Анализ места в конкуренции 4 глава
5.2 ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (ЭТАПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ) Разработка любого плана или программы представляет собой деятельность, организованную определенным технологическим образом. С организационно-технологической точки зрения планирование состоит из нескольких этапов, на каждом из которых решаются свои специфические задачи. Это организационно-подготовительный этап, этап разработки проекта плана, этап согласования и утверждения плана, этап пропаганды плана и организации контроля исполнения. Организационно-подготовительный этап На этом этапе создаются организационные условия успешной плановой деятельности. Их создание предполагает решение следующих задач. Определение круга исполнителей. Разработка планов обычно поручается наиболее квалифицированным работникам, поскольку планирование предполагает достаточно широкий горизонт рассмотрения перспектив работы. В ряде случаев, особенно при необходимости разработки масштабной программы, целесообразно создать комиссию по разработке проекта плана и привлечь к участию в ней представителей потенциальных заказчиков, общественных организаций, специалистов из научных, мето- МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ дических и образовательных учреждений культуры (по согласованию или на договорной основе). При необходи- -мости такая комиссия может делиться на рабочие группы по направлениям разрабатываемой программы. Определение сроков разработки. Важно определиться и со сроками разработки проекта плана, представления его на согласование и утверждение. Следует помнить, что полноценный план не может быть разработан в считанные дни. На выполнение серьезной разработки требуется соответствующее время. Так разработка плана на следующий год не должна начинаться позже ноября текущего года.
Информационное обеспечение. Разработка программы jjj-f должна опираться на добротную информационную базу. f Информационное обеспечение планирования заключается Планирование предполагает наличие широкого круга разнообразной информации, в том числе и добытой своими силами. Разработка планов предполагает пользование библиотеками — как специализированными, так и массовыми. Более того, рано или поздно, но приходится заводить собственную библиотеку на фирме, содержащую справочные издания, адресные книги, необходимую периодику и издания по профессии, отраслевые журналы, литературу по культурологическим, политическим, экологическим и другим проблемам., В ряде случаев, особенно при необходимости выработки стратегических решений, возникает необходимость 5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ 245 проведения специальных исследований. Они могут быть направлены на изучение как внешней, так и внутренней социальной среды фирмы («внешние» и «внутренние» исследования). Речь идет об изучении каждого сектора социальной среды, а внутри каждого сектора — важных для работы фирмы его представителей: их оценки фирмы, мнения, настроения, претензии, выявление общих и противоположных интересов. Эти исследования могут проводиться как собственными силами, так и приглашаемыми специалистами. В первом случае можно обойтись меньшими затратами, да и исследователи хорошо знакомы с проблемами фирмы. Но именно в силу близости к фирме они могут оказаться необъективными при анализе «неприятных» для руководства проблем. Во втором случае может возникнуть необходимость преодоления недоверия и подозрительности, утаивания и замалчивания фактов. Но эти, трудности вполне разрешимы, и усилия по их преодолению компенсируются профессионализмом и объективностью анализа и интерпретации результатов исследования.
Следует помнить также, что решающим фактором эффективности исследования является четкое и ясное представление о его целях. Поэтому очень часто простое наблюдение может дать более содержательный результат, чем дорогостоящее заказное исследование. Надо только четко и ясно сформулировать вопросы, ответы на которые необходимо получить с помощью таких текущих наблюдений. «Смотрят все — видят немногие» — поется в одной детской песенке. Но ч?обы «видеть», надо ставить себе вопросы. Важная информация может собираться по телефону, в каждом личном контакте, во время переговоров, публичных мероприятий, бесед. Важно систематически подводить итоги ежедневных контактов и поступающей информации, оценивать их, интерпретировать и обобщать. Любое впечатление может стимулировать поиск нетривиальных и перспективных решений. Поэтому не следует доверять своей интуиции и памяти, систематически «класть на бумагу» итоги таких наблюдений и обобщений. Личные наблюдения должны дополняться систематическим сканированием (аналитическим обзором) общих и специальных публикаций, подготовкой резюме МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ этих материалов с соответствующими комментариями. Полезно также регулярно прибегать к опросам экспертов (простой опрос, метод «дельфи» и т. д.), разработке аналитических сценариев развития событий (как общего плана, так и по конкретной проблематике).
Методика проведения предплановых исследований ничем не отличается от методики проведения социологических исследований. Этим вопросам посвящен чрезвычайно широкий круг весьма доступной литературы. Методическое обеспечение (инструктаж). Менеджер, организующий разработку программы, должен быть уверен, что все участники разработки правильно понимают свои задачи, технологию разработки требуемого плана. Поэтому необходимо предусмотреть проведение совещаний, семинаров, деловых игр, ознакомление с опытом планирования работы других аналогичных организаций. В случае разработки ответственного масштабного планового документа эти задачи могут быть решены с помощью простой и эффективной административной процедуры -— изданием приказа, в котором указывается состав комиссии и ее председатель, определяются сроки разработки и дата представления проекта плана на утверждение, необходимые меры информационного и методического обеспечения. Этап разработки Этот этап также складывается из нескольких частей, связанных с решением соответствующих задач: Определение целей и задач на планируемый период. Целеполагание — центральная проблема планирования. Цели деятельности могут задаваться в организационных (уставы, положения, инструкции), распорядительных и директивных (приказы, распоряжения) документах, они могут определяться нормами и нормативами, формулироваться в результате маркетинговых исследований и других методов анализа, которые будут рассмотрены в следующем разделе. Результатом целевого обоснования плана является формулировка не только целей, но конкретных задач, которые надо решить для их достижения, т. е. программа конкретных действий. 6. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ Характеристика целей и задач в конкретных по
По способу определения различают показатели утверждаемые, нормативные и расчетные. Утверждаемые показатели фигурируют в планах экономического и социального развития, в планах бюджетного финансирования. Нормативные показатели определяются на основе межотраслевых, отраслевых и местных норм и нормативов (см. раздел, посвященный нормативному методу планирования). Расчетные показатели устанавливаются самой фирмой, исходя из анализа конкретных возможностей и условий. По оценке различаются положительные и отрицательные показатели. Первые предполагают систематическое увеличение и наращивание работы. Отрицательные — характеризуют те явления и процессы, которые подлежат уменьшению, снижению и, возможно, устранению (например, дефицит определенного вида культурных услуг и ценностей). По виду планируемой деятельности показатели различаются на показатели производства и потребления культурных ценностей, показатели оснащенности, финансирования, хозяйственного содержания, кадрового обеспечения и т. д. По характеру выражения планируемые показатели разделяются на аб- МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ и относительные. Абсолютные показатели в зависимости от их экономической природы могут быть натуральными (выражаться в штуках, комплектах, мероприятиях, количестве людей и т. п.) и стоимостными (выражаться в рублях). Относительные показатели выражаются в простых, относительных и динамических процентах, долях, индексах, корреляциях и т. д. Все эти и другие виды показателей объединяются в группы, характеризующие основные процессы в деятельности учреждений культуры, и должны соответствовать показателям учета и отчетности. В противном случае нарушается соответствие и единство составных частей информационного механизма менеджмента.
Определение количественных значений планируемых Обоснование реализации плана. Возможность достижения поставленных целей, решения поставленных за-' дач, т. е. выполнения, программы планируемых действий должна быть обоснована. Для этого, может использоваться балансовый метод, т. е. составление материального, стоимостного, трудового балансов (см.- следующий раздел). Для организационного.обеспечения также могут быть-использованы специальные технологии (сетевое планирование и др.). Оформление проекта плана. После обоснования реализации, проект плана может быть оформлен.(«положен на бумагу»). Единообразной-типовой формы плана-в сфе-. ре культуры нет. и не может быть. Оформление зависит от вида' конкретного плана (комплексный или тематический, перспективный или текущий, содержания планируемой деятельности), его назначения и т. д. Поэтому главным требованием к оформлению плана может быть выдвинут следующий тезис: план должен быть оформлен таким образом, чтобы в нем могли найти ответ на интересующие их вопросы исполнители, заказчики и инстанции, с которыми данный план согласуется. Оформленный плановый материал — это всего лишь проект плана. Для того чтобы стать планом (т. е. доку-ментом), он должен быть согласован и утвержден. 5 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ Этап согласования; <г и утверждения плана Как видно из названия этапа, на нем решаются две задачи: согласования и утверждения. План согласовывается со ^семи инстанциями (организациями и должностными лицами), от которых зависит его реализация. Оформляется согласование с помощью реквизита «Согласовано» на последней странице планового документа, где указываются согласующие инстанции и подписи представляющих их ответственных лиц. Иногда (в простейших случаях) согласование оформляется в виде визирования документа. В случае масштабных планов и программ согласование оформляется в виде специального протокола согласования, прилагаемого к плановому документу. Утверждается план решением инстанции-распорядителя кредита организации, чьим планом данный документ является (обычно — директором). Оформляется с помощью реквизита «Утверждаю» (с указанием названия должности и фамилии ответственного лица, а также даты утверждения), который размещается в правом верхнем углу планового документа и обычно заверяется печатью. В некоторых случаях утверждение оформляется специально издаваемым приказом. После утверждения план становится документом, т. е. элементом административной, финансовой, хозяйственной, трудовой дисциплины. Но плановая деятельность на этом не завершается. Этап пропаганды и организации контроля выполнения плана Успех реализации плана во многом зависит от того, насколько его позиции доведены до конкретных исполнителей, насколько персоналу понятны и близки цели и; задачи, содержание конкретной деятельности. Для этого необходимо предусмотреть специальную разъяснительную работу: совещания, семинары, беседы, наглядные материалы и т. п. Не менее важно доведение содержания планов до партнеров, инвесторов и доноров, клиентов и потребителей. В сфере культуры решение этой за- 1. МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ. дачи — широкое информирование общественности о содержании планов — является необходимой предпосылкой успеха дела и поэтому особенно важно. В такой информационной работе могут использоваться СМИ и многообразные формы и виды технологии public relations. Не менее важно задать систему контроля реализации принятого и утвержденного плана. Для этого могут использоваться практически все виды и средства контроля, рассмотренные в соответствующем разделе данного пособия. 5.3 МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ В настоящее время в сфере культуры сложилось несколько групп методов планирования. Каждая из этих групп позволяет решать специфический класс задач и #е имеет универсального характера. Более того, как это быЛ° показано в предыдущем разделе, полноценное планирование предполагает систематическое использование различных методов, в зависимости от задач, решаемых #а конкретном этапе разработки. Аналитическое планирование Эти методы планирования называются также методами экстраполяции, так как они связаны с выявлением тенденций, действовавших в предшествующий период» факторов, определявших развитие этих тенденций, и предположении, что эти тенденции и факторы будут действовать и в планируемый период. Поскольку центральным моментом аналитического планирования является анализ содержания и итогов предшествующего периода, иногда его называют также планированием «от достигнутого уровня». В определенном смысле нет и не может быть планирования, так или иначе не опирающегося на анализ достигнутого уровня. Проблема заключается в добротности и достоверности технологии анализа этого урое-ня.' Спектр методов такого анализа чрезвычайно широк-от простого переписывания предыдущего плана (именно эта порочная практика обычно понимается в публицистике при традиционно отрицательных филиппиках в адрес 5, ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ 1} Ы. планирования «от достигнутого»)до формализованных математических методик. В зависимости от конкретных технологий аналитического планирования различаются две основные группы; интуитивные и формализованные методы. В первом случае речь идет об опоре на личностный опыт. Во втором — на жестко упорядоченные процедуры (алгоритмы) выработки планового решения. Интуитивные методы не обязательно являются выражением личных пристрастий.и привычек. Они также могут быть упорядочены, соотносить опыт различных специалистов и экспертов. Примером такого упорядочения могут быть совещания, экспертные оценки, конференции, аналитические записки, опросы. Формализованные методики опираются на использование инструктивных документов (особенно в финансовой сфере), математического прогнозирования и моделирования (экспоненциального и адаптивного сглаживания, наименьших квадрантов и т. д.). Интуитивные и формализованные методы могут сочетаться и дополнять друг друга, например, в поисковых и апробационно-поисковых деловых играх. Примерами аналитического планирования являются рассмотренные в предыдущей главе методы маркетингового анализа. По своему технологическому содержанию аналитическое планирование фактически совпадает с методами прогнозирования (литература по методам прогнозирования чрезвычайно обширна). Отличие заключается только в степени директивности принимаемых решений по итогам разработки. Итогом прогностического анализа является некоторое предположительное знание о будущем. Оно не является плановым документом. Но может им стать, если результаты прогнозирования будут утверждены в качестве плановых показателей. Возможности аналитического планирования ограничены. Во-первых, его результаты решающим образом завит сят от глубины и достоверности проведенного анализа, что, в свою очередь, определяется адекватностью используемой методики целям планирования и самое главное — полнотой и достоверностью используемой информации. Во-вторых, его главной слабостью является его главное достоинство — опора на предшествующий опыт исключительно.
МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ ■ ■[ Нормативное планирование Нормативное планирование заключается в обосновании плановых заданий с помощью, норм и нормативов. Под нормой понимается показатель расхода ресурсов (финансовых, материальных, трудовых и т. д.) на единицу работы. Под нормативом — совокупность производимых или потребляемых услуг и товаров на единицу (потребителя, финансирования, площади, оборудования и т. д.). Нормы и нормативы выражаются в абсолютных и относительных показателях, коэффициентах, процентах, удельных весах и прочих единицах. Использование нормативного метода предполагает наличие и использование нормативной базы, которая включает в себя: • систему показателей, выбранных в качестве норма • методику расчета количественных значений этих по • расчет (определение) конкретных нормативных ко • утверждение конкретных норм и нормативов; • процедуру пересмотра норм и нормативов. планирование, задавая конкретные показатели желаемых результатов. Более того, существенно облегчается и упрощается система контроля (как отклонения в ту или иную сторону от нормативных показателей по итогам деятельности), а также организация заработной платы и стимулирования (в соответствии со степенью выполнения соответствующих норм). Следует помнить, что несмотря на то что существуют местные, отраслевые и межотраслевые нормы, создание нормативной базы — процесс, всегда идущий «снизу», а совершенствование нормирования — прерогатива, законодательно закрепленная за руководством организации, учреждения или предприятия. В сфере культуры используются различные нормы и нормативы, прежде всего, связанные с планированием финансовой и хозяйственной деятельности: затраты труда, использования финансовых ресурсов и основных 5 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ фондов, расхода материалов, энергии, топлива. Так, н@р- мы расхода (затрат) времени учитывают затраты времени на осуществление единицы работы. Не зная реальных затрат времени, нельзя спланировать время, требуемое для подготовки конкретного вечера, лекции, цикла и т. д. При разработке норм времени следует учитывать специфику конкретных учреждений и местных условий. Сделать это можно с помощью систематического проведения хронометражей, фотографий рабочего дня, анализа договорных обязательств, на основе которых могут быть выявлены нормы времени, трудозатрат и т. п. на проведение конкретных мероприятий и работ. Нормы обслуживания выражают количество посети Рассмотренные нормы относятся к нормам затрат труда, поскольку обеспечивают при планировании эффективность использования трудовых ресурсов. Кроме них в практике планирования широко применяются нормы и нормативы использования финансовых ресурсов, определяемые инструкциями и положениями государственных органов финансового контроля. К этой группе относятся и нормы оплаты труда (ставки, оклады, тарифы, разряды, категории по оплате и прочие нормативы, определяющие размеры фонда заработной платы), а также нормативы использования финансовых ресурсов. Существуют также нормы и нормативы использования основных фондов — зданий, сооружений, машин и оборудования, киноаппаратуры, музыкальных инструментов, книг и т. д. К таким нормативам относятся, например, норматив использования зала, отдельных помещений и т. д. Важное место в планировании деятельности учреждений культуры занимают и нормы расхода материалов, топлива, сы- Л Ч1ЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ м рья, электроэнергии, инвентаря. Нормативным методом планируется размещение и развитие сети учреждений культуры (количество учреждений различного типа в различных регионах, количество мест в учреждениях на 1 тыс. населения). Важнейшей проблемой развития нормативного планирования в сфере культуры является создание нормативной базы (т. е. разработка и применение норм и нормативов) объемов потребления (а значит и производства) видов культурой деятельности. Такие нормы могут разрабатываться двояким образом. Во-первых, как традиционно разрабатываются нормы — из усреднения соответствующих показателей. У норм, определенных «по среднему», имеется серьезный недостаток: они ориентируют, как нельзя работать хуже (задают «нижнюю планку»), но отнюдь не стимулируют работать лучше (известная коллизия «передовик-нормировщик»). Поэтому больший интерес, особенно применительно к потреблению (и производству) услуг в сфере культуры:, является разработка и применение целевых норм и нормативов потребления культурных услуг. Такие нормы и нормативы могут определяться различным образом. Это могут быть утверждаемые в региональном масштабе нормативы годовых объемов работы по учреждениям культуры различного типа и категории. Опыт таких «нормативных годовых планов» в Российской Федерации накоплен немалый. Могут быть разработаны целевые нормативы потребления культуры для отдельных групп населения, особенно — нуждающихся в социальной защите и поддержке. Примером может быть «культурный минимум» для детей и молодежи, разработанный и действующий в Чешской Республике. Могут также разрабатываться целевые нормативы для различных категорий и групп населения. В основу такой разработки может быть положена методика «опережающих групп потребления». Согласно этой методике разработка состоит из нескольких этапов: • определения базовых групп потребителей; • выделение в каждой из групп «опережающих групп ■ 4 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ соответствующим ряду социальных критериев (социальной активности, уровню достатка и т. п.); анализа структуры и интенсивности потребления этими группами услуг в сфере культуры; утверждение показателей потребления «опережающими группами» в качестве целевых для соответствующих категорий потребителей. Целевые нормативы могут выражаться в простых натуральных показателях типа количества посещений за определенный период. Могут использоваться и более сложные показатели типа показателей освоения свободного времени. Подобная методика с успехом может применяться как в региональном масштабе, так и отдельными учреждениями, в том числе — по конкретным видам услуг. Целевое обоснование планов Существует несколько методик разработки целей на планируемый период. Однако, в принципе, разработка любого плана предполагает последовательное прохождение цепочки (см. рис. 30). Задача, таким образом, заключается в последовательном расписывании (декомпозиции) главных целей на задачи, которые необходимо решить для достижения целей. Задачи затем расписываются на направления и формы работы и т. д. вплоть до конкретных операций с требуемой степенью конкретизации. Графически эта процедура может быть представлена в виде древовидного графа — так называемого «дерева целей», напоминающего перевернутое дерево, последовательное прохождение по «ветвям» которого сверху вниз дает представление о конкретизации целей работы на планируемый период. МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ Главной проблемой при этом является формулировка целей. Следует помнить, что цель — это конкретное описание желаемого результата. Поэтому для формулировки целей не могут использоваться глаголы или отглагольные существительные типа «улучшить» («улучшение»), «расширить» («расширение»), «увеличить» («увеличение») и т. п. Методики целевого обоснования различаются, прежде всего, по источнику формулировки целей/Таким источником могут быть организационные документы — уставы, положения и инструкции, нормативные документы, положения которых используются в качестве формулировки целей (уставные цели и задачи, виды деятельности, функциональные обязанности). Цели могут браться из директивных и распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений). В простейшем случае конкретного тематического плана в качестве цели может фигурировать конкретная форма работы, план подготовки и проведения которой разрабатывается (рис. 31). Каждая из этих1 позиций может быть при необходимости еще более детализирована, и итогом такой проработки может стать конкретный сценарный план. В качестве целей могут использоваться также нормы и нормативы, в том числе целевые, о которых шла речь выше. Во всех этих случаях цели как бы задаются «сверху». В случае же отсутствия нормативно или директивно заданных целей, последние могут быть выведены, получены аналитически в результате осмысления предшествующего О — новогодний праздник; 1 — привлечение посетителей на праздник; 1.1 — обеспечение рекламы; 1.2— распространение приглашений; 2— привлечение в кружки и коллективы; 2.1 — выставка-продажа изделий; 2.3 — конкурс-викторина; 3 — организация отдыха и развлечений; 3.1 — представление; 3.2 — игры и аттракционы. 5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ 9-1185 опыта (см. аналитическое планирование) или в результате маркетингового анализа. В последнем случае формулировке целей предшествует дифференциация потребителей (категоризация, сегментация рынка) и характеристика каждой из групп.
Воспользуйтесь поиском по сайту: ©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...
|