 |
Организация документооборота в местной администрации (на примере городского округа город Воронеж)
|
|
|
|
Правила организации работы с документами в администрации определяются действующим законодательством, регламентом администрации и Инструкцией по делопроизводству.
Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на руководителей этих подразделений. Управление по работе с обращениями граждан и документооборота контролирует выполнение требований Инструкции по делопроизводству и регламента администрации.
Электронные документы, сформированные в системе электронного документооборота и оформленные в соответствии с требованиями законодательства (за исключением проектов постановлений, распоряжений администрации и решений Воронежской городской Думы), являются равнозначными аналогичным документам на бумажном носителе и влекут предусмотренные для данного документа правовые последствия.
Правовые акты администрации, а также исходящие документы оформляются на бланках установленной Инструкцией по делопроизводству формы, содержащих ее наименование.
Прием, первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции (кроме обращений граждан), за исключением корреспонденции, адресованной главе городского округа город Воронеж, производятся управлением по работе с обращениями граждан и документооборота. Первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение секретной почты производятся главным специалистом по защите государственной тайны администрации.
|
|
|
Основным принципом регистрации документов является однократность.
Предварительное рассмотрение корреспонденции, адресованной главе городского округа, производится отделом протокола исходя из оценки ее содержания в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации с последующей передачей документов на регистрацию в управление по работе с обращениями граждан и документооборота.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения главой городского округа, первыми заместителями или заместителями главы администрации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение и регистрация документов осуществляются исходя из оценки их содержания в соответствии с распределением обязанностей между первыми заместителями и заместителями главы администрации и положениями о структурных подразделениях администрации.
Входящие служебные письма и телеграммы регистрируются отделом делопроизводства и документооборота управления по работе с обращениями граждан и документооборота в СЭД «Аврора».
При получении заказной почты, ценных писем, простых писем, бандеролей, посылок управление по работе с обращениями граждан и документооборота проверяет сохранность упаковки, правильность адресования, комплектность, целостность документов и приложений к ним. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение. При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю. В случае некомплектности присланных документов, при наличии механических повреждений управление по работе с обращениями граждан и документооборота составляет акт, который присоединяется к полученным документам.
|
|
|
Документы, поступившие в управление по работе с обращениями граждан и документооборота до 16 часов, после регистрации в тот же день передаются в приемную главы городского округа, приемные первых заместителей и заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации. Регистрация и передача документов, поступивших в управление по работе с обращениями граждан и документооборота после 16 часов, осуществляются на следующий рабочий день.
После регистрации входящих документов управление по работе с обращениями граждан и документооборота пересылает их главе городского округа, за исключением документов, не требующих обязательного рассмотрения главой городского округа.
Входящие документы, не требующие обязательного рассмотрения главой городского округа, направляются первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителям соответствующих структурных подразделений администрации (далее - руководители) с приложением имеющейся переписки по соответствующему вопросу.
Рассмотрение руководителями поступающих документов осуществляется в день их поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции с указанием исполнителя, сроков, порядка исполнения.
После рассмотрения документов главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации управление по работе с обращениями граждан и документооборота направляет служебные документы соответствующему исполнителю для принятия мер. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Соисполнителям документ передается только в электронном виде.
Структурное подразделение, указанное в поручении первым, является головным исполнителем поручения. Руководитель этого структурного подразделения организует работу и несет ответственность за исполнение поручения.
|
|
|
Изменение головного исполнителя и состава исполнителей осуществляется на основании резолюции руководителя, давшего поручение.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителями структурных подразделений. Соисполнители отвечают за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.
Поступающие документы исполняются должностными лицами в срок, установленный руководством администрации. Если срок не установлен, исполнение документа не должно превышать 30 дней с момента его регистрации в управлении по работе с обращениями граждан и документооборота.
Должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока заявителя, направившего обращение.
Служебные документы, по которым требуется принятие решения или подготовка ответа, документы с поручениями главы городского округа, первых заместителей главы администрации и заместителей главы администрации ставятся на контроль.
Контроль за организацией исполнения поручений осуществляет головной исполнитель документа.
Контроль за сроками исполнения поручений главы городского округа, анализ и обобщение данных о ходе их выполнения осуществляет контрольно-аналитическое управление. Основанием для снятия с контроля поручения главы городского округа является письменный документ с конкретными фактами исполнения поручения.
Контроль за надлежащим оформлением документов за подписью главы городского округа осуществляет руководитель структурного подразделения администрации, подготовивший проект данного документа.
Контроль за надлежащим оформлением иных документов и сроками их исполнения осуществляет управление по работе с обращениями граждан и документооборота в пределах своей компетенции.
|
|
|
Служебные документы, направляемые в адрес федеральных органов власти, подписываются только главой городского округа, в адрес региональных органов власти – главой городского округа, первыми заместителями главы администрации и заместителями главы администрации. Ответы на другие служебные письма могут подписывать руководители структурных подразделений.
Подписание трудовых книжек, справок о работе, заверение копий документов, связанных с трудовой деятельностью, осуществляется управлением муниципальной службы и кадров.
Заверение копий правовых актов администрации осуществляется отделом регистрации правовых актов правового управления, муниципальным бюджетным учреждением «Муниципальный архив городского округа город Воронеж» либо управлением по работе с обращениями граждан и документооборота.
Служебные документы считаются исполненными и подшиваются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если ответа не требуется, руководитель делает на основном документе отметку «В дело».
Документы после исполнения и списания их в дело подлежат хранению в приемных главы городского округа, первых заместителей, заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений администрации в папках согласно номенклатуре дел.
Отправка почтовой корреспонденции за подписью главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации осуществляется управлением по работе с обращениями граждан и документооборота. Учет простой корреспонденции ведется в журнале отправки, заказной – по реестру.
Отправка почтовой корреспонденции за подписью руководителей структурных подразделений, располагающихся не в здании администрации, ведется самостоятельно. Учет простой корреспонденции ведется в журнале отправки, заказной – по реестру.
Копии постановлений и распоряжений администрации передаются управлением по работе с обращениями граждан и документооборота всем структурным подразделениям администрации, предприятиям, учреждениям, организациям, а также гражданам, в отношении которых они приняты, согласно расчету рассылки.
Абонентам СЭД «Аврора» рассылка осуществляется посредством СЭД «Аврора». Заверенные копии правовых актов на бумажном носителе предоставляются:
- при непосредственном указании на это в расчете рассылки;
- по мотивированным запросам, направляемым в правовое управление посредством СЭД «Аврора».
Муниципальный архив принимает на хранение документы структурных подразделений администрации – источников комплектования в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений (постоянного срока хранения; по личному составу – в случае ликвидации подразделений). Архив администрации (управление по работе с обращениями граждан и документооборота) принимает на хранение документы структурных подразделений в соответствии со сводной номенклатурой дел администрации (постоянного срока хранения и по личному составу). Документы временного хранения находятся в структурных подразделениях администрации до истечения сроков хранения.
|
|
|
Совместно с экспертной комиссией администрации, архивом администрации (управлением по работе с обращениями граждан и документооборота) Муниципальный архив ежегодно организует и проводит экспертизу ценности документов.
Муниципальный архив и архив администрации (управление по работе с обращениями граждан и документооборота) принимают на хранение документы, оформленные в установленном порядке, в определенные годовым графиком сроки по утвержденной номенклатуре дел.
Документы, хранящиеся в Муниципальном архиве, архиве администрации (управлением по работе с обращениями граждан и документооборота), выдаются во временное пользование руководителям структурных подразделений администрации с разрешения руководителя управления по работе с обращениями граждан и документооборота.
Порядок учета, хранения и движения документов, принятых Муниципальным архивом, архивом администрации (управлением по работе с обращениями граждан и документооборота), обеспечивается в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.
|
|
|
