 |
Раздел 3. Организация работы с документами
|
|
|
|
Тема 8. Структура и функции служб документационного обеспечения
Цели:
знать:
– организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел.
Основные понятия и термины по теме:
Документооборот, документопоток, входящие, исходящие, внутренние документы
План изучения темы:
1. Понятие «Документооборот»
2. Организация документооборота
3. Работа с документами
ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ»
Понятие «документооборот» определяется в следующих нормативных документах:
ü Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 № 536
ü ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ДОКУМЕНТООБОРОТ – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки
и (или) направления в дело.
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами создания и обработки информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов:
Ø экспедицией
Ø секретариатом
Ø канцелярией
Ø копировально-множительной службой и т.д.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются следующими нормативными документами:
ü Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти от 19.01.2005 № 30
ü Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти от 28.07.2005 № 452
ü Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 08.11.2005 № 536
|
|
|
ü Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, разработанная на основании указанных документов
Организация документооборота – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
Объем документопотоков – это количество документов, циркулирующих между пунктами их создания и обработки.
Цикличность документопотоков – это периодичность прохождения одних и тех же видов документов между пунктами их создания и обработки.
В зависимости от этих факторов организация (то есть руководитель организации) самостоятельно определяет для организации документооборота:
Ø количественный состав сотрудников
Ø режим труда сотрудников, непосредственно участвующих в организации документооборота
Ø комплектацию необходимыми средствами организационной техники
На организацию документооборота, методы и этапы обработки документов также влияют:
Ø способ пересылки документа
Ø срочность его исполнения
Ø степень ограничения доступа к составу информации в документе
При организации документооборота на предприятии необходимо обратить особое внимание на:
Ø быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей)
Ø четкую организацию и фиксацию факта и времени получения и отправки документов
Документационное обеспечение управления в организациях может осуществлять специальная служба (служба ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, в структурных подразделениях
работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое, специально назначенное лицо
Основной задачей службы документационного обеспечения управления (ДОУ) либо ответственного за документооборот лица является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или отдельной организации.
|
|
|
В соответствии с масштабом движения документов определяются следующие виды документооборота:
Ø документооборот конкретного должностного лица
Ø документооборот структурного подразделения
Ø документооборот организации как юридического лица
Ø документооборот корпорации или концерна (объединяющего несколько организаций)
Ø документооборот отрасли управления
Ø документооборот государства в целом
По видовому составу документы разделяются на следующие группы:
Ø распорядительные документы
Ø организационные документы
Ø информационно-справочные документы
По способу движения выделяются следующие группы документов:
Ø поступающие (входящие) документы
Ø внутренние документы
Ø отправляемые (исходящие) документы
При рассмотрении организации документооборота мы будем классифицировать документы именно по способу их движения внутри организации. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Ø Регистрироваться могут все группы документов, но в первую очередь – входящие.
Ø Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние и входящие документы.
Ø Контроль исполнения исходящих документов, за редким исключением,
не производится.
Ø Начиная с формирования дел, все группы документов проходят одни и те же операции.
Ø Исключение составляют входящие документы, которые, за редким исключением, в архив не передаются.
Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все входящие документы должны обязательно проходить обработку в службе ДОУ или ответственным лицом. То есть независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для регистрации, чтобы зафиксировать факт и время поступления документа.
Входящие документы – документы, поступившие в организацию извне.
Входящие документы, пройдя необходимые стадии обработки, попадают к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.
Входящие документы доставляются в организацию средствами:
|
|
|
Ø почтовой связи
Ø электрической связи
Ø фельдъегерской связи
С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляются:
Ø простые и заказные письма
Ø почтовые карточки
Ø бандероли и мелкие пакеты
Ø печатные издания
С помощью электрической связи доставляются:
Ø телеграммы (телетайпограммы)
Ø факсограммы
Ø телефонограммы
Ø электронные документы
Поступившие (входящие) документы проходят следующие этапы обработки:
Ø прием и первичная обработка
Ø предварительное рассмотрение, разметка
Ø регистрация
Ø рассмотрение документов руководством
Ø направление на исполнение
Ø контроль исполнения
Ø исполнение документов
Ø подшивка документов в дело
РАБОТА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПО ОБРАБОТКЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ:
1) Проверить правильность доставки.
Ø неправильно доставленные документы вернуть на почту.
2) Проверить целостность упаковки. При поврежденной упаковке:
Ø тщательно проверить комплектность
Ø проверить механические повреждения
Ø зафиксировать выявленные дефекты
Ø по фактам дефектов составить сопроводительный документ (справка, докладная записка, акт), который присоединить к полученным документам для принятия решения руководством
3) Проверить надписи на конверте.
Ø если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и т.д., отметить точное время поступления документа
ВНИМАНИЕ!
Корреспонденция с пометками «СРОЧНО» обрабатывается
В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ!
4) Вскрыть конверты и проверить вложения
Ø при отсутствии упоминаемых в документе приложений доложить руководителю и принять меры к поиску (связаться с отправителем)
ВНИМАНИЕ!
ЛИЧНАЯ И КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ корреспонденция НЕ ВСКРЫВАЕТСЯ!
Ø документы с пометкой “ ЛИЧНО ” передать адресатам, не вскрывая.
Определяются такие документы по грифам
ЛИЧНО или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО.
Если на конверте в адресате НЕ УКАЗАНА ДОЛЖНОСТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ, письмо так же считается ЛИЧНЫМ.
|
|
|
При вскрытии корреспонденции упаковка (конверты) уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:
Ø на упаковке есть обратный адрес и фамилия отправителя, а в документе нет.
Ø в документе не проставленадата и ее приходится устанавливать
по почтовому штемпелю
Ø если полученный документ участвуетв судебном разбирательстве
(для доказательства даты получения по почтовому штемпелю)
Ø если необходимо взыскать с корреспондента почтовую доплату
Ø если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «ЛИЧНО» не было
5) Провести предварительное рассмотрение входящих документов
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения их на:
Ø требующие обязательного рассмотрения руководством
Ø направляемые непосредственно в структурные подразделения или исполнителям
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей:
Ø документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию должностного лица, передаются по назначению без предварительного рассмотрения
Ø на непосредственное рассмотрение руководителю отложить только наиболее важные и срочные из поступивших документов, либо требующиепринятия решения на его уровне
Ø при необходимости к документам, передаваемым руководителю, подобрать дополнительные материалы
Ø остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, в зависимости от содержания передать:
6) Зарегистрировать документы, подлежащие регистрации
Ø документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (РКФ)
Ø на документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется реквизит 29 «Отметка о поступлении в организацию»
Ø отметка проставляется в виде штампа или от руки, по усмотрению организации
Ø в состав отметки входят очередной порядковый номер и дата поступления документа
Иногда для повышения исполнительской дисциплины в дополнение к требованиям ГОСТов руководители организации обязывают сотрудников ставить при обработке входящих документов свою подпись. Ее ставят без расшифровки.
Если корреспонденция не вскрывается, то отметка о поступлении (регистрационный штамп) может ставиться на конвертах и упаковке пакетов.
На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ или у ответственного лица, в дополнение к ГОСТу может ставиться на полях первого листа дополнительная отметка (штампом): «Подлежит возврату».
|
|
|
При получении документов с сопроводительным письмом целесообразно дублирование регистрационных штампов на письме и первом листе документа-приложения, так как сотрудники работают не с сопроводительными письмами, а с приложениями к ним.
Если документ присылается повторно, то секретарю целесообразно отметить на поступившем экземпляре реквизиты ранее присланного документа (то есть его входящий номер и дату, которые следует взять из его отметки о поступлении).
7) Передать зарегистрированные документы, в соответствии с предварительным рассмотрением:
Ø руководителю
Ø заместителям руководителя
Ø в структурные подразделения
Ø непосредственно исполнителям
8) После рассмотрения документов, руководитель проставляет на них резолюцию, в которой дает распоряжение по исполнению документа; внести сведения из резолюции в регистрационно-контрольную форму (РКФ)
9) Передать документ ответственному исполнителю под расписку в РКФ с проставлением исполнителем даты получения документа.
10) Проконтролировать исполнение документа
11) На документе и в регистрационно-контрольной форме (РКФ) сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»).
12) Подшить исполненный документ в дело.
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПО ОБРАБОТКЕ ВХОДЯЩИХ ТЕЛЕГРАММ:
Телеграмма принимается под расписку с проставлением:
Ø даты приема
Ø времени приема
Остальные этапы обработки, включая регистрацию, телеграмма проходит, как и остальные документы.
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПО ОБРАБОТКЕ ВХОДЯЩИХ ТЕЛЕФОНОГРАММ:
Ø текст поступившей телефонограммы печатается на бланке
Ø после этого телефонограмма регистрируется
Ø после регистрации телефонограмма оперативно передается руководителю, которому она адресована
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПО ОБРАБОТКЕ ВХОДЯЩИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ:
Документы в электронном виде проходят:
Ø прием
Ø регистрацию
Ø предварительное рассмотрение
Ø рассмотрение руководством
Перед передачей на рассмотрение руководству
ДОКУМЕНТ НЕОБХОДИМО РАСПЕЧАТАТЬ
После чего данные документы доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в регистрационно-контрольных формах (РКФ) осуществляется службой ДОУ (или секретарем) по разрешению руководителя
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся у организации технических и программных средств.
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПРИ ПРИЕМЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПО КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ:
Поступившие факсограммы:
Ø регистрируются
Ø передаются адресатам под расписку в день их приема
Ø срочные факсограммы передаются адресату немедленно
Ø поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель
При работе с входящей документацией для организации быстрого и эффективного движения документов секретарю рекомендуется иметь следующие справочные материалы:
Ø примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руководством
Ø перечень должностных лиц организации и их обязанностей
Ø технологические графические схемы последовательности обработки и распределения входящих документов; например, следующую блок-схему:
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
Исходящие документы – документы, подготовленные на предприятии и направляемые в другую организацию
Отправляемые (исходящие) документы проходят следующие этапы обработки:
Ø составление проекта документа
Ø проверка правильности оформления проекта документа секретарем
Ø согласование проекта документа
Ø подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение)
Ø регистрация документа
Ø отправка документа адресату
Ø подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело
РАБОТА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПО ОБРАБОТКЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ:
1) Принять от исполнителя проект документа.
Проект документа - это правильно оформленный документ без подписи руководителя
2) Проверить правильность оформления проекта документа
Ø при неправильном оформлении документа вернуть документ на переоформление исполнителю
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре
3) Согласовать проект документа с заинтересованными лицами:
Ø согласование со сторонними организациями оформить реквизитом 23 «Гриф согласования»
Ø гриф согласования оформляется ниже подписи и виз на всех экземплярах документа
Ø согласование со своими специалистами оформить реквизитом
24 «Виза согласования»
Ø виза проставляется ниже реквизита 22 «Подпись» на втором экземпляре, подшиваемом в дело
Если у визирующего есть замечания по содержанию документа, он оформляет их на отдельном листе, а при оформлении реквизита 24 «Виза согласования» приписывает фразу “ С замечаниями ”
4) Правильно оформленный, согласованный документ передать на подпись руководителю:
Ø если в документе предусмотрены (кроме подписи руководителя) подписи других должностных лиц, документ сначала необходимо подписать у них, в порядке занимаемых должностей, начиная с низшей
Ø руководителем подписываются два экземпляра документа
Ø в некоторых случаях документ требует не подписания, а утверждения руководителем
Ø руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю
5) Зарегистрировать подписанный документ в журнале регистрации исходящих документов
6) Проставить на обоих экземплярах документа регистрационный номер и дату подписания рукописным или машинописным способом
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового а дреса (номера телефона), электронного адреса или с указанием на рассылку.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
ВНИМАНИЕ!
Документы, подлежащие рассылке, должны быть РАЗМНОЖЕНЫ
в соответствующем количестве экземпляров
Размножение документа для рассылки выполняется:
Ø службой ДОУ либо секретарем
Ø исполнителем документа
Обычно это оговаривается в инструкции по делопроизводству предприятия
Размножение документа выполняется в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранение обязательного экземпляра в организации.
7) Отправляемый документ в тот же день конвертировать и отправить адресату - передать корреспонденцию в отделение связи (отправить факсограмму или электронный документ)
Ø проверить наличие приложений, о которых упоминается в исходящем документе
Ø проверить наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе
Перед отправлением необходимо уточнить средства отправки корреспонденции:
Ø почтовая связь
Ø электрическая связь
Ø фельдъегерская связь
Ø телеграфная связь
Ø электрографическая связь (факсограмма)
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи
В случае отправления посредством почтовой связи уточнить вид почтового отправления:
 |
После этого:
Ø рассортировать документы по корреспондентам
Ø сверить совпадение адреса на конверте и на письме
Ø упаковать и оформить почтовые отправления
Документы на машинных носителях, посылки и бандероли должны отправляться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности как носителей, так и записанной на них информации.
Ответственность за упаковку документов совместно со службой ДОУ (или секретарем) несет исполнитель документа.
Сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям обрабатывается на общих основаниях.
ВНИМАНИЕ!
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться
В ДЕНЬ ИХ ПОДПИСАНИЯ или НЕ ПОЗДНЕЕ СЛЕДУЮЩЕГО рабочего дня!
ВНИМАНИЕ!
Оформление и отправление служебных телеграмм должно осуществляться
В ТЕЧЕНИЕ ЧАСА после их регистрации!
8) Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшить в дело с перепиской
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
Внутренние документы – документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы
Внутренние документы поступают от авторов к исполнителям внутри самой организации.
Внутренние документы проходят следующие этапы обработки:
Ø составление проекта документа
Ø проверка правильности оформления проекта документа секретарем
Ø согласование проекта документа
Ø подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение)
Ø регистрация документа
Ø направление на исполнение
Ø контроль исполнения
Ø исполнение документов
Ø подшивка документа в дело
РАБОТА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПО ОБРАБОТКЕ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ:
1) Принять от исполнителя проект документа.
2) Проверить правильность оформления проекта документа
3) Согласовать проект документа с заинтересованными лицами
4) Правильно оформленный, согласованный документ передать на подпись руководителю
Ø документ передается на подпись в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей
5) Зарегистрировать подписанный документ в журнале регистрации
6) Проставить на обоих экземплярах документа регистрационный номер и дату подписания рукописным или машинописным способом
7) Размножить документ для передачи исполнителям
8) Направить (передать) документ исполнителям
Ø передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении
Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы
ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Для передачи документов в структурные подразделения используют, иногда параллельно, следующие технологии:
Ø сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя подписанная ячейка, документы из которой забирают сотрудники подразделений самостоятельно
Ø вторые экземпляры регистрационно-контрольных форм (РКФ)
Ø разносные книги (в тех случаях, когда документ передается под расписку)
ОБРАЗЕЦ ГРАФЛЕНИЯ РАЗНОСНОЙ КНИГИ
При передаче документа исполнителю исполнитель, как правило, долженрасписаться на первом экземпляре документа (об ознакомлении).
Ознакомление нескольких должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, обычно поручается секретарю
Чтобы документы не терялись, в регистрационно-контрольную форму (РКФ), и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения.
9) Организовать контроль за исполнением документа
КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
Порядок контроля и сроки исполнения документов определяются:
Ø Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти (постановление Правительства РФ № 30 от 19.01.2005г)
Ø Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти (постановление Правительства РФ № 452 от 28.07.2005г.)
Ø Инструкцией по делопроизводству конкретного предприятия
Документ контролируется на:
Ø соответствие формы содержанию
Ø соответствие применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам
Ø соответствие подписей в документе их расшифровкам
Ø соответствие всех экземпляров на идентичность
ОСНОВНАЯ ЦЕЛЬ КОНТРОЛЯ - обеспечить ИСПОЛНЕНИЕ тех документов, которые поставлены на контроль по поручению руководителя предприятия.
Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт (или служба ДОУ, если она имеется в организации).
Контроль исполнения документов включает в себя:
Ø постановку документа на контроль
Ø регулирование хода исполнения документа
Ø снятие исполненного документа с контроля
Ø направление исполненного документа в дело
Ø учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов
Ø информирование руководителей о состоянии исполнения документов
В идеале должно контролироваться исполнениевсех документов, однако это требует больших трудозатрат и сами документы по важности своего содержания неодинаковы
Поэтому все документы могут быть разделены на:
 |  |
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем организации.
Перечень документов, подлежащих контролю, готовится службой ДОУ (или секретарем) и представляется на утверждение руководителю.
Если такого перечня в организации нет, руководитель лично определяет документы, подлежащие контролю.
К документам, подлежащим обязательному контролю, вместе с документами вышестоящих органов и распорядительными документами самой организации относят и важные документы, имеющие конкретные сроки исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой К или словом (штампом) «Контроль».
РАБОТА СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА ПО КОНТРОЛЮ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ:
1) Проставить красным фломастером на левом поле документа (напротив реквизита 18 «Заголовок к тексту») букву “К” или штамп “Контроль”.
| |||
| |||
2) В регистрационном журнале (карточке) сделать отметку о:
Ø контроле
Ø сроках исполнения
Ø ответственном исполнителе
Указанные сведения следует взять из резолюции руководителя на документе.
Удобнее на каждый документ заводить отдельную регистрационно-контрольную карточку. Таким образом будет технически проще осуществлять контроль за исполнением.
ОБРАЗЕЦ ЛИЦЕВОЙ СТОРОНЫ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
ОБРАЗЕЦ ОБОРОТНОЙ СТОРОНЫ
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
Ø на верхнем поле карточки кружком обвести дату исполнения документа,
взятую из резолюции.
Ø карточку поместить в контрольную картотеку
Ø в контрольной картотеке карточки расположить по датам исполнения документов
Контрольная картотека может также вестись на устные поручения и задания руководителя.
Контрольная картотека делится на 33 ячейки (рубрики):
Ø 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце
Ø в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки исполнения которых наступят в следующем месяце
Ø в 33-й ячейке располагают карточки неисполненных в срок документов
То есть каждому дню исполнения (в пределах месяца) должна соответствовать ячейка картотеки. Контрольная картотека, кроме сроков исполнения, может быть также систематизирована по:
Ø исполнителям
Ø группам документов
3) Проверять ход исполнения на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:
Ø задания последующих лет – не реже одного раза в год
Ø задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц
Ø задания, поручения текущего месяца – каждые десять дней, и за 5 дней до истечения срока
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
РЕГИСТРАЦИЯ – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения
Регистрацию можно понимать также как фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью кратких данных о нем в журнале регистрации (на карточке) или в памяти ПЭВМ.
Регистрация документов является основой построения поисковых систем
Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов
Регистрации подлежат ВСЕ документы, требующие учета, исполнения
и дальнейшего использования в справочных целях.
Регистрируются:
Ø входящие документы.
Ø исходящие документы.
Ø внутренние документы.
То есть регистрируются документы, поступающие из других организаций и физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Документы регистрируются ОДИН РАЗ независимо от того,
сколько инстанций документ пройдет в данном учреждении.
При передаче из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.
Существует несколько форм регистрации документов:
При централизованной системе регистрации все регистрационные операции осуществляются в одном месте или одним работником.
Такая система используется обычно в небольших организациях (численностью максимум 100-150 чел.) и документы регистрируются секретарем.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах создания или исполнения (в структурных подразделениях). В службе ДОУ (у секретаря) на этих документах ставится только дата поступления.
Децентрализованная система применяется:
Ø в территориально разобщенных структурных подразделениях.
Ø в случаях, вызываемых особыми условиями работы организации.
Смешанная система подразумевает, что одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
Смешанная система может применяться:
Ø для документов, создаваемых по направлениям деятельности организации (регистрируются в структурных подразделениях например, первичные документы бухгалтерского учета регистрируются в бухгалтерии)
Ø для документов, передаваемых или принимаемых по каналам факсимильной связи (регистрируются в структурных подразделениях)
Остальные документы в этом случае регистрируются централизованно.
Регистрация документов производится в пределах групп,
в зависимости от:
Ø названия вида документа
Ø автора документа
Ø содержания документа
Отдельно регистрируются:
Ø входящие документы
Ø исходящие документы
Ø внутренние документы
Ø документы, имеющие гриф “КТ” (“Конфиденциально”)
При регистрации документов на самом документе проставляют регистрационный индекс (номер).
Индексация (нумерация) документов нужна для их поиска, учета и систематизации.
Как правило, ОДИН ДОКУМЕНТ получает ОДИН ИНДЕКС (номер),
который проставляется как на регистрационной карточке
или в журнале регистрации, так и на документе.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ИНДЕКС) документа
включает в себя ПОРЯДКОВЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА в пределах регистрируемой группы (например, входящие документы или приказы и т.д.)
В зависимости от объема документов внутри регистрируемой группы и исходя из информационных потребностей организации (то есть для облегчения поиска документов), регистрационный номер (индекс) может быть дополнен:
Ø буквенным или цифровым индексом структурного подразделения (в котором создан или в которое направлен документ)
Ø индексом дела по номенклатуре дел (см. тема 9.4 Номенклатура дел)
Ø кодом документа по классификатору корреспондентов (если в организации такой имеется)
Ø кодом документа по классификатору исполнителей (если в организации такой имеется) и т.д.
Классификаторы корреспондентов и классификаторы исполнителей подготавливаются службой ДОУ (секретарем) и у тверждаются руководителем организации
Классификатор корреспондентов представляет из себя перечень корреспондентов организации с указанием их индексов (первые буквы названия либо порядковые номера и т.д.).
Классификатор исполнителей представляет из себя перечень исполнителей (сотрудников организации) с указанием их персональных индексов.
Индексом обычно в этом случае являются первые буквы имени и фамилии.
Составные части регистрационного номера (индекса) отделяют друг от друга косой чертой.
НАПРИМЕР:
№ 004/уч/8
где 004 – порядковый номер документа,
уч – индекс подразделения (учебная часть),
8 – индекс дела, в которое будет подшит документ, по номенклатуре дел.
ИЛИ, НАПРИМЕР:
№ 17/ВМ/02
где 17 – порядковый номер документа,
ВМ – Владимир Михайлов, автор документа,
02 – индекс дела, в которое будет подшит документ, по номенклатуре дел.
При этом порядковый номер присваивают отдельно входящим и исходящим документам, по возрастанию в течение года.
Первый номер целесообразно присваивать, начиная с нуля.
НАПРИМЕР:
Количество нулей перед номером зависит от объема документов регистрируемой группы в течение года.
Для всех регистрационных номеров (индексов) используются только арабские цифры.
Расположение составных частей индексов должно быть неизменным.
НАПРИМЕР:
Ø 281 – индивидуальный порядковый номер документа
Ø 03 - условное обозначение бухгалтерии
Ø 18 - порядковый номер дела по номенклатуре
Тогда регистрационный номер (индекс) документа будет:
281/18/03
Регистрация постановлений, распоряжений, приказов и других распорядительных документов производится раздельно по каждому виду.
Индексом (регистрационным номером) служит порядковый номер документа в свое
|
|
|
