 |
Розділ 8. Внутрішній аудит. Аудит: внутренние проверки
|
|
|
|
Розділ 8. Внутрішній аудит
Головний аудитор, аудитори. Компетенція, навчання аудиторів. Планування аудита (перевірок) підрозділів Компанії, огляд та оцінка СУБ в Компанії. Результати перевірок, облік, корегувальні дії.
Процедура проведения внутренних проверок СУБ распространяется на суда и береговые подразделения, судовой и береговой персонал, обеспечивающий безопасность и предотвращение загрязнения.
Она устанавливает:
-правила и порядок проведения внутренних проверок системы управления безопасностью;
-проверяемые области и виды деятельности компании по безопасности и предотвращению загрязнения;
-основные требования к проверяющим (аудиторам).
Процедура проведения внутренних проверок СУБ проводиться на основании следующих документов:
-Основное руководство Компании по управлению безопасностью; -Руководство по процедурам; -ИМО. Резолюция А. 741 (18). “Международный Кодекс по управлению безопасной эксплуатацией судов и предотвращением загрязнения, 1993; -ИМО. Резолюция А. 787 (19). “Процедуры контроля за эксплуатационными требованиями, относящимися к безопасности судов и предотвращению загрязнения, 1993; -ИМО. Резолюция А. 788 (19). “Руководство по внедрению Международного Кодекса по управлению безопасностью Администрациями, 1995; -МАКО. “Процедурное руководство по сертификации на соответствие требованиям Кодекса по управлению безопасностью”, 1995; -ИСО МС 10011. “Руководящие указания по проверке систем качества”, 1990.
Организацию внутренних проверок системы управления безопасностью на судах и в береговых подразделениях обеспечивает Главный аудитор Компании, назначаемый Руководством Компании. Он отвечает за: -планирование внутренних проверок; -подготовку и проведение проверок; -ведение отчетности по проверкам; -устранение выявленных несоответствий.
|
|
|
Подготовку судов и береговых подразделений к внутренней проверке и устранение выявленных при этом несоответствий обеспечивают руководители береговых подразделений и капитаны судов. Они несут ответственность за создание условий аудитору для выполнения проверки, устранение выявленных несоответствий.
Аудит: внутренние проверки
Цели проверки: Основными целями внутренних аудиторских проверок являются:
-подтверждение, что деятельность по безопасности и предотвращению загрязнения ведется в компании в соответствии со стандартами (правилами и нормами), предусмотренными системой управления безопасностью (или с отклонениями от этих правил и норм);
-определение (оценка) эффективности системы управления безопасностью.
Проведение проверок. Проверки проводятся по судам и береговым подразделениям, обеспечивающим безопасность и предотвращение загрязнения. Они выполняются на плановой основе с расчетом периодической проверки всех областей и видов деятельности, охватываемых системой управления безопасности (для судов и береговых подразделений - не реже одного раза в год).
В планах отражаются:
-проверяемые области и виды деятельности - суда, береговые подразделения, цели и направленность проверок;
-квалификация, компетентность и профессиональная подготовленность персонала, осуществляющего проверки;
-порядок проведения проверок - получения исходных материалов составления, оформления и представления заключений, рекомендаций и предложений.
Планирование и организация осуществляются Главным аудитором Компании. Проверки выполняются квалифицированным, компетентным и профессионально подготовленным персоналом, независимым от проверяемых областей и видов деятельности (не несущим за них прямой ответственности). О предстоящей проверке капитаны судов и руководители подразделений извещаются заблаговременно (не позднее, чем за пятнадцать дней). Для упорядоченного и целенаправленного выполнения проверок компания разрабатывает специальный чек-лист, определяющий проверяемые области и виды деятельности по безопасности и предотвращению загрязнения (по усмотрению аудитора проверяемые области и виды деятельности могут быть изменены).
|
|
|
Проверяющие (аудиторы) назначаются и инструктируются распоряжением Генерального директора. Аудиторы должны пройти специальную подготовку на внешних курсах и иметь соответствующий сертификат. В начале проверки аудитор знакомится с областью и видами деятельности судна или берегового подразделения, правилами и нормами, в соответствии с которыми они осуществляют свою деятельность, и принимает решение, какие области, виды деятельности и процедуры подлежат детальной проверке. Среди прочего проверяется (но этим не ограничивается):
-структура и организация управления безопасностью и предотвращением загрязнения, относящиеся к проверяемым судам или береговым подразделениям;
-квалификация, компетентность и профессиональная подготовленность персонала, принимающего участие в управлении безопасностью, его обязанности, полномочия и ответственность;
-понимание персоналом политики безопасности компании, системы управления безопасностью, процедур и инструкций;
-подготовленность персонала к выполнению плана действий в аварийных ситуациях;
-знание персоналом порядка представления докладов (рапортов), в том числе времени, форм представления и правильности их заполнения;
-осведомленность персонала о несоответствиях системы управления безопасностью правилам и нормам Кодекса, мерах несоответствия и их отражении в докладах (рапортах).
Проверка завершается составлением отчета (аудит-отчета). В нем приводятся:
-проверяемое судно или береговое подразделение и их персонал;
-оценка деятельности проверяемого судна или берегового подразделения и ее соответствие нормативным положениям системы управления безопасностью;
-выявленные при проверке несоответствия.
|
|
|
Отчет (аудит-отчет) после обсуждения подписывается проверяющим (аудитором), капитаном судна или руководителем берегового подразделения. Руководитель подразделения либо капитан судна вырабатывает специальные действия по устранению несоответствий (замечаний), согласовывает с аудитором и вписывает в аудит-отчет. Аудитор подтверждает свое согласие со специальным действием подписью. Срок устранения несоответствия (замечания) не должен превышать три месяца. Оригинал отчета (аудит-отчета) передается капитану судна или руководителю берегового подразделения, а его копия - отделу безопасности мореплавания.
Капитан судна или руководитель берегового подразделения должен в установленное время устранить выявленные несоответствия и сообщить письменно донесением (рапортом) об этом Главному аудитору. Проверка устранения несоответствия проводится во время следующего внутреннего или внешнего освидетельствования судна или берегового подразделения.
Доклады о выявленных при внутренних проверках несоответствиях и донесения об их устранении представляются Главному аудитору в стандартной для несоответствий форме.
Архивизации подлежат следующие отчетные документы: -аудит-отчеты; -донесения об устранении несоответствий.
В форме аудит-отчета проверки береговых подразделений указывается:
Наименование подразделения; Ф. И. О. Руководителя подразделения; Ф. И. О. Аудитора, номер сертификата и срок действия; Дата; Наименование подразделения; Состав аудиторской группы; Описание выявленного несоответствия (замечания); Меры по его устранению; Дата устранения несоответствия; Дата и подпись Аудитора; Дата и подпись Руководителя Компании
Вопросы по аудиту Таблица 6
| № | Вопросы по проверке (аудиту) | Да | Нет | Не относится |
 1.
| Наличие положения о подразделении | |||
 2.
| Наличие подписей об ознакомлении с положением личного состава | |||
 3.
| Наличие должностных инструкций персонала подразделения | |||
 1. 4.
| Соответствие должностных инструкций следующим требованиям: -четкое распределение ответственности и полномочий. -взаимозаменяемость -квалификационные требования -подчиненность | |||
| 5.
| Наличие подписей о взаимоознакомлении с должностными инструкциями личного состава | |||
| 6.
| Наличие в подразделении или у ответственного лица документов, подтверждающих выполнение требований Руководства и процедур по СУБ | |||
| 7.
| Наличие в Компании внешних нормативных документов в актуализованном состоянии | |||
| 8.
| Наличие в Компании лица, ответственного за актуализацию внешних и внутренних нормативных документов | |||
 9.
| Наличие в Компании отчетных документов, подтверждающих проведение учений группы по действиям в чрезвычайных ситуациях | |||
 10.
| Наличие в Компании отчетных документов, подтверждающих выполнение процедуры передачи сообщений о несоответствиях | |||
| 11.
| Наличие в Компании необходимых документов для действия в чрезвычайных ситуациях: -Инструкции по линиям связи и оповещении. -Копии документов судовой аварийной папки. -Информация о грузе, его состоянии, загрузке судна, порте назначения, маршруте следования судна, прогнозе погоды. | |||
| 12.
| Знание сотрудниками Компании основных положений внешних нормативных документов по МКУБ | |||
| 13.
| Знание сотрудниками политики Компании в области безопасности и защиты окружающей среды | |||
| 14.
| Знание сотрудниками политики Компании в области алкоголя и наркотиков | |||
| 15.
| Как Компания побуждает своих сотрудников выполнять требования СУБ | |||
| 16.
| Работа с субподрядчиками: -Наличие договоров; -Наличие отчетных документов по проверке субподрядчиков |
Вопросы по 8 разделу:
|
|
|
1. Что такое внутренний аудит, цели?
2. Планирование внутреннего аудита?
3. Кто проводит внутренний аудит?
4. Основные требования к проведению внутреннего аудита?
5. На основании каких международных нормативных документов проводится внутренний аудит?
6. Как подтверждается проведение внутреннего аудита?
7. Что входит в программу проведения внутреннего аудита? Что проверяется?
|
|
|
