Выступление (на совещании)

 

Для подготовки устного выступления мало поработать над письменным текстом. В своей речи надо еще уметь пользоваться двумя очень важными вещами: правилом рамки и правилом цепи. Что же это такое?

Дело в том, что ваше устное выступление должно быть хорошо структурировано. Так вам будет удобней его изла­гать, оно станет выглядеть логичнее, убедительнее, а ваши слушатели легче его воспримут и запомнят. Для этого ридется заключить его в «рамку». Понятно, что, начиная свое выступление, вы как вежливый человек сначала обра­титесь к слушателям. Вы их поприветствуете, представи­тесь сами (если вас еще не представили раньше). Все это уже можно считать началом «рамки». Вторая часть «рам­ки» — это самое краткое подведение итогов (просто завер­шающая фраза), прощание со слушателями, выражение бла­годарности им за терпение (понимание, поддержку и т. п.).

Свой материал вы излагаете отдельными блоками, кото­рые, однако, все вместе должны выглядеть и воспринимать­ся как единый, логичный, связный текст, а отнюдь не как отдельные куски, мало связанные между собой. Как это до­стигается? Очень просто: с помощью слов или фраз-пе­реходников, которыми чаще всего служат вводные слова или прямые обращения к слушателям. Благодаря этим «пе­реходникам» текст воспринимается как единое целое, выг­лядит убедительней и логичнее, а обращения к слушателям помогают удержать их внимание и интерес к вашему выс­туплению. Разумеется, не забывайте при этом пользовать­ся и другими приемами, о которых мы уже говорили ранее, такими, как моделирование голоса, использование пауз, изменение амплитуды, громкости голоса и т. д.

Ниже приводятся примеры некоторых слов и фраз-пе­реходников:

итак, таким образом, а теперь мы можем перейти к.., понятно, что.., вы, наверное, уже поняли, что.., теперь нам стоит обсудить.., но разве можем мы не сказать о.., но это еще не все, ведь.., кстати, при этом.., само собой разумеется, что надо еще напомнить и о.., и т. д. При же­лании вы и сами можете составить целую коллекцию подоб­ных слов. Благодаря использованию этих слов, ваше выступ­ление хотя как бы и состоит из отдельных звеньев, но состав­ляет единую цепь, вот почему этот прием и получил название «правило цепи».

Слушатели вряд ли запомнят более трех тезисов (тем), затронутых в вашем сообщении. Поэтому не гонитесь за количеством, как это делают неопытные ораторы, умейте вовремя остановиться.

Лучше дать слушателям три, максимум четыре тези­са (темы, утверждения), которые они все-таки запомнят, чем десять, которые будут забыты сразу после вашего вы­ступления.

Самые важные вещи следует говорить в начале и в конце выступления, так как в силу психических осо­бенностей человека лучше всего запоминается именно то, что происходит в конце и в начале.

Ваши самые главные идеи (тезисы, выводы, требова­ния, призывы) повторите два раза, но разными слова­ми — в начале и в конце выступления. Если в начале речи вы употребляете какие-то термины, нейтрально окрашенную лексику, то в конце скажите фактически то же самое, употребив образные, эмоционально ок­рашенные слова. Например:

Мы совершенно не согласны с политикой нашего Пре­зидента, который...

Далее, в основной части выступления, вы приводите свои доводы, доказательства ваших утверждений. И в кон­це говорите:

За последний год наш Президент сделал больше по­воротов на 180 градусов, чем берлинский таксист за всю свою жизнь.

Понятно, что логические и эмоциональные доводы, под­крепляя друг друга, к тому же еще по-разному действуют на людей разного психологического склада: логические доводы лучше запоминаются мужчинами, а эмоциональ­ные — женщинами.

 

 

Упражнения

 

Упражнение «Публичное выступление»

Цель:

• развитие навыков выступления.

Перескажите в группе содержание прочитанного и обработанного вами материала в соответствии с общим планом всей группы. Вместе проанализируйте и дайте оценку вашего выступления — насколько были оправда­ны все ваши трансформации, помогли ли они лучшей по­даче материала в устном изложении? Зафиксируйте вре­мя, которое заняло ваше выступление.

Упражнение «Расширение»

Цель:

• развитие навыков публичного выступления и управле­ние временем.

После того, как вы зафиксировали время, потребовав­шееся вам для устного выступления по заданной теме, по­пробуйте, минимально пользуясь дополнительными мате­риалами, выступить снова, но удлинив ваше выступление на 2-3 минуты. За счет чего вы смогли это сделать?

Упражнение «Рамка» Цель:

• развитие навыков публичного выступления.

Текст, предложенный ведущим участники тренинга дол­жны заключить в рамку и представить его слушателям.

Прослушав «рамки» товарищей по группе, студенты делают замечания, говорят, что понравилось, что нет и как можно улучшить.

Упражнение «Конкурс»

Цель:

• развитие навыков публичного выступления.

В группе проводится конкурс. Для этого участники тре­нинга готовят заранее выступление на 4—5 минут по лю­бой теме. Коллективно определяется лучшее выступление и приводятся убедительные, аргументированные доводы почему именно понравившееся выступление лучшее.

Упражнение «Паузы»

Цели:

• научиться делать начальную паузу и здороваться с ауди­торией так, чтобы интонация выражала радость от встречи;

• тренировка умения приветствовать аудиторию. Студенты по очереди выходят к аудитории и привет­ствуют собравшихся жестом.

Ведущий следит за тем, чтобы походка оратора была уверенной, голова приподнята. Остановиться нужно в том месте, откуда хорошо видны все собравшиеся, а оратор — всем. Начинать приветствие следует только после началь­ной паузы, «собрав» всех взглядом. Жест должен быть ши­роким, помогающим последовательно охватить взглядом всех собравшихся.

Во время второго выхода после начальной паузы нуж­но произнести: «Рад вас видеть». Можно при этом помо­гать себе жестом.

Ведущий следит за тем, чтобы был зрительный контакт со всеми, а интонация приветствия соответствовала смыслу слов.

Студентам предлагается по очереди выйти третий раз к аудитории и приветствовать всех словом «Здравствуй­те!» с интонацией, выражающей радость от встречи.

Задание считается выполненным, если оратор вышел уверенной походкой, была выдержана начальная пауза, в приветствии звучала радость от встречи с аудиторией, а взгляд оратора охватил всех слушателей.

 

Упражнение «Выступление»

Цель:

• тренировка умения начинать и заканчивать выступле­ние.

Студентам раздают карточки с названиями тем. Им нужно предложить вступление и заключение к этим те­мам (импровизация) и постараться, чтобы они переклика­лись. Примеры тем:

1. Сотвори себя сам.

2. Дружба помогает жить.

3. Берегите любовь.

4. Как жить, не старея.

5. Резервы психики человека.

6. Как научиться владеть собой.

7. Космическое будущее человечества.

8. Лучше гор могут быть только горы.

9. Море — мир красоты и чудес. Ю.Музыка в нашей жизни.

11. Когда приходит успех.

 

Упражнение «Подход»

Цель:

• тренировка умения найти подход к профессиональной или специальной теме в любой аудитории. Студентам дается задание рассказать об искусстве

косметики в мужской аудитории; рассказать о коллекцио­нировании бабочек сотрудникам библиотеки и т. д.

 

Упражнение «Снятие напряжение»

Цель:

• быстро снять напряжение перед началом выступления.

60-секундная процедура снятия физического и умственно­го напряжения до начала выступления. Ее можно выполнять за письменным столом, в автомобиле или в каком-нибудь ук­ромном месте на территории клиента, например, в туалете.

• Сядьте как можно удобнее и ослабьте любую тугую одежду, обувь, галстук, ремень и т. п.

• Теперь напрягите мускулы, сжав кулаки и стараясь при­коснуться тыльной стороной запястий к плечам, а так­же нахмурьтесь и прижмите кончик языка к верхнему небу. Одновременно выпрямите ноги, потяните нос­ки, втяните живот и сделайте глубокий вдох.

• Задержитесь в таком положении, медленно считая до пяти. Почувствуйте, как растет напряжение в мышцах.

• Затем сделайте медленный выдох и расслабьте все тело. Представьте себе, что вы марионетка с обрезанными ниточками. Опустите плечи, разожмите пальцы и от­киньтесь на стуле. Разгладьте лоб и разожмите зубы, позволив подбородку свободно опуститься.

• Теперь сделайте второй вдох и задержите дыхание, медленно считая до пяти.

• Следующие 15 секунд дышите медленно и глубоко. Во время каждого выдоха повторяйте про себя слово «спо­койствие», стараясь почувствовать, как расслабляет­ся каждая клеточка вашего тела.

• И наконец, успокойте свои нервы, представив, что вы лежите на золотистом прогретом на солнце песке на берегу чистого синего океана. Постарайтесь сделать этот образ как можно ярче и удерживайте его в своем сознании в течение 30 секунд.

 

 

Общение по телефону

 

К разговору по телефону накануне встречи следует от­нестись очень серьезно, так как слишком настойчивая просьба о приеме или, наоборот, заискивающая интона­ция могут иметь обратный эффект — оттолкнуть собесед­ника. Начинающие деловые люди нередко жалуются, что договориться о встрече с работодателем или потенциаль­ным заказчиком — самое трудное в деловом общении: сек­ретарь допытывается, кто звонит, а потом сообщает: «Его нет» или «Идет совещание», «Он занят», а если и удается застать шефа, он отвечает: «Нам это не нужно», даже не выслушав до конца.

Прежде чем снять телефонную трубку, нелишне взве­сить: а обязательно ли звонить по данному вопросу этому человеку? Может быть, лучше сначала послать письмо или факс, а позвонить потом, когда он познакомится с инфор­мацией? Не исключено также, что информация заинтере­сует партнера настолько, что он позвонит сам, а это по­зволит чувствовать себя хозяином положения.

Если же необходим именно телефонный разговор, нуж­но сделать все для того, чтобы он был успешным. И преж­де всего позвонить в то время, когда есть вероятность зас­тать нужного человека. Кроме того, желательно предва­рительно выяснить, в какое время у него больше всего посетителей, проводятся совещания и т. п.

К телефонному разговору нужно так же тщательно го­товиться, как и к непосредственной деловой беседе. Преж­де всего следует определить:

1. Фамилию, имя и отчество человека, с которым необхо­димо поговорить.

2. Наиболее удобное для звонков время.

3. Цель звонка.

4. О чем конкретно вы хотите договориться.

Деловой разговор по телефону должен быть предельно кратким, иначе он теряет свою эффективность. Специа­листы называют оптимальное время до четырех минут.

Для любого телефонного разговора подходит следую­щая схема. Ее легко запомнить как «Семь "П"»:

П1. Приветствие.

П2. Представление.

ПЗ. Причина: объяснение цели звонка.

П4. Проблема: обсуждение вопроса.

П5. Подведение итогов обсуждения.

П6. Признательность: выражение благодарности.

П7. Прощание.

Продолжительность каждого этапа разговора (в секун­дах): П1 + П2 = 15; ПЗ = 20; П4 = 150; П5 = 35; П6 + П7 = 20. Следует продумать свои слова и возможную реакцию парт­нера на каждом этапе разговора.

Перед тем как позвонить, рекомендуется мысленно представить человека, с которым состоится разговор, по­думать о чем-то приятном.

Поздороваться лучше с улыбкой, как и при личной встре­че. Улыбка хорошо слышна в голосе и сразу же располагает к разговору. Назвать себя (и свою организацию) следует сразу же не дожидаясь расспросов. Имя и фамилия, название организации должны звучать четко, так, чтобы их можно было без труда расслышать и запомнить. Говорите с достоинством, симпатией к себе. Затем спокойно, без напряжения объяс­ните цель звонка. Не следует мучить собеседника предполо­жениями, начиная издалека. Коммерческие агенты часто именно так и поступают, боясь, что им откажут. Да, эти опа­сения не беспочвенны: директор фирмы часто не в состоя­нии встретиться со всеми желающими. Вот и используют все способы, чтобы заинтриговать, заинтересовать собой и добиться прихода в офис. А потом? Результат зависит от оба­яния и настойчивости посетителя. Если преобладает первое, могут последовать различные предложения, в том числе и неделовые... Если партнер мало заинтересован поступивши­ми предложениями, а посетитель действует искусно и настой­чиво, возможно, контракт будет подписан, но, скорее всего, на короткий срок. Постоянным заказчиком партнер, приняв­ший решение под напором, вряд ли станет. Так стоит ли тра­тить свое и чужое время? Практика показывает, что лучше использовать его, чтобы выяснить, кому действительно нужен ваш товар или услуга, чем дальше брать измором каждого, кто, по вашему мнению, должен заинтересоваться вашим предло­жением. Существует и другая тактика: «разведывательные» звонки с целью выявления возможных клиентов, работодате­лей или заказчиков. Но чтобы она дала результат, таких звон­ков должно быть чрезвычайно много. А это очень непросто, ведь с каждым партнером нужно быть предельно вежливым, разговаривать спокойно и с достоинством, при объяснении цели звонка использовать так называемый «Вы-подход», гово­рить живым языком, найти фразы, способные заинтересовать.

Можно попробовать и ту, и другую тактику, чтобы най­ти партнера, который будет заинтересован во встрече.

Вероятно, в процессе разговора придется называть кое-какие цифры, ссылаться на документы. Все это следует приготовить и иметь перед глазами. Информация должна быть предельно краткой. Сказать нужно ровно столько, чтобы партнер понял — да, ему это нужно, и захотел вы­яснить все детали при встрече.

Предоставьте собеседнику назначить удобное для него вре­мя. Нельзя сказать: «Так я к вам зайду тогда-то», это будет нару­шением этикета, ведь статус того, кто просит о встрече, ниже, чем у его собеседника, и диктовать условия он не вправе.

Очень важно поблагодарить за разговор. Причем надо найти в себе силы сделать это даже в том случае, если дого­воренность не достигнута. Извиниться за отнятое время. Прощание должно быть таким же теплым, как и приветствие. Нередко все впечатление от звонка или встречи портит нео­жиданно быстрое и равнодушное «до свидания», когда все вопросы решены. Тогда становится ясно, что собеседник был расположен к вам только в интересах дела. Последнее слово по телефону должно прозвучать так, чтобы захотелось уви­деть того, с кем было приятно разговаривать.

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: