Основные элементы организации семинара

1. Определение целей и задач.

2. Выяснение и формулировка темы.

3. Выяснение имен и должностей спикеров, а также того, ка­кое оборудование необходимо для их презентаций (видео, проектор, аппаратура для синхронного перевода, лазерная указка, микрофоны в зале и т.д.).

4. Определение состава потенциальных участников и желаемо­
го количества посетителей семинара. Составление списка.

5. Определение бюджета мероприятия. Так как средства, вы­деляемые на проведение семинара, являются ограничива­ющим фактором, его следует учитывать при определении остальных элементов мероприятия.

Темы, обсуждаемые на семинаре, нередко бывают интерес­ны ряду специализированных изданий, а в некоторых слу­чаях — деловой прессе, поэтому целесообразно продумать приглашение ряда журналистов на проводимый семинар и,
соответственно, проработать возможные формы подачи ин­формации представителям СМИ. Это может быть пригла­шение журналистов на общую программу семинара, проведение эксклюзивных интервью с отдельными спикерами или даже проведение пресс-конференции или брифинга парал­лельно программе семинара. При приглашении журналис­тов на семинар следует руководствоваться рекомендациями методики по организации пресс-конференции.

При организации семинара особое внимание следует уде­лить выбору места проведения мероприятия.

■ Семинар, посвященный презентации новых продуктов, тех­нологий или маркетинговых программ, целесообразно про­водить в известных участникам залах, расположенных в лег­кодоступных точках города.

■ Семинары, при проведении которых необходимо подчеркнуть значимость, торжественность (например, для крупных клиентов) мероприятия, следует проводить в престижных конференц-залах, отелях, расположенных в центральной
части города.

Для многодневных семинаров или в тех случаях, когда не­обходимо полное погружение участников в тему, рекомен­дуется выбрать место за городом В случае если для участия в семинаре приглашаются ино­городние участники, целесообразно выбрать место, нахо­дящееся в том же отеле, где остановятся иногородние учас­тники, или поблизости к нему.

■ В случае если место проведения мероприятия располо­жено далеко от метро, необходимо обеспечить транс­порт.

8. Большое значение имеет разработка сценария проведения семинаров.

■ Если мероприятие носит деловой характер, программа дол­жна быть разработана таким образом, чтобы участники не были перегружены информацией, имели возможность от­дохнуть, выпить кофе в перерывах. Продолжительность каждого блока информации не должна превышать 3 часа (оптимально 2-2,5 часа). В середине дня необходимо пре­дусмотреть часовой перерыв на обед. В противном случае слушатели будут уставать от информации, и их внимание
будет заметно снижаться.

■ Наличие видеофильмов и мультимедиа-презентаций, рас­сказывающих о компании, ее продукции или объясняющих (поясняющих) причины семинара, помогает разнообразить
семинар и оживить его программу.

■ Мероприятие, целью которого является предоставление партнерам возможности общения, укрепление взаимоот­ношений, должно сопровождаться соответствующей про­граммой, включающей фуршет и, возможно, развлекатель­ную программу.

9. Следует также продумать оформление зала. Необходимо выбирать оптимальный стиль декораций, соответствую­щий духу мероприятия и корпоративному стилю компа­нии. Так, например, для делового семинара лучше подой­дут баннеры, флаги, плакаты или другая продукция с кор­поративной символикой компании.

Формирование информационной папки для раздачи ее участникам семинара происходит с учетом особенностей кон­тингента участников. Для партнеров компании:

I программа семинара;

I приветственное письмо;

I максимум информации о продуктах компании, проспекты;

I презентации спикеров (бумажная копия и на CD-R);

■ информация о последних новостях компании (бюллетень или корпоративный журнал);

■ информация о правилах участия в мероприятии, сертифика­ты (если мероприятие носит обучающий характер) и прочее;

■ сувениры;

■ поощрительные призы для посетивших семинар (листовка,

дающая право на скидки, и т.д.);

■ визитки спикеров (в случае, если аудитория не знакома с докладчиками);

■ папка или пакет с логотипом компании.

б) Для клиентов:

■ программа семинара;

■ приветственное письмо;

■ брошюры, содержащие не просто перечень характеристик продукции, но и разъясняющую информацию о достоин­ствах товара с точки зрения их бизнеса. Если такая инфор­мация отсутствует, ее желательно подготовить;

 

■ презентации спикеров (бумажная копия и желательно на CD-R);

■ информация о последних новостях компании (бюллетень или корпоративный журнал);

■ сувениры;

■ поощрительные призы для посетивших семинар (листовка,

дающая право на скидки и т.д.);

■ визитка спикера, отвечающего за работу, связанную с ос­новной темой семинара;

I папка или пакет с логотипом компании

11. Рекомендуется также составить анкету для проведения не­большого опроса сразу по окончании семинара, чтобы оп­ределить наиболее удобный способ взаимодействия участ­ников семинара с представителями компании, их интерес к
дальнейшему развитию бизнеса, а также пожелания к про­ведению семинаров (продолжительность, частота, место, темы и т.д.).

12. До мероприятия PR-менеджер проводит регулярную кон­сультационную работу с другими заинтересованными со­трудниками компании, которая включает:

 

■ проведение анализа ситуации;

■ информирование о настроении и заинтересованности участников;

■ разработку сценария проведения и регламентов выступлений;

■ предоставление списка подтвердивших участие в семинаре.

13. После выбора места проведения семинара составляется текст приглашений для рассылки по факсу и/или e-mail и для доставки с курьером, которые должны быть оформле­ны в соответствии с корпоративным стилем компании и
содержать:

■ тему и примерную программу семинара;

■ имена и должности спикеров;

■ дату, время, название, адрес, схему расположения места про­ведения;

■ контактное лицо (телефон, факс, e-mail).

14. Сначала потенциальным участникам рассылаются пригла­шения по факсу (с получением подтверждения того, что факс прошел) или e-mail. В случае большого количества участников желательно вместе с текстом приглашения вы­сылать форму обратной связи для самостоятельной регис­трации приглашенных. Также для регистрации участников можно использовать интернет-форму на корпоративном
сайте, т.е. в приглашении указывать ссылку на соответствующую страничку. В некоторых случаях это может быть удобно для потенциальных участников, особенно если при­глашение рассылается с помощью e-mail.

15. После рассылки первого приглашения делается звонок каж­дому получателю приглашения для подтверждения его уча­стия в семинаре. В процессе телефонных звонков некото­рым приглашаемым может понадобиться дополнительная информация о семинаре, поэтому PR-менеджер должен быть готов ответить на их вопросы. В процессе устного при­глашения участников необходимо фиксировать коммента­рии приглашенных в письменной форме для составления списка вопросов, оценки ситуации и последующего кон­сультирования спикеров.

16. По результатам регистрации желающих принять участие в семинаре проводится курьерская рассылка напечатанного типографским способом приглашения. Такое приглашение рассылается в фирменном конверте компании и должно быть личным, поэтому рекомендуется использовать скла­дывающееся приглашение с корпоративной символикой и вкладышем с персональным обращением, а.также текстом приглашения с обязательным указанием времени начала семинара, адреса, названия зала и здания (отеля и т.п.), в котором он находится.

17. Еще один звонок участникам совершается накануне семинара, является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не из­менились ли ваши планы относительно участия в семинаре?»

18. На мероприятие менеджеры компании (за исключением спикеров) должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда сотрудников должна соответствовать стилистике мероприятия (как правило, это деловой стиль). Обязательно должен быть именной нагрудный бедж. По­мимо этого менеджеры должны иметь с собой:

 

■ сформированные информационные папки;

■ именные беджи для участников;

■ беджи для спикеров;

■ списки для регистрации;

■ таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в кото­ром проводится мероприятие;

■ настольные таблички с именами спикеров;

■ табличку «Регистрация» на стол регистрации;

■ элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.

19. Необходимо проверить степень готовности залов для се­минара и фуршета, наличие столов для регистрации, а так­ же украсить («отбрэндить») помещение до начала регист­рации, т.е. до прихода первых приглашенных. Заранее, до мероприятия (еще лучше до появления приглашенных), не­
обходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.

20. На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо раздать программу мероприятия.

21. За столом регистрации должно присутствовать не менее двух представителей компании. В больших помещениях один из представителей должен встречать участников у входа.

22. В случае доставки гостей транспортом представитель ком­пании должен встречать их у автобуса на месте прибытия.

23. Во время регистрации представители компании должны за­фиксировать в списках посещаемость участников, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, пре­доставить им информационный пакет и дополнительную информацию, при необходимости — оборудование для
синхронного перевода с обязательной пометкой в списках регистрации о выдаче такового.

24. Во время регистрации всем участникам семинара желательно
предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.

25. Во время перерывов представители компании, ответствен­ные за организацию мероприятия, должны по желанию са­мих участников организовать встречи со спикерами и тщательно следить за соблюдением регламента. Также по ходу мероприятия необходимо координировать работу служб, поддерживающих проведение мероприятия (служащие оте­ля, банкетная служба, технический персонал, обслуживаю­щий оборудование и т.д.). Провести анкетирование участ­ников, если оно запланировано.

26. В течение одного-двух дней после семинара менеджеры ком­пании проводят рассылку информационных материалов партнерам клиента, которые не смогли посетить семинар.

27. В течение недели после мероприятия целесообразно под­готовить и разослать благодарственные письма участникам семинара от имени компании с дополнительной информа­цией, которую участники запросили в своих анкетах.

28. Данные участников и их анкет необходимо внести в соот­ветствующую базу для использования в дальнейшей рабо­те, в том числе другими службами компании.

Рокировка

Слово «бриф» одинаково любимо и ненавидимо всеми агент­ствами, так как менеджеры компаний порой рассылают «пустые» брифы.

Либо в этом документе нет ничего, что нужно агентству, для того чтобы разработать коммерческое предложение.

Либо из него очевидно, что заказа от компании не последует и менеджер компании лишь прикидывает бюджет под возможный проект.

Что должно быть в идеальном брифе?

Цель мероприятия.

Задачи, которые надо решить (максимальное описание

проблемного фона).

Целевая аудитория.

Сроки реализации проекта и его география.

Предполагаемый бюджет.

⇐ Предыдущая10111213141516171819Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: