 |
Порядок выполнения практической работы
|
|
|
|
Порядок выполнения практической работы
1. Внимательно прочитайте выше изложенный текст.
2. Ознакомьтесь с видами документации, оформляемой при наложении и снятии дисциплинарного взыскания.
3. Оформите документы по дисциплинарному взысканию.
4. Подготовить отчет по практической работе.
Практическая работа 4
Оформление личного дела сотрудника
Цель работы: получение практических умений оформления личного дела сотрудника.
Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам. Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения. Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.
Трудовой кодекс не обязывает работодателей заводить на каждого, с кем он заключил трудовой договор, личное дело. Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.
Методические рекомендации по формированию личного дела
1. Оформление обложки (титульный лист)
Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года. Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос. архива, наименование архива.
|
|
|
Обязательными для отображения являются следующие элементы: По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации. Еще ниже, также по центру указывается наименование отдела предприятия, где работает человек. Важно после указанной строчки оставить немного места, для уточнения указанной информации, при смене сотрудником отдела. В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки. Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело № 05 (индекс) — 256 (номер)). Далее идет заголовок дела, в данном случае это ФИО работника, на которого оно заведено. В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела (день приема на работу) и закрытия (день приказа об увольнении). Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения. (приложение 1).
2. Из чего состоит папка?
Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках. Ни один архив не примет от организации на хранение пластиковые скоросшиватели или файлы.
Перечень документов, обязательно подшивающихся в обложку, для государственных служащих установлен законом. Для иных категорий работников их список устанавливается локальным актом предприятия.
В личное дело, как правило, входят документы:
- Предъявляемые человеком при трудоустройстве: заявление в данную организацию о приеме на работу на определенную должность.
- Резюме или автобиография, коротко раскрывающая всю необходимую информацию о сотруднике.
- Копии основных персональных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
- Копии дипломов, подтверждающие уровень образования и квалификацию сотрудника.
|
|
|
- Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы.
- Документы, издаваемые самим работодателем, а также подтверждающие изменение у работника персональных данных, например, приказ о приеме на работу, иные приказы, например, о переводе на другую должность, в другой отдел, о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении.
- Кадровая справка.
- Трудовой договор и возможные дополнительные соглашения к нему.
- Листы, подтверждающие прохождение работником аттестации.
- Свидетельства, справки и иные документы, подтверждающие изменение личной информации о сотруднике.
- Должностные инструкции, с отметкой об ознакомлении с ними сотрудника.
- Внутренняя опись
3. Опись
Документы, в деле должны располагаться по дате поступления. Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты. Если личное дело подшито в картонную обложку, то внутренняя опись может находиться на обратной стороне титульного листа, либо подшиваться последней. Сверху располагается наименование документа. Ниже указывается в именительном падеже ФИО работника. Во внутренней описи присутствуют следующие графы, куда вписывается информация в соответствии с их названием.
Обязательные поля:
- № п/п – согласно журналу учета личных дел.
- Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.
-Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.
- Заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ).
- Номер листов дела – цифровое обозначение согласно нумерации, которые занимает данный документ.
- Дата включение – имеется в виду дата его появления в материалах дела.
- Примечание – используется для корректировки информации, например, указывается оригинал или копия.
Внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи. Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата. (приложение 2)
|
|
|
