самостоятельной работы:
Используя представленные выше правила размещения реквизитов, документ необходимо разработать в формате Microsoft Word.
Формы и методы контроля внеаудиторной самостоятельной работы: проверка углового бланка в электронном виде.
Тема 4. Организационные, распорядительные документы
Цели:
знать:
– классификацию документов;
– требования к составлению и оформлению документов;
Основные понятия и термины по теме:
«учредительный договор, устав, положение, приказ, указание, распоряжение».
План изучения темы:
1. Организационные документы, правила их оформления
2. Особенности в разработке устава, учредительного договора, положения
3. Особенности в разработке распорядительных документов
4. Правила оформления приказа, выписки из приказа, распоряжения, указания, постановления, решения.
Краткое изложение теоретических вопросов:
Организационные документы
|
К организационным документам относятся:
|
|
|
Ø учредительный договор
Ø устав организации
Ø положения (об организации, о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах, о персонале и т.д.)
Ø правила (внутреннего трудового распорядка и т.д.)
Ø инструкции (по различным направлениям деятельности, должностные и т.д.)
Ø структура и штатная численность
Ø штатное расписание
Для подготовки проекта организационного документа привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений.
Организационные документы должны проходить установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующим законодательным актам и нормативам.
Проект организационного документа согласовывается с:
Ø руководителями заинтересованных структурных подразделений
Ø с юридической службой или юрисконсультом
Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после утверждения.
Утверждение организационных документов в зависимости от содержания может проводится:
Ø вышестоящей инстанцией
Ø руководителем организации
Ø руководителем структурного подразделения
Утверждение организационного документа может оформляться:
Ø проставлением грифа утверждения на самом документе
Ø иным документом, обычно распорядительным
Организационные документы в основном имеют сложную структуру текста, состоящую из разделов, подразделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые, как правило, в иерархическом порядке арабскими цифрами.
Содержание текста организационного документа должно соответствовать действующему законодательству.
Поэтому в этой группе документов наиболее часто применяются типовые организационные документы (например, Типовая инструкция по делопроизводству), которые служат основой для разработки конкретных документов
Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми.
Особенностью организационных документов также является возможность внесения изменений и дополнений в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства.
Порядок внесения и утверждения дополнений и изменений обусловлен видом организационного документа.
Изменения и дополнения в документ, утвержденный руководителем организации, вносятся приказом этого руководителя.
|
|
|
Если документ (например, Устав) был утвержден вышестоящей организацией или решением высшего органа управления организацией (например, общим собранием акционеров), то изменения и дополнения в такой документ вносятся:
Ø с обязательным утверждением их этими органами
Ø с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию.
В случае реорганизации предприятия, учреждения, организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.
К основным учредительным документам относятся:
Ø учредительный договор
Ø устав или положение
Основные учредительные документы регистрируются в органах государственной регистрации (в настоящий момент – в налоговой инспекции по месту нахождения юридического лица)
В тексте учредительных документов должно содержаться:
Ø наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименование некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий должны содержать указание на характер деятельности юридического лиц
Ø место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное
Ø предмет и цели деятельности юридического лица
Ø порядок управления деятельностью юридического лица
Ø другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида
УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР
Учредительный договор заключается между учредителями организации.
Юридическое лицо, создаваемое одним учредителем, действует на основании Устава, утвержденного этим учредителем.
В учредительном договоре учредители:
Ø обязуются создать юридическое лицо
Ø определяют порядок совместной деятельности по его созданию
Ø определяют условия передачи ему своего имущества
Ø определяют условия участия в его деятельности
Ø определяют условия, и порядок распределения между участниками прибыли и убытков
Ø определяют порядок управления деятельностью юридического лица
Ø определяют порядок выхода учредителей из его состава
Учредительный договор содержит реквизиты:
Ø Наименование организации
Ø Наименование вида документа
Ø Место составления или издания документа
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа
Ø Текст документа
Ø Подпись
УСТАВ
|
Устав является основным документом предприятия, дающем право на регистрацию юридического лица.
Виды уставов определяются в зависимости от регламентируемой деятельности:
Ø общие (например, Строевой устав Вооруженных сил РФ); утверждается высшими органами государственной власти и управления
Ø общественных организаций (например; Устав добровольного спортивного общества); принимается и утверждается съездом соответствующей общественной организации
Виды уставов определяются в зависимости от регламентируемой деятельности:
Ø государственных предприятий; утверждается вышестоящими органами данных предприятий
Ø частных предприятий; утверждается общим собранием акционеров данных предприятий или владельцами
Устав должен быть зарегистрирован в Инспекции Федеральной налоговой службы (ИФНС) по месту нахождения предприятия
 |
Устав содержит реквизиты:
Ø Наименование организации
Ø Наименование вида документа
Ø Место составления или издания документа
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа
Ø Гриф утверждения документа
Ø Текст документа
Ø Подпись (необязательный)
Наименование вида документа
Наименование вида документа пишется вразрядку: У С Т А В
Дата и номер
Датой и номером устава является дата и номер его регистрации.
При регистрации государственный орган (то есть ИФНС) ставит отметку на обороте устава, в которой указывается наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию, дата регистрации и регистрационный номер; отметка заверяется печатью регистрирующего органа.
Текст устава должен предусматривать основные разделы:
Ø общие положения
Ø основные функции
Ø цели и задачи
Ø руководство
Ø взаимоотношения и связи
Ø производственно-хозяйственная деятельность
Ø коммерческая деятельность,
Ø имущество и средства
Ø организация контроля, проверки и ревизии
Ø порядок реорганизации или ликвидации
В зависимости от формы собственности в Устав также включаются разделы:
Ø уставной капитал
Ø порядок выпуска акций и ценных бумаг
Ø распределение прибыли
Ø формирования фондов и т.д.
При наличии филиалов или дочерних предприятий они должны быть указаны в уставе. Порядок разделов определяется организацией-разработчиком устава. Все подписи в Уставе перед его регистрацией заверяются нотариально.
Поэтому Гриф утверждения обязателен, а подписи в самом Уставе может и не быть; если она есть, то ее тоже придется заверять нотариально
Устав прошивается иглой в 4 прокола и опечатывается (на концы ниток на оборотной стороне устава должна быть наклеена печать – листочек бумаги).
На печати должно быть указано количество листов в Уставе, дата опечатывания, фамилия, должность и подпись лица, ответственного за регистрацию Устава.
ПОЛОЖЕНИЕ
|
Виды положений определяются в зависимости от регулируемых ими органов или вопросов:
Ø положения о государственных органах либо об организациях (например, о министерствах, ведомствах и т.д.)
Ø положения о структурных подразделениях (например, положение об отделе и т.д.)
Ø положения, регулирующие определенный вопрос (например, Типовое положение о ведении делопроизводства)
Ø положения, регулирующие проведение отдельных мероприятий или системы мероприятий (например, положения о смотрах, конкурсах и т.д.)
Положения также подразделяются в зависимости от круга решаемых вопросов на:
Ø типовые - разрабатываемые для системы учреждений и предприятий
Ø индивидуальные - разработанные и принятые в рамках одного учреждения или предприятия
Положение содержит реквизиты:
Ø Наименование организации
Ø Наименование вида документа
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа
Ø Гриф утверждения документа
Ø Заголовок к тексту
Ø Текст документа
Ø Подпись
Ø Печать (необязательный)
Ø Гриф согласования документа
Ø Виза согласования документа
Регистрационный номер
Регистрационный номер положения указывается в валовом порядке по видам положений в организации
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту положения включает в себя название органа, вопроса или мероприятия, для которого разрабатывается положение
Гриф утверждения
Гриф утверждения положения оформляется в зависимости от того, как оно утверждено:
Ø непосредственно первым руководителем организации
Ø распорядительным документом (обычно приказом)
В случае утверждения распорядительным документом в этом документе должен быть определен срок введения положения в действие, перечислены необходимые организационные мероприятия и указаны ответственные исполнители.
Если в тексте распорядительного документа, которым утверждено положение, нет срока введения положения в действие, то этим сроком считается день подписания и регистрации данного распорядительного документа.
Текст положения зависит от вида положения.
Структура текста Положения об организации включает в себя:
Ø Общие положения - официальные полные и сокращенные наименования организации, цели и основание создания, то есть правовой акт, на основании которого была создана организация, кем возглавляется организация, какие печати имеет и т.д.
Ø Основные задачи - перечень основных задач, которые определяют характер и направления деятельности; организация не имеет права заниматься такой деятельностью, которая не указана в данном разделе
Ø Функции - функции и виды работ, реализация которых обеспечивает выполнение основных задач организации
Ø Права и обязанности - устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций
Ø Руководство - кто возглавляет организацию, кем назначается и освобождается от должности, сфера его компетенции
Ø Взаимоотношения и связи - касается информационных связей с другими организациями
Ø Контроль, проверка и ревизия деятельности - кем осуществляется контроль за деятельностью организации, кем проводятся проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельности и каков порядок их проведения
Ø Реорганизация и ликвидация - кто в соответствии с действующим законодательством имеет право принять решение о реорганизации или ликвидации организации и в каком порядке это осуществляется
Структура текста Положения о структурном подразделении отличается от Положения об организации.
Данная структура нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельности» и «Реорганизация и ликвидация».
В структуру текста Положения о структурном подразделении также включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная и т.д.), какую может нести руководитель структурного подразделения в случае неисполнения подразделением своих обязанностей.
Структура текста Положения о коллегиальном органе также нормативно не установлена, но, исходя из практики работы, сложилась следующим образом:
Ø общие положения
Ø компетенция коллегиального органа
Ø состав коллегиального органа
Ø порядок выдвижения кандидатов в состав коллегиального органа и избрание членов коллегиального органа
Ø регламент заседаний коллегиального органа
Ø взаимоотношения с другими подразделениями
Ø ответственность членов коллегиального органа
Ø порядок утверждения данного положения и порядок внесения в него изменений (если речь идет о коллегиальном органе, избираемом общим собранием акционеров, например, о Совете директоров организации, то утверждение положения об этом органе и внесение в него изменений должно оформляться протоколом общего собрания акционеров)
Структура текста Положения о временном органе, создаваемом в случае необходимости на период действия этого органа, определяется разработчиком.
Гриф согласования
Гриф согласования оформляется в случае согласования положения с внешней организацией (например, с организацией-учредителем).
Виза согласования
Обычно положение имеет внутреннее согласование с юрисконсультом
Подпись
Положение подписывается должностным лицом, являющимся его разработчиком
Распорядительные документы
Распорядительные документы являются одной из форм исполнительно-распорядительной деятельности и служат для решения важных вопросов управления.
Органы управления организаций, учреждений, предприятий в соответствии с действующим законодательством и в пределах своей компетенции издают следующие распорядительные документы:
Ø приказы, инструкции, указания (администрации предприятий, учреждений, организаций)
Ø решения (коллективные органы управления)
Ø постановления, распоряжения (государственные органы управления, общественные организации)
Ø приказы, инструкции, указания (администрации предприятий, учреждений, организаций)
Ø решения (коллективные органы управления)
Ø постановления, распоряжения (государственные органы управления, общественные организации)
Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются:
Ø конкретные организации
Ø структурные подразделения
Ø должностные лица
Ø работники
Распорядительные документы являются юридическими документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений и порождающими определенные юридические последствия.
ПО ПРИНЦИПУ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРИНЯТО ДЕЛИТЬ НА ДВЕ ГРУППЫ:
1. Документы, создаваемые в условиях коллегиальности (собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся:
Ø постановления
Ø решения
2. Документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях – руководителями других уровней (заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции). К ним относятся:
Ø приказы
Ø распоряжения
Ø указания
Сфера действия распорядительных документов различна, и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:
§ на федеральном уровне (документы, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, органами федеральной исполнительной власти)
§ на уровне субъектов РФ (краев, областей, территориальных образований и т.д.)
§ в пределах отрасли (документы, издаваемые отраслевыми органами федеральной исполнительной власти)
§ в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия
Подготовка распорядительного документа включает в себя три стадии:
Ø изучение существа вопроса и подготовка проекта документа
Ø согласование документа в случае издания его на правах единоначалия (например, с главным бухгалтером предприятия, с юрисконсультом и т.д.), обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (если документ издается коллегиальным органом)
Ø подписание документа и доведение его до сведения исполнителей
Подготовка проекта распорядительного документа
Ø Может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям, отдельным должностным лицам или группе должностных лиц
Ø Разработчики проекта документа должны быть компетентны в области применения документа; чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к профессионализму его составителей.
Ø Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть
Ø издание нормативного документа органами власти и управления
Ø конкретное поручение вышестоящего органа
Ø необходимость осуществления распорядительной деятельности для решения стоящих перед организацией задач
Основные виды распорядительных документов подготавливаются аналогично. Различия возникают на конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (постановления, распоряжения, приказы, указания)
Структура текста распорядительного документа, как правило, состоит из двух частей
Ø вводной (констатирующей)
Ø распорядительной
Согласование распорядительного документа может быть
Ø внутреннее, оформляется реквизитом 24 «Визы согласования документа»
Ø внешнее, оформляется реквизитом 23 «Гриф согласования документа»
Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, подлежат обязательному согласованию с финансовыми органами или службами.
Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным требованиям, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, пожарного надзора и т.д.).
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, обсуждаются и принимаются на заседаниях этих органов. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения, доработанные проекты выносятся на утверждение на следующих заседаниях.
Подготовленные проекты документов выносятся на подпись.
Распорядительные документы, издаваемые на правах единоначалия, подписываются первым руководителем или лицом, на это уполномоченным.
Распорядительные документы коллегиальных органов имеют две подписи – председателя и секретаря этого органа. Подписывается первый экземпляр документа.
После подписания распорядительного документа его содержание доводится до исполнителей под ознакомление в письменном виде.
Документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения, но чаще срок исполнения устанавливается для каждого действия в отдельности. При определении срока исполнения следует учитывать время доведения информации, содержащейся в документе, до конкретного исполнителя.
Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста документа.
Отметка о наличии приложений после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.
|
Виды приказов определяются в зависимости от области применения:
Ø приказы по основной деятельности (по организации работы предприятия)
Ø приказы по личному составу (оформляют трудовые отношения работников с предприятием)
Приказы по личному составу и по основной деятельности группируются в отдельные дела.
Нумерация приказов в валовом порядке; номер приказа по личному составу имеет дополнительный индекс к или л\с (например, если приказ по основной деятельности имеет номер 34, то по личному составу будет иметь номер 34к)
К приказам по основной деятельности относятся приказы:
Ø по организации работы предприятия
Ø по финансированию
Ø по планированию
Ø по отчетности
Ø по снабжению
Ø по реализации продукции
Ø по другим производственным вопросам (порядке и сроках хранения бухгалтерских документов, мерах по улучшению пожарной безопасности и т.д.)
К приказам по личному составу относятся:
Ø приказы о приеме работников
Ø приказы об увольнении работников
Ø приказы о переводе работников
Ø приказы о командировке
Ø приказы о предоставлении отпусков и т.д.
Приказ оформляется на общем бланке и содержит реквизиты:
Ø Эмблема организации
Ø Наименование организации
Ø Наименование вида документа
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа
Ø Место составления или издания документа (необязательный)
Ø Заголовок к тексту
Ø Отметка о контроле (необязательный)
Ø Заголовок к тексту
Ø Текст документа
Ø Подпись
Ø Виза согласования документа (необязательный)
Ø Печать (в случаях направления приказа во внешние организации)
Ø Отметка об исполнении документа (при направлении в дело)
Ø Идентификатор электронной копии документа (необязательный)
Дата приказа
Датой приказа является дата подписания его руководителем
Заголовок к тексту приказа
Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?». В заголовке приказа по личному составу указывается происходящее с работником действие
Например: Об увольнении, О переводе и т.д.
Текст приказа
Текст приказа состоит из двух частей:
Ø констатирующая часть
Ø основная часть
В констатирующей части указывается:
Ø цели и задачи предписываемых приказом действий
Ø причины издания приказа
Ø основание для издания приказа.
Основанием для издания приказа могут являться:
Ø нормативные документы государственных органов
Ø решения Совета директоров, общих собраний акционеров
Ø производственная необходимость
После констатирующей части через 2 интервала печатается слово ПРИКАЗЫВАЮ: заглавными буквами от нулевого табулятора, с двоеточием на конце. После этого слова начинается основная (распорядительная) часть
Распорядительная часть текста приказа содержит:
Ø предписываемые действия (задания, поручения)
Ø наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий или которые являются ответственными за исполнение приказа
Ø срок исполнения приказа
Распоряжения в основной части оформляются с красной строки.
Если предполагаются различные по характеру действия и различные исполнители, то эта часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. В каждом пункте указывается исполнитель (организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.
Текст должен быть кратким, четким, не допускать двойных толкований и не противоречить нормативным актам и/или событиям, а также ранее изданным документам.
В последнем пункте обычно указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Основная часть приказа по личному составу начинается со смыслового глагола, описывающего происходящее с работником действие (НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ и т.д.), который печатается через два интервала от слова ПРИКАЗЫВАЮ от нулевого табулятора заглавными буквами с двоеточием на конце.
Через два интервала оформляется ознакомление исполнителей с текстом приказа словами:
С приказом ознакомлен:
Если причина приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, то констатирующую часть можно опустить. В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
|
Выписка из приказа – это отдельный вид документа
Наименование вида документа в этом случае не ПРИКАЗ, а ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Все реквизиты приказа, из которого оформляется выписка, до слова ПРИКАЗЫВАЮ: перепечатываются без изменения.
После распорядительного слова ПРИКАЗЫВАЮ: с красной строки ставится номер нужного пункта и текст перепечатывается без изменения.
Выписка из приказа не подписывается непосредственно первым руководителем; от нулевого табулятора печатается должность и через тире инициалы и фамилия:
Директор - И.О.Фамилия
В выписке из приказа оформляется реквизит Отметка о заверении копии. Выписка обычно заверяется секретарем.
Верно
Секретарь И.О.Фамилия
00.00.0000
РАСПОРЯЖЕНИЕ
|
Виды распоряжений
|
|
|
