вспомогательного для организаторов (компьютер, принтер, ксерокс, мебель)
специальное оборудование
Определить, какое оборудование есть в наличии у организаторов
Определить, какое оборудование есть в наличии у сдающих помещение
Определить, какое оборудование можно бесплатно взять у партнеров на время мероприятия
Определить, какое оборудование придется арендовать, стоимость и условия аренды, когда должно быть возвращено — строка в бюджете
Определить, требует ли оборудование транспортировки на место проведения мероприятия — строка в бюджете
Определить, требует ли оборудование рабочей силы для погрузки/разгрузки/ установки — строка в бюджете
Определить, возможно ли доставить оборудование заранее и разместить в охраняемом помещении — строка в бюджете
Сформировать окончательный список участников мероприятия
Изготовить нужное количество договоров возмездного оказания услуг и актов выполненной работы для оплачиваемых ведущих
Количество договоров/актов = (количество оплачиваемых специалистов x 2) + 4 запасных
Отправить всем участникам, подтвердившим участие, официальное приглашение с окончательной информацией
Закупить все необходимые канцтовары (папки, блокноты, ручки, бэйджи, бумагу для флип-чартов, офисную бумагу, маркеры, сертификаты и пр.) — строка в бюджете
Согласовать с организацией, которая предоставляет помещение:
нужна ли опись(сопроводительные документы) на ввозимое в помещение оборудование?
кому опись должна быть предоставлена и в какие сроки?
кем опись должна быть заверена?
Согласовать с организацией, которая организует питание стоимость питания и количество участников — строка в бюджете
Определить сотрудников или добровольцев, ответственных за организацию питания во время мероприятия
Составить отдельный бюджет на питание во время мероприятия и утвердить у руководства организации
Нанять фотографа/специалиста по видеосъемке — строка в бюджете
За неделю до мероприятия
Требуется
Действия
Комментарии
Сделано
Составить итоговый список участников мероприятия
Напомнить участникам о мероприятии по телефону, вычеркнуть отказавшихся
Изготовить таблички и указатели: — строка в бюджете
объявление на входе в здание с указанием названия мероприятия, этажа и номера аудитории (или встречающий с табличкой/бэйджем)
стрелки с названием мероприятия внутри здания
указатель «Раздевалка», особенно если она расположена не на виду
табличка/таблички на дверях помещения(ний), где будет проходить мероприятие
логотип и название мероприятия/логотип и название организации, проводящей мероприятие
Изготовить бэйджи/удостоверения организаторов (Ф.И.О., организация, роль на мероприятии) — строка в бюджете
модератор (главный ведущий содержательной части мероприятия)
ведущий/тренер
координатор (ответственный за организационную часть)
сотрудник (ответственный за регистрацию участников)
технический специалист (ответственный за оборудование)
бухгалтер
доброволец
Изготовить сертификаты, дипломы, свидетельства или пр. — строка в бюджете
Подготовить и, при необходимости, тиражировать, инструменты оценки — строка в бюджете
За два-три дня до мероприятия
Требуется
Действия
Комментарии
Сделано
Разослать повторные пресс-релизы в СМИ
Составить список номеров с указанием, кто из иногородних в каком номере проживает, датой и временем въезда и выезда
Определить людей, которые будут: встречать участников, устанавливать оборудование
Напомнить участникам о мероприятии по телефону, вычеркнуть отказавшихся
За день до мероприятия
Требуется
Действия
Комментарии
Сделано
Упаковать все необходимое оборудование для доставки на место проведения мероприятия
Ответственный:
Упаковать все необходимые материалы для доставки на место проведения мероприятия
