 |
Тема 2. Внутренняя и внешняя среда организации. 1 страница
|
|
|
|
- Внутренняя среда организации
- Внешняя среда организации
Вопрос №1. Внутренняя среда организации
При управлении организация рассматривается как некая совокупность параметров, которые меняются под воздействием управленческих решений и окружающей среды.
Организация как элемент общественной системы имеет собственный коллектив, внутреннюю структуру и взаимосвязи, свою внутреннюю жизнь и свои интересы. Поэтому справедливо поставить вопрос о внутренней среде организации.
Внутренняя среда – это все то, что находится «внутри» организации. К внутренней среде с точки зрения набора элементов относятся ресурсы, оборудование, используемые технологии, кадры, информация, социально-психологический климат, организационная культура, имидж организации и т. д.
Все составляющие организации есть результат управленческих воздействий исходя из определенных целей, поставленных в определенных ситуациях. Поэтому внутреннюю среду организации можно определить иначе Совокупность параметров функционирования организации, меняющихся под воздействием управленческих решений, есть результат внутренних ситуационных факторов. Внутренние ситуационные факторы в организации образуют ее внутреннюю среду. С учетом целеполагания и целевых управленческих воздействий, меняющих параметры организации, можно сгруппировать факторы внутренней среды: цели, структура, задачи, технология, персонал, организационная культура.
Цели – конечный результат или желаемое состояние организации и ее составляющих. В процессе планирования руководство формулирует цели и сообщает их членам организации. Все подразделения организации имеют свои цели и работают над их достижением и достижением общей организационной цели. Поэтому в организации имеет место система целей, скоординированных между собой.
|
|
|
Структура – это соотношение между элементами организации во времени и в пространстве в форме, позволяющей наилучшим образом достичь целей. Структура означает строение, расположение порядок, отражает определенные взаимосвязи, взаиморасположение составных частей организации, ее устройство, строение.
Организации состоят из нескольких уровней управления и функциональных областей – подразделений, в которых осуществляются различные работы (производство, маркетинг, планирование, учет и др. ). Совокупность уровней и функциональных областей организации и представляет собой ее обобщенную структуру.
Задачи – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее установленные сроки. Задачи предписываются не работнику, а структурному элементу, должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность предназначается для выполнения ряда задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, то организация будет действовать успешно.
Технология – это способ преобразования входящих элементов организации в выходящие, это средство преобразования «сырья» - будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты или услуги.
Задачи и технологии тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе в форму (продукцию), получаемую на выходе.
Существует множество классификаций технологий. Наиболее распространенные из них следующие.
Классификация производственных технологий, принятая в отечественной теории управления:
|
|
|
· Массовое производство – характеризуется постоянством технологической структуры процесса.
· Крупносерийное производство – характеризуется дифференциацией работы, постоянством технологических условий обработки и периодичностью исполнения переходов.
· Серийное производство – отличается большим разнообразием изделий, различных не только по типам, но и видам работ. Специализация процесса – в виде типизации обработки сходных частей изделия или изделий.
· Мелкосерийное или партионное производство – характеризуется еще большим ассортиментом изделий. Главное – различие размеров партий.
· Индивидуальное производство – характеризуется отсутствием постоянства в объектах производства и, следовательно, в технологических условиях обработки, что приводит к универсализму.
Классификация производственных технологий, произведенная британской исследовательницей управления Джоан Вудворд:
· Единичное, мелкосерийное, индивидуальное производство – изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий.
· Массовое, крупносерийное производство – изготавливается большое количество изделий, которые идентичны друг другу или подобны.
· Непрерывное производство – круглосуточно изготавливается одинаковый по характеристикам продукт в больших объемах.
Классификация технологий, данная Джеймсом Томпсоном:
· Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно.
· Посреднические технологии характеризуются посредническим действиями между людьми и группами людей, которые нуждаются во взаимозависимости (торговые, страховые, финансовые и т. п. технологии).
· Интенсивные технологии характеризуются применением специальных приемов, навыков, услуг, необходимых для конкретных работ (медицинские, кинематографические и другие технологии).
Какую-либо конкретную технологию можно отнести к той или иной группе технологий. Позиционирование важно для определения, необходимы ли уникальные операции или достаточно набора стандартных действий.
Персонал – коллектив работников организации определенных количества, профессий, квалификации, должностей, имеющих определенные потребности, способности, одаренность, предрасположенность, ожидания, восприятие, отношение, ценности и др.
|
|
|
Организационная культура – сложившаяся в организации система ценностей, убеждений, образцов формальных и неформальных обычаев, традиций, совокупность символов, смыслов, форм и норм поведения персонала, разделяемых всеми или, по крайней мере, большинством членов организации, а также знания, опыт, навыки, приемы деятельности, передаваемые из поколения в поколение, стиль руководства и т. д.
Культура организаций проявляется в их фирменном стиле, общественном имидже и т. д. Она формируется различными путями, среди которых долговременная практическая деятельность и естественный отбор, влияние собственника или наемного менеджера, искусственное формирование внешними консультантами.
Внутренние переменные представляют собой социотехнические подсистемы организации, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).
Особенность факторов внутренней среды в том, что они – результат управленческих воздействий, меняются в соответствии с управленческими решениями и, следовательно, контролируемы. В управленческой практике факторы внутренней среды никогда не могут рассматриваться независимо друг от друга. Значительные изменения любой переменной будут в определенной степени влиять на все остальные переменные.
Вопрос №2. Внешняя среда организации
Внешняя среда организации – это совокупность других организаций и условий, без которых и вне которых само существование организаций невозможно. Внешнюю среду, таким образом, можно охарактеризовать как внешние ситуационные факторы.
Факторы внешней среды подразделяются на две группы: прямого воздействия и косвенного воздействия. Изменение состояния прямых факторов непосредственно влияет на организацию, изменяя ее параметры, а изменение состояния косвенных факторов оказывает влияние посредством прямых. Однако косвенность влияния не связана со степенью влияния.
|
|
|
К факторам прямого воздействия относят ближайшее (непосредственное) окружение организации: потребителей, конкурентов, партнеров, законодательство, органы государственного правления и т. п.
К факторам косвенного воздействия относят состояние экономики, социокультурные и политические изменения, научно-технический прогресс, существенные для организации события в других странах.
Состояние экономики, или экономический сегмент, включает такие факторы, как уровень инфляции, ссудный процент, персональные нормы сбережения, нормы сбережения для бизнеса в целом, соотношение курсов валют, общий объем продуктов внутреннего производства и др.
Политический сегмент составляют такие факторы, как смена правительства или изменения в структуре и составе правительства, концепция образования и др.
Социокультурный сегмент в общем случае включает в себя составляющие национальной культуры, национальные и общественные традиции, труд женщин и подростков, качество жизни рабочих, соображения, определяемые окружением, карьерные предпочтения и др.
Особенность факторов внешней среды заключается в том, что они отличаются следующими характеристиками:
· Взаимосвязанность факторов. Это связано с тем, что внешняя среда – тоже система. Руководитель должен рассматривать факторы не изолированно друг от друга, а в комплексе, с учетом силы, с которой одни факторы воздействуют на другие факторы.
· Сложность внешней среды – это многочисленность факторов, на которые организация обязана реагировать, а также высокий уровень изменчивости каждого фактора.
· Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения в организационном окружении. В современных условиях эта скорость достаточно высока. Подвижность среды определяет необходимость для руководителя опираться на разнообразную информацию для принятия эффективных решений.
· Неопределенность внешней среды – есть результат сложности и подвижности среды, следовательно, есть функция количества и качества информации об организационном окружении. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принимать эффективные решения.
Для успешного функционирования и развития организации руководителю необходимо приводить в соответствие факторы внутренней среды постоянно изменяющимся факторам внешней среды. В противоположном случае организация просто не сможет выжить.
Вопросы для повторения
10. Что понимается под внутренней средой организации, каковы ее составляющие?
|
|
|
11. Что понимается под целями организации и почему цели взаимосвязаны?
12. Дайте определение технологии и объясните наличие ее классификаций.
13. Что понимается под внешней средой организации и каковы ее основные характеристики?
14. Назовите факторы прямого воздействия внешней среды.
15. Охарактеризуйте факторы косвенного воздействия внешней среды.
16. Чем объясняется неопределенность внешней среды?
17. Как связаны между собой внешняя и внутренняя среда организации?
Тема 3. Планирование
1. Сущность, принципы, методы планирования
2. Формы планирования и виды планов
3. Процесс планирования
4. Стратегическое планирование
5. Методы управления стратегически планированием
Вопрос №1. Сущность, принципы, методы планирования
Планирование деятельности организации заключается в обработке информации по обоснованию предстоящих действий и в определении наилучших способов достижения намеченных целей. Назначение планирования можно выразить словами Огюста Конта: «Знать, чтобы предвидеть, предвидеть, чтобы управлять». Наполеон выразился еще короче: «Управлять – значит предвидеть».
Николай Дмитриевич Кондратьев определял план как систему перспектив, реализация которых достигается органами регулирования производства. Известный современный специалист в области планирования Диггер Хан различает планирование в широком и узком смысле. В широком смысле планирование представляет собой принятие управленческих решений, связанных с будущими событиями. В узком смысле планирование есть выявление будущих событий. Соединенные вместе эти понятия отражают систематическую подготовку к формированию будущего организации.
Таким образом, планирование – это систематическое принятие решений о целях, средствах и действиях путем целенаправленной сравнительной оценки различных альтернативных действий в ожидаемых условиях.
Планирование, как и любая функция менеджмента, является комплексной, в которой самостоятельными подсистемами можно выделить прогнозирование, целеполагание, нормирование и ряд других.
Прогнозирование – это процесс формирования вероятностного суждения о состоянии объекта в определенный момент времени в будущем или об альтернативных путях достижения этого состояния на основе анализа тенденций развития объекта.
Целеполагание – это выбор желаемых для объекта параметров будущего состояния.
Нормирование – это процесс разработки научно обоснованных расчетных величин, устанавливающих количественную и качественную оценку различных элементов деятельности.
Результатом планирования как процесса является план.
План – это система мероприятий, предусматривающая их цели и содержание, сбалансированное взаимодействие ресурсов, объем, методы, последовательность и сроки выполнения работ.
Основными объектами планирования в организации являются хозяйственная деятельность, социальная деятельность, экологическая деятельность.
Планирование осуществляется на основе ряда принципов, среди которых можно выделить:
· Полнота и комплексность планирования. При составлении плана должны быть учтены все факторы и события, имеющие отношение к принятию решения. Планирование должно охватывать все стороны деятельности организации.
· Эластичность и гибкость планирования. Изменение факторов и условий должно учитываться в процессе планирования, что означает наличие возможности корректировки планов, приспособления к реальным условиям. Предполагает разработку альтернативных планов при высокой вероятности наступления того или иного события.
· Конкретность и измеримость планов. Организация в целом и каждое его подразделение должно иметь четкие ориентиры для своей хозяйственной деятельности, что позволяет контролировать достижение целей.
· Ориентированность во времени. Каждый план должен иметь строго определенные границы времени, что позволяет контролировать выполнение планов.
· Непротиворечивость (согласованность) различных видов планов. Планы организации должны быть взаимоподдерживающими. Выполнение плана работы одного подразделения не должно нарушать ход работы других подразделений и организации в целом.
· Достижимость показателей плана, реалистичность плана. Достижимые планы создают основу для мотивации и позволяют осуществлять контроль.
Методы планирования достаточно многообразны. К основным методам планирования относятся: балансовый, нормативный, экономимо-математического моделирования, программно-целевой.
Балансовый метод позволяет согласовывать в единую систему производство и потребление, ресурсы и потребности на всех уровнях планирования по всем его объектам. Его основой является система балансов: натуральных и стоимостных. В качестве натуральных балансов используются материальные балансы в виде топливного, энергетического, сырьевого и других, а также баланс трудовых ресурсов. К стоимостным балансам относятся баланс производственных мощностей и основных фондов, баланс доходов и расходов, капитальных вложений, бухгалтерский баланс и др.
Балансовый метод в свою очередь базируется на нормах и нормативах. Установление прогрессивных и научно-обоснованных норм и нормативов и их использование в плановых расчетах составляет основу нормативного метода.
Нормы – решение (плановые технико-экономические показатели), определяющее максимально допустимые затраты труда (живого или овеществленного) на единицу продукции или вид работы, или минимально допустимый выход полезного эффекта на единицу затрачиваемого ресурса.
Нормативы – решение относительно соотношения элементов хозяйственного процесса (величины, используемые при расчете норм, или поэлементные составляющие норм, а также коэффициенты, характеризующие степень использования ресурсов).
По своему виду нормы и нормативы могут быть абсолютными и относительными, общими и частными, плановыми и фактическими, макроэкономическим и микроэкономическими, количественными и качественными и т. д.
По видам ресурсов различают нормы и нормативы, регулирующие величину затрат средств производства, предметов труда, рабочей силы на изготовление единицы продукции, выполнение работы или оказание услуги. По данному признаку различают также нормативы использования в организации различных видов ресурсов.
По стадиям деятельности различают нормы и нормативы текущих, страховых, технологических, транспортных и производственных запасов материалов, а также нормативы незавершенного производства, полуфабрикатов, комплектующих изделий и готовой продукции. Величина и динамика этих нормативов характеризуют процесс превращения материальных ресурсов в готовые товары, работы и услуги.
По выполняемым функциям нормы и нормативы могут быть отнесены к экономическим, управленческим, техническим, организационным, социальным, экологическим, трудовым, правовым и пр.
По сфере распространения выделяют нормы и нормативы международные, федеральные, региональные, межотраслевые, отраслевые, организационные (внутрипроизводственные) и пр.
По степени детализации нормы и нормативы подразделяются на индивидуальные и групповые, дифференцированные и укрупненные, специфицированные и сводные.
По методам установления различают нормы и нормативы научно обоснованные (соответствие оптимальным значениям затрат ресурсов для конкретных условий деятельности с учетом действующей системы ограничений), расчетно-аналитические (разрабатываются на основе анализа техники, технологии и организации производства в заданных или проектируемых условиях), опытно-экспериментальные (устанавливаются на основе опытных или экспериментальных данных, полученных в реально существующих условиях), аналитически-исследовательские (разрабатываются на основе анализа и исследования действующих технологических процессов и последующего установления теоретических или эмпирических зависимостей между основными факторами производства и величиной расходования ресурсов), отчетно-статистические (устанавливаются по данным оперативной, бухгалтерской или статистической отчетности организаций) и др.
Методы экономико-математического моделирования предполагают оптимизацию плановых решений. Методика экономико-математического моделирования позволяет в математической форме выразить количественные взаимосвязи между планируемыми показателями и найти оптимальное решение поставленных задач.
Программно-целевой метод планирования – это средство практического осуществления и системного комплексного подхода к планированию. Программно-целевое планирование основано на планировании крупной (главной) задачи и комплекса связанных с ней сопутствующих задач – то есть комплексной экономической программы.
Все методы теснейшим образом связаны между собой. Так, балансовый метод использует результаты нормативного, нормативный – экономико-математических методов.
Вопрос №2. Формы планирования и виды планов
Планирование как функция менеджмента и соответственно как процесс представляет собой систему, которая может быть по-разному структурирована. В силу этого различают различные формы планирования.
С точки зрения обязательности плановых заданий различают директивное и индикативное планирование.
Директивное планирование представляет собой процесс принятия решений, имеющий обязательный характер для объектов планирования.
Индикативное планирование носит направляющий, рекомендательный характер.
В зависимости от срока, на который составляется план, и степени детализации плановых расчетов принято различать долгосрочное (перспективное), среднесрочное и краткосрочное (текущее) планирование.
Перспективное планирование охватывает период более 5-ти лет. Такие планы призваны определять долговременную стратегию предприятия, включая социальное, экономическое, научно-техническое развитие.
Среднесрочное планирование осуществляется на период от 1 года до 5 лет. Составляется скользящий пятилетний план, в котором первый год детализируется, его реализация является основой детализации плана следующего года и т. д.
Текущее планирование охватывает период до 1 года, включая полугодичное, квартальное, месячное, недельное (декадное) и суточное планирование.
По содержанию плановых решений выделяют стратегическое, тактическое, оперативно-календарное планирование.
Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на долгосрочную перспективу и определяет основные направления развития организации и ее основных составляющих и направлений деятельности.
Основная цель стратегического планирования состоит в создании потенциала для выживания и развития организации в условиях динамически изменяющейся среды. В процессе стратегического планирования организация ставит перспективные цели и вырабатывает средства их достижения.
Тактическое планирование охватывает среднесрочный и краткосрочный периоды, является процессом создания предпосылок для реализации стратегических возможностей.
Оперативно-календарное планирование представляет собой процесс реальных, каждодневных шагов реализации стратегических планов. Основная задача оперативно-календарного планирования состоит в конкретизации показателей тактического плана с целью организации повседневной планомерной и ритмичной работы организации и ее структурных подразделений.
По сферам деятельности различают планирование производства, планирование сбыта, планирование персонала, финансовое планирование, маркетинговое планирование и т. д.
С точки зрения ориентации и выбора точки отсчета плановых заданий различают реактивное, инактивное и преактивное планирование.
Реактивное планирование базируется на анализе предшествующего опыта и истории развития деятельности. Оно опирается на старые организационные формы и сложившиеся традиции. Реактивное планирование исходит из понимания того, что, избавившись от ненужного, можно получить требуемый результат.
Инактивное планирование исходит из текущего положения в организации и не предусматривает ни возвращения к прошлому состоянию, ни продвижения вперед. Его основные цели – выживание и стабильность развития.
Преактивное планирование предполагает непрерывные изменения в различных сферах деятельности организации.
В зависимости от форм представления планов выделяются сетевое планирование, бизнес-планирование (деловое планирование).
Сетевое планирование – это одна из форм графического содержания работ и продолжительности выполнения планов. Как правило, сетевое планирование используется при составлении стратегических планов и долгосрочных комплексов различных видов деятельности.
Бизнес-планирование (деловое планирование) – самостоятельный вид плановой деятельности, которая непосредственно связана с предпринимательством, нацеленностью на определенный размер прибыли. Чаще всего проводится для обоснования будущего предприятия на стадии разработки предпринимательского проекта. Бизнес-план имеет особую форму и содержание.
В теории и практике планирования выделяются и могут выделяться другие виды планирования, охватывающие как главные, так и второстепенные аспекты этого процесса.
Поскольку разнообразны формы планирования, но и виды планов тоже разнообразны и, в основном, соответствуют классификациям форм планирования. Но имеются и подходы к выделению только видов планов. Например, по форме представления планов их различают на ординарные планы, планы-графики, сетевые планы, бизнес-планы и др. Бизнес-планы в свою очередь различаются по целям и масштабам: бизнес-план организации производства на действующем предприятии, бизнес-план организации нового производства, бизнес-план инвестиционного проекта, бизнес-план реорганизации производства в процессе процедуры внешнего управления.
Вопрос №3. Процесс планирования
Обязательным условием планирования является установление его горизонта.
Горизонт планирования – это тот временной отрезок, на который рассчитано выполнение планового задания. Выбор конкретного горизонта планирования обусловлен многими факторами, основные среди них следующие:
· среднее время от появления идеи до ее внедрения – временной цикл предпринимательского проекта;
· продолжительность воздействия принимаемых решений на организацию, т. е. период связанности этими решениями;
· степень предсказуемости будущего, понимание того, в течение какого времени можно прогнозировать устойчивое развитие проекта.
В планировании участвуют все уровни управления и все подразделения организации. В организациях, как правило, существует плановая служба, в функции которой входит составление, координация и контроль планов.
Существуют три принципиальные схемы организации планирования: «снизу вверх», «сверху вниз» и по принципу «встречных потоков».
Планирование «снизу вверх» - децентрализованное, осуществляется в направлении от подразделений организации к его высшему руководству. В обязанности плановой службы входит только установление форм плановых документов и координация плановой деятельности оперативных подразделений.
Планирование «сверху вниз» - централизованное, осуществляется в направлении от руководства организации и централизованной плановой службы к подразделениям. В обязанности плановой службы входят не только технические функции, но и координация действий оперативных подразделений.
Планирование по принципу «встречных потоков» - интерактивное, предполагает формулирование идей в процессе взаимодействия между высшим руководством, плановой службой и оперативными подразделениями. Плановая служба координирует рыночные цели с ресурсами структурных подразделений, накапливает информацию о внешнем окружении и ставит вопросы перед высшим руководством, которое устанавливает цели и направления деятельности.
Стратегические планы разрабатываются на высшем уровне, а среднесрочные – на уровне оперативных подразделений.
Технология планирования в самом общем виде включает в себя четыре основных этапа плановой работы:
1) анализ ситуации на рынке (в регионе, отрасли, сфере деятельности);
2) анализ текущей и перспективной позиции организации (подразделения);
3) собственно планирование;
4) контроль выполнения плана.
Собственно планирование предполагает:
· определение и обоснование основной цели организации или ее подразделения;
· установление конкретных показателей и заданий, необходимых для достижения поставленной цели;
· детализация заданий по видам и объемам работы, конкретным рабочим местам и срокам исполнения;
· детальные расчеты затрат и получаемых результатов на весь период планирования.
Взаимозависимость всех структурных подразделений обусловливает и согласование планов. Содержание двух или более планов может согласовываться одним из двух способов:
1) последовательное планирование – один план разрабатывается на базе другого;
2) синхронное планирование – содержание планов определяется одновременно.
Обычно согласование проводится по ступеням (уровням) управления.
Вопрос №4. Стратегическое планирование
Термин «стратегия» является многогранным. Введен он Александром Македонским и означает в буквальном смысле «искусство генерала». В различных ситуациях в этот термин вкладывают различный функциональный смысл. Специалистами по стратегическому планированию стратегия понимается как:
· генеральная программа действий, выявляющая приоритеты проблем и ресурсы для достижения основной цели. Она формулирует главные цели и основные пути их достижения таким образом, что предприятие получает единое направление движения (Кунц);
· качественная последовательность действий и состояний, которые используются для достижения целей предприятия. Стратегия включает в себя управление целостностью коллектива, стремлениями сотрудников внести свои вклады в благополучие фирмы (Н. Н. Тренев);
· обобщающая модель действий, необходимых для достижения поставленных целей, необходимых для достижения поставленных целей путем координации и распределения ресурсов компании. По существу стратегия есть набор правил для принятий решений, которыми организация руководствуется в своей деятельности (А. А. Томпсон и А. Дж. Стрикленд).
· основное направление деятельности (Л. Е. Басовский).
Таким образом, можно считать, что стратегическое планирование – это предпринимаемые руководством действия и решения, которые ведут к разработке стратегий, предназначенных для достижения организацией своих целей.
Стратегии могут быть оформлены в самой разнообразной форме: в виде графиков, меморандумов, набора отдельных функциональных стратегий или политик, списка задач и целей. Изменчива форма, но не содержание.
Стратегическое планирование реализуется последовательно в несколько этапов:
Формулирование миссии организации → Постановка целей → Оценка и анализ внешней среды → Управленческое обследование организации → Анализ стратегических альтернатив → Выбор стратегии → Реализация стратегии → Оценка стратегии.
|
|
|
