 |
Тема 5. Информационно - справочные документы
|
|
|
|
Цели:
знать:
– классификацию документов;
– требования к составлению и оформлению документов;
Основные понятия и термины по теме:
Акт, докладная записка, объяснительная записка, справка
План изучения темы:
1. Классификация информационно- справочных документов
2. Правила оформления акта
3. Правила оформления справок
4. Правила оформления докладной и объяснительной записок
Краткое изложение теоретических вопросов:
Информационно-справочные документы:
Ø содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях
Ø носят вспомогательный характер
Ø служат основанием для разработки распорядительных документов
В отличие от организационно-распорядительных документов, информационно-справочные не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению.
Виды информационно-справочных документов:
Ø акты
Ø справки
Ø докладные, объяснительные и иные служебные записки
Ø письма
Ø телеграммы и телефонограммы
Ø сводки, обзоры, отчеты и т.д.
А К Т
|
Акты составляются комиссиями двух видов:
Ø постоянно действующими
Ø назначенными распорядительным документом (обычно приказом руководителя)
В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами
Виды актов определяются в зависимости от актируемого события:
Ø ликвидации (учреждений, предприятий, организаций)
Ø приема-передачи (при смене работников, занимающих руководящие должности или отвечающих за материальные ценности, передаче дел или материальных ценностей и т.д.)
|
|
|
Ø проведения испытаний
Ø уничтожения дел, испорченных товаров и т.д.
Ø списания
Ø инвентаризации
Ø несчастных случаев, аварий и т.д.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими акт.
Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, изучаются законодательные и нормативные документы, регулирующие соответствующее событие.
Акт оформляется на общем бланке и содержит реквизиты:
Ø Наименование организации
Ø Наименование вида документа
Ø Место составления или издания документа (необязательный)
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа
Ø Гриф утверждения документа (необязательный)
Ø Заголовок к тексту
Ø Текст документа
Ø Отметка о наличии приложений (необязательный)
Ø Подпись
Ø Печать (необязательный)
Ø Отметка об исполнении документа (при направлении в дело)
Ø Идентификатор электронной копии документа (необязательный)
Дата и место составления
Дата и место составления, указанные в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Регистрационный номер
Регистрационным номером акта является его порядковый номер; если в организации составляется значительное количество актов, то регистрационный номер может носит словесно-цифровой характер – порядковый номер и индекс данного вида актов.
Наименование вида документа
Наименование вида документа в данном случае пишется вразрядку: А К Т
Заголовок к тексту
Заголовок акта должен отражать актируемое событие, формулируется с помощью отглагольного существительного (Ревизии склада, Списания материалов, Инвентаризации кассы и т.д.)
Текст акта состоит из трех частей:
Ø вводная часть
|
|
|
Ø констатирующая часть
Ø заключительная часть
Во вводной части указывается основание составления акта
Это может быть ссылка на документ или на какие-либо факты, события, действия.
Начинается эта часть со слова Основание, которое печатается через 2-3 интервала от заголовка и после него ставится двоеточие.
Затем указывается документ, явившийся основанием (при этом обязательна ссылка на его номер и дату) или описывается событие.
Через 2 интервала печатаются слова Составлен комиссией в составе и после них ставится двоеточие.
Далее указывается состав комиссии:
Ø через два интервала должность И.О.Фамилия председателя
Ø через два интервала должность И.О.Фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, между строками по 2 интервала
Ø при необходимости могут быть указаны должности, инициалы и фамилии присутствующих (не являющихся согласно распорядительному документу о назначении комиссии ее членами).
Например:
 |
В констатирующей части текста акта излагаются цели, задачи, существо проведенной работы, ее результаты.
В заключительной части делаются выводы, заключения или даются рекомендации.
Заключительная часть текста не обязательна и в некоторых видах актов не присутствует, они заканчиваются констатацией фактов.
После текста могут быть указаны количество экземпляров акта и место их нахождения, эта часть акта также не обязательна.
 |
Перед подписями может быть указано также приложение:
 |
В подписи акта оформляется сначала подпись председателя комиссии, затем ее членов.
При подписании должности председателя и членов комиссии не указываются.
 |
Для некоторых актов необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.
Таковыми являются акты:
Ø ликвидации
Ø уничтожения
Ø приема-передачи материальных ценностей
Ø приема-передачи дел и т.д.
В этом случае в акт добавляется реквизит Гриф утверждения.
Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы актов.
СПРАВКА
|
Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий
|
|
|
Виды справок определяются в зависимости от содержащейся в них информации.
Ø справки с информацией о фактах и событиях служебного характера
Ø справки, выдаваемые заинтересованным гражданам или организациям для удостоверения того или иного юридического факта
Справка оформляется на общем бланке и содержит реквизиты:
Ø Наименование организации
Ø Наименование вида документа
Ø Место составления или издания документа (необязательный)
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа
Ø Адресат (для справок, выдаваемых во внешние организации)
Ø Заголовок к тексту
Ø Текст документа
Ø Отметка о наличии приложений (необязательный)
Ø Подпись (для справок, выдаваемых во внешние организации)
Ø Печать (для справок, выдаваемых во внешние организации)
Ø Идентификатор электронной копии документа (необязательный)
Справка может быть оформлена на бумаге формата А5.
Дата справки
Датой справки является дата ее подписания
Регистрационный номер
Регистрационный номер справки – номер в валовом порядке в книге (журнале) регистрации справок, в котором ведется учет их выдачи.
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту справки отвечает на вопрос «О чем ?» и может содержать период времени и дату, на которые приходятся приводимые в справке данные.
Текст справки
Текст справки должен объективно отражать состояние дел, в нем могут быть приведены таблицы.
Текст справки, выданной заинтересованному гражданину, должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии (заглавными буквами), имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения; может быть указана также его должность.
В конце текста справки в отдельном абзаце может быть указано место ее предъявления, в этом случае реквизит Адресат не оформляется.
Например:
 |
Подпись
Подпись справки содержит должность, И.О.Фамилию лица, ее составлявшего и несущего ответственность за приведенные в справке данные.
Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.
|
|
|
При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером.
Для типовых ситуаций, в которых выдаются справки, могут применяться унифицированные трафаретные бланки, которые, помимо всех необходимых реквизитов, имеют заранее отпечатанный типовой текст.
Справки составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело.
Справки, не выходящие на пределы организации, составляются в одном экземпляре.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
|
Виды докладных записок определяются в зависимости от адресата:
Ø внутренние, направленные руководителю предприятия, организации по инициативе сотрудника (автора докладной записки)
Ø внешние, направляемые в вышестоящие инстанции, составленные по указанию руководства предприятия.
Докладная записка оформляется на общем бланке и содержит реквизиты:
Ø Наименование организации (для внешних записок)
Ø Наименование вида документа
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа (для внешних записок)
Ø Адресат (для внешних записок)
Ø Заголовок к тексту
Ø Текст документа
Ø Подпись (для внешних записок)
Ø Печать (для внешних записок)
Ø Идентификатор электронной копии документа (необязательный)
Внутренние докладные записки могут быть оформлены на простом листе бумаги рукописным способом.
Заголовок к тексту
Заголовок к тексту докладной записки должен отвечать на вопрос «О чем?», и содержать основную формулировку предложения или просьбы, изложенной в ней.
Ø первая, констатирующая, где описываются имевшие место события или факты
Ø вторая, в которой излагаются предложения и просьбы, сформировавшиеся на основе данных фактов
Подпись
Подписью внешней докладной записки является подпись руководителя организации (в этом случае она заверяется печатью). Внутреннюю докладную записку подписывает ее составитель.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
|
Виды объяснительных записок определяются по содержанию:
Ø внешние, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание отдельных его положений
|
|
|
Ø внутренние, составленные по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.
Объяснительная записка оформляется на общем бланке и содержит реквизиты:
Ø Наименование организации (для внешних записок)
Ø Наименование вида документа
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа (для внешних записок)
Ø Адресат (для внешних записок)
Ø Заголовок к тексту
Ø Текст документа
Ø Подпись (для внешних записок)
Ø Печать (для внешних записок)
Ø Идентификатор электронной копии документа (необязательный)
Внутренние объяснительные записки могут быть оформлены на простом листе бумаги рукописным способом.
Текст внешних объяснительных записок
Текст внешних объяснительных записок зависит от текста основного документа и может содержать таблицы, схемы и т.д.
Текст внутренних объяснительных записок
Текст внутренних объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, может иметь ссылки на нормативные и иные документы.
Подпись
Подписью внешней объяснительной записки является подпись руководителя организации (в этом случае она заверяется печатью). Внутреннюю объяснительную записку подписывает ее составитель.
Задания для самостоятельного выполнения на занятии (аудиторная самостоятельная работа):
Составьте объяснительную записку менеджера коммерческой фирмы «Об опоздании на работу» на имя генерального директора. В объяснительной записке укажите, чем вызвано опоздание. В приложении к объяснительной записке должна быть приложена справка, подтверждающая данный факт.
Вопросы для самоконтроля по теме:
- Какие документы относятся к справочно- информационным?
- Какой документ может служить основанием для созданием акта?
- Кем избирается комиссия, кто входит в ее состав?
- Кто подписывает акт?
- Необходимо ли утверждать акт?
- Чем отличается оформление внешних и внутренних докладных записок?
- Кто подписывает докладные записки?
- Из каких частей состоит текст докладной записки?
- Чем отличается составление и оформление внешних и внутренних объяснительных записок?
- Кто имеет право подписывать объяснительные записки?
- Из каких частей состоит текст объяснительной записки?
- На какие группы подразделяются справки, чем они различаются?
- Какие реквизиты включает справка?
- Кто подписывает справку?
Задания для внеаудиторной самостоятельной работы (домашнее задание):
1. Оформите на докладной записке недостающие реквизиты, включая резолюцию.
Отдел снабжения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
____________№________
Прошу перевести Каратаева Д. С. с 20.04.2013 на должность ведущего специалиста отдела снабжения в связи с имеющейся вакансией и рекомендацией аттестационной комиссии (протокол от 01.03.2009 №8)
Начальник отдела
2. Составьте унифицированную форму справки и заполните ее в соответствии с исходными данными, представленными в задании.
Деканат Московского авиационного института выдал справку Кутузовой Анне Викторовне, подтверждающую ее обучение в данном учебном заведении. Справка была выдана для представления в жилищно- эксплуатационную контору (ЖЭК).
Формы и методы контроля внеаудиторной самостоятельной работы
Проверка правильности составления и оформления докладной записки в электронном виде в формате Microsoft Word
Тема 6. Служебные письма
Цели:
знать:
– классификацию документов;
– требования к составлению и оформлению документов;
Основные понятия и термины по теме:
Служебное письмо
План изучения темы:
1. Понятие «Служебное письмо»
2. Классификация служебных писем
3. Реквизиты служебных писем
Краткое изложение теоретических вопросов:
Служебное письмо – это обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.
Служебные письма делятся на две большие группы
Ø инициативные - составленные по инициативе организации
Ø ответные - являющиеся ответом на инициативное письмо другой организации или частного лица
У ответных писем составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.
Служебные письма также можно разделить на:
Ø входящие
Ø исходящие
Каждый вид писем регистрируется в отдельной книге в валовом порядке.
Письмо содержит реквизиты:
Ø Наименование организации
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа
Ø Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем)
Ø Резолюция (для входящих писем)
Ø Адресат
Ø Заголовок к тексту
Ø Текст документа
Ø Отметка о наличии приложений (при их наличии)
Ø Подпись
Ø Печать (необязательный)
Ø Отметка об исполнителе (необязательный),
Ø Отметка об исполнении документа (необязательный)
Резолюция
Накладывается руководителем на входящих письмах и содержит распоряжение относительно действий, которые следует совершить для решения указанных в письме вопросов.
Текст письма состоит из двух частей
Ø вводная, в которой излагаются мотивы, побудившие к написанию данного письма, ссылки на решения вышестоящих органов, факты и т.д.
Ø основная, излагающая основную цель написания письма, выводы, просьбы, предложения, замечания и т.д.
Рассмотрим назначение и особенности каждого вида письма
* Циркулярное письмо
Служит для донесения информации одного и того же содержания в несколько адресов.
Циркулярные письма высылает руководящая (вышестоящая) организация, которая сообщает подчиненным или заинтересованным предприятиям сведения информационного характера.
Циркулярное письмо подписывает руководитель организации, которая его рассылает. В том случае, когда в письме затронуты вопросы финансово-бухгалтерской деятельности, его подписывает также главный бухгалтер
Личная подпись ставится только на первом экземпляре (оригинале) письма
На остальных экземплярах ставится факсимиле или используется реквизит Отметка о заверении копии
* Инструкционное (директивное) письмо
Служит для донесения до сведения предприятий и организаций указаний, разъяснений, рекомендаций, инструкций по вопросам статистической отчетности, налоговой политики и т.д.
Инструкционное (директивное) письмо является нормативным актом и выпускается государственными или муниципальными органами власти и управления
* Письмо-ответ (отказ)
Носит зависимый от инициативных писем характер, так как тема уже задана и необходимо изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса.
Для текста письма-ответа (отказа) принята следующая логическая схема:
Ø повторение просьбы, на которую составляется ответ
Ø обоснование причины отказа (если это письмо-отказ)
Ø констатация отказа или сообщение положительного ответа
* Сопроводительное письмо
Данный вид письма информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или о направлении каких-либо материальных ценностей.
Сопроводительное письмо служит для подтверждения факта отправки документов или ценностей в определенный срок и в определенной комплектации
Сопроводительное письмо начинается с сопроводительного глагола:
Ø Направляем Вам…
Ø Высылаем…
Ø Возвращаем…
После чего следуют:
Ø наименование видов документов с указанием заголовков, номеров и дат
Ø количество страниц или экземпляров (если документы сброшюрованы)
Ø перечень направляемых материальных ценностей (если материальные ценности направляются)
* Договорное письмо
Разновидность сопроводительного письма, подтверждает факт отправки договора.
Оформляется по образцу сопроводительного письма; отличием может служить фраза:
«Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора».
* Письмо-напоминание
Содержит указание на приближение или истечение срока какого-либо обязательства или проведения мероприятия.
Обычно составляется по схеме:
Ø напоминание о выполнении действий
Ø указание о мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения
Может содержать пометку «вторично» помещаемую на поле письма, которая ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность неполучения письма адресатом по не зависящим от него причинам.
В письме-напоминании могут содержаться формулировки:
Ø «Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны»
Ø «Напоминаем, что срок предоставления договора истекает…»
Ø «мы до сих пор не получили…» и т.д.
* Информационное письмо
Составляется в целях своевременного информирования другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся или запланированном факте, мероприятии, действии.
Информационное письмо не обязательно оформлять под подпись первого руководителя; иногда бывает достаточно подписи референта или секретаря
Либо, в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом.
Текст информационного письма должен содержать ответы на вопросы:
Ø когда?
Ø где?
Ø что произошло или будет происходить?
Ø что в соответствии с этим необходимо сделать адресату?
* Рекламное письмо
Разновидность информационного письма; содержит подробное описание услуг или товаров
* Письмо-приглашение
Предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии.
Может адресоваться одному конкретному лицу; либо нескольким лицам, либо массовому адресату.
При официальном приглашении большого количества людей используются трафаретные бланки писем-приглашений.
Текст письма-приглашения должен содержать ответы на вопросы:
Ø когда?
Ø где?
Ø что проводится?
Может быть дополнительная информация о составе участников и предложения о том, что необходимо иметь с собой.
* Письмо-извещение
По назначению близко к письму-приглашению и информационному письму.
Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.
* Письмо-предложение
Содержит конкретные условия какой-либо сделки
* Письмо-разрешение
Содержит разрешение на выполнение той или иной просьбы.
В тексте письма-разрешения
присутствуют формулировки:
Ø «…разрешаем…»
Ø «…не возражаем…» и т.д.
* Письмо-подтверждение
Содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, перевода, бандероли, товарно-материальных ценностей и т.д.) либо о том, что ранее
составленный документ остается в силе.
Может также подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор и т.д.
В тексте письма-подтверждения присутствуют формулировки:
Ø «Подтверждаем Ваши условия…»
Ø «Подтверждаем получение документов…»,
Ø «Подтверждаем получение Вашего заказа…» и т.д.
* Письмо - просьба
Пример: Просим вас принять наше приглашение...
Вторично просим безотлагательно погасить задолженность...
Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету: получение информации, высылка каталогов, прейскурантов, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и т.д.
Физическим лицам в форме просьбы пишутся заявления, неофициальные служебные записки.
* Письмо- сообщение
Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких -либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п. Такие письма наиболее ярко представляют жанровую разновидность информационного письма.
Стандартные выражения писем сообщений:
Ставим Вас в известность, что...
Доводим до Вашего сведения, что...
С радостью сообщаем (Вам) о...
При ссылках:
Ссылаясь на телефонный разговор...
В ответ на Ваше письмо...
* Письмо - благодарность
Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.
* Гарантийное письмо
Составляется в целях подтверждения и обеспечения исполнения изложенных в нем обязательств.
В нем адресату обычно гарантируется:
Ø оплата (в этом случае письмо после первого руководителя подписывает главный бухгалтер)
Ø или предоставление чего-либо (например, места работы)
Единственное из всех видов писем имеет реквизит Наименование вида документа
- ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Стандартные выражения:
Гарантируем...
Гарантируем, что...
Фирма "Эсконт" гарантирует...
Задания для самостоятельного выполнения на занятии (аудиторная самостоятельная работа):
1. Составьте информационное письмо завода производителя мягкой мебели о снижении цен на спальные гарнитуры и проведении выставки новой мебели. Оформите на бланке для писем недостающие реквизиты самостоятельно.
2. Составьте письмо - просьбу о предоставлении места практики студентке ЮУрГУ в отделении Сбербанка № 123 г. Челябинска, расположенного по адресу г. Челябинск, Комсомольский проспект, д.48. Оформите на бланке для писем недостающие реквизиты самостоятельно.
Вопросы для самоконтроля по теме:
1. Выберите правильный вариант ответа. Циркулярное письмо –
а) служит для донесения до сведения предприятий и организаций указаний, разъяснений, рекомендаций, инструкций по вопросам статистической отчетности, налоговой политики и т.д.
б) служит для донесения информации одного и того же содержания в несколько адресов.
в) носит зависимый от инициативных писем характер, так как тема уже задана и необходимо изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса.
г) разновидность сопроводительного письма, подтверждает факт отправки договора
2. Выберите правильный вариант ответа. Инструктивное письмо –
а) служит для донесения до сведения предприятий и организаций указаний, разъяснений, рекомендаций, инструкций по вопросам статистической отчетности, налоговой политики и т.д.
б) служит для донесения информации одного и того же содержания в несколько адресов.
в) носит зависимый от инициативных писем характер, так как тема уже задана и необходимо изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса.
г) разновидность сопроводительного письма, подтверждает факт отправки договора.
3. Выберите правильный ответ. Письмо - запрос – это:
а) письмо, используемое в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.
б) заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием её конкретных условий.
в) коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование возмещения убытков.
4.Выбрать правильный вариант ответа. Письмо - подтверждение – это:
а) письмо для сообщения адресату о напоминании каких – либо документов, материальных ценностей.
б) письмо для подтверждения получения документов и материальных писем и др.
в) письмо, с помощью которого идет напоминание о необходимом ответе или добиться принятия нужного решения.
5. Выбрать правильный вариант ответа. Деловые письма делятся на:
а) деловые и коммерческие
б) деловые и инициативные
в) коммерческие и инициативные
6. Выбрать правильный вариант ответа. Сопроводительное письмо - это
а) письмо для сообщения адресату о напоминании каких – либо документов, материальных ценностей.
б) письмо для подтверждения получения документов и материальных писем и др.
в) письмо, с помощью которого идет напоминание о необходимом ответе или добиться принятия нужного решения.
7. Выбрать правильный вариант ответа. Письмо – сообщение – это
а) письма о каких – либо событиях или фактах, представляемых взаимный интерес
б) коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре
в) письмо с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется организации или отдельному лицу.
Задания для внеаудиторной самостоятельной работы (домашнее задание):
Найдите ошибки в составлении писем. Оформите письма правильно.
Формы и методы контроля внеаудиторной самостоятельной работы
Проверка правильности составления писем
Раздел 2. «Договорно – правовая документация»
Тема 7. Понятие договора (контракта), доверенности
Цели:
знать:
– классификацию документов;
– требования к составлению и оформлению документов;
Основные понятия и термины по теме:
Договор, доверенность
План изучения темы:
1. Понятие «Договор»
2. Классификация договоров
3. Реквизиты договоров
4. Виды доверенностей и их реквизиты
Краткое изложение теоретических вопросов:
ДОГОВОР
|
Коммерческие договоры (контракты) являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями
Договор должен соответствовать обязательным для сторон правилам, установленными законодательством и иными правовыми актами, действующими на момент его заключения
Если в договорные отношения вступает организация (юридическое лицо) и гражданин (физическое лицо), а предметом договорных отношений служат трудовые отношения работника и предприятия, то такой договор называется трудовым договором (соглашением)
Договор составляется в нескольких экземплярах (по числу участников), подписывается уполномоченными на то лицами (руководитель организации), подпись заверяется печатями организаций
Договор содержит реквизиты:
Ø Наименование вида документа
Ø Место составления или издания документа
Ø Дата документа
Ø Регистрационный номер документа
Ø Заголовок к тексту
Ø Текст документа
Ø Подпись
Ø Печать
Дата
Датой договора является дата его подписания сторонами
Номер
Нумерация договоров производится в валовом порядке в пределах года. При большом количестве договоров к номеру договора может быть добавлено условное обозначение или номер контрагента (противоположной по договору стороны)
Например: 1пд – договор продажи или ¼, где 4 – порядковый номер договора, присвоенный другой организацией
Текст
Текст договора должен предусматривать основные разделы:
Ø вводная часть
Ø наименование сторон, заключающих договор (в соответствии с уставом каждой стороны)
Ø в лице кого заключается договор – фамилии, инициалы, должности лиц, подписывающих договор
Ø на основании чего эти лица действуют, то есть указание их полномочий (например, на основании Устава)
Ø предмет договора
Ø обязанности сторон
Ø права сторон
Ø ответственность сторон
Ø сумма договора
Ø порядок рассмотрения споров
Ø порядок приема и сдачи выполненных работ
Ø срок действия договора
Ø юридические адреса сторон (полное наименование организации, почтовый адрес, банковские реквизиты, номер телефона, факса)
Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста должна иметь номер. Нумерация производится арабскими цифрами.
Текст коммерческого договора может также включать в себя:
Ø условия, сроки поставки
Ø условия, сроки перевоза
Ø условия хранения, упаковки, маркировки
Ø условия рекламы и реализации
Ø гарантии, страхование
Ø форс-мажорные обстоятельства
Ø переход права собственности и риски
Подпись
Подписи сторон рекомендуется проставлять фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить оригинальные подписи от копий)
Подписи сторон рекомендуется проставлять на каждом листе договора, чтобы исключить внесение неоговоренных изменений
Договоры относятся к документам, которые являются основными доказательствами в случае судебных разбирательств (арбитражным судом или судом общей юрисдикции)
Поэтому договоры должны быть оформлены очень аккуратно; текст договора внимательно вычитан
В договоре должны быть:
Ø четкие формулировки прав и обязанностей сторон, не допускающие возможности иного толкования
Ø предусмотрена возможность досрочного расторжения договора
Ø предусмотрены санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств
Ø цены в рублях (допускается использование другой валюты в формулировке: «подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте»)
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
|
Трудовой договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.
Трудовой договор является разновидностью договора, включает в себя те же реквизиты и должен оформляться в полном соответствии с Трудовым Кодексом РФ
Трудовой Кодекс определяет трудовой договор как соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется:
Ø представить работнику работу при обусловленной трудовой функции
Ø обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами
Ø выплачивать работнику заработную плату
Ø а работник обязуется:
Ø лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию
Ø соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка
Трудовой договор составляется в письменной форме, в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работодателя, один экземпляр для работника)
Трудовой договор может быть заключен:
Ø на неопределенный срок
Ø на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор)
Срочный трудовой договор заключается в тех случаях, когда трудовые отнош
|
|
|
