Помните, что для вас нет продукта, пока у вас нет потребителя, и что для вас нет потребителя, если у вас нет продукта.

Планированием рекламной кампании, координацией работы отделов и воплощением проекта занимается бухгалтерский отдел. Нередко отдел занимается параллельно несколькими проектами, являясь связующим звеном между рекламодателями и агентством. Естественно, главный бухгалтер – не глава агентства, но именно он показывает заказчику «товар лицом». В то же время в некоторых агентствах бухгалтеру позволено быть «боссом» и возвышаться над творческими людьми. Такой вариант приветствуется заказчиками, которые видят в «боссе» своего, делового человека.

Рассмотрим схему размещения отделов и структуру рекламно-информационного агентства «Юго-Западное» г. Москвы.

РИА «Юго-Западное» является акционерным обществом открытого типа и осуществляет рекламное обслуживание от разработки концепции рекламной кампании (далее РК) до контроля за ее эффективностью.

Управление организационной деятельностью фирмы осуществляется путем линейного руководства при наличии функциональных служб: отдел маркетинга, коммерческий отдел, художественный отдел, информационный отдел, исполнительная дирекция, отдел наружной рекламы, редакция газеты, бухгалтерия. Линейные руководители функциональных служб, состоящие из высококвалифицированных специалистов по конкретным функциям управления, выполняют роль помощников и консультантов руководителя фирмы, готовят для него планы и пути решения в своей области деятельности.

Утвержденные генеральным директором решения и планы передаются в отделы для исполнения. Этим обеспечивается единство руководства при одновременном делегировании прав управления по отдельным направлениям. Таким образом, генеральный директор направляет, объединяет и координирует деятельность линейных руководителей функциональных служб в целях обеспечения максимально возможной эффективности и результативности работы подчиненной ему производственной структуры.

Труд персонала, занятого в РИА «Юго-Западное», можно подразделить на три вида:

эвристический (творческий), заключающийся в выработке и принятии решений, состоящий из органически сочетающихся аналитических и конструктивных операций. Пример: разработка слогана, оригинал-макета, сценария, вообще планирование рекламной кампании;

административный (административно-организационный), состоящий из распорядительных, координационных и контрольно-оценочных операций (работа отдела маркетинга, линейных руководителей, менеджеров фирмы);

формально-логический (операторный), заключающийся в выполнении операций, предусмотренных служебными инструкциями (работа секретаря, охраны, транспортного отдела и т. д.).

Особенность в рассмотрении указанных видов работ состоит в том, что рекламная деятельность предполагает творческий подход практически во всех функциональных службах, а потому объем работ, выполненный персоналом (за исключением формально-логического типа работ), практически нереально выразить в количественных показателях (например, нормочасах) для определения нормативной численности персонала. А потому эту задачу можно решить только методом статистических испытаний или методом Монте-Карло. Основой его является изучение информационных потоков, т. е. измерение количества информации и плотности ее потока.

Всю массу документированной информации, поступившей в систему и вышедшей из нее, можно представить в виде квадрата, разделенного на части разной площади, относящиеся к той или иной служебной функции. Для рекламного агентства это удобно тем, что любая произведенная работа в рамках основного вида деятельности фирмы фиксируется в плане рекламной кампании, а также в отчетах, контролирующих ее выполнение. Попадание служебного документа (пункта плана РК) в ту или иную часть квадрата говорит об объеме информации, которую может переработать конкретный исполнитель. Зная среднегодовой объем информации, нетрудно подсчитать, сколько сотрудников одной квалификации и типичных психофизиологических характеристик должно быть занято для выполнения той или иной функциональной задачи.

Безусловно, предложенный метод не является самым точным и продуктивным. Однако его легче корректировать, внося изменения в состав и численность персонала на практике.

Еще одним кадровым преимуществом РИА «Юго-Западное», которое необходимо отметить, является взаимозаменяемость сотрудников. Обеспечивается это следующим образом. Например, при отсутствии на рабочем месте эксперта по региональной прессе его может заменить младший эксперт по региональной прессе, старший эксперт по прессе или эксперт по центральной прессе. Эта замена возможна, и дополнительный объем работ рассматривается как стажировка в близкой производственной отрасли. Другими словами, изучение разных аспектов деятельности фирмы не только обеспечивается руководством и всем персоналом, но и поощряется как морально, так и материально. Заинтересовав персонал процессом самообучения, можно получить высококлассного специалиста в узкой области, владеющего при этом основами теоретических и практических знаний из смежных отраслей. Так достигается одновременно задача повышения квалификации кадров и эффективности и продуктивности работы. Естественно, такой сотрудник имеет реальное представление о роде деятельности своих коллег, что оказывает благоприятное воздействие на нормальную рабочую атмосферу в коллективе и, с другой стороны, позволяет переквалифицироваться или оказать ощутимую помощь (при необходимости) в выполнении конкретно поставленных задач. Немаловажно и то, что при этом получает свою реализацию и творческий потенциал сотрудников, раскрываются и используются склонности и потенциальные способности персонала.

Генеральный директор направляет, объединяет и координирует деятельность функциональных служб и их линейных руководителей, определяет приоритеты в работе агентства в целях максимально возможной эффективности работы подчиненной ему производственной структуры.

Следует немного сказать о редакции газеты. Одним из ее учредителей является РИА «Юго-Западное». Техническая и финансовая стороны деятельности этого звена осуществляются за счет материальных и трудовых ресурсов рекламного агентства. Соответственно, для РИА «Юго-Западное» газета является одним из реальных рекламно-информационных носителей на территории Юго-Западного административного округа.

Помимо этого, сотрудниками фирмы создаются телевизионные информационные и тематические программы, которые транслируются в единой сети кабельного телевидения округа, что также является одним из рекламных носителей.

Начальником отдела МАРКЕТИНГА является главный менеджер, в подчинении у которого работают три менеджера и секретарь.

Безусловно, на данном этапе развития рынка рекламного обслуживания рекламное агентство должно планировать, создавать, реализовывать и контролировать рекламную кампанию. Рекламное агентство должно предоставить заказчику весь комплекс рекламных услуг, стать концептуальным, творческим и техническим центром реализации практической рекламной деятельности. Заказчику гораздо удобнее иметь дело с одним человеком, чем с целым штатом художников, дизайнеров, текстовиков, сценаристов, режиссеров, архитекторов и полиграфистов.

Этот человек ведет рекламный проект, координируя все работы, обеспечивая их высокое качество и эффективность рекламного воздействия на выбранную аудиторию. Он знает возможности собственного агентства и лиц, с которыми агентство сотрудничает. Он совмещает в себе функции администратора, координатора, эксперта, аналитика и контролера работ. В РИА «Юго-Западное» этот человек работает менеджером в отделе маркетинга. Именно от него зависит характер сотрудничества с клиентом. Менеджер должен быть профессионалом в рекламной деятельности и знать предметную область заказчика. Поэтому между собой эти сотрудники также разделяются по специфике рекламируемых товаров и услуг.

Менеджер предлагает заказчику, а точнее, нескольким представителям заказчика, опросный лист для выяснения цели РК, проведенных ранее мероприятий, характеристики сегодняшней производственной ситуации, планов развития, предполагаемого бюджета РК, специфики и новизны продукции, способов ее реализации, наличия конкурентов и т. д.

ОБЯЗАННОСТИ ТВОРЧЕСКОЙ ГРУППЫ:

1) руководитель творческой группы обязан поддерживать высокий творческий уровень группы и нести ответственность за те рекомендации, которые он выдает группе заказов и клиенту;

2) творческая группа участвует в выработке стратегии;

3) когда стратегия принята, творческая группа несет ответственность за создание неординарной рекламы на ее основе;

4) творческая группа изучает рынок, продукт, проводит исследования;

5) она должна легко принимать конструктивную критику со стороны клиента или группы заказов;

6) она должна держать группу заказов в курсе всех своих дел;

7) время должно равномерно распределяться и на обсуждение рекламы, и на ее исполнение;

8) творческая группа должна убедить группу заказов в том, почему выбрано именно данное решение. Творческая группа должна мобилизовать все свои знания для доказательства своей правоты;

9) творческая группа должна быть тверда в своих убеждениях, но до определенных пределов. Идеи нужно защищать, но право принимать решения имеет заказчик;