 |
Результаты процесса. 5.5. Процесс – Стартовое совещание по проекту. Цель и содержание процесса. Цель и содержание процесса
|
|
|
|
Результаты процесса
Результатом процесса сбора требований должна стать минимизация дополнительных требований и пожеланий заказчика по отношению к продукту проекта и проекту в целом, возникающих в ходе его реализации. В идеальной ситуации их не должно быть совсем. Как следствие, это должно привести к минимизации внесения изменений в проект на более поздних этапах.
Иногда по итогам процесса сбора требований создается документ Требования к продуктуили Технические требования к проекту. В зависимости от содержания проекта название документа может изменяться.
5. 5. Процесс – Стартовое совещание по проекту
Цель и содержание процесса
Целью стартового совещания по проекту является информирование всех заинтересованных сторон проекта об основных решениях, принятых в ходе инициации проекта, и согласование с ними утверждаемых проектных документов.
Повестка дня стартового совещания по проекту:
− представление менеджера проекта, куратора и заказчика;
− знакомство участников;
− идея и замысел проекта, предпосылки и обоснование его запуска;
− основные положения Устава проекта;
− распределение ролей в команде проекта и степени загрузки участников в проекте;
− принципы организации и взаимодействия в проекте.
Присутствие на стартовом совещании по проекту куратора, заказчика и иных важных участников поднимет статус проекта и статус менеджера проекта в глазах членов проектной команды.
Согласование с командой целей и результатов, принципов работы и взаимодействия позволит вовлечь участников в процесс управления и принятия решений по проекту, что должно повысить их ответственность и мотивацию.
|
|
|
Результаты процесса
Результатом стартового совещания по проекту должно стать четкое, общее и одинаковое понимание участниками проекта его целей и задач, текущего статуса, системы организации проекта и своего места в команде начинающегося проекта.
Практика управления проектами
Анализируя основные причины и факторы неудач проектов, основа которых была заложена на начальных фазах проекта, можно прийти к выводу о том, что среди них часто встречаются следующие:
• нечеткое понимание целей и границ проекта;
• неформализованный подход к запуску проекта;
• необоснованный запуск проекта.
Нечеткое понимание целей и границ проекта
Одним из опаснейших предположений, которые позволяют себе менеджеры проектов, а также члены проектных команд, является предположение: «Ну это же само собой разумеется». Кажущееся ощущение, что все участники проекта одинаково понимают его цели и результаты, ошибочно. Видение, понимание, осознание проекта у разных его участников очень сильно различаются, что чревато конфликтами в будущем.
Неформализованный подход к запуску проекта
Зачастую начальная фаза проекта выполняется на основании устных распоряжений вышестоящего руководства. Нередкой является ситуация, когда руководитель департамента, вызвав начальника подотчетного ему отдела или конкретного менеджера, дает ему задание «проработать вопрос», «проанализировать возможность» или «подготовить проект». В половине случаев это является текущей задачей и действительно не требует дополнительной формализации. Но в половине случаев подобные работы затем переходят в серьезный проект, т. е. они являются частью работ по инициации и запуску проекта.
Указанные работы обязательно должны быть формализованы и документально оформлены!
Риски неформального подхода к инициации проекта
|
|
|
• Исполнитель, не наделенный необходимыми формальными полномочиями, не сможет привлечь специалистов необходимой квалификации. Выполнение работ своими силами может оказаться более низкого качества, а иногда даже невозможным.
• Неформальная задача не будет отражена в стандартных учетных документах (отчетах, табелях и др. ), информация о сроках и трудозатратах будет утеряна.
• Цели и результаты неформально поставленной задачи могут быть искажены исполнителем, и, как следствие, будет получен некорректный результат.
• Неформализованная задача, возможно, породит такой же результат. Не факт, что исполнитель для такой работы посчитает необходимым готовить какие-либо строгие отчетные документы. Сотрудники проекта на последующих этапах, не обладая всей полнотой информации, будут вынуждены часть работы выполнить повторно.
Необоснованный запуск проекта
Любой проект, запускаемый организацией, должен иметь четкую направленность на достижение стратегических целей компании или подготовку условий для этого достижения. К сожалению, во многих компаниях довольно большое число проектов запускается без должного обоснования их соответствия стратегии компании. Часто запуск проекта происходит на основании устных распоряжений высшего руководства, базирующихся на их «ощущениях» или «чутье». Нередким является факт, что при расстановке приоритетов проектов в портфеле проектов компании часто выбор падает на проекты, удовлетворяющие разнообразные политические или «клановые» интересы.
|
|
|
