Примерная форма журнала учета выдачи документов, содержащих конфиденциальную информацию (с грифом КТ)

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Задания для самостоятельного выполнения на занятии (аудиторная самостоятельная работа):

Составьте форму журнала регистрации входящих, исходящих документов и форму журнала регистрации телефонограмм.

Вопросы для самоконтроля по теме:

1. Выберите правильный ответ. Входящие документы – это:

а) документы, поступившие в организацию извне.

б) документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за её пределы.

в) документы, подготовленные на предприятии и направленные в другую организацию.

2. Выберите правильный ответ. По способу движения выделяют следующие группы документов:

а) входящие, внутренние, исходящие

б) распорядительные, входящие, организационные

в) информационно – справочные, внутренние, исходящие

3. Выберите правильный ответ. Внутренние документы – это:

а) документы, поступившие в организацию извне.

б) документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за её пределы.

в) документы, подготовленные на предприятии и направленные в другую организацию.

4. Выберите правильный ответ. Исходящие документы – это:

а) документы, поступившие в организацию извне.

б) документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за её пределы.

в) документы, подготовленные на предприятии и направленные в другую организацию.

5. Выберите правильный ответ. Формирование дела – это:

а) системный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

б) движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и направления в дело.

в) группирование исполнительных документов в дело и систематизация документов внутри дела.

6. Выберите правильный ответ. Контрольная картотека делится на ячейки:

а) 31

б) 32

в) 33

7. Выберите правильный ответ Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело - это

а) делопроизводство

б) документооборот

в) документопоток

8. Укажите лишнее. Организация документооборота зависит от:

а) объема документопотоков

б) структуры организации

в) цикличности документопотоков

г) направления в деятельности организации

9. Заполните пропуски.В соответствии с масштабом движения документов определяются следующие виды документооборота:

Ø документооборот конкретного должностного лица

Ø документооборот _____________________________________________

Ø документооборот организации как юридического лица

Ø документооборот корпорации или концерна (объединяющего несколько организаций)

Ø документооборот _____________________________________________

Ø документооборот государства в целом

По видовомусоставу документы разделяются на следующие группы:

Ø _______________________документы

Ø организационные документы

Ø _________________________документы

По способу движения выделяются следующие группы документов:

Ø ___________________документы

Ø ____________________документы

Ø отправляемые (исходящие) документы

10. Выберите правильный ответ Документы, поступившие в организацию извне - это

а) поступающие

б) внутренние

в) отправляемые

11. Выберите правильный ответ Кто проставляет резолюцию на документе после его рассмотрения, в которой дает распоряжение по исполнению документа?

а) секретарь

б) руководитель

в) должностное лицо, ответственное за исполнение документа

12. Выберите правильный ответ Принимается под расписку с проставлением даты приема и времени приема:

а) телефонограммы

б) телеграммы

в) факсограммы

г) электронные документы

13. Выберите правильный ответ Документы, подготовленные на предприятии и направляемые в другую организацию – это

а) поступающие

б) внутренние

в) отправляемые

14. Выберите правильный ответ Правильно оформленный документ без подписи руководителя - это

а) бланк

б) подлинник

в) проект

15. Выберите правильный ответ Запрещено регистрировать документ без

а) подписи секретаря

б) подписи руководителя

в) подписи главного бухгалтера

16. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться

а) в день их подписания

б) не позднее следующего рабочего дня

в) не позднее трех рабочих дней

17. Выберите правильный ответ Сроки исполнения документов могут быть:

а) типовые

б) примерные

в) условные

г) индивидуальные

18. Выберите правильный ответ. Документы регистрируются

а) один раз

б) по мере необходимости

в) в зависимости от вида документа

г) в зависимости от масштаба организации

19. Установите соответствие. Существует несколько форм регистрации документов:

1. Централизованная	а) одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
2. Децентрализованная	б) регистрации все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником.
3. Смешанная	В) регистрация документов в местах создания или исполнения (в структурных подразделениях). В службе ДОУ (у секретаря) на этих документах ставится только дата поступления.

20. Расшифруйте регистрационный номер:

№	17/	ВМ/	02

 

 

а) индекс дела, в которое будет подшит документ, по номенклатуре дел

б) порядковый номер документа

в) автор документа

21. Расшифруйте регистрационный номер:

№	17/	бух/	02

 

 

а) индекс дела, в которое будет подшит документ, по номенклатуре дел

б) порядковый номер документа

в) индекс подразделения

22. Выберите правильный ответ. Регистрационные журналы подразделяются

а) по видам документа

б) по годам

в) по отчетным периодам

г) группы по способу движения документов

23. Выберите правильный ответ. При традиционной карточной регистрации поисковую систему делят обычно на следующие виды:

а) предназначенную для поиска документа в процессе исполнения

б) предназначенную для поиска исполненных документов

в) предназначенную для хранения документа в процессе исполнения

Задания для внеаудиторной самостоятельной работы (домашнее задание):

1. Проведите регистрацию ранее подготовленных писем в регистрационной форме.

Заполнение регистрационных форм может осуществляться рукописным способом или на компьютере. Регистрационные карточки должны оформляться на отдельном листе бумаги и иметь формат А5.

Методические указания (рекомендации) по выполнению внеаудиторной самостоятельной работы:

1. Занести на лист формата А5 образец регистрационной формы.

2. Вспомнить правила заполнения регистрационных форм

3. Зарегистрировать подготовленные письма в регистрационной форме.

4. Зарегистрировать ответное письмо на любое инициативное письмо в регистрационной форме.

5. Сдать подготовленные карточки вместе с регистрируемыми документами на проверку преподавателю.

Формы и методы контроля внеаудиторной самостоятельной работы

Правильно оформленные карточки (РКК) оцениваются на «зачтено». Неправильно оформленные карточки РКК направляются на доработку.

 

Тема 9. Систематизация документов и их хранение. Номенклатура дел

Цели:

знать:

– организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.

Основные понятия и термины по теме:

Номенклатура дел. Экспертиза ценности документа. Автоматизация документов.

План изучения темы:

1. Поисковые системы

2. Номенклатура дел

3. Хранение дел

4. Экспертиза ценности документов

5. Понятие электронного документа.

6. Составление электронных документов.

7. Автоматизация работы с документами.

 

 

Краткое изложение теоретических вопросов:

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам

Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

Ø 08 – наименование организации

Ø 10 – наименование вида документа

Ø 11 – дата документа

Ø 12 – регистрационный номер документа

Ø 17 – резолюция

Ø 18 – заголовок к тексту

Ø 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Ø 29 – отметка о поступлении документа в организацию

а также срок исполнения документа.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

Ø 07 - код формы документа

Ø 19 – отметка о контроле

Ø 21 – отметка о наличии приложения

Ø 30 – идентификатор электронной копии документа

А также:

Ø отметка ограничения доступа к документу

Ø внутренняя переадресация документов по исполнителям

Ø ключевые слова

Ø количество листов документа

Ø промежуточные сроки исполнения

Ø перенос сроков исполнения документа

Ø срок хранения документа

Ø статус документа (проект, версия)

Ø вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.)

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя:

Ø картотеки

Ø квалификационные справочники

При использовании традиционной схемы печатается необходимое количество карточек (РКФ), которые могут составлять следующие картотеки:

Ø справочные по корреспондентам

Ø справочные по видам документов

Ø справочные по авторам документов

Ø контрольно-справочные

Ø кодификационные

Ø по обращениям граждан

Ø алфавитные

и другие в зависимости от задач поиска информации

Таким образом, количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:

Ø классификатора вопросов деятельности организации

Ø классификатора видов документов

Ø классификатора корреспондентов

Ø классификатора резолюций

Ø классификатора исполнителей

Ø классификатора результатов исполнения документов

Ø номенклатуры дел

Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации

В автоматизированных системах поиск конкретного документа или подборки материалов выполняется по:

Ø реквизитам (заголовок к тексту, наименование вида документа, дата, номер и т.д.)

Ø контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в том документе,
по которому ведется поиск)

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности организации. Поэтому при традиционной карточной регистрации поисковую систему делят обычно на два вида:

 

По мере исполнения карточки из разделов первой части с соответствующими отметками перемещаются в соответствующий раздел или рубрику второй части картотеки.

Чтобы не потерять порядок номеров при традиционной карточной системе регистрации, обычно применяются дополнительные рабочие таблицы-шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах.

В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и местах хранения документов. Например:

Номенклатура дел

В процессе деятельности фирмы, учреждения, предпри­ятия получают и создают большое

количество документов.

Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их

классификации. Простейшей классификаци­ей документов является группировка документов

в дела.

Специальным классификационным справочником, определя­ющим порядок распределения

документов в дела, служит номен­клатура дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень на­именований дел, заводимых в

организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе

го­воря, номенклатура дел — это простейший классификатор, поз­воляющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, орга­низации, предприятии, фирме и охватывать все документы, со­здаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел быва­ют трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учрежде­ниях, не имеющих структурного деления, и в структурных под­разделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреж­дении номенклатуры дел структурных подразделений объединя­ются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет струк­турную схему построения, в которой названиями частей (класса­ми) являются наименования структурных подразделений.

Каждая организация обязана иметь смою конкретную (индиви­дуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следу­ющего года ее можно было бы ввести в действие.

Основные правила работы ведомственных архивов указы­вают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории ор­ганизаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекоменда­тельный характер.

Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных ор­ганизаций.

Только руково­дитель и ведущие специалисты могут перечислить полный круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отража­ющих эту деятельность. На их базе работники делопроизводствен­ной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты.

Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методичес­кими документами — Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов — и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспек­тивные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенкла­туры являются совокупность документов, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

В neрвoй графе проставляется индекс дела, включенного в но­менклатуру. Он состоит из двух частей — обозначения структур­ного подразделения и порядкового номера дела в пределах струк­турного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в струк­турном подразделении дополнительных непредусмотренных за­ранее дел, если такие появятся в течение года.

Но вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества докумен­тов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа.

 

 

Название раздела
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
01-03	Устав фирмы		Пост., ст.37
01-04	Положения о структурных подразделениях		Пост., ст.38
01-05	Штатное расписание		Пост., ст.52

 

В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомствен­ного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело фор­мируется из документов, сроки хранения которых не предусмот­рены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения.

Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.п.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одо­бряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государст­венный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хра­нение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК выше­стоящей организации. Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с кото­рым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, чет­вертый экземпляр является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для за­ведения по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Однако не реже одного раза в пять лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотрен­ными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела; с его помощью мож­но быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только правильно составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Формирование дел

Исполненных документов в учреждении накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы, как уже упоминалось, после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в от­дельные папки.

Формирование дела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел.

Основными нормативными документами, которыми необхо­димо пользоваться сегодня при организации работы по форми­рованию, оформлению и хранению дел являются Основные пра­вила работы ведомственных архивов и Государственная система документационного обеспечения управления.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных ка­тегорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работ­ники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

В небольших учреждениях дела централизованно формирует и хранит секретарь.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка — папка-скоросшиватель или папка-ре­гистратор.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразде­лениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполне­нии и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре, Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание пер­вых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (око­ло 250 листов). Если документов больше, дело разделяется на два тома или более.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела доку­ментов постоянного и временного хранения. Лишь в исключи­тельных случаях документы разных сроков хранения, но связан­ные с рассмотрением одного вопроса, помешают в одну папку, однако после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются втечение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логи­ческом, хронологическом, алфавитном и нумерационном поряд­ке, но возможны сочетания и комбинации.

Хранение дел

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структур­ных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреж­дения. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они распола­гаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа при­крепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указыва­ется его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точ­но соответствовать последовательности расположения дел в но­менклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с до­кументами.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года по­требоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирова­ние и хранение дел, а на их место закладывается лист-замести­тель, в котором указано, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они на­ходится.

После завершения делопроизводственного года выдача со­трудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных ор­ганов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой вдело на его место заверенной копии.

Обработка дел для последующего хранения

Завершающий этап работы с документами в текущем де­лопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны храниться еще год посла окончания текущего года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы и архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф (например, дела за 2006 г. должны обрабатываться в 2008 г.).

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требо­ваниями, разработанными архивными учреждениями и изложен­ными в Основных правилах работы ведомственных архивов и Государственной системе документационного обеспечения управ­ления.

Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи надела с постоянным и долговременным сро­ками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Экспертиза ценности документов

Документы, создающиеся в процессе деятельности учрежде­ний, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие докумен­ты содержат информацию, которая может потребоваться в тече­ние ряда лет. Наконец, определенная группа документов содер­жит информацию, ценную для науки и практических целей. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точ­ки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты спе­циальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому системати­чески проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурною, прак­тического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хране­ния.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько эта­пов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве:

• первый этап определения ценности документов — составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хра­нения создаваемых документов;

• второй этап — проведение экспертизы ценности самих доку­ментов через два года, когда документы вышли из оператив­ной работы, при подготовке их к длительному хранению или сдаче в архив учреждения;

• третий этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государст­венный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством ЭК, действующей постоянно.

В небольших учреждениях, фирмах в состав ЭК входят секретарь и бухгалтер.

Значительно облетает экспертизу ценности документов де­ление их на три группы:

• основная документация, наиболее полно отражающая де­ятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функции и задач (положения, приказы, планы, от­четы, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организаци­ями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

• оперативная документация, содержащая сведения, необходи­мые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, ад­министративно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хра­нения;

• документация по личному составу (приказы, личные карто­чки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лице­вые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.), имеющая длительный срок хранения; к ней часто об­ращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и другим вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в орга­низации долговременно.

В зависимости от значимости документов устанавливаются постоянные или временные сроки их хранения: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончании дела.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются че­тыре группы дел:

•постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче
в государственный архив;

•длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет включительно);

•подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хра­нения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения го­товят к сдаче в архив учреждения.

Оформление дел

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения и передачи их в ведомственный архив.

Оформление дела, т.е. определяемую установленными прави­лами подготовку дела к хранению, проводят работники структур­ных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и, соответственно, сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для эко­номии средств и времени подлежат упрощенному оформлению.

Основное внимание сосредоточивается на делах постоянного, длительного (свыше 10 лет) сроков хранения и поличному соста­ву. В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы ведомственных архивов проводится их полное оформле­ние, которое включает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов;

• составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

• составление в необходимых случаях внутренней описи доку­ментов дела;

• оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки). В конце каждого дела обязательно вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи и — в тех случаях, когда к делу будет состав­лена внутренняя опись — бланки форм внутренней описи.

Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (пап­ку) в четыре прокола или переплетаются.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех слу­чаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установ­ленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном отноше­нии документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или спе­циальные коробки. Если таких документов немного и они неболь­шого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

Оформление обложки дел

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

наименование учреждения и его подчиненность;

• наименование структурного подразделения;

• делопроизводственный индекс дела;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содер­жит особо ценные документы), проставляются также:

•дата дела;

- количество листов в деле;

•архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с тре­бованиями стандарта в верхней части перед названием учрежде­ния оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомстве иного архива.

Составление описей

На документы постоянного и долговременного сроков хране­ния составляется опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также пред­назначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным посо­бием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хра­нения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ве­дется по каждой указанной группе раздельно.

Основные правила работы ведомственных архивов предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических характерных только для данной организации докумен­тов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и описи на служебные ведомственные издания.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет дела сначала разделяют по годам, а в пределах года — по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурной.

 

Например:

1995 год 1996 год

Канцелярия Канцелярия

Отдел кадров Отдел кадров

и т.д. и т.д.

 

Разделяя дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начатыделопроизводством. Дело, нача­тое в одном структурном подразделении и переданное для окон­чания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Сдача дел в ведомственный архив. Особенности хранения документов в настоящее время

Сдача дел из структур

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: