Порядок и особенности проведения аппаратных совещаний в местной администрации

Важным механизмом организации деятельности местной администрации являются совещания, семинары и другие подобного рода мероприятия с участием работников администрации и заинтересованных приглашенных лиц. Совещания и семинары проводятся в соответствии с планами работы администрации и ее структурных подразделений. Как правило, на них выносятся вопросы, которые требуют координации деятельности нескольких структурных подразделений. Семинары проводятся с целью обучения сотрудников новым формам и методам управленческой деятельности. К участию в них целесообразно привлекать не только работников администрации, но и представителей высшей школы и исследовательских организаций. Семинары менее формализованы, чем совещания, и в большей мере ориентированы на свободный обмен мнениями по вопросам, выносимым на обсуждение[22].

Муниципальное управление осуществляется в условиях постоянного взаимодействия различных структурных подразделений местных администраций. В этом смысле важное значение приобретают правильная организация и проведение совещаний, которые призваны согласовывать деятельность муниципальных служащих, направленную на реализацию муниципальной политики. При этом грамотная организация и проведение аппаратных совещаний с высокой степенью вероятности может повысить эффективность работы как отдельных структурных подразделений, так и местной администрации в целом.

Главными задачами аппаратных совещаний, проводимых у глав администраций, являются:

- рассмотрение вопросов чрезвычайной важности (например, какие-либо аварии на технических объектах, стихийные бедствия и т.п.);

- обсуждение текущих вопросов, внесенных в повестку аппаратного совещания, и принятие по ним решений.

Аппаратные совещания должны проводиться исходя из двух основополагающих принципов: принцип эффективности и принцип экономии времени [23].

Принцип эффективности означает, что совещание не должно ограничиваться только обсуждением, констатацией проблем и дискуссией, посвященной поиску путей их решения. Принцип эффективности проведения аппаратных совещаний состоит также в том, что принимаемое по конкретному вопросу решение должно иметь достоверно прогнозируемую результативность. Необходимо, чтобы должностные лица местного самоуправления в ходе озвучивания проблем в процессе совещания не только предлагали возможные пути их решения, но и представляли данные проведенной работы по прогнозированию результатов реализации предлагаемых путей, способов применения определенных сил и средств для разрешения проблем. Принцип эффективности аппаратных совещаний может быть в наибольшей степени реализован, если докладчик будет:

- предлагать несколько способов решения проблем;

- презентовать данные проведенного анализа эффективности (в т.ч. преимущества и недостатки) каждого из них;

- обосновывать необходимость финансовых затрат, направленных на выполнение такой работы.

Учитывая, что проведение аппаратных совещаний предполагает дискуссию между главой администрации, его заместителями и руководителями структурных подразделений, а также содокладчиками, экспертами и приглашенными по внесенным на повестку дня проблемам, обязательным условием реализации принципа эффективности выступает компетентность в вопросах, рассматриваемых на совещании, всех присутствующих на заседании лиц, допущенных к дискуссии.

Принцип экономии времени заключается в приложении усилий, направленных на обеспечение наибольшей эффективности проведения дискуссии при минимальных временных затратах. Важное условие реализации данного принципа – обеспечение предварительного ознакомления руководителей структурных подразделений, присутствующих на совещании, с материалами доклада, предложениями, содержащимися в нем, а также прогнозами итогов работы в результате внедрения таких предложений[24].

Организационно-правовое обеспечение аппаратных совещаний включает несколько стадий:

- подготовка правовых актов местной администрации, предусматривающих требования к докладам в части их структуры, содержания и особенностей изложения;

- обеспечение ознакомления с данными правовыми актами структурных подразделений местной администрации;

- возможна корректировка правовых актов, регулирующих указанные требования, в зависимости от предложений руководителей структурных подразделений в целях совершенствования их положений;

- разработка уполномоченными структурными подразделениями методических рекомендаций по подготовке материалов к докладу, использованию вспомогательных материалов в ходе оглашения докладов (видеоматериалов, презентаций и иного медиа сопровождения);

- принятие и введение в действие регламента подготовки плановых вопросов, выносимых для рассмотрения на аппаратном совещании главы местной администрации;

- организация предварительного ознакомления с материалами доклада главы местной администрации и руководителей её структурных подразделений либо должностных лиц, исполняющих их обязанности, присутствие которых предполагается на аппаратном совещании;

- подготовка подразделением-докладчиком проекта решения по одному либо нескольким вопросам, рассматриваемым на совещании.

Процесс эффективной организации подготовки информации на аппаратные совещания невозможно представить без принятия правовых актов местной администрации, в том числе рекомендательного характера, в которых регламентируется деятельность по подготовке докладов и изложению соответствующей информации.

Рассмотрим конкретные процедуры подготовки и проведения аппаратных совещаний на примере администрации городского округа город Воронеж. Так, в администрации городского округа город Воронеж проводится три вида совещаний:

- совещания открытого типа;

- совещания с привлечением ограниченного количества участников;

- совещания закрытого типа.

Представители СМИ могут присутствовать только на открытых совещаниях, а при наличии специального приглашения - на совещаниях с привлечением ограниченного количества участников. Глава городского округа, первые заместители и заместители главы администрации, руководители ее структурных подразделений определяют вид намеченного к проведению ими совещания и состав его участников.

Поручения главы городского округа, определенные им на еженедельных совещаниях, оформляются в форме протоколов поручений в течение 1 рабочего дня после проведения совещания. Оформление протоколов совещаний у главы городского округа и доведение их до ответственного исполнителя осуществляет отдел протокола управления главы городского округа (далее – отдел протокола)в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Перед утверждением главой городского округа проекты протоколов совещаний посредством системы электронного документооборота «Аврора» (далее – СЭД «Аврора») направляются отделом протокола на согласование ответственным исполнителям. Процедура согласования осуществляется в течение 1 рабочего дня с момента получения документа. В случае отсутствия возражений и (или) дополнений, представленных ответственными исполнителями посредством СЭД «Аврора» в рамках процедурных сроков, данный проект протокола считается согласованным.

После утверждения главой городского округа протокол совещания незамедлительно доводится отделом протокола до ответственного исполнителя.

Об исполнении поручений главы городского округа исполнители сообщают в контрольно-аналитическое управление в письменном виде за подписью должностного лица, которому было дано поручение, не позднее 2 рабочих дней до срока окончания исполнения поручения.

Еженедельные оперативные совещания у главы городского округа город Воронеж проводятся каждый понедельник. Еженедельные рабочие совещания – каждый четверг.

На еженедельном оперативном совещании у главы городского округа обсуждаются задачи по оперативному решению структурными подразделениями администрации, муниципальными предприятиями и учреждениями важных проблем социально-экономического развития городского округа город Воронеж.

Проект повестки дня еженедельных совещаний формирует управление главы городского округа на основе его поручений, планов работы администрации, предложений участников совещаний и согласовывает данный проект с главой городского округа.

Предложения участников совещаний направляются в отдел протокола не менее чем за 5 рабочих дней до наступления календарного месяца посредством СЭД «Аврора» с указанием вида каждого вопроса (доклад или сообщение).

Отдел протокола не позднее, чем за 3 рабочих дня до соответствующего еженедельного совещания, направляет проект повестки дня всем докладчикам посредством Microsoft Outlook. Докладчики в течение 1 рабочего дня рассматривают проект повестки и направляют в отдел протокола свои замечания и возражения, мотивируя их. Исключение вопроса из повестки дня находится в компетенции управления главы городского округа город Воронеж.

В случае отсутствия замечаний и возражений в течение 1 рабочего дня, считая со дня рассылки проекта повестки дня, данный проект считается согласованным.

Руководители структурных подразделений лично присутствуют на еженедельных совещаниях. При невозможности непосредственного участия руководителя в еженедельном совещании (болезнь, отпуск, командировка и т.п.) должностное лицо, его замещающее, или по его поручению ответственный работник структурного подразделения посредством СЭД «Аврора» или IP-телефонии сообщает Ф.И.О. и должность участника совещания в отдел протокола.

Подготовка вопросов, вынесенных на еженедельные совещания у главы городского округа город Воронеж, осуществляется структурными подразделениями администрации. Доклады должностных лиц сопровождаются презентациями и регламентируются распорядительными документами администрации, устанавливающими порядок подготовки и проведения презентаций и требования к материалам презентаций.

Сообщения должностных лиц представляют собой устные выступления по темам повестки дня или иным затронутым главой городского округа вопросам. Сообщения по темам повестки дня в виде тезисов передаются в отдел протокола до 12 часов дня, предшествующего совещанию (не считая выходные и праздничные дни).

Сообщение должно содержать краткий анализ положения дел по рассматриваемым вопросам, конкретные предложения по разрешению возникших проблем, проекты протокольных поручений и продолжаться не более 5 минут. При необходимости время сообщения может быть увеличено. По истечении установленного времени глава городского округа предупреждает об этом выступающего, а затем вправе прервать его выступление.

Каждый выступающий должен придерживаться темы обсуждаемого вопроса. Если он отклоняется от нее, глава городского округа вправе напомнить ему об этом. Если замечание не учтено, глава может прервать выступление.

Глава городского округа город Воронеж принимает участие в заседаниях правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, в оперативных совещаниях губернатора. В случае возникновения необходимости выступления главы городского округа с докладом на указанных мероприятиях управление главы городского округа в течение 1 рабочего дня посредством СЭД «Аврора» направляет первым заместителям, заместителям главы администрации, руководителям управ районов городского округа город Воронеж, руководителям структурных подразделений администрации, курирующим соответствующее направление работы, копии повестки дня заседания или совещания с отметкой вопросов, входящих в их компетенцию. Ответственным за обобщение информации и представление ее в управление главы городского округа является руководитель структурного подразделения администрации, стоящий первым в списке исполнителей (далее - ответственный исполнитель).

Ответственный исполнитель организует подготовку доклада (презентации) и предоставляет материалы в управление главы городского округа. Срок предоставления материалов по вопросам, выносимым на:

- заседания правительства Воронежской области, президиума правительства Воронежской области, – до 9 рабочих дней, предшествующих заседанию;

- оперативные совещания губернатора Воронежской области, – до 4 рабочих дней, предшествующих совещанию.

При несоответствии информации поставленным вопросам (ответ не по существу вопроса, частичные ответы, неполное раскрытие темы и т.п.) управление главы городского округа возвращает ответственному исполнителю материалы на доработку в течение 1 рабочего дня. Срок доработки доклада (презентации) – 1 рабочий день.

Доклады (презентации) и сообщения главы городского округа в федеральных органах власти, органах власти субъектов Российской Федерации готовят руководители структурных подразделений администрации в соответствии с курируемым направлением деятельности. Сроки подготовки определяются главой городского округа и доводятся до исполнителей управлением главы городского округа. Сроки доработки информации устанавливаются управлением главы городского округа по согласованию с главой.

Первые заместители главы администрации, заместители главы администрации, руководители управ районов городского округа, руководители структурных подразделений администрации назначают и проводят совещания с подведомственными подразделениями, муниципальными предприятиями, учреждениями, иными заинтересованными лицами.

Вопросы текущей деятельности администрации и управ районов городского округа город Воронеж рассматриваются в установленное рабочее время. Данные совещания, а также собрания, круглые столы и прочие коллегиальные методы работы (далее – совещания) осуществляются с участием должностных лиц, имеющих непосредственное отношение к рассматриваемым вопросам.

Проводимые совещания подразделяются на рабочие, оперативные и планерные. Рабочие совещания проводятся для определения новых целей, постановки задач, которые требуется решить, оперативные – для уточнения и оперативного решения вопросов структурных подразделений, обмена информацией, корректировки или выработки новых решений, назначения ответственных за проработку вопросов и т.п., а планерные – для разрешения текущих вопросов и конкретных проблемных ситуаций, выработки альтернативных решений.

Совещания по однотипным вопросам проводятся, как правило, не чаще 1 раза в день с максимальной продолжительностью:

- рабочие и оперативные - до 2 часов;

- планерные - до 30 минут.

На совещаниях ведутся протоколы, которые хранятся в соответствии с номенклатурой дел и Инструкцией по делопроизводству администрации. По всем протокольным поручениям готовятся письменные сообщения об исполнении. Исполнение протокольных мероприятий контролируется работниками, назначаемыми руководителями структурных подразделений администрации, в соответствии со сроками исполнения данных поручений. Результаты контроля подтверждаются фото- и видеофиксацией, обратной связью с заявителями, иными способами.

Проекты протоколов совещаний оформляются работниками отдела протокола в течение одного рабочего дня, после чего рассылаются исполнителям для согласования посредством СЭД «Аврора». В случае отсутствия письменных возражений и (или) дополнений в течение одного рабочего дня, считая со дня рассылки проекта протокола, данный проект протокола считается согласованным.

Совещания с другими ответственными работниками проводят: глава городского округа город Воронеж, первые заместители и заместители главы администрации и руководители самостоятельных структурных подразделений администрации в соответствии с их компетенцией и планами работы.

Подготовка вопросов, вынесенных на совещание, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации.

Контроль за исполнением протокольных поручений главы городского округа город Воронеж, губернатора и правительства Воронежской области по существу поставленных вопросов, а также за объективностью представляемой информации непосредственно осуществляют ответственные исполнители – должностные лица, на которых возложено данное поручение.

Контроль за сроками исполнения протокольных поручений и решений, принятых на совещании у главы городского округа, губернатора и в правительстве Воронежской области, анализ и обобщение данных о ходе их выполнения осуществляет контрольно-аналитическое управление.

Контрольно-аналитическое управление проводит проверку своевременности и качества выполнения работ в рамках решения вопросов местного значения городского округа, сведения о которых публикуются в средствах массовой информации.

При выявлении нарушений сроков исполнения протокольных поручений, в случае недостоверного, несвоевременного представления информации об исполнении протокольного поручения главы городского округа руководитель контрольно-аналитического управления направляет первому заместителю, заместителю главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации письменное предложение, которое необходимо рассмотреть в течение 5 рабочих дней с даты поступления, о применении дисциплинарного взыскания к сотруднику, допустившему нарушение.

В случае непредставления по истечении указанного срока письменных предложений дисциплинарное взыскание применяется к ответственному исполнителю на основании служебной записки руководителя контрольно-аналитического управления с прилагающимися материалами, подтверждающими факт нарушения Регламента администрации городского округа город Воронеж.

Вопросы организационно-технического обеспечения, подготовки и проведения пресс-конференций осуществляют управление информации, управление делами, учета и отчетности в соответствии со своей компетенцией.

Предварительная информация для СМИ представляется в управление информации не позднее, чем за 2 дня до проведения планируемого мероприятия.

По поручению главы городского округа город Воронеж или по инициативе руководителей структурных подразделений администрации возможно создание специальных координационных и совещательных органов и межведомственных рабочих групп.

Межведомственные рабочие группы образуются для подготовки документов межведомственного значения, в том числе проектов нормативных правовых актов.

Составы комиссий, советов, организационных комитетов, межведомственных рабочих групп, положения о них утверждаются постановлением администрации городского округа город Воронеж.

Помимо этого в администрации возможно образование коллегии при главе городского округа город Воронеж.

Коллегия образуется и осуществляет свою деятельность в порядке, предусмотренном специальным положением о коллегии, утверждаемым постановлением администрации.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: