 |
Тема 2. Внутренняя и внешняя среда организации. 5 страница
|
|
|
|
Пересмотр стандартов необходим, когда сами цели и стандарты оказываются нереальными, либо были учтены не все факторы на них влияющие. Стандарты должны быть оптимальными: заниженные стандарты снижают эффективность с точки зрения результативности, завышенные стандарты не позволяют достичь поставленных целей и снижают мотивацию персонала.
Вопрос 3. Эффективность контроля.
Контроль, как было показано, является составной частью всего цикла управления. Контроль является дорогостоящей функцией. Поэтому, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Подчиненные воспринимают менеджеров, главным образом, через выполнение последними контрольной функции. Таким образом, есть два аспекта эффективности контроля: 1) поведенческий; 2) экономический.
Поведенческий аспект эффективности контроля характеризуется возможными отрицательными последствиями контроля, которые являются побочными результатами его влияния на поведение людей.
Причинами отрицательных последствий контроля являются, главным образом, поведение, ориентированное на контроль и получение непригодной информации.
Поведение, ориентированное на контроль, формируется в связи с тем, что сотрудники организации обычно знают, что их ошибки и успехи в тех областях, где руководство установило стандарты и последовательно выполняет процедуру контроля, служат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Поэтому подчиненные обычно делают то, что начальство хочет видеть при проверке. Они всячески подчеркивают работу в тех областях, где проводится контроль, и пренебрегают теми, где измерения не производятся.
Получение непригодной информации является следствием ряда причин: желания уйти от мелочного контроля, постоянных наказаний за несоблюдение стандартов, сниженной мотивации за хорошо выполненную работу, неполного выделения ресурсов на необходимый объем работ и др. Проблема чаще всего заключается в некомпетентности контролирующих.
|
|
|
Рекомендации по повышению эффективности контроля в поведенческом аспекте:
· Устанавливать объективные стандарты, которые воспринимаются сотрудниками. Сотрудники должны чувствовать, что стандарты, являющиеся основой оценки их деятельности, полно и объективно отражают их работу.
· Устанавливать двустороннее общение с подчиненными, чтобы у них при возникновении проблем с системой контроля была возможность открыто обсудить их, не опасаясь неудовольствия начальства. Общение должно увеличивать вероятность того, что работники поймут цель контроля и помогут установить скрытые упущения в его системе.
· Избегать чрезмерного контроля, поскольку перегрузка подчиненных многочисленными формами контроля, поглощающими все их внимание, приведет к раздражению и беспорядку.
· Устанавливать жесткие, но достижимые стандарты, поскольку людей можно мотивировать только на достижение реалистичных для них целей.
· Вознаграждать за достижение стандартов, чтобы мотивировать достижение установленных стандартов результативности.
Экономический аспект эффективности контроля заключается в том, что преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Но проблема заключается не только в чистой экономичности контроля, она, главным образом, сводится к содержательной стороне контроля – достижению целей организации. Для того, чтобы отвечать своему содержанию, то есть, быть процессом достижения целей, контроль должен обладать обозначенными ниже важными свойствами.
· Стратегическая направленность контроля является одним из главных условий его эффективности. Контролироваться должны результаты деятельности организации по стратегически направлениям на основе количественных оценок. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять нечасто, о полученных результатах, отражающих наличие значительных отклонений, необходимо сообщать работникам. Контроль мелких операций не имеет смысла и только отвлекает силы от достижения важных целей. Он часто приводит к открытому неповиновению требованиям
|
|
|
· Ориентация на результаты. Конечная цель контроля – не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают полномочиями и обязаны осуществить на их основании соответствующие изменения.
· Соответствие виду деятельности. Для того чтобы быть эффективным, контроль своими методами и инструментами должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию.
· Своевременность контроля заключается во временном цикле, или интервале, между проведением измерений, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала определяется с учетом временных рамок плана развития организации, скорости изменений, затрат на проведение измерений и распространения полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля – устранить отклонения, прежде чем они станут значительными.
· Гибкость контроля, как и гибкость планов, необходима для приспособления к происходящим изменениям факторов. Это свойство вытекает из самого процесса контроля и таких действий, как изменение стандартов. Кроме того, любой новый фактор может учитываться только тогда, когда он включен в механизм контроля.
· Простота контроля. Наиболее эффективный контроль, как правило, - это простейший контроль по своим методам и инструментам. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей.
|
|
|
· Экономичность контроля. Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые этой системой преимущества, то организации необходимо изменить или вести менее тщательный контроль. Для реальной оценки соотношения затрат и результатов, связанных с системой контроля, необходимо рассматривать как текущие,
так и долгосрочные результаты ее применения.
В настоящее время одним из основных направлений повышения эффективности контроля и развития управления организацией в целом является разработка и применение концепции контроллинга. Главная причина возникновения и внедрения контроллинга – это необходимость системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами предприятий.
Под контроллингом понимается концепция системного управления организацией на основе координации управленческой деятельности, эффективной информационной и консультационной поддержки управленческих решений, обеспечения рациональности управленческого процесса.
Концепция контроллинга является стержнем, вокруг которого объединяются основные элементы управленческой деятельности, а именно:
· Все категории бизнес-процессов.
· Центры ответственности предприятия.
· Системы планирования и бюджетирования, формируемые на основе центров ответственности.
· Система управленческого учета, основанная на анализе стратегического позиционирования и анализе затратообразующих факторов.
· Информационные потоки (документооборот), позволяющие оперативно фиксировать текущее состояние выполнения бюджетов центров ответственности.
· Мониторинг и анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
· Выявление причин отклонений и формирование управляющих воздействий в рамках центров ответственности.
Вопросы для повторения
1. Почему контроль как функция менеджмента определяется как процесс, обеспечивающий достижение поставленных целей?
2. Назовите и охарактеризуйте виды контроля.
3. Назовите этапы процесса контроля?
4. Каковы основные инструменты контроля?
5. Как понимать поведение человека, ориентированного на контроль, и как это поведение отражается на эффективности функционирования организации?
6. Что понимается под концепцией контроллинга?
7. Можно ли контроллинг считать функцией управления, как контроллинг связан с другими функциями управления?
8. Каковы основные направления повышения эффективности контроля?
9. Как определить эффективность контроля?
|
|
|
