 |
Управление профессиональной адаптацией сотрудников
|
|
|
|
Адаптация сотрудников является одной из базовых проблем качества управления организацией. Попадая в организацию, сотрудники вынуждены адаптироваться к абсолютно незнакомой для них системе. Процесс социальной
адаптации начинается с осознания того обстоятельства, что прежние модели поведения не содействует достижениям успеха, следовательно, они вынуждены менять модель поведения с учетом требований новой социальной среды.
Адаптация имеет две стороны:
1. Совокупность внутренних психологических процессов, в рамках которых происходит отвыкание человека от прежней работы и привыкание к новой, полное приспособление (ассимиляция) к среде, отождествление личных интересов и целей с общими (идентификация).
2. Совокупность организационных мероприятий, протекающих под контролем службы персонала и облегчающих новому работнику овладение новыми трудовыми функциями, знаниями и навыками, усвоение правил и стандартов поведения, приспособление к условиям труда и социальной среде.
Конкретные задачи такого управления следующие:
— ускорение достижения приемлемых показателей в работе;
— облегчение вхождения в коллектив;
— снижение чувства тревожности, неуверенности в себе;
— сокращение текучести кадров;
— экономия затрат времени окружающих на помощь и консультации;
— повышение удовлетворенности работой.
С позиции управления персоналом наибольший интерес представляет профессиональная адаптация. Именно она является инструментом в решении такой проблемы, как формирование у нового сотрудника требуемого уровня производительности и качества труда в более короткие сроки.
По Э. Шейну, адаптация — процесс познания нитей власти, процесс достижения доктрин, принятых в организации, процесс обучения, осознания того, что является важным в этой организации или ее подразделениях[52].
|
|
|
Принципиальными целями адаптации, по А.Я. Кибанову, являются[53]:
— уменьшение стартовых издержек, так как пока новый сотрудник плохо знает свое рабочее место, он работает менее эффективно и требует дополнительных затрат;
— снижение озабоченности и неопределенности у новых сотрудников;
— сокращение текучести рабочей силы, так как если новички чувствуют себя ненужными или им неуютно на новой работе, то они могут отреагировать на это увольнением;
— экономия времени руководителя и сотрудников, так как проводимая по программе работа помогает экономить время каждого из них;
— достижение позитивного отношения к работе, удовлетворенности работой.
Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь организации могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.
Информация о том, как организован в подразделении процесс адаптации новых сотрудников, может многое сказать его руководителю о степени развития коллектива, уровне сплоченности и внутренней интеграции.
В зависимости от результатов адаптации выделяются разные ее типы, которым соответствуют специфические проявления показателей. Классификация адаптации личности — необходимые условия для выделения ее типов. Традиционным в социальной психологии является подход по выделению типов адаптации, по степени ее силы на два типа: адаптированность и дезадаптированность. Дезадаптированность подразделяют на хроническую и подавленную.
Близким является подход, оперирующий типами адаптации, выделенными по степени ее законченности. Выделяют полную и неполную адаптацию. Полной адаптация считается при достижении должного уровня приспособленности. Неполная характеризуется отсутствием его достижения, она снижает активность субъекта. Неполная адаптация может привести к дезадаптации.
|
|
|
Наиболее распространенным подходом является выделение трех типов адаптации: высокая, средняя и низкая.
Высокая — означает быстрое включение индивида в условия и достижение высоких показателей по эффективности.
Средняя адаптация принимается за норму, а низкая означает низкую скорость приспособления и низкие показатели эффективности.
М. С. Яницкий выделил два механизма адаптации: обесценивание исходных потребностей и концептуализация в форме вторичного контроля эмоций[54].
Люди с преобладанием первого механизма обладают пониженной удовлетворенностью, сомневаются в правильности своего профессионального выбора, имеют завышенные требования к себе; вторые — наоборот. На основании данного деления выделяются следующие основные типы адаптационного процесса.
1. Тип, характеризующийся преобладанием активного воздействия на социальную среду.
2. Тип, определяющийся пассивным, конформным принятием целей и ценностных ориентаций группы.
Одним из основных механизмов, позволяющих живому организму приспосабливаться к изменяющимся условиям окружающей среды, является опережающее отражение действительности. Данный принцип справедлив и в отношении психологической адаптации сотрудников в организации. В соответствии с ним выделяют опережающую (упреждающую) адаптацию (преадаптацию).
Преадаптация — своеобразная совокупность внешних (средовых) и внутренних условий, которая позволяет группе или индивиду быть более приспособленными для использования представляющихся возможностей.
Подчеркивая значение таких превентивных мероприятий, указываются психологические состояния, в отношении которых они реализуются.
1. Аверсия — нежелание выполнять необходимые действия (учебную нагрузку).
2. Сабурация — потеря оптимизма, уверенности в себе, низкая сензитивность (слабая чувствительность к воздействию определенных стимулов), нарушения коммуникабельности (трудности, связанные с общением).
Мероприятия по упреждающей адаптации имеют потенциальную приспособительную ценность по отношению к еще не действующим факторам, при воздействии которых, адаптанты (сотрудники) легче справятся с ситуацией.
|
|
|
Примером может послужить предварительное знакомство с организацией и коллективом, что имеет преадаптивную функцию по отношению к социальной адаптированности.
В ходе упреждающей адаптации сотрудники приобретают преадаптивные особенности, которые могут повлиять на ход адаптационного процесса в будущем.
Профилактика дезадаптации — предупредительные меры для поддержания адаптационного уровня, достаточного для успешного выполнения деятельности сотрудником.
В рамках профилактики дезадаптации коллектив организации должен, в свою очередь создать такие условия, чтобы все выделенные факторы были направлены на успешность всего адаптационного процесса, который в итоге повысит качество деятельности сотрудника. Проводя превентивную работу дезадаптации сотрудников, необходимо большее внимание удалять тем, кто поменял свое место жительства в связи с трудоустройством. В качестве социальной поддержки в рамках организации могут быть проведены адаптационные тренинги, лекции об организации и специфике ее деятельности, индивидуальные беседы и консультации.
Коррекция адаптации — исправление, выправление характера протекания адаптации и уровня адаптированности с целью их направления в требуемое русло. То есть это выведение индивида из состояния дезадаптированности, либо приведение в состояние повышенной адаптированности. Модель психологической коррекции основывается на групповой работе с сотрудниками, и направлена на их адаптацию к новым условиям деятельности. В ходе работы целесообразно сочетание различных методов, традиционно используемых в разных формах групповой работы: игровые техники и методы разговорной психотерапии, обсуждения и дискуссии, тренинги, консультации.
Длительность и острота протекания адаптации к организации или новой должности зависят от состояния здоровья и уровня стартовой готовности сотрудника к деятельности.
|
|
|
Сотрудник с низким уровнем готовности может добиться высоких результатов, но это дается ему ценой чрезмерных усилий и дополнительного времени на рабочем месте, что нередко приводит к ухудшению состояния здоровья, психологическому выгоранию и депрессии.
Для профилактики этих нарушений используется организация медико-психолого-педагогического сопровождения сотрудников в период их адаптации, которая включает в себя следующее.
1. Подготовку к работе и прогнозирование адаптации к организации по результатам собеседования и изучения личного дела.
2. Организацию режима и условий работы в период острой адаптации.
3. Контроль за состоянием здоровья (соматического и психологического) в период адаптации и коррекция возникающих нарушений.
Основными показателями успешной социальной адаптации как процесса приспособления к социальной среде можно считать:
— установление позитивных связей с новой средой, участие жизни организации;
— удовлетворенное психическое и физическое состояние;
— адекватность в общении и в межкультурных отношениях;
— комфортность личности в новой среде.
Необходимо заметить, что индивид, адаптируясь к новой среде, может пройти все этапы последовательно, а может остановиться на каком-то из них. Однако необходимо помнить, для эффективной деятельности сотрудник должен активно включаться в рабочие процессы.
Способность человека к адаптации определяется возможностью предвидеть основные негативные факторы, с которыми он может столкнуться, и умением быстро на них реагировать.
Для успешной реализации работы по адаптации персонала в организации в этом направлении важно выполнить следующие требования[55]:
– система взаимодействия должна охватывать всех вновь поступающих в организацию;
– механизм воздействия должен быть персонифицированным, рассчи-танным на индивидуальную работу;
– внедряемая система управления адаптацией должна иметь «выходы» на достаточно высокие уровни управленческой иерархии предприятия для гарантированного решения выявляемых конфликтных ситуаций;
– система должна быть достаточно простой;
– информирование новичка ориентировано на обеспечение достаточно высокого уровня осведомленности о коллективе;
– необходимым элементом системы являются эмоциональные формы воздействия на личность с первого дня ее появления в коллективе.
Организационные мероприятия (индивидуальные и коллективные) в рамках процесса адаптации, схему которого людям желательно сообщать, можно объединить в две группы:
1) связанные с введением в организацию;
|
|
|
2) связанные с введением в подразделение и должность.
Введение в организацию обычно осуществляется кадровыми подразделениями в основном в форме курса общей ориентации, который читается группе вновь принятых сотрудников. Здесь происходит их ознакомление с организацией, ее политикой (в том числе в кадровой сфере), условиями труда, правилами поведения, основными требованиями к работе. Обычно сообщаются следующие сведения:
— об организации в целом — история, традиции, структура, руководство, виды деятельности, продукция, потребители, приоритеты развития, проблемы;
— о порядках — процедуры найма, увольнения, требования к внешнему виду, поведению, внутренние отношения;
— кадровой и социальной политике организации;
— об оплате труда — формы и системы вознаграждения, оплата за выходные и сверхурочные, условия премирования и пр.;
— о режиме труда и отдыха, порядке предоставления отпусков и отгулов;
— дополнительных льготах — страхование, выходные пособия, возможности обучения, наличие столовых, буфетов, оздоровительных центров;
— об охране труда и технике безопасности — риск и опасности, связанные с выполнением работы, меры предосторожности, места оказания медицинской помощи, оздоровительные и спортивные центры, возможности занятия физической культурой, способы поведения при несчастных случаях и оповещения о них, требования к здоровью и запреты (например, курения);
— о вопросах, связанных с управлением персоналом, — условия назначения на должность, перемещения, увольнения; испытательный срок, права и обязанности, отношения с непосредственным руководителем и другими сотрудниками, оценка работы, дисциплина, поощрения и взыскания;
— об отношениях с профсоюзами;
— о решении бытовых проблем — комната отдыха, условия парковки машин и пр.;
— об экономическом положении организации — стоимость оборудования, величина прибыли, убытки от прогулов, опозданий, несчастных случаев.
Введение в подразделение может быть индивидуальным и коллективным (если подразделение крупное). Индивидуальное введение в организацию начинается сразу же после принятия предложения о работе путем предварительного
рассказа о ней, предоставлении книг, брошюр, буклетов и т.п. Можно составить специальную памятку сотрудника, содержащую сведения об организации, структуре, производственном процессе, условиях трудоустройства, социальной политике, льготах, медицинском обслуживании, требованиях к дисциплине и пр. В случае коллективною введения руководство организует для групп новичков чтение курса специальной ориентации (в небольшом подразделении необходимую информацию сообщает непосредственный руководитель в личной беседе).
В процессе специальной ориентации рассматриваются следующие вопросы:
— цели, технологии и особенности работы подразделения; внутренние и внешние отношения и связи;
— процедуры, предписания, касающиеся выполнения работы, оформления документов, а также поведения при пожарах и авариях;
— правила техники безопасности и гигиены;
— персональные обязанности и ответственность, ожидаемые результаты, нормативы оценки;
— продолжительность и распорядок рабочего дня, сверхурочные, замены;
— личная информация (объяснение того, где что взять, у кого просить помощи, как действовать в случае опоздания, болезни, необходимости получить отгул; организация отдыха, перерывов, приема пищи; телефонные разговоры личного характера);
— возможность обучения, повышения квалификации.
Кроме того, осуществляется осмотр подразделения, комнат отдыха, душевых, мест для курения, различных специальных служб, а также происходит знакомство с руководством и будущими коллегами.
Введение в должность завершается на рабочем месте непосредственным руководителем или наставником (некоторые западные организации проводят специальные однодневные семинары по управлению адаптацией). Оно является длительным процессом, в том числе после того, как человек уже начинает работать (ибо за один раз новые сотрудники могут воспринять ограниченное количество информации).
Первый день оставляет самые глубокие впечатления, поэтому в этот момент к новичкам надо относиться особенно дружелюбно.
Особыми случаями введения в должность являются выпускники образовательных организаций. Поскольку они еще не работали, у них надо развивать позитивное отношение к работе вообще, ощущение своей значимости в деятельности организации, своего места в общей системе. Им надо более подробно объяснять и показывать перспективы.
Введение в должность планируется в письменной форме, фиксируется после завершения каждого этапа, контролируется. Чтобы оно было эффективным, перед приходом новичка целесообразно выяснить[56]:
1) подготовлено ли рабочее место (оборудование, помещение);
2) проинформированы ли официально о нем будущие коллеги (фамилия, имя, послужной список, намечаемые функции) и будет ли он благожелательно встречен ими;
3) кого назначить наставником, обладающим высоким статусом в коллективе, коммуникабельным, готовым прийти на помощь, оказать содействие в освоении тонкостей своей и смежных профессий и привлекать к делам коллектива;
4) подготовлены ли документы для новичка. Таким документом может быть памятка для новых сотрудников, в которой отражаются обязанности и ответственность, требования к работе, распорядок дня, подотчетность, контроль,
основания для поощрения и наказания, критерии оценки труда и пр.;
5) в какой форме будет осуществляться адаптация (наставничество, семинары, курсы, индивидуальные беседы с руководством и наставником, тренинги, ролевые игры, постепенное усложнение задач и т.п.);
6) к каким задачам новичок может приступать сразу.
Новому сотруднику нельзя давать трудных заданий, а начать для укрепления уверенности в себе и желания работать с поручений средней сложности, не забывая об инструктировании. Это позволит ему успешно справиться с ними
и при этом почувствовать удовлетворение.
Трудности, с которыми сталкивается новичок, в первую очередь связаны с недостатком информации. В то же время нельзя перегружать ею, ибо новички в данном отношении особенно уязвимы;
7) составлен ли план-график введения в должность.
План-график введения в должность составляет непосредственный руководитель с запасом 10-15% времени (но на самом деле незаметно осуществляется «досрочное» освоение работы, что повышает уверенность, самооценку нового сотрудника, доверие к руководству).
Контроль адаптации руководитель должен держать в поле зрения и постоянно следить за этим процессом.
Например, в течение первой недели ему желательно ежедневно видеться с сотрудником, узнавать об успехах и помогать устранить проблемы (как таковая проверка по психологическим причинам должна быть минимальной).
Это позволит как можно раньше (идеально — в течение месяца) полностью составить представление о слабостях и достоинствах, исполнительности (что является основой адаптации) нового сотрудника, складывающихся взаимоотношениях в коллективе, определить потребность в дополнительном обучении и т.п.
В процессе индивидуального введения в должность непосредственный руководитель поздравляет нового сотрудника с началом работы, представляет коллективу (рассказывает биографию, особо отмечая достоинства), знакомит с подразделением и обстановкой в нем, подробно излагает требования, в том числе и неписаные, сообщает о трудностях, которые могут встретиться, и о наиболее распространенных ошибках в работе, о будущих коллегах.
В результате у человека складывается ощущение, что его ждали, к его приходу готовились. Это позволяет уменьшить психологическую боязнь провала, избежать на первых порах многих ошибок, сформировать позитивное отношение к новым обязанностям и окружению, тем самым — снизить вероятность разочарования и досрочного ухода (больше всего новичков покидают организацию в первые три месяца работы).
Кроме того, у нового сотрудника снижается нервозность, тревога за свое будущее, формируется необходимое отношение к работе и к окружающим, возникают стимулы к дальнейшему развитию и совершенствованию.
Если новичок хорошо проинструктирован, испытывает доверие к руководителю, организации, усвоил предъявляемые к нему требования, комфортно себя чувствует, он будет эффективно и с желанием работать.
Информация, получаемая сотрудником в период адаптации, начиная с первого дня работы в организации, чрезвычайно важна для выработки у него лояльности по отношению к организации, поскольку сотрудник впервые получает возможность оценить реальное отношение к нему работодателя.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение профессиональной адаптации.
2. Каковы цели и задачи адаптации сотрудников?
3. Опишите функции и этапы профессиональной адаптации.
4. Назовите объективные и субъективные факторы и показатели адаптации сотрудников.
5. Приведите примеры проявления дезадаптации.
6. Опишите порядок действий по программе адаптации сотрудника в первые дни его работы.
7. Какова роль руководителей организации в адаптации сотрудников?
|
|
|
